Đằng sau một cái tên phần mềm kế toán hay bị xem là “nhàm chán”, “không khuyến khích sáng tạo” lại là một quá trình phát triển sống động.
Ngày nay, kế toán là hoạt động thường xuyên liên tục tại bất kỳ doanh nghiệp nào trên thế giới, công việc kế toán được xây dựng thành các chuẩn mực nghề nghiệp, theo cùng đó là sự phát triển và ứng dụng đa dạng của phần mềm kế toán.
Từ việc chỉ dừng lại ở vài chức năng cơ bản của kế toán như khoản phải thu, khoản phải trả, sổ cái, tính lương, bảng cân đối thử… phần mềm kế toán dần phát triển đầy đủ hơn và tích hợp nhiều tính năng khác như CRM, POS… giúp nó trở nên toàn diện và phù hợp với nhiều người dùng khác nhau.
Thậm chí, có lúc người ta còn dùng khái niệm “phần mềm kế toán” để diễn đạt hoặc để thay thế cho khái niệm rộng hơn là ERP (phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) mặc dù chúng hoàn toàn khác nhau về mặt kỹ thuật và phạm vi ứng dụng.
Phần mềm kế toán gắn liền với hoạt động của doanh nghiệp ở bất kì tuổi đời, quy mô và phạm vi ứng dụng nào. Ngày càng nhiều nhà cung cấp có mặt trên thị trường, với các đối tượng phục vụ khác nhau từ cá nhân, cho đến doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc các tập đoàn lớn.
Về mặt công nghệ, ban đầu, phần mềm kế toán chỉ là các bảng tính đơn giản, sau đó được phát triển sang hình thức đóng gói, cài đặt và tuỳ biến theo từng nhu cầu cụ thể của người dùng. Còn hiện nay, phần mềm kế toán đã phát triển lên một mức cao hơn là điện toán đám mây, mang lại trải nghiệm hoàn toàn mới trong việc ứng dụng tiến bộ công nghệ vào công việc kế toán. Và tương lai sẽ còn đi xa hơn thế.
Gần như chúng ta mặc định việc sử dụng phần mềm kế toán như một thực tế phải có của doanh nghiệp nhưng ít ai biết được rằng đằng sau ứng dụng được coi là ‘nhàm chán’ đó lại là một quá trình phát triển gắn liền với xã hội loài người từ lúc còn sơ khai, đi qua nhiều giai đoạn phát triển cho đến khi đạt được các tiến bộ công nghệ mạnh mẽ như ngày nay (máy điện toán và công nghệ điện toán đám mây)
Trong phần đầu tiên của loạt bài A-Z về Phần mềm kế toán, FAST sẽ cố gắng trình bày một số khía cạnh về phần mềm kế toán mà bất kỳ doanh nghiệp hay cá nhân nào có thể quan tâm và muốn tìm hiểu, từ việc điểm lại quá trình phát triển của phần mềm kế toán, hiện tại và xu hướng tương lai của nó (trong phần này), cho đến việc trả lời các câu hỏi khác như phân loại phần mềm kế toán, các lợi ích mà phần mềm kế toán mang lại và làm thế nào để lựa chọn một phần mềm phù hợp cho mình trong phần 2: Những câu hỏi cơ bản về phần mềm kế toán và phần 3: Lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp cho DN)
Bắt đầu nào!
Lịch sử của phần mềm kế toán
Lịch sử của phần mềm kế toán được bắt đầu cách đây hơn 60 năm, chính xác là vào năm 1955 khi chiếc máy điện toán Univac I đầu tiên, nặng gần 30 tấn được mua bởi doanh nghiệp tư nhân lúc đó là General Electric sử dụng chủ yếu cho mục đích kế toán và tính lương.
Hệ thống máy tính Univac 1
Nhưng… ngừng một chút, chúng ta hãy bắt đầu những mốc thời gian cách đó rất rất lâu để thấy sự hình thành các nền tảng của nghề kế toán hiện đại trước khi bước đến thời điểm quan trọng năm 1955.
Cột mốc đầu tiên cách đây hàng ngàn năm
Khi nhu cầu về theo dõi tài sản, giao dịch và nguồn lực đã xuất hiện từ những ngày đầu của xã hội loài người. Con số và bảng chữ cái đầu tiên cũng được phát minh.
Bằng chứng khảo cổ cho thấy những gì chúng ta gọi là các văn bản kế toán, tức những bản ghi giao dịch hàng hoá, được tìm thấy ở Mesopotamia (Iraq ngày nay) là vào khoảng 7000 năm trước. Có những dấu hiệu chỉ ra sự xuất hiện các khái niệm về tiền, toán học, và chữ viết (bảng chữ cái) đầu tiên được định hình bởi nhu cầu đối với dịch vụ kế toán.
Con người dần từ bỏ việc ghi kí hiệu lên xương hay da cừu và bắt đầu sử dụng “mã” để đại diện các con số. Sự thay đổi này được thực hiện bởi người Sumerian vào khoảng 4000 năm trước CN, cho phép số lượng được trừ ra cũng như thêm vào, nói cách khác chính là số học.
Kế toán chính thức du nhập vào Châu Âu vào khoảng gần cuối cuộc Thập tự chinh (từ năm 1095 – 1291), kéo theo đó là sự phát triển thương mại giữa Châu Âu và Trung Đông. Sự phát triển này dẫn đến công việc kinh doanh cần được vận hành bởi nhiều người và dĩ nhiên nó đòi hỏi một hệ thống ghi nhận giao dịch để theo dõi tiền bạc.
Thời kì Trung cổ
Tiền được sử dụng ngày càng rộng rãi bởi các tổ chức lớn, đòi hỏi nhiều kỹ thuật kế toán cao cấp.
Ý là nước khai sinh ra kế toán sổ kép, sử dụng lần đầu ở Genoe vào đầu thế kỉ 14. Cuối thế kỉ 15, tài liệu kế toán đầu tiên “The Summa” được xuất bản ở Venice do Lucia Pacilio, cha đẻ của nghề kế toán, và là 1 trong những cuốn sách đầu tiên được in ở giai đoạn Gutenberg phát minh ra ‘máy’ in (ý tưởng nảy sinh từ thiết bị ép nho vào các thùng ủ rượu).
Lucia Pacilio, cha đẻ của nghề kế toán
Các doanh nhân thời kì này hình thành ý tưởng về công ty cổ phần và vì vậy kế toán cũng phát triển cho kịp xu thế, bắt đầu trở thành một lĩnh vực chuyên môn hơn là nhiệm vụ đơn thuần mà người chủ doanh nghiệp có thể làm như trước kia. Kế toán quản trị và kế toán tài chính bắt đầu phân hoá, nghề kiểm toán viên xuất hiện.
Những năm 1770, thời kì cách mạng công nghiệp ở Anh, chủ xưởng đồ gốm Josiah Wedgwood đi tiên phong về kế toán chi phí cùng với các kĩ thuật chúng ta sử dụng đến tận ngày nay (như đảm bảo hoàn tiền, mua 1 tặng 1, và gửi thư chào hàng trực tiếp), từ đó đạt được hiểu biết về lợi ích của việc đo lường và theo dõi chi phí. Điều này cho phép doanh nghiệp của ông tiếp tục tạo ra kết quả vượt trội so với các doanh nghiệp khác suốt thời kì suy thoái kinh tế nhờ việc cải tiến phương pháp sản xuất, tối ưu chiến lược tiếp thị, hạ thấp chi phí cố định, và động viên nhân viên.
Thời kì hiện đại
Ở Anh vào thế kỷ 19, nghề kế toán bắt đầu được tiêu chuẩn hoá và cấp chứng chỉ hành nghề. Các kế toán viên được yêu cầu phải sở hữu nhiều kĩ năng, không còn đơn thuần là kỹ năng cơ bản và toán học, họ cần hiểu thêm về luật kinh doanh và hợp đồng.
Khoảng giữa thế kỉ 20, thuật ngữ ‘computers’ ra đời, nhưng ban đầu không phải để chỉ các thiết bị tính toán tinh vi, mà để đề cập đến những người thực hiện công việc tính toán tổng số. Còn các computers – máy điện toán thực sự thì lúc này được sử dụng chủ yếu trong quân sự và ứng dụng khoa học.
Mãi đến năm 1955, khi máy điện toán Univac 1 đầu tiên được bán cho doanh nghiệp tư nhân là General Electric để dùng cho mục đích kế toán và tính lương, thì thời đại của phần mềm kế toán mới chính thức được bắt đầu.
Với Univac 1, hãng Remington Rand (giờ là Unisys) đã đánh bại gã khổng lồ IBM để tìm kiếm khách hàng doanh nghiệp đầu tiên. Tuy nhiên vào những ngày này, việc vận chuyển và lắp đặt máy điện toán mất đến vài tháng.
Máy Univac 1, nặng 30 tấn xuất hiện khoảng 1949, tự tạo nên tên tuổi cho mình bằng việc dự đoán chính xác kết quả bầu cử năm 1952. Một máy Univac khác được chuyển đến U.S Census Bureau năm 1953 để xử lý dữ liệu có từ năm 1950.
General Electric mua Univac cho một nhà máy ở Kentucky. Một nhóm kĩ sư độc lập đã phát triển phần mềm trên chiếc máy này cho nhu cầu tính lương, phiên bản đầu tiên mất đến 40 tiếng để chạy, phiên bản tiếp theo giảm con số xuống còn 10 tiếng. Năm 1955, Univac xử lý thêm một số chức năng kiểm soát và hoạch định. Chiếc máy này có thể xử lý số lượng lớn dữ liệu trên băng từ, giúp tiết kiệm sức lao động đáng kể.
Phần mềm kế toán đầu tiên được đặt hàng, mất vài tháng để thiết kế tỉ mỉ đến từng byte thông tin. Lợi ích của máy điện toán ngày càng rõ ràng đến mức các vấn đề ban đầu và chi phí cao được các công ty sẵn lòng chi trả.
Theo thời gian, năng lực của máy điện toán tăng lên, cho phép ứng dụng các công cụ phát triển cao cấp hơn. Điều này cho phép chúng ta định nghĩa và mã hoá các quy tắc kinh doanh mà không cần hiểu mọi thứ nằm bên dưới cỗ máy. Ngôn ngữ máy tính và các khung lập trình cũng phát triển tương xứng.
Thế hệ ngôn ngữ lập trình đầu tiên được phát triển vào năm 1959 cho IBM, tên gọi là 9PAC. Vào lúc này, lưu trữ và truy cập dữ liệu trên máy tính vẫn còn sơ khai, tuy nhiên một số nguyên tắc của 9PAC đã định hình sự phát triển của cơ sở dữ liệu thời kì đầu.
Suốt những năm 60, các công ty đầu tư vào việc sản xuất các hệ thống kế toán theo yêu cầu riêng biệt của từng doanh nghiệp. Máy điện toán vẫn tiếp tục phát triển và ý tưởng xây dựng một ứng dụng tổng hợp với các tính năng linh hoạt tuỳ biến được theo nhu cầu từng khách hàng trở thành hiện thực vào năm 1973 với việc ra mắt SAP RF.
Dòng sản phẩm của SAP phát triển thành hệ thống module có khả năng xử lý nhiều chức năng kinh doanh đa dạng, mục tiêu ban đầu là cho phép người ra quyết định trả lời các câu hỏi tài chính mà không phải qua nhiều bước trung gian. Đơn giản hoá tương tác với kho dữ liệu giúp ngày càng nhiều người thu được nhiều giá trị từ khoản đầu tư vào máy điện toán.
Giữa những năm 80, IBM tung ra PC (máy tính cá nhân), đưa đến sự đổi mới nhanh chóng, từ bảng cân đối thử làm trên giấy sang bảng tính trên Lotus 123, mang tính cách mạng giống như hệ thống sổ kế toán kép.
Peachtree Software (sau này là Sage 50) đưa ngành này sang bước tiến lớn khi giới thiệu phần mềm đầu tiên cho máy tính cá nhân. Cho phép các công ty tự động hoá hoạt động kế toán, tiết kiệm đến hàng ngàn, trăm ngàn hoặc thậm chí hàng triệu đô. Năm 1981, Peachtree cung cấp bộ công cụ văn phòng đầu tiên, bao gồm xử lý văn bản và bảng tính, chạy được trên nhiều máy khác nhau. (7 năm sau, Microsoft ‘phát minh’ ra bộ ứng dụng văn phòng – Microsoft Office – của mình).
Năm 1983, Intuit phát hành Quicken, ứng dụng đầu tiên hướng đến người dùng cá nhân và gia đình, giới thiệu một phương diện khác trong việc phát triển ứng dụng kế toán – giao diện người dùng rõ ràng và dễ truy cập.
Năm 1987, TurboCash được phát hành ở Nam Phi, với hệ thống tự động hoá bảng cân đối thử, bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh. Quy trình xử lý sổ cái 15 ngày rút xuống còn vài phút. Tuy nhiên vẫn còn vài chức năng chưa làm được như tính thuế và xuất hoá đơn. Năm 1990, TurboCash trở nên phổ biến và chiếm 80% thị phần, được cập nhật liên tục và thêm chức năng xuất hoá đơn, quản lý nhà cung cấp và tồn kho.
Những năm 90 của thế kỷ 20, thị trường phần mềm kế toán cũng trải qua biến động đáng kể, nhiều nhà cung cấp ngưng hoạt động, hoặc được mua bởi các tập đoàn lớn hơn.
Dù vậy, ngày qua ngày, công việc kế toán trở nên hiệu suất, và ít lỗi hơn những ngày trước, phần lớn nhờ vào công nghệ.
Theo Stephen Corrigan, giám đốc của Palladium:
“Công nghệ đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của phần mềm kế toán. Khách hàng ngày càng hiểu biết về công nghệ và khó chấp nhận những lỗi phần mềm mà họ từng bỏ qua, trước khi quyết định họ sẽ kiểm tra đến từng chi tiết, tìm hiểu ngôn ngữ mà sản phẩm được phát triển và cơ sở dữ liệu là gì.”
“Phần mềm kế toán đi từ việc là một phương tiện thu thập thông tin tài chính sang gia tăng giá trị cho việc kinh doanh, bao gồm khai thác dữ liệu, bảng điều khiển, theo dõi kinh doanh và cảnh báo đến những tính năng bán gia tăng (upsell) và cung cấp cách thức tăng doanh số cho đội ngũ bán hàng.”
Còn theo Steven Cohe, giám đốc của Softline Pastel:
“Phần mềm kế toán đã tiến hoá xa hơn, từ gói kế toán đơn thuần sang một công cụ quản lý kinh doanh toàn diện. Mẫu số chung của tất cả các thứ này là kế toán, thế nên chúng ta bắt đầu thêm vào đó các chức năng phi kế toán như CRM, ERP, POS và làm cho nhiều người dùng. Phần mềm kế toán bắt đầu xâm nhập vào phần mềm kinh doanh nguyên thuỷ.
Hiện tại và tương lai của Phần mềm kế toán
Ngày nay, phần mềm kế toán xử lý hầu hết các chi tiết theo dõi luân chuyển và sử dụng tiền cho hầu hết mọi người. Giao diện người dùng đang ngày càng thân thiện và dễ truy cập, cho phép chúng ta dành nhiều thời gian vào các yếu tố con người khi làm kinh doanh.
Tiến bộ phần cứng và sự nổi dậy của công nghệ di động giúp chúng ta không còn ràng buộc vào những chiếc hộp cồng kềnh và đắt đỏ để đạt được những lợi ích này.
Làn sóng thay đổi tiếp theo, từ lúc phần mềm kế toán ra đời và phát triển lên dạng đóng gói cài đặt, chính là Internet và thiết bị di động, thường được gọi là điện toán đám mây, được đặt tên từ biểu tượng hình đám mây đại diện cho Internet được dùng trong các biểu đồ dòng công việc.
Điện toán đám mây
Điện toán đám mây cho phép các chức năng quan trọng khác như bảo mật và sao lưu được thực hiện bởi các chuyên gia mà vẫn mang lại hiệu quả về mặt chi phí, chỉ cần trả một số tiền tương đối nhỏ nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu.
Điện toán đám mây mang lại các lợi ích rõ rệt:
- Liên kết giữa ngân hàng, nhà cung cấp, kế toán viên và khách hàng.
- Giải thoát chúng ta khỏi mớ phần cứng rườm rà và hạn chế địa lý.
- Khám phá và khai thác nhiều hiểu biết sâu sắc từ mối quan hệ giữa các khía cạnh khác nhau, như các mô hình bán hàng chưa từng có hoặc những cơ hội hoàn thiện chuổi cung ứng.
- Giảm công việc bàn giấy, tăng tốc độ thanh toán, giảm lực cản thị trường và tăng tốc nền kinh tế.
- Thông tin đạt được nhanh chóng chỉ với những cú chạm, chi phí lưu trữ tài liệu giảm đáng kể.
Theo nghiên cứu được thực hiện bởi Cisco Systems, sử dụng Internet cho mục đích cá nhân đã vượt qua sử dụng cho kinh doanh vào năm 2008 và tăng tốc nhanh chưa từng thấy. Cùng lúc đó, số lượng người dùng di động sử dụng Internet đã vượt qua người dùng desktop.
Ross Hampton, giám đốc CQS:
“Cho đến thời điểm này, phần mềm kế toán đã lập lại những gì xảy ra trên giấy trước đó, nhưng giai đoạn tiếp theo của nó sẽ là di động, tính trực quan và liên kết sâu cho phép các bộ phận kiểm toán nội bộ, khách hàng bên ngoài và các tổ chức khác như ngân hàng, cộng tác với nhau trong một môi trường hiệu quả, thông tin tốt và kiểm soát.”
Mark Silberman, giám đốc AccFin:
“Các kế toán viên sẽ gặp khó khăn để làm quen vào điện toán đám mây, nhưng không phải vì lí do công nghệ, mà vì bảo mật dữ liệu. Bất kì công ty nào muốn đưa thông tin thuế của khách hàng lên mây, họ sẽ muốn biết nó có an toàn hay không.
Stephen Corrigan, giám đốc Palladium:
“Đám mây đóng vai trò ngày càng lớn trong kinh doanh và cụ thể là trong kế toán và ERP. Hệ thống sẽ chuyển từ desktop sang giao diện trình duyệt với phần mềm hoạt động trên máy chủ đám mây, cho dù nó được chạy trên phần cứng của khách hàng hay của nhà cung cấp dịch vụ Internet.
Kết phần 1
Như vậy, các cột mốc trong sự phát triển của ngành kế toán và đặc biệt là lịch sử phát triển phần mềm kế toán đã được nêu rõ.
Chúng ta có thể thấy rằng phần mềm kế toán đóng vai trò thiết yếu trong việc theo dõi sức khoẻ của doanh nghiệp đang ngày càng phát triển mạnh mẽ ở phương diện công nghệ, khi từ những bảng tính bình thường, sang phần mềm đóng gói và đến hôm nay là nền tảng đám mây kết hợp với sự tiến bộ của công nghệ di động và ở phạm vi ứng dụng (ngày càng hoàn thiện và bao phủ nhiều mặt hoạt động của một doanh nghiệp và phù hợp với nhiều quy mô khác nhau).
LâmTT – Phòng FMK FAST
Nguồn tham khảo: