Quyết toán thuế là một trong những công việc quan trọng và không thể thiếu đối với các doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh. Để thực hiện tốt công việc này, cần nắm rõ các quy định về quyết toán thuế như thời hạn nộp quyết toán, các loại thuế cần quyết toán, và những thủ tục, giấy tờ cần chuẩn bị. Bài viết dưới đây, FAST sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn quyết toán thuế là gì và các quy định liên quan để thực hiện đúng và hiệu quả.
1. Quyết toán thuế là gì?
Để hiểu cụ thể quyết toán thuế là gì, cần căn cứ theo khoản 10 Điều 3 Chương I của Luật Quản lý thuế 2019 như sau:
- Khai quyết toán thuế là việc xác định số tiền thuế phải nộp của năm tính thuế hoặc thời gian từ đầu năm tính thuế đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế hoặc thời gian từ khi phát sinh đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật.
Có thể hiểu đơn giản, quyết toán thuế là quá trình tính toán, thực hiện khai báo số tiền thuế mà một cá nhân hoặc doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan thuế dựa trên thu nhập, giao dịch kinh doanh hoặc tài sản trong một kỳ kế toán cụ thể.
Bản chất của việc quyết toán thuế chính là xác định rõ những khoản thu thuế cần phải nộp cho cơ quan thuế và tập hợp chính xác các số liệu thống kế có trong các khoản thu thuế đó.
Đối với những công ty vừa và nhỏ với vốn điều lệ thấp, công ty sẽ thực hiện quyết toán thuế sau 5 năm. Còn đối với các doanh nghiệp lớn thì cần phải quyết toán thuế mỗi năm một lần theo quy định.
>> Xem thêm: Thuế là gì? Vai trò của thuế đối với doanh nghiệp
2. Đối tượng cần quyết toán thuế
2.1. Đối với quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Theo điểm d khoản 6 Điều 8 của Nghị định 126/2020/NĐ-CP có quy định những đối tượng phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) bao gồm:
- Cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế: Quyết toán thuế từ khoản thuế TNCN, cá nhân cần nộp thuế theo tiền lương, tiền công. Cá nhân bao gồm công dân Việt Nam và người nước ngoài có cư trú tại Việt Nam. Trong trường hợp cá nhân có số thuế phải nộp thêm hoặc nộp thừa, sẽ được xử lý trong kỳ khai thuế tiếp theo.
- Đối với cá nhân ủy quyền quyết toán thuế TNCN: Cá nhân có thể ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công khi đảm bảo các điều kiện quy định.
- Đối với tổ chức trả thu nhập từ tiền lương, tiền công: Tổ chức thực hiện quyết toán thuế TNCN cho thu nhập là tiền lương hoặc tiền công của người lao động và quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp trong kỳ.
>> Xem thêm: Hướng dẫn hoàn thuế thu nhập cá nhân chi tiết từ A – Z
2.2. Đối với quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
Các tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ có thu nhập chịu thuế thì phải thực hiện nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định, căn cứ theo Điều 2 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.
2.3 Đối tượng nào cần quyết toán thuế giá trị gia tăng?
Tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng và tổ chức, cá nhân nhập khẩu hàng hóa chịu thuế giá trị gia tăng là đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng và là đối tượng phải quyết toán thuế (Điều 3 Luật Thuế Giá trị gia tăng).
3. Quyết toán thuế cần chuẩn bị những giấy tờ gì?
Vậy những giấy tờ cần thiết khi thực hiện quyết toán thuế là gì? Cùng FAST tìm hiểu ngay trong phần dưới đây!
3.1. Chuẩn bị nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN hàng năm
3.1. Chuẩn bị nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN hàng năm
- Tờ khai thuế gồm: Tờ khai thuế hàng tháng hoặc quý; Tờ khai quyết toán thuế TNCN và các phụ lục kèm theo theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC.
- Hồ sơ chứng từ:
- Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN của người lao động.
- Bản cam kết 08/CK-TNCN không khấu trừ 10% thuế TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Hồ sơ đăng ký mã số thuế cho người lao động.
- Hồ sơ giảm trừ gia cảnh của người lao động.
- Hồ sơ nhân sự, Bảng lương, chứng từ thanh toán tiền lương, thưởng….
3.2. Công tác chuẩn bị nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN hàng năm
- Bộ báo cáo tài chính theo Chế độ kế toán hiện hành (Thông tư số 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư số 133/2016/TT-BTC);
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và các phụ lục kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC;
- Các tờ khai thuế TNDN khác (nếu có);
- Chứng từ tạm nộp thuế TNDN;
- Số liệu kế toán và các hồ sơ, chứng từ, hóa đơn kèm theo;
Trong quá trình chuẩn bị tờ khai, số liệu, kế toán lưu ý đến công tác in ấn và lưu trữ các hồ sơ đầy đủ và khoa học.
Ngoài ra, tùy thuộc vào loại thuế cụ thể mà doanh nghiệp cần chuẩn bị và nộp hồ sơ đầy đủ lên cơ quan thuế. Các quy trình phân bổ, phương pháp tính toán, và quyết toán thuế liên quan đến các loại thuế được thực hiện theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC về Hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế.
3.3 Thời hạn quyết toán thuế
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm
Căn cứ theo khoản 2, Điều 44 của Luật Quản lý thuế năm 2019 quy định thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm như sau:
- Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm.
- Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế.
- Chậm nhất là ngày 15 tháng 12 của năm trước liền kề đối với hồ sơ khai thuế khoán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán; trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới kinh doanh thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế khoán chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh.
Quy định trong trường hợp ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế trùng với ngày nghỉ
Theo điểm a khoản 2 của điều 44 Luật Quản lý thuế năm 2019 và khoản 1 của điều 1 của Nghị định 91/2022/NĐ-CP thì trường hợp ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, thời hạn nộp thuế, thời hạn cơ quan quản lý thuế giải quyết hồ sơ, thời hạn hiệu lực của quyết định cưỡng chế trùng với ngày nghỉ theo quy định thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày làm việc liền kề sau ngày nghỉ đó.
4. Hướng dẫn quyết toán thuế
4.1. Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN
Bước 1: Tập hợp chứng từ liên quan đến lương và các khoản phụ cấp theo lương trong năm tính thuế.
Trước tiên, doanh nghiệp cần thu thập toàn bộ các chứng từ liên quan tới lương, các khoản phụ cấp và trích theo lương của người lao động đã phát sinh trong năm tính thuế.
Những giấy tờ này thường bao gồm: Hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, bảng chấm công, tính lương, chứng từ thanh toán tiền lương cùng với các hồ sơ tờ khai thuế thu nhập cá nhân tháng/quý doanh nghiệp đã kê khai, các hồ sơ liên quan tới bảo hiểm của người lao động…
Bước 2: Tổng hợp thông tin về tiền lương đã chi trả cho người lao động trong năm tính thuế và xác định tổng nghĩa vụ thuế năm.
Ở bước này, thông thường các bạn cần tập hợp toàn bộ thông tin về lương, các khoản phụ cấp theo lương, các khoản tiền tiền thưởng, phúc lợi… đã chi trả cho người lao động trong năm tính thuế vào 1 file excel để tiện đối chiếu, theo dõi và lấy các số liệu kê khai lên tờ khai, gọi chung là “Bảng tổng hợp thông tin người lao động quyết toán thuế năm tại doanh nghiệp”.
Bước 3: Xác định phụ lục kê khai đối với thu nhập chi trả cho người lao động.
Từ “Bảng tổng hợp thông tin người lao động quyết toán thuế năm tại doanh nghiệp” nêu tại bước 2, doanh nghiệp xác định phân nhóm đối tượng người lao động theo đối tượng kê khai ở phụ lục nào của tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
Bước 4: Lên tờ khai trên HTKK (hoặc file excel) và gửi dữ liệu kê khai
Kế toán có thể chuẩn bị sẵn số liệu và đợi cập nhật trực tiếp trên HTKK hoặc chuẩn bị file excel biểu mẫu quy định và nhập khẩu (chức năng import) lên phần mềm HTKK để thực hiện lập tờ khai quyết toán sau đó kết xuất file định dạng .xml và nộp trực tuyến hoặc kê khai trực tuyến tại website https://thuedientu.gdt.gov.vn/.
4.2. Hướng dẫn quyết toán thuế TNDN
Bước 1: Kiểm tra và rà soát số liệu, thông tin thật kỹ trước khi lập Báo cáo tài chính.
Bước 2: Lập bộ Báo cáo tài chính theo Chế độ kế toán hiện hành. Một số lưu ý khi lập Báo cáo tài chính như sau:
Về thời hạn nộp báo cáo tài chính, căn cứ vào Khoản 3 Điều 29 Luật kế toán 2015:
- Đối với doanh nghiệp ngoài Nhà nước: Báo cáo tài chính năm của Doanh nghiệp phải được nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm theo quy định của pháp luật.
- Đối với Doanh nghiệp Nhà nước sẽ có quy định về thời hạn nộp báo cáo tài chính theo quý và theo năm riêng.
Quy định cần tuân thủ khi lập báo cáo tài chính
Tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp mà quy định lập báo cáo tài chính sẽ khác nhau, cụ thể như sau:
- Doanh nghiệp siêu nhỏ: Căn cứ theo các quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành thì chế độ kế toán cho các doanh nghiệp siêu nhỏ sẽ được áp dụng theo Thông tư 132/2018/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC.
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ (bao gồm doanh nghiệp siêu nhỏ): được áp dụng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
- Doanh nghiệp có quy mô lớn: Riêng đối các doanh nghiệp lớn sẽ áp dụng nộp Báo cáo tài chính năm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Bước 3: Kiểm tra lại số liệu Báo cáo tài chính, đánh giá rủi ro thuế và chốt số liệu báo cáo.
Sau khi lập xong Báo cáo tài chính và kiểm tra số liệu, bạn đọc cần rà soát các rủi ro về thuế để kịp thời điều chỉnh khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN, bóc tách các chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN.
Bước 4: Kê khai và nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN
Sau khi hoàn thành các bước 1, 2 và 3, kế toán thực hiện bước cuối cùng, trọng tâm của quy trình quyết toán thuế là lên tờ khai và nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN.
5. Quy định về mức phạt đối với hành vi chậm nộp và không nộp hồ sơ quyết toán thuế
Căn cứ theo Điều 13 Nghị định 132/2020/NĐ-CP có quy định về xử phạt hành vi vi phạm về thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế như sau:
| STT | Hành vi | Mức phạt | Lưu ý |
| 1 | Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ. | Phạt cảnh cáo | |
| 2 | Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 01 ngày đến 30 ngày | Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng | Trừ trường hợp 1 nêu trên |
| 3 | Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 60 ngày. | Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng | |
| 4 | a. Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 61 ngày đến 90 ngày;
b. Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên nhưng không phát sinh số thuế phải nộp; c. Không nộp hồ sơ khai thuế nhưng không phát sinh số thuế phải nộp; d. Không nộp các phụ lục theo quy định về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết kèm theo hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. |
Phạt tiền từ 8.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng | |
| 5 | Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn trên 90 ngày kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế, có phát sinh số thuế phải nộp và người nộp thuế đã nộp đủ số tiền thuế, tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế hoặc trước thời điểm cơ quan thuế lập biên bản về hành vi chậm nộp hồ sơ khai thuế theo quy định tại khoản 11 Điều 143 Luật Quản lý thuế. | Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng | Trường hợp số tiền phạt lớn hơn số tiền thuế phát sinh trên hồ sơ khai thuế thì số tiền phạt tối đa bằng số tiền thuế phát sinh phải nộp trên hồ sơ khai thuế, nhưng không thấp hơn mức trung bình của khung phạt tiền quy định tại trường hợp 4. |
Biện pháp khắc phục hậu quả
- Buộc nộp đủ số tiền chậm nộp tiền thuế vào ngân sách Nhà nước đối với hành vi vi phạm quy định tại các trường hợp 1, 2, 3, 4 và 5 trong bảng nêu trên trong trường hợp người nộp thuế chậm nộp hồ sơ khai thuế dẫn đến chậm nộp tiền thuế.
- Buộc nộp hồ sơ khai thuế, phụ lục kèm theo hồ sơ khai thuế đối với hành vi quy định tại điểm c, d của trường hợp 4 trong bảng nêu trên.
Việc nắm vững khái niệm quyết toán thuế là gì và các quy định liên quan không chỉ giúp tránh được các sai sót và rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo sự minh bạch, hợp pháp trong hoạt động kinh doanh. Để thuận tiện hơn trong việc quyết toán thuế, các doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán như Fast Accounting, giúp tự động hóa quá trình tính toán, lưu trữ và quản lý hồ sơ thuế. Liên hệ với FAST ngay hôm nay!
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast
Xem thêm các bài viết liên quan: