Hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra là hai khái niệm cơ bản nhưng có vai trò vô cùng quan trọng. Hóa đơn đầu vào là tài liệu chứng từ mà doanh nghiệp nhận từ nhà cung cấp khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ, thể hiện các chi phí và khoản nợ phải trả của doanh nghiệp. Trái ngược lại, hóa đơn đầu ra là tài liệu chứng từ mà doanh nghiệp phát sinh và cung cấp cho khách hàng, thể hiện các khoản doanh thu và khoản phải thu từ khách hàng.
Để hiểu rõ hơn về vai trò và sự khác biệt giữa hai loại hóa đơn này, FAST sẽ đi vào từng chi tiết và những điểm khác biệt quan trọng trong bài viết này.
1. Hóa đơn đầu vào là gì?
Hóa đơn đầu vào là một loại chứng từ do người bán xuất cho người mua để chứng minh cho việc mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho sản xuất, kinh doanh, hoạt động của doanh nghiệp.
Nói một cách dễ hiểu hơn: Hóa đơn đầu vào là hóa đơn mà doanh nghiệp mua vào từ các nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ khác. Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn đầu vào để:
- Kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng (VAT): Doanh nghiệp được khấu trừ VAT đã trả cho nhà cung cấp khi mua hàng hóa, dịch vụ.
- Chứng minh chi phí hợp lý: Hóa đơn đầu vào là chứng từ hợp pháp để chứng minh chi phí mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp.
- Quản lý chi tiêu: Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn đầu vào để theo dõi và quản lý chi tiêu cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.
2. Nội dung đầy đủ có trên thông tin hóa đơn đầu vào
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, thông tin hóa đơn đầu vào phải bao gồm các nội dung bắt buộc sau:
Thông tin chung:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán:
- Ghi rõ tên doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh tế cá nhân theo giấy đăng ký kinh doanh.
- Địa chỉ trụ sở chính (hoặc chi nhánh lập hóa đơn) phải cụ thể, rõ ràng.
- Mã số thuế do cơ quan thuế cấp.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua:
- Tương tự như thông tin người bán.
- Ngày tháng năm lập hóa đơn: Phải ghi chính xác theo định dạng dd/mm/yyyy.
- Ký hiệu hóa đơn: Do cơ quan thuế cấp cho doanh nghiệp.
- Số hóa đơn: Do doanh nghiệp tự tạo theo quy định.
- Mẫu hóa đơn: Theo quy định của Bộ Tài chính (hiện nay là hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy).
Thông tin về hàng hóa, dịch vụ:
- Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi rõ ràng, chi tiết để phân biệt với các hàng hóa, dịch vụ khác.
- Đơn vị tính: Phù hợp với quy định đo lường.
- Số lượng: Ghi rõ số lượng thực tế của hàng hóa, dịch vụ được mua bán.
- Đơn giá: Bao gồm giá bán chưa thuế và thuế giá trị gia tăng (VAT).
- Thành tiền: Là tổng giá trị của hàng hóa, dịch vụ sau khi tính thuế.
Thông tin thanh toán:
- Hình thức thanh toán: Tiền mặt, chuyển khoản, séc, thẻ…
- Số tiền thanh toán: Phù hợp với giá trị hóa đơn.
Thông tin khác:
- Ghi chú: Dùng để ghi thêm thông tin cần thiết liên quan đến giao dịch mua bán.
- Ký tên, đóng dấu của người bán: Chữ ký và dấu mộc của người có thẩm quyền lập hóa đơn.
- Thời điểm lập hóa đơn (định dạng ngày/tháng/năm).
- Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử): Mã của cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp lập hóa đơn.
Ngoài ra, hóa đơn đầu vào còn có thể bao gồm một số thông tin bổ sung khác tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp hoặc quy định của pháp luật.
Lưu ý:
- Nội dung trên hóa đơn phải chính xác, rõ ràng, đầy đủ và thể hiện đúng bản chất của giao dịch mua bán.
- Hóa đơn phải được lập đúng thời điểm, đúng mẫu mã theo quy định.
- Doanh nghiệp phải lưu giữ hóa đơn đầu vào đúng theo quy định của pháp luật
>> Xem thêm: Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào tốt hiện nay
3. Các chứng từ đi kèm hóa đơn đầu vào
Ngoài hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp cần lưu trữ thêm một số chứng từ liên quan để chứng minh cho tính hợp lệ của hóa đơn và các khoản chi phí được ghi nhận trong sổ sách kế toán. Các chứng từ đi kèm hóa đơn đầu vào bao gồm:
Chứng từ về việc mua hàng hóa, dịch vụ:
- Hợp đồng mua bán: Thể hiện thỏa thuận giữa người mua và người bán về việc mua bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm các nội dung như: Tên, số lượng, giá cả, thời gian giao hàng, thanh toán…
- Đơn đặt hàng: Do người mua lập gửi cho người bán để thể hiện nhu cầu mua hàng hóa, dịch vụ.
- Phiếu yêu cầu mua hàng: Do bộ phận sử dụng lập gửi cho bộ phận mua hàng để đề nghị mua hàng hóa, dịch vụ cần thiết.
- Biên bản giao nhận hàng hóa: Thể hiện việc bàn giao hàng hóa từ người bán cho người mua, ghi rõ số lượng, tình trạng hàng hóa…
- Phiếu thu, biên lai: Chứng minh việc thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ.
Chứng từ về vận chuyển:
- Hợp đồng vận chuyển: Thể hiện thỏa thuận giữa người mua và bên vận chuyển về việc vận chuyển hàng hóa, bao gồm các nội dung như: phương tiện vận chuyển, thời gian vận chuyển, giá cước vận chuyển…
- Phiếu vận chuyển: Do bên vận chuyển lập để ghi nhận thông tin về hàng hóa được vận chuyển, bao gồm: tên người gửi, người nhận, tên hàng hóa, số lượng, phương tiện vận chuyển…
- Hóa đơn vận chuyển: Chứng minh chi phí vận chuyển hàng hóa.
Chứng từ về bảo hiểm:
- Hợp đồng bảo hiểm: Thể hiện thỏa thuận giữa người mua và công ty bảo hiểm về việc bảo hiểm hàng hóa, dịch vụ, bao gồm các nội dung như: phạm vi bảo hiểm, mức phí bảo hiểm, quyền lợi bảo hiểm…
- Giấy chứng nhận bảo hiểm: Chứng minh việc hàng hóa, dịch vụ được bảo hiểm.
Chứng từ khác:
- Tài liệu chứng minh nguồn gốc hàng hóa: Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), Giấy chứng nhận chất lượng (C/Q),…
- Biên bản thanh lý hợp đồng: Trường hợp hợp đồng mua bán bị thanh lý trước thời hạn.
4. Phân biệt giữa hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra
Hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra là hai loại hóa đơn quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hai loại hóa đơn này có những điểm khác biệt rõ ràng về bản chất, chức năng và cách sử dụng.
| Tiêu chí | Hóa đơn đầu vào | Hóa đơn đầu ra |
| Khái niệm | Hóa đơn nhận được từ nhà cung cấp khi mua hàng hóa, dịch vụ hoặc tài sản cố định từ bên bán. | Hóa đơn phát hành cho khách hàng khi bán hàng hóa, dịch vụ hoặc tài sản cố định từ bên bán. |
| Do ai lập | Do người bán lập | Do người mua lập |
| Chức năng | Chứng minh chi phí, cơ sở tính và khấu trừ thuế VAT đầu vào | Chứng minh doanh thu, cơ sở tính và kê khai thuế VAT đầu ra |
| Thông tin người bán | Nhà cung cấp (bên bán) | Doanh nghiệp (bên bán) |
| Thông tin người mua | Doanh nghiệp (bên mua) | Khách hàng (bên mua) |
| Mục đích | Ghi nhận chi phí, khấu trừ thuế VAT | Ghi nhận doanh thu, kê khai thuế VAT |
| Nội dung ghi trên hóa đơn | Ghi nhận thông tin về hàng hóa, dịch vụ mua vào | Ghi nhận thông tin về hàng hóa, dịch vụ bán ra |
| Giá trị pháp lý | Là căn cứ để khấu trừ thuế VAT, chứng minh chi phí hợp lý | Là căn cứ để thu thuế VAT, ghi nhận doanh thu |
Việc phân biệt rõ ràng giữa hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn các hoạt động tài chính, kế toán và tuân thủ đúng các quy định về thuế.
5. Làm mất hóa đơn đầu vào có bị phạt không?
Làm mất hóa đơn đầu vào có thể dẫn đến các hình phạt theo quy định của pháp luật. Cụ thể:
Theo quy định của Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn:
- Mức phạt tiền:
- Mức phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu vào đã lập và giao cho người mua, nhưng không ảnh hưởng đến nghĩa vụ nộp thuế.
- Mức phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu vào đã lập và giao cho người mua, gây ảnh hưởng đến nghĩa vụ nộp thuế.
- Trách nhiệm khắc phục:
- Người nộp thuế phải lập báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 5 ngày kể từ ngày xảy ra sự cố.
6. Có được xuất hóa đơn đầu ra khi chưa có hóa đơn đầu vào không?
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản liên quan, các doanh nghiệp không được xuất hóa đơn đầu ra khi chưa có hóa đơn đầu vào tương ứng. Điều này là cần thiết để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật trong việc ghi nhận các giao dịch mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Vi phạm quy định này được coi là hành vi vi phạm pháp luật về thời điểm xuất hóa đơn, nhằm đảm bảo rằng hóa đơn được lập vào thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, bất kể việc thanh toán đã được thực hiện hay chưa.
Việc không tuân thủ quy định này có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý, bao gồm việc bị xử phạt theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Do đó, các doanh nghiệp cần chú ý và tuân thủ nghiêm các quy định về thời điểm lập hóa đơn để tránh các rủi ro và mâu thuẫn pháp lý trong quản lý tài chính và kế toán của mình.
7. Xuất hóa đơn đầu ra nhưng không có hóa đơn đầu vào bị phạt như thế nào?
Khi bên mua có chứng cứ rõ ràng như biên bản bàn giao, phiếu nhập kho, hợp đồng mua hàng vào thời điểm giao dịch, nhưng bên bán không xuất hóa đơn đúng thời điểm, hành vi này sẽ bị xử lý theo quy định tại Điều 24 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Theo đó:
- Đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ, doanh nghiệp sẽ bị cảnh cáo.
- Đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không gây chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, mức phạt có thể từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.
- Đối với trường hợp lập hóa đơn sai thời điểm mà không thuộc vào các trường hợp ở trên, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng, tùy thuộc vào mức độ vi phạm.
Điều này nhấn mạnh rằng việc tuân thủ quy định về thời điểm lập hóa đơn là rất quan trọng để tránh các hậu quả pháp lý và tài chính đối với doanh nghiệp.
8. Cách quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả
Kể từ ngày 01-07-2022, quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đối với toàn bộ doanh nghiệp được đưa vào áp dụng. Vì vậy, hướng dẫn chỉ đưa ra những phương án lưu trữ thông dụng đối với hóa đơn điện tử.
Quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác của sổ sách kế toán, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tránh được các khoản phạt do vi phạm quy định về hóa đơn. Dưới đây là một số cách quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả mà bạn có thể tham khảo:
Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử
Việc sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn giúp tự động hóa quy trình nhập liệu, lưu trữ và quản lý hóa đơn một cách hiệu quả. Doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu của mình như phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice… Đảm bảo rằng phần mềm quản lý hóa đơn có khả năng tích hợp với hệ thống kế toán hiện có để tự động ghi nhận chi phí và khấu trừ thuế. Ngoài ra, phần mềm cũng nên có tính năng theo dõi và lập báo cáo liên quan đến hóa đơn đầu vào, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả hơn.
Thiết lập quy trình quản lý hóa đơn rõ ràng
Thiết lập một quy trình quản lý hóa đơn rõ ràng là yếu tố then chốt để đảm bảo hiệu quả và tính minh bạch. Quy trình này bao gồm các bước như tiếp nhận hóa đơn, kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn ngay khi nhận được, và lưu trữ hóa đơn theo thứ tự thời gian, nhà cung cấp hoặc loại hàng hóa/dịch vụ. Ngoài ra, cần thiết lập quy trình kiểm tra và đối chiếu hóa đơn định kỳ với các nhà cung cấp để phát hiện kịp thời các sai sót, đảm bảo rằng mọi hóa đơn đều được quản lý một cách chính xác.
Đào tạo nhân viên
Đào tạo nhân viên về quy trình quản lý hóa đơn là rất quan trọng để đảm bảo tuân thủ quy định và giảm thiểu sai sót. Nhân viên cần được đào tạo về quy trình tiếp nhận, kiểm tra, lưu trữ và xử lý hóa đơn. Điều này giúp họ hiểu rõ tầm quan trọng của hóa đơn trong quản lý tài chính và tuân thủ pháp luật. Ngoài ra, cần đào tạo nhân viên sử dụng thành thạo phần mềm quản lý hóa đơn và các công nghệ liên quan để tối ưu hóa quy trình làm việc.
Thiết lập hệ thống sao lưu và bảo mật
Thiết lập hệ thống sao lưu và bảo mật là biện pháp quan trọng để bảo vệ dữ liệu hóa đơn. Doanh nghiệp nên thực hiện sao lưu dữ liệu hóa đơn định kỳ và lưu trữ trên nhiều phương tiện khác nhau như ổ cứng, dịch vụ lưu trữ đám mây để đảm bảo an toàn. Ngoài ra, việc bảo mật thông tin hóa đơn cũng cần được chú trọng bằng cách sử dụng các biện pháp như mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập và quản lý quyền người dùng.
Kiểm tra và đối chiếu định kỳ
Thực hiện kiểm tra và đối chiếu hóa đơn định kỳ giúp đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của các hóa đơn. Doanh nghiệp nên kiểm tra thường xuyên việc lưu trữ và quản lý hóa đơn để đảm bảo không bị mất mát hoặc hỏng hóc. Đồng thời, đối chiếu hóa đơn với các nhà cung cấp một cách thường xuyên để phát hiện kịp thời các sai sót, đảm bảo mọi hóa đơn đều được ghi nhận đúng và đầy đủ.
9. Cách lưu trữ hóa đơn đầu vào hiệu quả
Lưu trữ hóa đơn bằng địa chỉ email riêng
Với phương pháp này, kế toán có thể tạo một địa chỉ email của công ty để nhận hóa đơn đầu vào từ các đơn vị cung ứng hàng hóa và dịch vụ. Việc sử dụng email giúp tra cứu và sắp xếp hóa đơn trên hệ thống dễ dàng theo ngày gửi, từ đơn vị cung cấp, mang lại sự thuận tiện khi tra cứu.
Ưu điểm:
- Hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp được quản lý riêng trên một địa chỉ email, giúp dễ dàng phân loại và tránh nhầm lẫn với các email khác trong danh mục công việc.
- Kế toán có thể dễ dàng theo dõi và tải xuống hóa đơn để sử dụng trong các nghiệp vụ kế toán khác.
Hạn chế:
- Tính chuyên nghiệp không cao so với việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.
- Tồn tại nguy cơ mất dữ liệu khi email bị mất hoặc bị khóa.
Lưu trữ hóa đơn trên ổ cứng máy tính hoặc trên google drive
Lưu trữ hóa đơn đầu vào trên ổ cứng hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây trên các công cụ drive được coi là một phương pháp an toàn để quản lý. Kế toán có thể phân loại và chia danh mục hóa đơn theo thời gian và nhà cung cấp để dễ dàng tra cứu trong tương lai.
Ưu điểm của phương pháp lưu trữ hóa đơn đầu vào trên ổ cứng hoặc drive:
- Không yêu cầu sử dụng email mới.
- Dễ dàng truy cập hóa đơn
Tuy nhiên, phương pháp này cũng có những hạn chế:
- Nếu chỉ lưu trữ trên máy tính mà không sao lưu dữ liệu, có thể gặp rủi ro mất dữ liệu khi xảy ra sự cố với máy tính.
- Khi tra cứu hóa đơn, cần thao tác và xem với từng hóa đơn một, mất nhiều thời gian.
Nhận email hóa đơn điện tử đầu vào và lập bảng kê khai trên Excel
Thống kê hóa đơn bằng tệp Excel là một trong những phương pháp quản lý phổ biến trong nhiều doanh nghiệp. Khi hóa đơn điện tử được trao đổi qua email, bộ phận của kế toán cũng sẽ thực hiện nhập dữ liệu vào tệp Excel và cung cấp liên kết đến hóa đơn để tiến hành quản lý một toàn bộ nhận dạng.
Ưu điểm:
- Thuận tiện thống kê và tra cứu: Việc sử dụng tệp Excel giúp dễ dàng thống kê, tra cứu và phân loại hóa đơn, đồng thời hỗ trợ nhiều tính năng hữu ích cho công tác kế toán.
Nhược điểm:
- Rủi ro sai sót: Trong quá trình nhập dữ liệu từ hóa đơn sang tệp Excel và từ tệp Excel vào phần mềm kế toán có thể gây ra sai sót.
- Đã nhận email hóa đơn đầu vào và làm bảng kê khai trên Excel
Nhận Email hóa đơn điện tử sau đó in giấy để lưu trữ
Quản lý hóa đơn điện tử qua email gặp khá nhiều rủi ro về nguy cơ mất dữ liệu. Bên cạnh đó, việc kiểm tra và tra cứu hóa đơn đầu vào gây mất thời gian. Do đó, hầu hết kế toán vẫn lựa chọn cách in giấy hóa đơn điện tử đầu vào ngay sau khi nhận được email và kẹp cùng với hợp đồng mua hàng. Với cách này, dữ liệu được lưu trữ ở hai đầu mối: email và chứng từ giấy.
Ưu điểm:
- Không cần tạo email mới để nhận hóa đơn đầu vào
- Không bị mất dữ liệu khi quản lý bằng email
Nhược điểm:
- Tốn kém chi phí giấy, in ấn, lưu trữ
- Quản lý nhiều mối khó tra cứu, kiểm tra hóa đơn
- Không có giải pháp kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn
- Kế toán vẫn phải hạch toán thủ công lên phần mềm kế toán
Lưu trữ hóa đơn điện tử bằng hình ảnh
Ngoài công việc tạo email, doanh nghiệp còn sử dụng phần mềm có thể để lưu trữ các ảnh hóa đơn điện tử trong các thư mục và phân loại theo các tiêu chí như ngày tháng, nguồn cung cấp, phân phối…
Ưu điểm:
- Dễ dàng thực hiện và phân loại: Quá trình này đơn giản và giúp việc phân loại và lưu trữ trở nên thuận tiện.
Nhược điểm:
- Cơ sở dữ liệu bị mất: Có khả năng dữ liệu bị mất khi cố gắng lưu trữ các thiết bị.
Quy trình phức tạp: Công việc quản lý đơn đầu vào có thể trở nên phức tạp và mất thời gian, đặc biệt đối với các doanh nghiệp quy mô lớn có lượng hóa đơn phát sinh liên tục.
10. Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào Fast e-Invoice hiệu quả
Fast e-Invoice là một phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả, được phát triển từ nền tảng phần mềm hóa đơn điện tử. Đây là công cụ hữu ích dành cho bộ phận kế toán, giúp tự động hóa và tối ưu hóa quy trình xử lý hóa đơn đầu vào. Dưới đây là những tính năng chính của Fast e-Invoice:
- Tự động lấy thông tin hóa đơn điện tử: Phần mềm có khả năng tự động lấy thông tin từ email hoặc trực tiếp từ cơ quan Thuế, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
- Kiểm tra tính đúng đắn của hóa đơn điện tử: Đảm bảo các thông tin trên hóa đơn điện tử được kiểm tra một cách tự động và nhanh chóng, từ đó giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu.
- Tự động tạo danh sách nhà cung cấp: Hệ thống tự động tạo và quản lý danh sách các nhà cung cấp, giúp dễ dàng theo dõi và phân loại hóa đơn theo đối tác cung cấp.
- Tiện ích chuyển đổi số liệu vào phần mềm kế toán/phần mềm ERP: Fast e-Invoice tích hợp tiện ích chuyển đổi dữ liệu vào các phần mềm kế toán hoặc ERP, giúp đơn giản hóa quy trình ghi nhận chi phí và khấu trừ thuế.
- Lưu trữ, tra cứu và truy xuất thông tin các tệp xml, pdf của hóa đơn đầu vào: Hỗ trợ lưu trữ các tệp tin hóa đơn dưới dạng xml, pdf để dễ dàng tra cứu và truy xuất thông tin khi cần thiết.
Fast e-Invoice không chỉ là một công cụ hóa đơn điện tử mà còn là một giải pháp toàn diện cho việc quản lý hóa đơn đầu vào, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kế toán và nâng cao hiệu quả trong công việc hàng ngày.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast