3 mẫu công văn giải trình hóa đơn rủi ro mới nhất 2025

Trong quá trình kinh doanh, không ít doanh nghiệp gặp phải tình huống hóa đơn bị cơ quan thuế đánh giá là rủi ro và yêu cầu giải trình. Khi đó, việc chuẩn bị công văn giải trình rõ ràng, đúng mẫu là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp chứng minh tính hợp pháp của giao dịch và hạn chế rủi ro pháp lý. Trong bài viết dưới đây, FAST sẽ cung cấp mẫu công văn giải trình hóa đơn rủi ro chi tiết cùng hướng dẫn cách soạn thảo chuẩn xác.

1. Mẫu công văn giải trình hóa đơn rủi ro

Trong thực tế, pháp luật hiện hành chưa ban hành một biểu mẫu thống nhất về công văn giải trình đối với hóa đơn rủi ro. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần soạn thảo văn bản này khi nhận được yêu cầu từ cơ quan thuế để làm rõ các vấn đề liên quan đến hóa đơn, chứng từ hoặc hoạt động mua bán.

Dưới đây là một số dạng mẫu công văn giải trình hóa đơn rủi ro thường gặp mà doanh nghiệp có thể tham khảo và linh hoạt điều chỉnh:

1.1. Mẫu công văn giải trình chung

Đây là mẫu cơ bản, có thể sử dụng trong nhiều tình huống cần giải trình với cơ quan thuế, không chỉ riêng đối với hóa đơn rủi ro. Doanh nghiệp có thể thay đổi nội dung theo từng trường hợp cụ thể mà cơ quan thuế yêu cầu.

Tải xuống: Mẫu công văn giải trình chung

1.2. Mẫu công văn giải trình hóa đơn rủi ro

Mẫu này được dùng trong trường hợp cơ quan thuế thông báo hóa đơn đầu vào có dấu hiệu rủi ro, cần doanh nghiệp chứng minh tính hợp pháp và minh bạch của giao dịch.

> Tải xuống: Mẫu công văn giải trình hóa đơn rủi ro

1.3. Mẫu công văn giải trình hồ sơ xác minh hoạt động mua bán

Trong trường hợp cơ quan thuế yêu cầu làm rõ tính thực tế của giao dịch, doanh nghiệp cần lập công văn kèm theo các chứng từ liên quan: danh sách hóa đơn đầu vào, tờ khai thuế GTGT, chứng từ thanh toán, hợp đồng, biên bản giao nhận… Mẫu này giúp chứng minh giao dịch là có thật và đã được hạch toán theo quy định pháp luật.

> Tải xuống: Mẫu công văn giải trình hồ sơ xác minh hoạt động mua bán

2. Hướng dẫn soạn công văn giải trình hóa đơn rủi ro

2.1. Bố cục cơ bản của công văn

Để một công văn giải trình hóa đơn rủi ro được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp cần trình bày văn bản theo cấu trúc rõ ràng, thống nhất. Thông thường, bố cục công văn sẽ gồm các phần sau:

• Phần tiêu đề và mở đầu: Công văn phải tuân thủ thể thức văn bản hành chính, gồm quốc hiệu – tiêu ngữ, số công văn, ngày ban hành và tên văn bản (ví dụ: “Công văn giải trình hóa đơn có dấu hiệu rủi ro”). Đây là phần xác định tính pháp lý, giúp công văn được cơ quan thuế tiếp nhận hợp lệ.
• Thông tin nhận diện doanh nghiệp: Nêu đầy đủ tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký văn bản. Phần này đóng vai trò như “danh tính” của đơn vị chịu trách nhiệm giải trình.
• Thông tin hóa đơn cần giải trình: Trình bày rõ số hóa đơn, ký hiệu, ngày phát hành, tên và mã số thuế của bên bán hàng/dịch vụ, giá trị hàng hóa kèm thuế (nếu có). Đây là dữ liệu cốt lõi để cơ quan thuế đối chiếu với hồ sơ đã khai báo.
  
• Diễn giải nội dung giao dịch: Đây là phần quan trọng nhất, doanh nghiệp cần mô tả toàn bộ quá trình phát sinh giao dịch: lý do mua bán, quá trình thương thảo hợp đồng, phương thức thanh toán, địa điểm và thời gian giao nhận. Việc diễn giải càng cụ thể, khả năng thuyết phục càng cao.
• Tài liệu chứng minh kèm theo: Đính kèm bản sao hợp đồng, biên bản giao nhận, phiếu xuất – nhập kho, chứng từ thanh toán, vận đơn hoặc hình ảnh lưu kho (nếu có). Các tài liệu này là căn cứ xác thực tính hợp pháp của hóa đơn.
• Cam kết của doanh nghiệp: Cuối công văn, doanh nghiệp cần khẳng định toàn bộ nội dung là chính xác, chịu trách nhiệm trước pháp luật và gửi lời cảm ơn đến cơ quan thuế. Công văn phải có chữ ký và đóng dấu của người đại diện hợp pháp.

Với bố cục như trên, doanh nghiệp có thể dễ dàng soạn thảo một công văn giải trình hóa đơn rủi ro vừa đúng quy chuẩn, vừa đủ chi tiết để tránh bị đánh giá thiếu minh bạch.

2.2. Nguyên tắc khi viết công văn

Để công văn giải trình hóa đơn rủi ro có tính thuyết phục, doanh nghiệp cần lưu ý một số nguyên tắc sau:

• Trình bày rõ ràng, mạch lạc: Các ý cần được sắp xếp theo thứ tự logic, tránh viết lan man.
• Cung cấp chứng cứ cụ thể: Đính kèm đầy đủ hợp đồng, chứng từ thanh toán, biên bản giao nhận để tăng tính minh bạch.
• Dùng ngôn ngữ chính xác, đúng quy chuẩn hành chính: Không viết tắt, không sử dụng từ ngữ cảm tính.
• Tuân thủ quy định pháp luật: Nội dung giải trình phải phù hợp với quy định về hóa đơn, chứng từ và kế toán.
• Cam kết trách nhiệm: Doanh nghiệp nên khẳng định sẵn sàng chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin đã cung cấp.

Việc áp dụng đúng bố cục và nguyên tắc trên sẽ giúp công văn giải trình của doanh nghiệp dễ được cơ quan thuế chấp nhận, giảm thiểu rủi ro về pháp lý và tài chính.

2.3. Khi nào doanh nghiệp phải gửi công văn giải trình hóa đơn rủi ro?

Trong hoạt động kê khai và sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp có thể nhận được thông báo từ cơ quan thuế yêu cầu giải trình khi phát sinh các tình huống bất thường. Một số trường hợp điển hình khiến doanh nghiệp phải gửi công văn giải trình hóa đơn rủi ro bao gồm:

• Hóa đơn liên quan đến doanh nghiệp “ma”: được phát hành từ đơn vị đã ngừng hoạt động, bỏ trốn hoặc giải thể.
• Sai lệch trong kê khai thuế: doanh nghiệp xuất hóa đơn nhưng không nộp tờ khai, hoặc kê khai không khớp với thực tế giao dịch.
• Thông tin hóa đơn không trùng khớp: các chi tiết như tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, mã số thuế… không đúng so với chứng từ thực tế.
• Giao dịch không chứng minh được tính hợp pháp: không có hợp đồng, không có chứng từ thanh toán, hoặc không thể hiện rõ quá trình giao nhận hàng hóa, dịch vụ.

Trong những trường hợp trên, việc gửi công văn giải trình hóa đơn rủi ro kèm theo chứng từ chứng minh là bắt buộc. Đây là cách để doanh nghiệp khẳng định tính minh bạch, hợp pháp của hoạt động mua bán, đồng thời hạn chế nguy cơ bị loại chi phí, truy thu thuế hay xử phạt hành chính.

3. Các dấu hiệu nhận biết doanh nghiệp có rủi ro cao về hóa đơn, thuế GTGT

Theo hướng dẫn của Cục Thuế, hiện nay có nhiều tiêu chí được sử dụng để xác định doanh nghiệp có rủi ro cao về hóa đơn, thuế GTGT. Những dấu hiệu này thường liên quan đến quá trình thành lập, hoạt động, sử dụng hóa đơn cũng như tình hình kê khai và nộp thuế. Cụ thể:

• Thay đổi nhân sự và địa điểm bất thường

• • Doanh nghiệp thường xuyên thay đổi người đại diện pháp luật (từ 2 lần trở lên trong vòng 12 tháng).
  • Thay đổi địa điểm kinh doanh liên tục hoặc chuyển trụ sở ngay sau khi bị thông báo “không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”.
  • Doanh nghiệp mới thành lập nhưng không có địa điểm kinh doanh ổn định.

• Dấu hiệu về quá trình thành lập và sở hữu

• • Doanh nghiệp do nhiều thành viên trong cùng một gia đình cùng góp vốn, điều hành.
  • Người đại diện pháp luật từng đứng tên công ty khác đã bỏ địa chỉ kinh doanh hoặc còn nợ thuế.
  • Doanh nghiệp tồn tại nhiều năm nhưng không phát sinh doanh thu, sau đó được sang nhượng lại.
  • Không góp đủ vốn điều lệ theo quy định.

• Hoạt động kinh doanh bất thường

• • Xuất hóa đơn cho hàng hóa, dịch vụ không đúng ngành nghề được cấp phép (ví dụ: không có giấy phép khai thác nhưng xuất hóa đơn tài nguyên, khoáng sản).
  • Mua bán hàng hóa không phù hợp với đặc điểm từng vùng miền hoặc không tương xứng với năng lực thực tế.
  • Doanh nghiệp siêu thị, nhà hàng, khách sạn, vận tải, vật liệu xây dựng, xăng dầu, khoáng sản, nông lâm sản… có doanh số và phát sinh hóa đơn lớn, trong đó nhiều trường hợp tiềm ẩn rủi ro cao.

• Doanh thu và kê khai thuế bất hợp lý

• • Doanh thu tăng đột biến trong khi kỳ trước gần như bằng 0.
  • Doanh thu lớn nhưng kho bãi không tương xứng hoặc không có kho hàng.
  • Doanh thu trên 10 tỷ đồng/năm nhưng số thuế GTGT phải nộp dưới 100 triệu đồng.
  • Doanh thu và thuế GTGT đầu vào, đầu ra gần như bằng nhau hoặc chênh lệch rất nhỏ.
  • Doanh nghiệp nhiều kỳ liên tiếp kê khai thuế GTGT âm, không phát sinh số thuế phải nộp.

• Dấu hiệu trong sử dụng hóa đơn

• • Sử dụng số lượng hóa đơn lớn (500–2000 số) hoặc có tỷ lệ hủy hóa đơn cao (khoảng 20%).
  • Số lượng hóa đơn điện tử phát hành giảm bất thường so với giai đoạn trước.
  • Không gửi thông báo phát hành hóa đơn, hoặc có phát hành nhưng không nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đúng hạn.

• Nghi ngờ về năng lực và giao dịch tài chính

• • Không có hoặc có rất ít tài sản cố định so với quy mô.
  • Quy mô lao động không phù hợp với ngành nghề hoạt động.
  • Có dấu hiệu giao dịch tài chính bất thường: tiền vào – ra gần như ngay lập tức, không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh thực tế.
  • Một cá nhân cùng lúc đứng tên nhiều doanh nghiệp khác nhau.

4. Mức xử phạt khi vi phạm mua bán, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp

Theo quy định hiện hành, hành vi mua bán, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là vi phạm nghiêm trọng. Người vi phạm có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự tùy theo tính chất và mức độ.

4.1. Xử phạt hành chính

Căn cứ Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi 102/2021/NĐ-CP):

Hành vi vi phạm	Căn cứ pháp lý	Mức phạt tiền	Biện pháp khắc phục
Cho, bán hóa đơn đặt in chưa phát hành; hoặc hóa đơn đặt in cho khách hàng khác	Điều 22 NĐ 125/2020 (sửa đổi bởi NĐ 102/2021)	15 – 45 triệu đồng	Buộc hủy hóa đơn; nộp lại lợi ích bất hợp pháp
Cho, bán hóa đơn (không thuộc trường hợp trên)	Điều 22 NĐ 125/2020	20 – 50 triệu đồng	Buộc hủy hóa đơn; nộp lại lợi ích bất hợp pháp
Sử dụng hóa đơn không hợp pháp	Điều 28 NĐ 125/2020	20 – 50 triệu đồng	Buộc hủy hóa đơn đã sử dụng
Sử dụng hóa đơn không hợp pháp nhưng chứng minh được lỗi thuộc bên bán	Điều 16 NĐ 125/2020	Phạt 20% số thuế khai thiếu	Nộp đủ thuế thiếu; điều chỉnh thuế GTGT nếu có
Sử dụng hóa đơn để trốn thuế nhưng chưa đến mức hình sự	Điều 17 NĐ 125/2020	Phạt 1 – 3 lần số thuế trốn	Nộp đủ tiền trốn thuế; điều chỉnh thuế GTGT đầu vào

4.2. Truy cứu trách nhiệm hình sự

Theo Điều 200 & 203 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi 2017), mức xử phạt hình sự được chia theo cá nhân và pháp nhân:

Đối tượng	Trường hợp vi phạm	Mức xử phạt chính	Hình phạt bổ sung
Cá nhân	Mua bán trái phép hóa đơn phôi từ 50 – dưới 100 số, hoặc hóa đơn ghi nội dung từ 10 – dưới 30 số, hoặc thu lợi bất chính 30 – <100 triệu	Phạt tiền 50 – 200 triệu; hoặc phạt tù 6 tháng – 3 năm	Có thể cấm hành nghề, cấm đảm nhiệm chức vụ từ 1 – 5 năm
Cá nhân	Có tổ chức, mang tính chuyên nghiệp, tái phạm nguy hiểm, hoặc gây thiệt hại >100 triệu	Phạt tiền 200 – 500 triệu; hoặc phạt tù 1 – 5 năm	Phạt bổ sung 10 – 50 triệu; cấm hành nghề, chức vụ 1 – 5 năm
Pháp nhân thương mại	Mua bán hóa đơn ở dạng phôi từ 50 – dưới 100 số, hoặc hóa đơn ghi nội dung từ 10 – dưới 30 số, hoặc thu lợi bất chính 30 – <100 triệu	Phạt tiền 100 – 500 triệu đồng	Có thể bị cấm kinh doanh 1 – 3 năm
Pháp nhân thương mại	Có tổ chức, tính chất chuyên nghiệp, hóa đơn phôi từ 100 số trở lên, hoặc thu lợi bất chính ≥100 triệu	Phạt tiền 500 triệu – 1 tỷ đồng	Có thể đình chỉ hoạt động vĩnh viễn; hoặc cấm huy động vốn 1 – 3 năm

Như vậy, mức xử phạt khi vi phạm mua bán, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp rất nặng, từ phạt tiền đến phạt tù, thậm chí đình chỉ hoạt động doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ hóa đơn để tránh rủi ro pháp lý.

5. Giải đáp thắc mắc thường gặp (FAQ)

5.1. Hóa đơn rủi ro là gì?

Hóa đơn rủi ro là những hóa đơn đầu vào hoặc đầu ra mà cơ quan thuế xác định có dấu hiệu bất thường, như phát sinh từ doanh nghiệp “ma”, sai lệch thông tin so với thực tế giao dịch, hoặc không có chứng từ chứng minh hợp pháp. Khi phát hiện, doanh nghiệp thường phải làm công văn giải trình hóa đơn rủi ro để chứng minh tính minh bạch.

5.2. Nếu công văn giải trình bị từ chối thì phải làm gì?

Trường hợp công văn giải trình không được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp cần: Rà soát lại nội dung giải trình, bổ sung chứng từ, tài liệu liên quan; Làm rõ nguyên nhân sai sót, cam kết khắc phục; Gửi lại công văn giải trình bổ sung trong thời gian quy định. Nếu vẫn không được chấp nhận, doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp với cán bộ quản lý thuế để được hướng dẫn chi tiết.

5.3. Có thể ủy quyền cho kế toán hoặc dịch vụ thuế nộp công văn thay không?

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể ủy quyền cho kế toán hoặc đơn vị dịch vụ thuế nộp công văn giải trình thay, miễn là có giấy ủy quyền hợp pháp kèm theo. Tuy nhiên, công văn vẫn cần chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu doanh nghiệp để đảm bảo giá trị pháp lý.

Công văn giải trình hóa đơn rủi ro là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp chứng minh giao dịch minh bạch, tránh bị truy thu hay xử phạt. Khi soạn công văn, cần trình bày rõ ràng, đính kèm chứng từ đầy đủ và nộp đúng hạn. Doanh nghiệp cũng nên nắm rõ các dấu hiệu rủi ro và mức xử phạt để chủ động phòng tránh. Việc ứng dụng phần mềm quản lý hóa đơn như Fast eInvoice sẽ giúp kiểm soát dữ liệu tốt hơn và giảm thiểu sai sót trong quá trình giải trình với cơ quan thuế.

Thông tin liên hệ:

• Website: https://fast.com.vn/
• Email: info@fast.com.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
• Zalo: https://zalo.me/phanmemfast