- Chi phí bảo trì dành cho việc duy tu, bảo trì hệ thống, sửa lỗi phát sinh của phần mềm (PM).
- Còn chi phí nâng cấp sẽ gắn với các yêu cầu phát sinh của doanh nghiệp, hoặc nhu cầu nâng cấp phiên bản mới.
Để đảm bảo vận hành trơn tru và khai thác hiệu quả hệ thống ERP, doanh nghiệp không nên thiếu chi phí cho bảo trì và nâng cấp hệ thống.
Xem thêm về các chi phí ẩn của ERP.
Chi phí bảo trì phần mềm ERP (maintaince fee)
Chi phí bảo trì bao gồm tất cả các khoản chi phí gắn với công việc sửa lỗi phát sinh cho phần mềm ERP.
Đối với doanh nghiệp mua phần mềm ERP của nước ngoài, nhưng do một đơn vị thứ ba triển khai, phần chi phí bảo trì cũng tách làm hai phần:
- Bảo trì cho sản phẩm (thường gắn vào giá bản quyền PM và quy định trước, ví dụ: Với Oracle, 15% phí là của bản quyền PM, bao gồm cả cơ sở dữ liệu)
- Bảo trì dịch vụ triển khai (bao gồm phần sản phẩm đã được thiết lập theo các quy trình dành cho doanh nghiệp). Tất nhiên, lỗi phát sinh thuộc “nhà” nào (nhà cung cấp sản phẩm hay nhà triển khai) thì bên đó sẽ khắc phục.
Tùy chính sách của nhà cung cấp mà việc sửa lỗi có tính phí hay không. Một số phần mềm lớn của nước ngoài thường tính phí sửa lỗi, trừ một số lỗi nghiêm trọng mà hãng đưa ra chính sách cập nhật bản sửa lỗi miễn phí.
Chi phí nâng cấp phần mềm ERP (upgrade fee)
Tương tự như bảo trì, việc nâng cấp tách làm hai phần:
- Nâng cấp phần mềm (thêm chức năng, tiện ích, nâng phiên bản…) và
- Phát sinh trong triển khai (thay đổi về chức năng, quy trình sử dụng, thêm tiêu chí lọc, báo cáo mới…).
Phần nâng cấp bao gồm cả triển khai thêm cho các phòng ban, đơn vị mới hoặc thêm quy trình tác nghiệp mới. Vấn đề này thường phát sinh khi công ty phần mềm ERP và đơn vị triển khai là 2 đơn vị độc lập. Như vậy, khi doanh nghiệp đưa yêu cầu mới thì cần phân biệt nó thuộc đối tượng nào xử lý.
Ví dụ, thấy phần mềm ERP của mình thiếu 3 báo cáo. Nếu các báo cáo đó thuộc nhóm báo cáo chuẩn của phần mềm ERP mà phiên bản sau đã có, còn thời điểm doanh nghiệp triển khai thì chưa có, doanh nghiệp sẽ yêu cầu công ty phần mềm cung cấp thêm. Trong trường hợp các báo cáo là yêu cầu thêm của doanh nghiệp vì mục đích quản lý (dạng báo cáo customize), doanh nghiệp sẽ yêu cầu hãng triển khai bổ sung 3 báo cáo mới cho riêng mình.
Tuy nhiên, trên thực tế, các hãng triển khai đều “bao thầu” luôn phần nâng cấp của hãng. Tùy vào phạm vi hợp đồng nâng cấp mà doanh nghiệp sẽ đưa ra yêu cầu phát sinh (ví dụ: sửa màn hình, thêm các báo cáo… thậm chí sửa quy trình tác nghiệp).
Một số lưu ý
Điều đầu tiên doanh nghiệp cần lưu ý là phần sửa lỗi không bao gồm lỗi phát sinh do người nhập liệu gây ra. Ngoài ra, các phần mềm ERP đều có chức năng “không duyệt” của những cấp có thẩm quyền với việc làm sai hoặc chức năng thực hiện bút toán đảo đối với các bút toán đã được phê duyệt nếu làm sai. Người dùng nên sử dụng các chức năng này thay cho việc thông báo lỗi và đưa ra yêu cầu sửa lỗi nói trên.
Việc xác định nguyên nhân lỗi sẽ do đơn vị bảo hành thực hiện. Nếu lỗi do phần mềm hệ điều hành, cơ sở dữ liệu, virus…, thông thường, đơn vị bảo hành sẽ không chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên ràng buộc đơn vị bảo hành bằng cách yêu cầu họ phối hợp với bên thứ ba để giải quyết các lỗi nói trên.
Có hai hình thức hỗ trợ: Tại chỗ và từ xa. Phần lớn đơn vị hỗ trợ đều cung cấp dịch vụ hỗ trợ từ xa qua website, điện thoại/fax… Trên thế giới, hình thức hỗ trợ từ xa khá phổ biến. Trong trường hợp không thể khắc phục lỗi được qua hình thức hỗ trợ từ xa, đơn vị hỗ trợ bắt buộc sẽ phải hỗ trợ tại chỗ. Khi đó, doanh nghiệp nên đàm phán mức giá cho các khoản phát sinh đi kèm như chi phí ăn, ở, đi lại…
Theo Thế giới vi tính