fbpx

[TẢI NGAY] 7 file Excel quản lý bán hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

17/06/2025

08/09/2024

247

Quản lý bán hàng là yếu tố then chốt để nâng cao doanh thu và hiệu quả kinh doanh. Với Excel, bạn có thể tạo ra những bảng tính linh hoạt, giúp theo dõi và tối ưu hóa quy trình bán hàng mà không cần đến phần mềm phức tạp. Trong bài viết này, FAST sẽ giới thiệu 7 mẫu Excel quản lý bán hàng chi tiết, giúp bạn dễ dàng kiểm soát doanh thu, tồn kho và hiệu suất bán hàng, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và đạt được những kết quả tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

1. Lợi ích của việc quản lý bán hàng bằng Excel

Excel là một phần mềm bảng tính phổ biến, linh hoạt được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Ngoài các tính năng tính toán, Excel còn hỗ trợ quản lý dữ liệu hiệu quả, đặc biệt là trong lĩnh vực bán hàng. Công cụ này giúp doanh nghiệp theo dõi doanh số, tồn kho, quản lý khách hàng và dự báo nhu cầu một cách chính xác. Dưới đây là những lợi ích chi tiết của việc sử dụng Excel để quản lý bán hàng:

  • Linh hoạt và tùy biến cao: Excel cho phép tạo bảng tính phù hợp với từng quy trình bán hàng cụ thể. Người dùng có thể dễ dàng thêm bớt cột, hàng, công thức hoặc thiết kế lại bố cục để cập nhật thông tin nhanh chóng và trực quan. Khả năng tính toán linh hoạt giúp tối ưu quy trình và giảm sai sót.

  • Chi phí thấp: Hầu hết các doanh nghiệp đều đã có sẵn Excel trong bộ Microsoft Office nên không phát sinh chi phí phần mềm. Ngoài ra, Excel không yêu cầu thiết bị cấu hình cao, giúp tiết kiệm chi phí phần cứng.

  • Dễ sử dụng: Giao diện thân thiện, dễ thao tác ngay cả với người ít tiếp xúc công nghệ. Có sẵn nhiều tài liệu, video hướng dẫn miễn phí giúp người dùng nhanh chóng làm quen và ứng dụng vào công việc.

  • Tích hợp với các ứng dụng khác: Excel dễ dàng kết nối và chia sẻ dữ liệu với các công cụ như Word, PowerPoint, Outlook, CRM hoặc phần mềm kế toán. Việc nhập – xuất dữ liệu nhanh chóng giúp đồng bộ quy trình làm việc hiệu quả.

  • Phân tích dữ liệu hiệu quả: Excel cung cấp nhiều công cụ như biểu đồ, PivotTable, bộ lọc nâng cao… hỗ trợ doanh nghiệp phân tích doanh số, hành vi khách hàng và xu hướng bán hàng để đưa ra quyết định chính xác.

  • Lưu trữ và bảo mật dữ liệu tốt: Dữ liệu có thể được lưu dưới nhiều định dạng như .xlsx, .csv để chia sẻ dễ dàng. Excel còn hỗ trợ đặt mật khẩu, phân quyền chỉnh sửa để bảo vệ thông tin quan trọng.

Lợi ích của việc quản lý bán hàng bằng Excel

>> Xem thêm: Quản lý đơn hàng là gì? Cách tối ưu hóa quy trình bán hàng hiệu quả

2. Những phần cần có của một mẫu Excel quản lý bán hàng

Những phần cần có của một mẫu Excel quản lý bán hàng

Một mẫu Excel quản lý bán hàng hiệu quả cần bao gồm những phần sau đây để giúp doanh nghiệp theo dõi và phân tích hoạt động kinh doanh một cách chính xác và toàn diện:

Thông tin sản phẩm

Phần này giúp theo dõi thông tin chi tiết về các sản phẩm đang kinh doanh:

  • Mã sản phẩm (SKU): Mỗi sản phẩm cần có một mã nhận diện riêng để dễ dàng quản lý và tra cứu.
  • Tên sản phẩm: Tên đầy đủ của sản phẩm giúp dễ dàng phân biệt và tìm kiếm.
  • Loại sản phẩm: Phân loại sản phẩm theo nhóm hoặc danh mục (như thời trang, thực phẩm, điện tử).
  • Đơn vị tính: Đơn vị bán hàng của sản phẩm (như chiếc, bộ, kg).
  • Giá nhập và giá bán: Ghi rõ giá nhập vào và giá bán ra để tính toán lãi gộp và chi phí.

Quản lý tồn kho

Quản lý tồn kho giúp theo dõi số lượng sản phẩm có sẵn và cập nhật theo từng giao dịch:

  • Số lượng nhập: Số lượng sản phẩm nhập vào kho.
  • Số lượng bán: Số lượng sản phẩm đã bán ra.
  • Tồn kho hiện tại: Số lượng còn lại trong kho sau khi đã trừ số lượng bán ra.
  • Mức tồn kho tối thiểu: Xác định mức tồn kho tối thiểu để cảnh báo khi cần nhập thêm hàng.

Thông tin khách hàng

Ghi chép chi tiết thông tin khách hàng để quản lý tốt mối quan hệ và theo dõi lịch sử mua hàng:

  • Mã khách hàng: Mã định danh cho mỗi khách hàng để dễ quản lý.
  • Tên khách hàng: Tên đầy đủ để liên hệ và ghi nhớ khách hàng.
  • Số điện thoại và email: Thông tin liên lạc để hỗ trợ chăm sóc khách hàng hoặc giải quyết vấn đề phát sinh.
  • Địa chỉ giao hàng: Thông tin địa chỉ để dễ dàng vận chuyển và giao hàng.
  • Lịch sử mua hàng: Theo dõi các giao dịch của khách hàng để có chiến lược chăm sóc phù hợp.

Theo dõi đơn hàng

Phần này giúp quản lý chi tiết từng đơn hàng từ lúc tạo đơn đến khi hoàn tất:

  • Mã đơn hàng: Mã số riêng để theo dõi từng đơn hàng.
  • Ngày tạo đơn: Ngày đơn hàng được đặt giúp theo dõi thời gian xử lý đơn hàng.
  • Trạng thái đơn hàng: Trạng thái hiện tại của đơn (đang xử lý, đã giao, hủy).
  • Sản phẩm và số lượng: Danh sách sản phẩm và số lượng trong đơn hàng.
  • Phương thức thanh toán: Ghi nhận cách thức khách hàng đã thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản).

Doanh thu và chi phí

Bảng này giúp theo dõi chi tiết về doanh thu, chi phí và lợi nhuận để đánh giá hiệu quả kinh doanh:

  • Doanh thu bán hàng: Tổng doanh thu từ các đơn hàng đã hoàn thành.
  • Chi phí hàng hóa: Tổng chi phí mua vào của sản phẩm bán ra.
  • Chi phí khác: Bao gồm các chi phí liên quan như vận chuyển, đóng gói, marketing.
  • Lợi nhuận gộp: Lợi nhuận trước khi trừ các chi phí khác, giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh.

Báo cáo tổng hợp

Giúp tổng kết các số liệu chính để đánh giá hiệu quả bán hàng trong từng giai đoạn:

  • Báo cáo bán hàng theo ngày/tháng/quý: Tổng hợp doanh thu, số lượng đơn hàng và sản phẩm bán chạy theo từng giai đoạn.
  • Biểu đồ và đồ thị: Trực quan hóa dữ liệu để dễ dàng nhận biết xu hướng kinh doanh.
  • Top sản phẩm bán chạy: Liệt kê các sản phẩm bán chạy nhất để có chiến lược nhập hàng phù hợp.

3. 7 mẫu quản lý bán hàng bằng Excel phổ biến

Quản lý bán hàng hiệu quả là chìa khóa để nâng cao doanh thu và tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Excel cung cấp nhiều mẫu quản lý bán hàng hữu ích giúp doanh nghiệp theo dõi và cải thiện hoạt động bán hàng một cách dễ dàng và chi tiết. Dưới đây là 7 mẫu Excel phổ biến, giúp bạn tổ chức và quản lý dữ liệu bán hàng hiệu quả, từ doanh thu và công nợ đến tồn kho và kế hoạch bán hàng.

3.1 Mẫu quản lý bán hàng và công nợ 

Mẫu này là công cụ toàn diện giúp bạn theo dõi không chỉ doanh thu bán hàng mà còn các khoản công nợ của khách hàng. Bạn có thể ghi nhận chi tiết từng đơn hàng, bao gồm số lượng, giá trị và ngày giao hàng. Bảng tính này cũng giúp quản lý công nợ, cho phép bạn theo dõi các khoản phải thu và phải trả, giúp đảm bảo rằng tất cả các khoản nợ được thanh toán đúng hạn và không có khoản nợ quá hạn.

>>> Tải tại đây: Mẫu quản lý bán hàng

BÁO CÁO TỔNG HỢP CÔNG NỢ PHẢI TRẢ
Từ ngày: 1-Jan-24 Đến ngày: 31-thg 12-24
STT Mã hàng Tên KH/ NCC Loại Phải trả bắt đầu Phải trả đầu kỳ Phải trả tăng Phải trả giảm Phải trả cuối kỳ Ghi chú
TỔNG 230,000,000 340,000,000 340,000,000
1 DONGCHAU Công ty TNHH Thương Mại Đông Châu KH 100,000,000 210,000,000 210,000,000
2 HOANGTRANG Công ty Hoàng Trang KH
3 TEAM_NCC Công ty Giải khát TEAM NCC
4 DINHTEA_KH Công ty Giải khát DINH KH 112,000,000 112,000,000 112,000,000
5 HACC Công ty Vận chuyển HACC NCC
6 HOANGVAN Máy tính Hoàng Văn NCC
7 CONGCONG Cửa hàng Công Cộng NCC
8 CCDOC Công ty CCDOC NCC
9 ONC Công ty TNHH ONC KH 3,500,000 3,500,000 3,500,000
10 DOC Công ty TNHH DOC KH 4,500,000 4,500,000 4,500,000
11 XEKHACHDD Công ty Xe Khách Đồng Đai KH 10,000,000 10,000,000 10,000,000
12
13
14
15
16
17
18
19
20

3.2 Mẫu nhật ký Mua – Bán Hàng Hóa

Mẫu nhật ký này giúp ghi chép chi tiết tất cả các giao dịch mua và bán hàng trong năm. Mỗi giao dịch được ghi lại với thông tin đầy đủ như ngày giao dịch, tên sản phẩm, số lượng, giá bán, và tổng giá trị. Mẫu này rất hữu ích để theo dõi lịch sử giao dịch, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính, phân tích doanh thu và đánh giá hiệu quả bán hàng trong năm.

>>> Tải tại đây: Mẫu nhật ký mua bán hàng hóa

NHẬT KÝ MUA – BÁN HÀNG HÓA NĂM 2024
STT CT NGÀY MĐH MKH TÊN KHÁCH HÀNG LOẠI MSM DIỄN GIẢI TH

TT

SỐ TIỀN CK THANH TOÁN NỢ

CÒN LẠI

TG

QH

LỌC
TRẢ NGAY TRẢ SAU NĂM THÁNG NGÀY
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

 

3.3 Mẫu Nhật Ký Thanh Toán

Mẫu nhật ký thanh toán cung cấp một cái nhìn rõ ràng về các giao dịch thanh toán trong năm. Bạn có thể ghi nhận tất cả các khoản chi và thu, bao gồm ngày thanh toán, số tiền, phương thức thanh toán, và các ghi chú liên quan. Mẫu này giúp bạn quản lý dòng tiền hiệu quả, đảm bảo các khoản thanh toán được thực hiện đúng hạn và dễ dàng đối chiếu với các báo cáo tài chính.

>>> Tải tại đây: Mẫu nhật ký thanh toán

NHẬT KÝ THANH TOÁN NĂM 2024
STT CT NGÀY MĐH MKH TÊN KHÁCH HÀNG LOẠI MSM DIỄN GIẢI SỐ TIỀN PS LỌC
NĂM THÁNG NGÀY
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
1 67891 01-01-08 A001-67891 A001 Dương Cúc KH HDANH 200 PS 2008 1 1
2 12345 02-01-08 A005-12345 A005 CH Huy KH TTRANG 200 PS 2008 1 2
3 1111 03-02-08 A002-1111 A002 CH Chấn Nam KH NLONG Thanh toán đơt 1 800 PS 2008 2 3
4 1125 04-03-08 D001-1125 D001 CH Hùng KH HSIEU 400 PS 2008 3 4
5 1130 05-03-08 E001-1130 E001 Cty Tài Phong KH NLONG 500 PS 2008 3 5
6 1136 06-04-08 H001-1136 H001 Cty TNHH Quang Thanh NCC CTY Thanh toán đơt 2 600 PS 2008 4 6
7 1122 07-04-08 C003-1122 C003 CH Tùng Châu KH TTRANG 750 PS 2008 4 7
8 1111 08-05-08 A002-1111 A002 CH Chấn Nam KH NLONG Thanh toán đơt 2 400 PS 2008 5 8

 

3.4 Mẫu kế hoạch quản lý bán hàng cho Sales

Mẫu này giúp đội ngũ bán hàng xây dựng và theo dõi kế hoạch bán hàng chi tiết. Bạn có thể thiết lập mục tiêu doanh thu, kế hoạch tiếp cận khách hàng, và các chiến lược bán hàng cụ thể. Bảng tính này cũng giúp quản lý tiến độ thực hiện các mục tiêu, theo dõi hiệu quả từng chiến lược, và điều chỉnh kế hoạch bán hàng để đạt được kết quả tốt nhất.

>>> Tải tại đây: Mẫu kế hoạch quản lý bán hàng 

Kế hoạch bán hàng năm 2024
TOP 3-5 ƯU TIÊN BÁN HÀNG MỤC TIÊU BÁN HÀNG 12 THÁNG CÁC CHỈ SỐ ĐO HOẠT ĐỘNG
1.

2.

3.

4.

5.

# khách hàng mới:
Giá trị trung bình hợp

đồng:

$
# dự án mới/khác
Giá trị trung bình $
Ý kiến khác:
MỐC 30-60-90 NGÀY QUAN TRỌNG & CHỐT DEAL
CHÚNG TA BÁN HÀNG CHO AI ? PHƯƠNG PHÁP

 

# Hành động Thời gian
1
2
3
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

 

3.5 Mẫu quản lý danh mục khách hàng/ nhà cung cấp

Mẫu này giúp bạn duy trì và cập nhật thông tin chi tiết về khách hàng và nhà cung cấp. Bạn có thể ghi chép thông tin liên hệ, lịch sử giao dịch, các yêu cầu và ghi chú quan trọng. Bảng tính này giúp dễ dàng theo dõi và quản lý các mối quan hệ kinh doanh, từ đó cải thiện dịch vụ khách hàng và quản lý cung ứng hiệu quả.

>>> Tải tại đây: Mẫu quản lý danh mục khách hàng

DANH MỤC KHÁCH HÀNG/ NHÀ CUNG CẤP
STT Mã KH/ NCC Tên KH/ NCC Loại Số liệu khi bắt đầu sử dụng PM Địa chỉ Số ĐT …. Ghi chú
Phải trả Phải thu
1 DONGCHAU Công ty TNHH Thương Mại Đông Châu KH 100,000,000 TP HCM
2 HOANGTRANG Công ty Hoàng Trang KH 110,000,000 TP HCM
3 TEAM_NCC Công ty Giải khát TEAM NCC 100,000,000 TP HCM
4 DINHTEA_KH Công ty Giải khát DINH KH 112,000,000 Hà Nội
5 HACC Công ty Vận chuyển HACC NCC 105,000,000 Hà Nội
6 HOANGVAN Máy tính Hoàng Văn NCC 95,000,000 TP HCM
7 CONGCONG Cửa hàng Công Cộng NCC 4,000,000 TP HCM
8 CCDOC Công ty CCDOC NCC 3,900,000 Hà Nội
9 ONC Công ty TNHH ONC KH 3,500,000 Hà Nội
10 DOC Công ty TNHH DOC KH 4,500,000 TP HCM
11 XEKHACHDD Công ty Xe Khách Đồng Đai KH 10,000,000 Hà Nội
12
13
14
15
16
17
18
19
20

 

3.6 Mẫu quản lý bán hàng theo sản phẩm

Mẫu này tập trung vào việc theo dõi hiệu suất bán hàng của từng sản phẩm. Bạn có thể ghi lại số lượng bán, doanh thu, và lợi nhuận của từng mặt hàng, giúp xác định sản phẩm bán chạy và những sản phẩm cần cải thiện. Bảng tính này hỗ trợ việc phân tích doanh thu theo sản phẩm, từ đó đưa ra quyết định kinh doanh thông minh về nhập hàng và chiến lược tiếp thị.

>>> Tải tại đây: Mẫu quản lý bán hàng theo sản phẩm

Quản Lý Sản Phẩm
STT Tên sản phẩm Đơn vị tính Số Lượng Giá Nhập Giá Bán Sỉ Giá Bán Lẻ Thành Tiền
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

 

3.7 Mẫu quản lý xuất nhập tồn kho

Mẫu quản lý xuất nhập tồn kho giúp bạn theo dõi chi tiết các hoạt động xuất nhập kho, đảm bảo số lượng tồn kho luôn chính xác. Bạn có thể ghi nhận từng lần nhập hàng, xuất hàng, và số lượng tồn kho hiện tại. Mẫu này giúp quản lý tồn kho hiệu quả, giảm thiểu tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho dư thừa, và cải thiện quy trình quản lý kho.

>>> Tải tại đây: Mẫu quản lý xuất nhập tồn kho

Quản lý xuất nhập tồn kho
STT Thời gian Mã hàng hóa Tên hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Tồn kho ban đầu Tồn kho sau bán Ghi chú

 

4. Những lưu ý khi quản lý bán hàng bằng Excel

  • Khả năng xử lý dữ liệu có giới hạn: Excel hoạt động tốt với dữ liệu vừa và nhỏ, nhưng khi khối lượng dữ liệu tăng cao hoặc công thức phức tạp, phần mềm dễ bị chậm, treo máy hoặc xảy ra lỗi tính toán.

  • Tính bảo mật thông tin còn thấp: File Excel dễ bị truy cập trái phép nếu không được bảo vệ đúng cách. Người dùng nên đặt mật khẩu, hạn chế quyền chỉnh sửa hoặc sử dụng lưu trữ đám mây có phân quyền rõ ràng để tăng tính an toàn.

  • Khó khăn trong chia sẻ và làm việc nhóm: Việc chia sẻ file Excel qua email hoặc lưu trữ nội bộ khiến khó kiểm soát ai đã chỉnh sửa, gây xung đột dữ liệu khi nhiều người cùng thao tác một lúc.

  • Tự động hóa còn hạn chế: Dù Excel hỗ trợ các hàm tính toán và macro đơn giản, nhưng không thể tự động hoá toàn bộ quy trình quản lý bán hàng như gửi thông báo, cập nhật tồn kho, tạo báo cáo định kỳ,…

5. Phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả – FAST Business Online

Phần mềm quản lý bán hàng của FAST Business Online là một phần của giải pháp ERP toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình bán hàng từ khâu đặt hàng, xử lý đến thu tiền. Với các tính năng tự động hóa mạnh mẽ, FAST Business Online hỗ trợ tăng hiệu suất làm việc, nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và giảm thiểu thời gian, chi phí trong việc xử lý đơn hàng.

Các tính năng nổi bật của FAST Business Online:

Khai báo và quản lý thông tin khách hàng

  • Lưu giữ chi tiết thông tin khách hàng như địa chỉ, liên hệ, điều khoản tín dụng, và hạn mức tín dụng.
  • Quản lý khách hàng theo địa lý (tỉnh, thành phố, quận, huyện) và phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau.

Quản lý giá bán và chiết khấu linh hoạt

  • Thiết lập nhiều phương án giá bán theo sản phẩm, nhóm khách hàng, hoặc kho hàng, với các mức giá và chiết khấu tùy chỉnh.
  • Hỗ trợ các loại chiết khấu phức tạp như chiết khấu phần trăm, chiết khấu tặng tiền, khuyến mãi tặng hàng, và ưu tiên giữa các chương trình chiết khấu khác nhau.

Quản lý báo giá và đơn hàng

  • Theo dõi báo giá, chuyển đổi sang đơn hàng khi được chấp nhận, và quản lý nhiều loại đơn hàng như hợp đồng, đơn xuất hóa đơn ngay.
  • Tự động tra giá, kiểm tra công nợ, và kiểm tra số lượng tồn kho để đảm bảo đơn hàng luôn được xử lý chính xác.

Xuất hàng và giao hàng

  • Quản lý quá trình xuất hàng theo lệnh, phiếu xuất bán, và điều phối giao hàng. Hỗ trợ lập phiếu giao hàng từ đơn hàng hoặc hóa đơn, quản lý đội xe vận chuyển và phân bổ hàng hóa theo trọng tải xe.

Xuất hóa đơn và quản lý hàng bán bị trả lại

  • Cho phép xuất hóa đơn ngay, trước hoặc sau khi xuất kho, và xử lý hàng bán bị trả lại một cách linh hoạt. Cập nhật trạng thái đơn hàng và điều chỉnh công nợ khi có trả hàng.

Phần mềm FAST Business Online giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện quy trình bán hàng, từ việc quản lý giá bán, đơn hàng đến việc xuất hóa đơn và xử lý hàng trả lại. Điều này không chỉ cải thiện hiệu suất làm việc mà còn nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn và gia tăng lợi nhuận.

Thông tin liên hệ: 

  • Website: https://fast.com.vn/ 
  • Email: info@fast.com.vn 
  • Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST 
  • Zalo: https://zalo.me/phanmemfast