Giải pháp ERP Fast Business Online cho ngành bất động sản

1. GIỚI THIỆU PHẦN MỀM ERP – FAST BUSINESS ONLINE CHUYÊN NGÀNH BẤT ĐỘNG SẢN

Sau ứng dụng thành công giải pháp ERP – Fast Business Online dành cho các doanh nghiệp xây lắp, FAST tiếp tục phát triển phần mềm ERP ứng dụng tại các doanh nghiệp kinh doanh bất động sản. Đây là giải pháp chuyên sâu xử lý các quy trình liên quan đến hoạt động kinh doanh bất động sản như: Quản lý thông tin khách hàng tiềm năng, quản lý đội ngũ bán hàng, quản lý giỏ hàng bất động sản, quản lý cho thuê căn hộ – văn phòng – nhà xưởng – gian hàng, quản lý kinh doanh dịch vụ tòa nhà…

Đối với các đơn vị vừa xây lắp vừa kinh doanh bất động sản, giải pháp có thể đáp ứng xuyên suốt từ theo dõi đầu tư xây dựng cơ bản (chủ đầu tư), theo dõi quá trình thi công công trình, đến hoạt động phân phối sản phẩm, quản lý hoạt động tòa nhà.

Giải pháp được xây dựng trên nền tảng sản phẩm Fast Business Online với các tính năng nổi trội : 

• Nền tảng web-based, không cần cài đặt (No Install), không cần tải bất cứ tệp gì (No Download) và không cần cài thêm bất cứ thành phần nào khác như flash, silverlight (No Plug-in), chạy mọi lúc, mọi nơi từ mọi thiết bị…
• Triển khai trên diện rộng, ứng dụng cho mô hình tập đoàn, nhiều chi nhánh, nhiều đơn vị thành viên.
• Có thể mở rộng các module khác như: Quản trị phân phối, HRM, DMS…

Các lớp ứng dụng sản phẩm

2. YÊU CẦU ĐẶC THÙ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN

2.1 Đặc thù chung

Hoạt động kinh doanh sản phẩm bất động sản nhìn chung có sự khác biệt với việc kinh doanh các sản phẩm thông thường nên các quy trình chức năng, thông tin theo dõi cần được xây dựng theo đúng đặc thù, bám sát vào hoạt động quản lý. Các khác biệt về sản phẩm, kinh doanh có thể kể đến như:

• Sản phẩm bất động sản có giá trị lớn với các thông tin theo dõi đặc thù như: vị trí dự án, số lô, số tầng, diện tích, hướng, mô tả công năng…
• Thời gian chăm sóc khách hàng tiềm năng thường tương đối dài, thời gian theo dõi thực hiện hợp đồng cũng rất dài với các điều khoản về tiến độ thanh toán, thay đổi thiết kế, thay đổi chủ sở hữu…
• Theo dõi hoạt động quản lý tòa nhà khi dự án đi vào hoạt động cũng rất phổ biến, với các thông tin theo dõi chi tiết như chi phí điện, nước, gửi xe, thông tin hộ khẩu đối với từng căn hộ, từng nhân khẩu…
• Hoạt động cho thuê cũng đa dạng với các sản phẩm: cho thuê căn hộ, văn phòng, nhà xưởng khu công nghiệp, gian hàng trung tâm thương mại…
• Hồ sơ giấy tờ cần phải lưu trữ nhiều năm, đảm bảo cất trữ an toàn, tra cứu nhanh chóng, thuận tiện ngay khi có yêu cầu.

Sơ đồ các chức năng nghiệp vụ đặc thù BĐS:

Nghiệp vụ đặc thù doanh nghiệp BĐS

2.2 Một số quy trình kinh doanh

Mỗi mảng kinh doanh – bán căn hộ, cho thuê đất ở KCN, cho thuê VP làm việc… đều có quy trình kinh doanh riêng, các quy trình trên phần mềm cũng được xây dựng trên cơ sở các quy trình kinh doanh đó.

Dưới đây là một số quy trình kinh doanh đã được thực hiện:

• Quy trình bán căn hộ
  • Có thể theo dõi khách hàng tiềm năng cho từng sale, quản lý phân cấp theo nhóm – phòng – công ty
  • Theo dõi được một dự án có nhiều chủ đầu tư, một dự án có nhiều đơn vị phân phối, bán hàng
  • Theo dõi thông tin đặt chỗ, hợp đồng cọc, hợp đồng mua bán
  • Theo dõi tiến độ thanh toán, các chính sách về giảm giá, khuyến mại…
  • Theo dõi hoa hồng môi giới, chính sách thưởng
  • Xem trực quan thông tin giỏ hàng bất động sản, thể hiện các trạng thái: Mở bán, giữ chỗ, đặt cọc, ký hợp đồng…
  • …

Quy trình bán căn hộ

Quy trình cho thuê đất KCN, nhà xưởng

Quản lý tòa nhà cho thuê

• Quy trình quản lý tòa nhà căn hộ chung cư

  • Có thể theo dõi quản lý các tòa nhà căn hộ chung cư, quản lý được nhiều khu căn hộ (dự án)

  • Theo dõi các khoản phí: phí quản lý, tiền nước sinh hoạt, gửi xe, vé bơi, duy tu bảo dưỡng…

  • Theo dõi thông tin nhân khẩu từng căn hộ

  • Tính phí, in phiếu thu phí, theo dõi thu phí, công nợ cho từng căn hộ.

Quản lý căn hộ, chung cư

3. GIẢI PHÁP ERP – FAST BUSINESS ONLINE CHO DOANH NGHIỆP KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN

3.1 Các mảng hoạt động kinh doanh bất động sản

Giải pháp ERP – Fast Business Online có thể ứng dụng cho các doanh nghiệp có các mảng hoạt động kinh doanh bất động sản sau:

1. Phân phối căn hộ, nhà ở và đất nền
2. Cho thuê văn phòng làm việc
3. Cho thuê gian hàng trong trung tâm thương mại
4. Cho thuê căn hộ
5. Cho thuê đất ở khu công nghiệp
6. Cho thuê nhà xưởng ở khu công nghiệp
7. Quản lý các tòa nhà chung cư.

Các phân hệ ứng dụng đặc thù bao gồm: Fast CRM Online dành cho doanh nghiệp kinh doanh bất động sản và module Tài chính kế toán.

3.2 Các tính năng chung của Fast CRM Online dành cho đơn vị bất động sản

Các tính năng chính của Fast CRM Online đã được phát triển theo đặc thù để áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh bất động sản, đặc biệt cho mảng phân phối căn hộ, đất nền, nhà ở:

• Quản lý thông tin nhân viên kinh doanh (phân cấp tổ chức, chức vụ…) để tính hoa hồng cho nhân viên kinh doanh trực tiếp, cho cán bộ quản lý nhóm, phòng – phó phòng, trưởng phòng….
• Quản lý lịch làm việc của nhân viên, thông tin và trạng thái của các công việc (chưa thực hiện, đang thực hiện, đã hoàn thành), các chia sẻ liên quan trong quá trình làm việc.
• Quản lý thông tin tiềm năng/khách hàng: đảm bảo tính bảo mật thông tin. Thông tin khách hàng của nhân viên kinh doanh này thì sẽ không được thấy bởi nhân viên kinh doanh khác, trừ trường hợp được chia sẻ.
• Đảm bảo tính duy nhất của tiềm năng/khách hàng trong hệ thống thông qua kiểm tra trùng điện thoại (đối với tiềm năng), trùng mã số thuế (đối với khách hàng doanh nghiệp), trùng số CMND/Hộ chiếu (đối với khách hàng cá nhân).
• Quản lý được giỏ hàng: thông tin dự án, sơ đồ dự án, thông tin sản phẩm bất động sản và tình trạng chính xác của giỏ hàng (các căn chưa mở bán, đã cọc, đã bán, bàn giao, chuyển sở hữu).
• Quản lý các tài liệu liên quan, tổ chức tài liệu theo từng dự án/khách hàng/căn hộ/ loại tài liệu và bảo mật tài liệu, không được xoá hay download tài liệu nếu không có sự cho phép của người dùng có quyền.
• Quản lý các chính sách bất động sản như chính sách giá, chính sách thanh toán, chính sách hoa hồng/môi giới, chính sách khuyến mãi/chiết khấu theo các điều kiện áp dụng chính sách đó.
• Quản lý các chiến dịch marketing, cập nhật các các công việc liên quan đến chiến dịch, gửi email cho các tiềm năng/khách hàng trong danh sách đối tượng hướng đến của chiến dịch.
• Thực hiện các thao tác giao dịch bất động sản trên phần mềm như: phiếu giữ chỗ, hợp đồng cọc, hợp đồng mua bán, thanh lý, bàn giao nhà, chuyển sở hữu, chuyển nhượng.
• Thống kê và phân tích bán hàng theo các tiêu chí: loại sản phẩm, phương thức thanh toán, tình trạng giỏ hàng, bộ phận kinh doanh, dự án.
• Xử lý nghiệp vụ liên quan đến tính toán lãi vay hỗ trợ, phạt chậm nộp, tính toán phí bảo lãnh, tính toán công nợ khi điều chỉnh diện tích, điều chỉnh hệ số tiền đất…
• Kết nối được với phần quản lý tài chính kế toán để lấy các thông tin thanh toán, truy vấn được lịch sử tất cả các giao dịch liên quan đến khách hàng/dự án/căn hộ, như: thông tin căn hộ, thông tin giao dịch liên quan đến căn hộ, tình hình thanh toán/lãi phạt chậm nộp của hợp đồng mua bán căn hộ, tình hình xuất hoá đơn, số tiền phí bảo lãnh, lãi hỗ trợ phải nộp ngân hàng.

Quản lý lịch làm việc nhân viên

3.3 Quản lý thông tin sản phẩm bất động sản (giỏ hàng) và chính sách bán hàng

• Sản phẩm bất động sản tương đối nhiều đặc thù với nhiều thông tin cần thiết để mô tả như các thông tin về dự án và thông tin về từng sản phẩm cụ thể trong dự án…
• Có các đợt mở bán khác nhau, mỗi đợt bán một số lượng nhất định các sản phẩm với các chính sách giá bán, khuyến mãi, thanh toán, hỗ trợ vay từ ngân hàng khác nhau…
• Quá trình chăm sóc khách hàng tiềm năng, bán hàng là một quá trình dài, quản lý một đội ngũ bán hàng lớn, do vậy yêu cầu về quản lý lịch làm việc, kết quả làm việc là cực kỳ quan trọng.
• Chính vì vậy, việc theo dõi thông tin khách hàng, thông tin sản phẩm bất động sản, thông tin hợp đồng – chính sách bán hàng, quản lý công việc của nhân viên kinh doanh, quản lý tài liệu hợp đồng – dự án… được thực hiện một cách chi tiết trên phần mềm.

Thông tin dự án, sản phẩm

Theo dõi hợp đồng, tiến trình theo chính sách

3.4 Báo cáo quản trị

• Các mẫu báo cáo xây dựng gắn theo từng quy trình nghiệp vụ
• Số lượng báo cáo lớn, nhiều chiều, đáp ứng việc thống kê, phân tích quản trị theo thời gian, dự án, sales…

Báo cáo giao dịch

Báo cáo thanh toán

Báo cáo hoa hồng môi giới

Phân tích hoa hồng nhiều kỳ

3.5 Báo cáo dự thu, dự chi và lập kế hoạch dòng tiền trong kinh doanh bất động sản

Trong kinh doanh bất động sản dòng tiền luân chuyển là rất lớn. Vì vậy kiểm soát dự thu, dự chi trong ngắn hạn cũng như lập kế hoạch dòng tiền trong dài hạn vô cùng rất quan trọng ảnh hưởng đến tính sống còn của doanh nghiệp.

Fast Business Online cung cấp công cụ và tiện ích để quản lý, tính toán cũng như lên các báo cáo về dự thu, dự chi và lập kế hoạch dòng tiền.

Khai báo chỉ tiêu dòng tiền

Các báo cáo Fast Business Online cung cấp như:

• Báo cáo tổng hợp dự thu các hợp đồng đã ký theo dự án (theo tháng)
• Báo cáo dự chi theo dự án (theo mã phí, theo tháng)
• Báo cáo dự chi của 1 dự án
• Kế hoạch dòng tiền thu theo dự án (theo kế hoạch bán hàng)
• Kế hoạch dòng tiền thu khác (theo kế hoạch)
• Kế hoạch dòng tiền chi theo dự án
• Kế hoạch dòng tiền chi khác
• Kế hoạch dòng tiền của 1 dự án (theo hợp đồng đã ký và kế hoạch bán)
• Tổng hợp kế hoạch dòng tiền (theo dự án + khác)
• Báo cáo quỹ hàng ngày theo đơn vị cơ sở
• Báo cáo hiệu quả của dự án (doanh thu – chi phí, kế hoạch – thực hiện, theo tháng)
• Báo cáo soft cost của dự án…

Báo cáo dòng tiền

Báo cáo sử dụng ngân sách

4. KHÁCH HÀNG ỨNG DỤNG THÀNH CÔNG GIẢI PHÁP ĐẶC THÙ

• Công ty Cổ phần Đầu tư IMG
• Công ty Cổ phần đầu tư Quốc Cường Land
• Công Ty TNHH Đầu Tư và Quản Lý Bất Động Sản Blue Sky
• Công ty CP Đầu tư và Phát triển Bất động sản An Gia
• Công ty CP Đầu tư xây dựng Tây Hồ
• Công ty Cổ phần Bất động sản Tiến Phước 
• Công ty TNHH địa ốc Hoàng Quân
• Công ty Cổ phần Đức Khải
• ….