Quản lý bán hàng là yếu tố then chốt để nâng cao doanh thu và hiệu quả kinh doanh. Với Excel, bạn có thể tạo ra những bảng tính linh hoạt, giúp theo dõi và tối ưu hóa quy trình bán hàng mà không cần đến phần mềm phức tạp. Trong bài viết này, FAST sẽ giới thiệu 7 mẫu Excel quản lý bán hàng chi tiết, giúp bạn dễ dàng kiểm soát doanh thu, tồn kho và hiệu suất bán hàng, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và đạt được những kết quả tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.
1. Lợi ích của việc quản lý bán hàng bằng Excel
Excel là một phần mềm bảng tính phổ biến, linh hoạt được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Ngoài các tính năng tính toán, Excel còn hỗ trợ quản lý dữ liệu hiệu quả, đặc biệt là trong lĩnh vực bán hàng. Công cụ này giúp doanh nghiệp theo dõi doanh số, tồn kho, quản lý khách hàng và dự báo nhu cầu một cách chính xác. Dưới đây là những lợi ích chi tiết của việc sử dụng Excel để quản lý bán hàng:
Linh hoạt và tùy biến cao
- Tạo mẫu tùy chỉnh theo nhu cầu: Excel cho phép người dùng tạo các bảng tính riêng biệt phù hợp với quy trình bán hàng của từng doanh nghiệp. Bạn có thể tự thiết kế bảng theo dõi doanh số, công nợ, quản lý khách hàng, và tồn kho sao cho dễ theo dõi và sử dụng nhất.
- Dễ dàng điều chỉnh thông tin: Một trong những lợi thế lớn nhất của Excel là tính linh hoạt khi thêm, bớt, hoặc thay đổi các cột, hàng, và công thức theo ý muốn. Khi cần cập nhật số liệu mới hoặc điều chỉnh quy trình, bạn chỉ cần chỉnh sửa trực tiếp trên bảng tính, không mất nhiều thời gian.
- Tính toán dễ dàng: Excel cung cấp nhiều hàm tính toán từ cơ bản đến nâng cao, giúp bạn dễ dàng thực hiện các phép tính về doanh thu, lợi nhuận, chi phí. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý bán hàng và giảm thiểu sai sót trong các phép tính thủ công.
Chi phí thấp
- Miễn phí hoặc rất ít chi phí đầu tư: Đối với hầu hết các doanh nghiệp, Excel đã có sẵn trong bộ Office nên không cần phải chi thêm tiền để mua các phần mềm quản lý bán hàng khác. Ngay cả khi cần mua bản quyền, chi phí cũng khá thấp và không đáng kể so với việc đầu tư vào các phần mềm chuyên biệt.
- Không yêu cầu phần cứng đắt đỏ: Excel có thể chạy mượt mà trên hầu hết các máy tính hoặc laptop thông thường, không cần phải nâng cấp thiết bị hay mua thêm phần cứng phức tạp. Điều này giúp tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể cho doanh nghiệp.
Dễ sử dụng
- Giao diện thân thiện: Excel có giao diện đơn giản, dễ sử dụng với các chức năng rõ ràng, phù hợp cho cả những người không có kinh nghiệm về công nghệ. Việc nhập liệu, chỉnh sửa, và quản lý thông tin trở nên thuận tiện và nhanh chóng.
- Nhiều tài liệu và hướng dẫn: Bạn có thể dễ dàng tìm thấy rất nhiều hướng dẫn, bài viết, video, và khóa học trực tuyến về cách sử dụng Excel. Điều này giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt và áp dụng Excel vào quản lý bán hàng mà không cần đầu tư quá nhiều thời gian.
Tích hợp với các ứng dụng khác
- Kết nối linh hoạt: Excel dễ dàng kết nối và làm việc cùng các phần mềm khác như Word, PowerPoint, và Outlook. Ví dụ, bạn có thể sử dụng dữ liệu bán hàng từ Excel để tạo các báo cáo chi tiết trong Word, hoặc trình bày doanh số bằng biểu đồ trên PowerPoint.
- Nhập xuất dữ liệu dễ dàng: Bạn có thể nhập dữ liệu từ các nguồn khác như hệ thống quản lý khách hàng (CRM), phần mềm kế toán, hay xuất dữ liệu từ Excel sang các ứng dụng khác mà không gặp trở ngại. Điều này giúp đảm bảo luồng thông tin liên tục và giảm thiểu sai sót khi chuyển đổi.
Phân tích dữ liệu hiệu quả
- Tạo biểu đồ và đồ thị trực quan: Excel hỗ trợ rất nhiều dạng biểu đồ như cột, đường, tròn… giúp bạn dễ dàng trực quan hóa dữ liệu bán hàng. Bạn có thể nhìn thấy xu hướng bán hàng, so sánh doanh số theo tháng hoặc sản phẩm để có những điều chỉnh kịp thời.
- Phân tích sâu và chi tiết: Với các công cụ như PivotTable, lọc dữ liệu, và các hàm phân tích, Excel giúp doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ dữ liệu mà còn tìm ra những thông tin quan trọng. Bạn có thể phát hiện sản phẩm nào bán chạy, khách hàng tiềm năng, hoặc thời điểm bán hàng cao điểm.
Lưu trữ và bảo mật dữ liệu
- Lưu trữ linh hoạt với nhiều định dạng: Excel cho phép lưu trữ dữ liệu dưới nhiều định dạng khác nhau như .xlsx, .csv, giúp dễ dàng chia sẻ hoặc sử dụng lại. Điều này cực kỳ hữu ích khi cần chia sẻ dữ liệu với đối tác hoặc các phòng ban khác.
- Bảo mật dữ liệu quan trọng: Excel cung cấp các tính năng bảo mật như đặt mật khẩu bảo vệ file, giới hạn quyền chỉnh sửa và truy cập. Điều này giúp đảm bảo dữ liệu của bạn được bảo vệ khỏi truy cập trái phép, giữ an toàn cho thông tin quan trọng của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, cần lưu ý một số hạn chế khi sử dụng Excel:
- Khó quản lý khi dữ liệu quá lớn: Khi dữ liệu bán hàng tăng lên, Excel có thể trở nên chậm và khó quản lý, đặc biệt với các file nặng có nhiều công thức phức tạp. Điều này có thể làm giảm hiệu suất làm việc và gây khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin.
- Chia sẻ và đồng bộ dữ liệu khó khăn: Khi có nhiều người cùng làm việc trên một file Excel, việc chia sẻ và đồng bộ dữ liệu có thể gặp nhiều trở ngại, dễ gây ra các xung đột dữ liệu.
- Thiếu tính năng tự động hóa: So với các phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp, Excel thiếu những tính năng tự động hóa quy trình, gửi thông báo nhắc nhở, và báo cáo nâng cao. Điều này có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian hơn trong quản lý.
Excel vẫn là một công cụ tuyệt vời trong quản lý bán hàng, đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nó mang lại sự linh hoạt, tiết kiệm chi phí, và dễ dàng sử dụng, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình bán hàng một cách hiệu quả.
>> Xem thêm: Quản lý đơn hàng là gì? Cách tối ưu hóa quy trình bán hàng hiệu quả
2. Những phần cần có của một mẫu Excel quản lý bán hàng
Một mẫu Excel quản lý bán hàng hiệu quả cần bao gồm những phần sau đây để giúp doanh nghiệp theo dõi và phân tích hoạt động kinh doanh một cách chính xác và toàn diện:
Thông tin sản phẩm
Phần này giúp theo dõi thông tin chi tiết về các sản phẩm đang kinh doanh:
- Mã sản phẩm (SKU): Mỗi sản phẩm cần có một mã nhận diện riêng để dễ dàng quản lý và tra cứu.
- Tên sản phẩm: Tên đầy đủ của sản phẩm giúp dễ dàng phân biệt và tìm kiếm.
- Loại sản phẩm: Phân loại sản phẩm theo nhóm hoặc danh mục (như thời trang, thực phẩm, điện tử).
- Đơn vị tính: Đơn vị bán hàng của sản phẩm (như chiếc, bộ, kg).
- Giá nhập và giá bán: Ghi rõ giá nhập vào và giá bán ra để tính toán lãi gộp và chi phí.
Quản lý tồn kho
Quản lý tồn kho giúp theo dõi số lượng sản phẩm có sẵn và cập nhật theo từng giao dịch:
- Số lượng nhập: Số lượng sản phẩm nhập vào kho.
- Số lượng bán: Số lượng sản phẩm đã bán ra.
- Tồn kho hiện tại: Số lượng còn lại trong kho sau khi đã trừ số lượng bán ra.
- Mức tồn kho tối thiểu: Xác định mức tồn kho tối thiểu để cảnh báo khi cần nhập thêm hàng.
Thông tin khách hàng
Ghi chép chi tiết thông tin khách hàng để quản lý tốt mối quan hệ và theo dõi lịch sử mua hàng:
- Mã khách hàng: Mã định danh cho mỗi khách hàng để dễ quản lý.
- Tên khách hàng: Tên đầy đủ để liên hệ và ghi nhớ khách hàng.
- Số điện thoại và email: Thông tin liên lạc để hỗ trợ chăm sóc khách hàng hoặc giải quyết vấn đề phát sinh.
- Địa chỉ giao hàng: Thông tin địa chỉ để dễ dàng vận chuyển và giao hàng.
- Lịch sử mua hàng: Theo dõi các giao dịch của khách hàng để có chiến lược chăm sóc phù hợp.
Theo dõi đơn hàng
Phần này giúp quản lý chi tiết từng đơn hàng từ lúc tạo đơn đến khi hoàn tất:
- Mã đơn hàng: Mã số riêng để theo dõi từng đơn hàng.
- Ngày tạo đơn: Ngày đơn hàng được đặt giúp theo dõi thời gian xử lý đơn hàng.
- Trạng thái đơn hàng: Trạng thái hiện tại của đơn (đang xử lý, đã giao, hủy).
- Sản phẩm và số lượng: Danh sách sản phẩm và số lượng trong đơn hàng.
- Phương thức thanh toán: Ghi nhận cách thức khách hàng đã thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản).
Doanh thu và chi phí
Bảng này giúp theo dõi chi tiết về doanh thu, chi phí và lợi nhuận để đánh giá hiệu quả kinh doanh:
- Doanh thu bán hàng: Tổng doanh thu từ các đơn hàng đã hoàn thành.
- Chi phí hàng hóa: Tổng chi phí mua vào của sản phẩm bán ra.
- Chi phí khác: Bao gồm các chi phí liên quan như vận chuyển, đóng gói, marketing.
- Lợi nhuận gộp: Lợi nhuận trước khi trừ các chi phí khác, giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh.
Báo cáo tổng hợp
Giúp tổng kết các số liệu chính để đánh giá hiệu quả bán hàng trong từng giai đoạn:
- Báo cáo bán hàng theo ngày/tháng/quý: Tổng hợp doanh thu, số lượng đơn hàng và sản phẩm bán chạy theo từng giai đoạn.
- Biểu đồ và đồ thị: Trực quan hóa dữ liệu để dễ dàng nhận biết xu hướng kinh doanh.
- Top sản phẩm bán chạy: Liệt kê các sản phẩm bán chạy nhất để có chiến lược nhập hàng phù hợp.
3. 7 mẫu quản lý bán hàng bằng Excel phổ biến
Quản lý bán hàng hiệu quả là chìa khóa để nâng cao doanh thu và tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Excel cung cấp nhiều mẫu quản lý bán hàng hữu ích giúp doanh nghiệp theo dõi và cải thiện hoạt động bán hàng một cách dễ dàng và chi tiết. Dưới đây là 7 mẫu Excel phổ biến, giúp bạn tổ chức và quản lý dữ liệu bán hàng hiệu quả, từ doanh thu và công nợ đến tồn kho và kế hoạch bán hàng.
3.1 Mẫu quản lý bán hàng và công nợ
Mẫu này là công cụ toàn diện giúp bạn theo dõi không chỉ doanh thu bán hàng mà còn các khoản công nợ của khách hàng. Bạn có thể ghi nhận chi tiết từng đơn hàng, bao gồm số lượng, giá trị và ngày giao hàng. Bảng tính này cũng giúp quản lý công nợ, cho phép bạn theo dõi các khoản phải thu và phải trả, giúp đảm bảo rằng tất cả các khoản nợ được thanh toán đúng hạn và không có khoản nợ quá hạn.
| BÁO CÁO TỔNG HỢP CÔNG NỢ PHẢI TRẢ | |||||||||
| Từ ngày: | 1-Jan-24 | Đến ngày: | 31-thg 12-24 | ||||||
| STT | Mã hàng | Tên KH/ NCC | Loại | Phải trả bắt đầu | Phải trả đầu kỳ | Phải trả tăng | Phải trả giảm | Phải trả cuối kỳ | Ghi chú |
| TỔNG | 230,000,000 | 340,000,000 | – | – | 340,000,000 | ||||
| 1 | DONGCHAU | Công ty TNHH Thương Mại Đông Châu | KH | 100,000,000 | 210,000,000 | – | – | 210,000,000 | |
| 2 | HOANGTRANG | Công ty Hoàng Trang | KH | – | – | – | – | – | |
| 3 | TEAM_NCC | Công ty Giải khát TEAM | NCC | – | – | – | – | – | |
| 4 | DINHTEA_KH | Công ty Giải khát DINH | KH | 112,000,000 | 112,000,000 | – | – | 112,000,000 | |
| 5 | HACC | Công ty Vận chuyển HACC | NCC | – | – | – | – | – | |
| 6 | HOANGVAN | Máy tính Hoàng Văn | NCC | – | – | – | – | – | |
| 7 | CONGCONG | Cửa hàng Công Cộng | NCC | – | – | – | – | – | |
| 8 | CCDOC | Công ty CCDOC | NCC | – | – | – | – | – | |
| 9 | ONC | Công ty TNHH ONC | KH | 3,500,000 | 3,500,000 | – | – | 3,500,000 | |
| 10 | DOC | Công ty TNHH DOC | KH | 4,500,000 | 4,500,000 | – | – | 4,500,000 | |
| 11 | XEKHACHDD | Công ty Xe Khách Đồng Đai | KH | 10,000,000 | 10,000,000 | – | – | 10,000,000 | |
| 12 | – | – | – | – | – | ||||
| 13 | – | – | – | – | – | ||||
| 14 | – | – | – | – | – | ||||
| 15 | – | – | – | – | – | ||||
| 16 | – | – | – | – | – | ||||
| 17 | – | – | – | – | – | ||||
| 18 | – | – | – | – | – | ||||
| 19 | – | – | – | – | – | ||||
| 20 | – | – | – | – | – | ||||
Tải ngay Mẫu quản lý bán hàng và công nợ tại link.
3.2 Mẫu nhật ký Mua – Bán Hàng Hóa
Mẫu nhật ký này giúp ghi chép chi tiết tất cả các giao dịch mua và bán hàng trong năm. Mỗi giao dịch được ghi lại với thông tin đầy đủ như ngày giao dịch, tên sản phẩm, số lượng, giá bán, và tổng giá trị. Mẫu này rất hữu ích để theo dõi lịch sử giao dịch, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính, phân tích doanh thu và đánh giá hiệu quả bán hàng trong năm.
| NHẬT KÝ MUA – BÁN HÀNG HÓA NĂM 2024 | ||||||||||||||||||
| STT | CT | NGÀY | MĐH | MKH | TÊN KHÁCH HÀNG | LOẠI | MSM | DIỄN GIẢI | TH
TT |
SỐ TIỀN | CK | THANH TOÁN | NỢ
CÒN LẠI |
TG
QH |
LỌC | |||
| TRẢ NGAY | TRẢ SAU | NĂM | THÁNG | NGÀY | ||||||||||||||
| 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | |
| 1 | – | – | – | |||||||||||||||
| 2 | – | – | – | |||||||||||||||
| 3 | – | – | – | |||||||||||||||
| 4 | – | – | – | |||||||||||||||
| 5 | – | – | – | |||||||||||||||
| 6 | – | – | – | |||||||||||||||
| 7 | – | – | – | |||||||||||||||
| 8 | – | – | – | |||||||||||||||
| 9 | – | – | – | |||||||||||||||
| 10 | – | – | – | |||||||||||||||
| 11 | – | – | – | |||||||||||||||
| 12 | – | – | – | |||||||||||||||
Tải ngay Mẫu quản lý mua – bán hàng hóa tại link.
3.3 Mẫu Nhật Ký Thanh Toán
Mẫu nhật ký thanh toán cung cấp một cái nhìn rõ ràng về các giao dịch thanh toán trong năm. Bạn có thể ghi nhận tất cả các khoản chi và thu, bao gồm ngày thanh toán, số tiền, phương thức thanh toán, và các ghi chú liên quan. Mẫu này giúp bạn quản lý dòng tiền hiệu quả, đảm bảo các khoản thanh toán được thực hiện đúng hạn và dễ dàng đối chiếu với các báo cáo tài chính.
| NHẬT KÝ THANH TOÁN NĂM 2024 | |||||||||||||
| STT | CT | NGÀY | MĐH | MKH | TÊN KHÁCH HÀNG | LOẠI | MSM | DIỄN GIẢI | SỐ TIỀN | PS | LỌC | ||
| NĂM | THÁNG | NGÀY | |||||||||||
| 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | |
| 1 | 67891 | 01-01-08 | A001-67891 | A001 | Dương Cúc | KH | HDANH | 200 | PS | 2008 | 1 | 1 | |
| 2 | 12345 | 02-01-08 | A005-12345 | A005 | CH Huy | KH | TTRANG | 200 | PS | 2008 | 1 | 2 | |
| 3 | 1111 | 03-02-08 | A002-1111 | A002 | CH Chấn Nam | KH | NLONG | Thanh toán đơt 1 | 800 | PS | 2008 | 2 | 3 |
| 4 | 1125 | 04-03-08 | D001-1125 | D001 | CH Hùng | KH | HSIEU | 400 | PS | 2008 | 3 | 4 | |
| 5 | 1130 | 05-03-08 | E001-1130 | E001 | Cty Tài Phong | KH | NLONG | 500 | PS | 2008 | 3 | 5 | |
| 6 | 1136 | 06-04-08 | H001-1136 | H001 | Cty TNHH Quang Thanh | NCC | CTY | Thanh toán đơt 2 | 600 | PS | 2008 | 4 | 6 |
| 7 | 1122 | 07-04-08 | C003-1122 | C003 | CH Tùng Châu | KH | TTRANG | 750 | PS | 2008 | 4 | 7 | |
| 8 | 1111 | 08-05-08 | A002-1111 | A002 | CH Chấn Nam | KH | NLONG | Thanh toán đơt 2 | 400 | PS | 2008 | 5 | 8 |
| – | – | – | – | ||||||||||
| – | – | – | – | ||||||||||
Tải ngay Mẫu quản lý nhật ký thanh toán tại link.
3.4 Mẫu kế hoạch quản lý bán hàng cho Sales
Mẫu này giúp đội ngũ bán hàng xây dựng và theo dõi kế hoạch bán hàng chi tiết. Bạn có thể thiết lập mục tiêu doanh thu, kế hoạch tiếp cận khách hàng, và các chiến lược bán hàng cụ thể. Bảng tính này cũng giúp quản lý tiến độ thực hiện các mục tiêu, theo dõi hiệu quả từng chiến lược, và điều chỉnh kế hoạch bán hàng để đạt được kết quả tốt nhất.
| Kế hoạch bán hàng năm 2024 | |||
| TOP 3-5 ƯU TIÊN BÁN HÀNG | MỤC TIÊU BÁN HÀNG 12 THÁNG | CÁC CHỈ SỐ ĐO HOẠT ĐỘNG | |
| 1.
2. 3. 4. 5. |
|||
| # khách hàng mới: | |||
| Giá trị trung bình hợp
đồng: |
$ | ||
| # dự án mới/khác | |||
| Giá trị trung bình | $ | ||
| Ý kiến khác: | |||
| MỐC 30-60-90 NGÀY QUAN TRỌNG & CHỐT DEAL | |||
| CHÚNG TA BÁN HÀNG CHO AI ? | PHƯƠNG PHÁP | ||
| # | Hành động | Thời gian |
| 1 | ||
| 2 | ||
| 3 | ||
| 6 | ||
| 7 | ||
| 8 | ||
| 9 | ||
| 10 | ||
| 11 | ||
| 12 | ||
| 13 | ||
| 14 | ||
| 15 |
Tải ngay Mẫu kế hoạch quản lý bán hàng cho Sales tại link.
3.5 Mẫu quản lý danh mục khách hàng/ nhà cung cấp
Mẫu này giúp bạn duy trì và cập nhật thông tin chi tiết về khách hàng và nhà cung cấp. Bạn có thể ghi chép thông tin liên hệ, lịch sử giao dịch, các yêu cầu và ghi chú quan trọng. Bảng tính này giúp dễ dàng theo dõi và quản lý các mối quan hệ kinh doanh, từ đó cải thiện dịch vụ khách hàng và quản lý cung ứng hiệu quả.
| DANH MỤC KHÁCH HÀNG/ NHÀ CUNG CẤP | |||||||||
| STT | Mã KH/ NCC | Tên KH/ NCC | Loại | Số liệu khi bắt đầu sử dụng PM | Địa chỉ | Số ĐT | …. | Ghi chú | |
| Phải trả | Phải thu | ||||||||
| 1 | DONGCHAU | Công ty TNHH Thương Mại Đông Châu | KH | 100,000,000 | TP HCM | ||||
| 2 | HOANGTRANG | Công ty Hoàng Trang | KH | 110,000,000 | TP HCM | ||||
| 3 | TEAM_NCC | Công ty Giải khát TEAM | NCC | 100,000,000 | TP HCM | ||||
| 4 | DINHTEA_KH | Công ty Giải khát DINH | KH | 112,000,000 | Hà Nội | ||||
| 5 | HACC | Công ty Vận chuyển HACC | NCC | 105,000,000 | Hà Nội | ||||
| 6 | HOANGVAN | Máy tính Hoàng Văn | NCC | 95,000,000 | TP HCM | ||||
| 7 | CONGCONG | Cửa hàng Công Cộng | NCC | 4,000,000 | TP HCM | ||||
| 8 | CCDOC | Công ty CCDOC | NCC | 3,900,000 | Hà Nội | ||||
| 9 | ONC | Công ty TNHH ONC | KH | 3,500,000 | Hà Nội | ||||
| 10 | DOC | Công ty TNHH DOC | KH | 4,500,000 | TP HCM | ||||
| 11 | XEKHACHDD | Công ty Xe Khách Đồng Đai | KH | 10,000,000 | Hà Nội | ||||
| 12 | |||||||||
| 13 | |||||||||
| 14 | |||||||||
| 15 | |||||||||
| 16 | |||||||||
| 17 | |||||||||
| 18 | |||||||||
| 19 | |||||||||
| 20 | |||||||||
Tải ngay Mẫu quản lý danh mục khách hàng/ nhà cung cấp tại link.
3.6 Mẫu quản lý bán hàng theo sản phẩm
Mẫu này tập trung vào việc theo dõi hiệu suất bán hàng của từng sản phẩm. Bạn có thể ghi lại số lượng bán, doanh thu, và lợi nhuận của từng mặt hàng, giúp xác định sản phẩm bán chạy và những sản phẩm cần cải thiện. Bảng tính này hỗ trợ việc phân tích doanh thu theo sản phẩm, từ đó đưa ra quyết định kinh doanh thông minh về nhập hàng và chiến lược tiếp thị.
| Quản Lý Sản Phẩm | |||||||
| STT | Tên sản phẩm | Đơn vị tính | Số Lượng | Giá Nhập | Giá Bán Sỉ | Giá Bán Lẻ | Thành Tiền |
| 1 | |||||||
| 2 | |||||||
| 3 | |||||||
| 4 | |||||||
| 5 | |||||||
| 6 | |||||||
| 7 | |||||||
| 8 | |||||||
| 9 | |||||||
| 10 | |||||||
| 11 | |||||||
| 12 | |||||||
| 13 | |||||||
| 14 | |||||||
Tải ngay Mẫu quản lý bán hàng theo sản phẩm tại link.
3.7 Mẫu quản lý xuất nhập tồn kho
Mẫu quản lý xuất nhập tồn kho giúp bạn theo dõi chi tiết các hoạt động xuất nhập kho, đảm bảo số lượng tồn kho luôn chính xác. Bạn có thể ghi nhận từng lần nhập hàng, xuất hàng, và số lượng tồn kho hiện tại. Mẫu này giúp quản lý tồn kho hiệu quả, giảm thiểu tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho dư thừa, và cải thiện quy trình quản lý kho.
| Quản lý xuất nhập tồn kho | ||||||||||
| STT | Thời gian | Mã hàng hóa | Tên hàng hóa | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền | Tồn kho ban đầu | Tồn kho sau bán | Ghi chú |
Tải ngay Mẫu quản lý xuất nhập tồn kho tại link.
4. Những lưu ý khi quản lý bán hàng bằng Excel
Excel là một công cụ vô cùng hữu ích trong việc quản lý bán hàng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa tiềm năng của Excel, bạn cần lưu ý một số điểm sau:
Thiết kế bảng tính một cách khoa học:
- Cấu trúc rõ ràng: Mỗi cột đại diện cho một loại thông tin cụ thể (ví dụ: mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, tổng tiền, ngày bán…).
- Sử dụng công thức: Tận dụng các công thức tính toán sẵn có của Excel để tự động hóa các phép tính (tổng, trung bình, so sánh…).
- Định dạng dữ liệu: Sử dụng định dạng số, ngày tháng, tiền tệ để đảm bảo tính chính xác và dễ đọc của dữ liệu.
- Bảo vệ dữ liệu: Khóa các ô chứa công thức hoặc dữ liệu quan trọng để tránh bị chỉnh sửa nhầm.
Quản lý dữ liệu hiệu quả:
- Nhập liệu chính xác: Đảm bảo rằng mọi thông tin được nhập vào bảng tính đều chính xác và đầy đủ.
- Sắp xếp và lọc dữ liệu: Sử dụng các chức năng sắp xếp và lọc để tìm kiếm nhanh chóng thông tin cần thiết.
- Tạo biểu đồ: Minh họa dữ liệu bằng các biểu đồ để dễ dàng phân tích và so sánh.
Bảo mật dữ liệu:
- Sao lưu dữ liệu thường xuyên: Lưu trữ nhiều bản sao của bảng tính ở các vị trí khác nhau để phòng trường hợp mất dữ liệu.
- Hạn chế quyền truy cập: Chỉ cấp quyền truy cập cho những người cần thiết để bảo vệ thông tin nhạy cảm.
- Sử dụng mật khẩu: Bảo vệ bảng tính bằng mật khẩu để ngăn chặn truy cập trái phép.
5. Phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả – FAST Business Online
Phần mềm quản lý bán hàng của FAST Business Online là một phần của giải pháp ERP toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình bán hàng từ khâu đặt hàng, xử lý đến thu tiền. Với các tính năng tự động hóa mạnh mẽ, FAST Business Online hỗ trợ tăng hiệu suất làm việc, nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và giảm thiểu thời gian, chi phí trong việc xử lý đơn hàng.
Các tính năng nổi bật của FAST Business Online:
Khai báo và quản lý thông tin khách hàng
- Lưu giữ chi tiết thông tin khách hàng như địa chỉ, liên hệ, điều khoản tín dụng, và hạn mức tín dụng.
- Quản lý khách hàng theo địa lý (tỉnh, thành phố, quận, huyện) và phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau.
Quản lý giá bán và chiết khấu linh hoạt
- Thiết lập nhiều phương án giá bán theo sản phẩm, nhóm khách hàng, hoặc kho hàng, với các mức giá và chiết khấu tùy chỉnh.
- Hỗ trợ các loại chiết khấu phức tạp như chiết khấu phần trăm, chiết khấu tặng tiền, khuyến mãi tặng hàng, và ưu tiên giữa các chương trình chiết khấu khác nhau.
Quản lý báo giá và đơn hàng
- Theo dõi báo giá, chuyển đổi sang đơn hàng khi được chấp nhận, và quản lý nhiều loại đơn hàng như hợp đồng, đơn xuất hóa đơn ngay.
- Tự động tra giá, kiểm tra công nợ, và kiểm tra số lượng tồn kho để đảm bảo đơn hàng luôn được xử lý chính xác.
Xuất hàng và giao hàng
- Quản lý quá trình xuất hàng theo lệnh, phiếu xuất bán, và điều phối giao hàng. Hỗ trợ lập phiếu giao hàng từ đơn hàng hoặc hóa đơn, quản lý đội xe vận chuyển và phân bổ hàng hóa theo trọng tải xe.
Xuất hóa đơn và quản lý hàng bán bị trả lại
- Cho phép xuất hóa đơn ngay, trước hoặc sau khi xuất kho, và xử lý hàng bán bị trả lại một cách linh hoạt. Cập nhật trạng thái đơn hàng và điều chỉnh công nợ khi có trả hàng.
Phần mềm FAST Business Online giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện quy trình bán hàng, từ việc quản lý giá bán, đơn hàng đến việc xuất hóa đơn và xử lý hàng trả lại. Điều này không chỉ cải thiện hiệu suất làm việc mà còn nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn và gia tăng lợi nhuận.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast