Triển khai ERP, chuyển đổi số cho QUACONTROL

QUACONTROL – Đơn vị giám định hàng đầu về sản phẩm than tại Việt Nam

Công ty CP Giám định – VINACOMIN (QUACONTROL) là đơn vị thành viên trực thuộc Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam (VINACOMIN). Thành lập từ năm 1995, QUACONTROL là đơn vị giám định hàng đầu về sản phẩm than tại Việt Nam, được công nhận đạt tiêu chuẩn quốc tế ISO/IEC 17020:2012.
Công ty đang cung cấp các dịch vụ như: Giám định chất lượng than, Kiểm định các thiết bị đo lường, tư vấn đầu tư trang thiết bị, kiểm tra chất lượng sản phẩm than, bảo trì thiết bị…

QUACONTROL có 3 phòng thí nghiệm được trang bị các thiết bị hiện đại phục vụ công tác kiểm tra, phân tích, thử nghiệm và Kiểm định, hiệu chuẩn các thiết bị dụng cụ Đo lường, phân tích phù hợp tiêu chuẩn quốc tế ISO/IEC 17025:2017 và được cấp chứng nhận VILAS 012, VILAS 600, VILAS 1229.

Đến nay, QUACONTROL đã có đủ năng lực giám định mỗi năm trên 100 triệu tấn than xuất & nhập khẩu cũng như tiêu thụ tại thị trường nội địa, trên 1 triệu tấn alumina, cùng các sản phẩm khác.

Trung tâm giám định Hòn Gai (Phường Hà Khánh – TP Hạ Long- Quảng Ninh)

Nguồn: quacontrol.com.vn

Với những thành tích đã đạt được, QUACONTROL đã được bộ KH-CN-MT tặng giải thưởng huy chương vàng chất lượng Việt Nam và được Chủ tịch nước tặng thưởng huân chương lao động Hạng III năm 2001, Hạng nhất năm 2005.

Nhu cầu “số hóa” và “chuyển đổi số” hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp

“Áp dụng công nghệ 4.0 vào quản lý” là một trong những chiến lược phát triển trung và dài hạn được QUACONTROL đề ra nhằm nâng cao năng lực, sức cạnh tranh trên thị trường trong và ngoài nước. Đầu năm 2020, ban lãnh đạo công ty đã quyết định thực hiện chuyển đổi số bằng việc triển khai dự án ERP “Số hóa quy trình giám định và hệ thống quy trình quản lý tổng thể doanh nghiệp”.

Đã từng triển khai thành công cho nhiều đơn vị trực thuộc tập đoàn VINACOMIN như MICCO, VIMICO, Công ty Kinh doanh than Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh… FAST tiếp tục được QUACONTROL lựa chọn là đối tác tin cậy để thực hiện dự án ERP cho doanh nghiệp. FAST đã có hơn 24 năm kinh nghiệm trong việc cung cấp các giải pháp quản trị hoạt động SXKD trên nền tảng CNTT, có đội ngũ nhân sự am hiểu tốt các nghiệp vụ trong nhiều lĩnh vực như bất động sản, bán lẻ, nhà hàng khách sạn, y tế, giáo dục…

Fast Business Online giúp QUACONTROL “số hóa” toàn diện doanh nghiệp 

Trước đây, hầu hết các quy trình tác nghiệp ở QUACONTROL đều thực hiện thủ công, tốn nhiều thời gian và khó khăn trong việc lưu trữ dữ liệu. Sau khi triển khai thành công, giải pháp ERP Fast Business Online giúp doanh nghiệp tối ưu lại toàn bộ quy trình công việc, trở thành công cụ đắc lực cho ban lãnh đạo trong việc hoạch định toàn bộ nguồn nhân lực.

Nhờ vào việc đồng bộ hóa trên toàn hệ thống, dữ liệu đã được liên kết chặt chẽ giúp công việc được tiến hành thuận lợi hơn trước. Hầu hết các chứng từ đều được “số hóa” giúp giảm thiểu một số lượng lớn sổ sách và mẫu biểu.

Các kết quả nổi bật đạt được sau khi triển khai Fast Business Online:

• Công tác kế toán được thực hiện một cách nhanh chóng. Các báo cáo, biểu mẫu tài chính kế toán được thiết kế theo quy định của BTC và theo yêu cầu đặc thù của tập đoàn VINACOMIN, nội bộ công ty.
• Hóa đơn điện tử được tích hợp trực tiếp trên Fast Business Online giúp dễ dàng lập, phát hành và quản lý.
• Quản lý vật tư được kiểm soát hiệu quả theo quy trình mua sắm vật tư của công ty và của cả tập toàn.
• Giải quyết bài toán đặc thù trong công tác giám định:

Toàn bộ các tác nghiệp về giám định được thực hiện trên hệ thống Fast Business Online là thành công lớn nhất của dự án, giúp loại bỏ hoàn toàn các nhược điểm gặp phải khi làm việc thủ công trên giấy tờ như trước đây. Một số quy trình giám định của QUACONTROL có thể kể đến như: Giám định than xuất/nhập khẩu, Giám định tiêu thụ nội địa, Giám định giao nhận, Giám định kiểm kê kho, Giám định quy trình -cấp khác…

Quy trình Thông báo giám định => Duyệt thông báo => Thực hiện giám định khối lượng/chất lượng=> Cập nhật kết quả giám định => Cấp chứng thư giám định/Báo cáo giám định được kiểm soát chặt chẽ. Tại bước Thông báo, email sẽ được tự động gửi đến người kiểm duyệt, sau khi duyệt thông tin sẽ được chuyển đến các bộ phận liên quan giúp nhận thông tin nhanh, kịp thời.

Quy trình giám định chất lượng than

Quy trình giám định khối lượng than

Các biểu mẫu thống kê, báo cáo đặc thù của công ty được thiết lập hoàn toàn tự động dựa trên dữ liệu ở các chứng từ.

Mẫu báo cáo sản lượng giám định

Sau khi hoàn thành các phân tích, người dùng có thể thực hiện cấp chứng thư giám định ngay trên hệ thống với các mẫu chứng thư kiểm kê, chứng thư nguồn, chứng thư kiểm định chất lượng, chứng thư chuyển tải…có sẵn.

Phiếu tạo chứng thư giám định

• Công tác chấm công, tính các chế độ: Việc tổng hợp báo cáo được thực hiện nhanh hơn và giảm tình trạng sai sót so với cách làm thủ công trước đây. Dữ liệu tính công sau khi cập nhật sẽ được hệ thống tự động tính toán để đưa ra các báo báo về chế độ độc hại, báo cáo tăng ca, báo cáo tổng hợp các chế độ cuối năm…
• Công tác tính lương: Cũng giống như công tác tính công, phần mềm sẽ thu thập dữ liệu từ các phòng ban, sau đó tự động chuyển sang lương, kết hợp với nguồn lương hàng tháng để đưa ra báo cáo lương của từng nhân viên.

Dự án QUACONTROL là một trong những dự án phức tạp khi phải giải quyết nhiều vấn đề đặc thù trong lĩnh vực giám định than như: Quy trình giám định than phức tạp, có nhiều loại than và mỗi loại than lại có quy trình giám định khác nhau, mỗi nhóm nhân viên và chi nhánh có nhiều cách tính lương, thưởng khác nhau… Bên cạnh đó, dự án cũng bị ảnh hưởng không nhỏ bởi dịch bệnh Covid-19 và phải ứng phó bằng việc triển khai online.

Đại diện QUACONTROL, anh Nguyễn Công Việt – Trưởng phòng điều hành giám định chia sẻ: “Sau thời gian sử dụng giải pháp ERP Fast Business Online, công việc ở đây rất nhanh chóng và thuận lợi, các phòng ban có sự kết nối với nhau, công việc phân công rõ ràng. Nhờ đó, tiết kiệm rất nhiều thời gian hơn. Khi có những vấn đề xảy ra, các nhân viên phụ trách dự án ghi nhận rất nhanh để có hướng xử lý tốt nhất.”

Đội dự án

Dự án lần này có sự tham gia của Giám đốc văn phòng FAST tại Đà Nẵng anh Nguyễn Hữu Hùng cùng với đội triển khai phòng Tư vấn Ứng dụng.

Anh Lê Quốc Sũy (Thứ 2, từ trái sang). Anh có 11 năm kinh nghiệm ở FAST, 9 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực triển khai ERP. Với những hiểu biết và sự dày dặn trong công việc, anh cũng đã có những dự án thành công khác như Micco, Vimico, Quacontrol,… trong lĩnh vực sản xuất, thương mại.

Anh Trần Viết Khoa (Ngoài cùng, bên trái). Cũng với 11 năm kinh nghiệm và 7 năm triển khai các dự án ERP, anh cũng đã tham gia nhiều dự án nổi bật ở các lĩnh vực gỗ, may mặc, điện tử, dịch vụ,… cho doanh nghiệp Foster, Vimico, Quacontrol…

Anh Hồ Viết Hiền. Với 5 năm kinh nghiệm triển khai ERP khi làm việc ở FAST. Anh tham gia nhiều dự án cho các doanh nghiệp tiêu biểu như Vimico, Quacontrol, BĐS An Gia, Vietsolutions, Việt Hưng, Sangwoo, Wendler…. trong các lĩnh vực Thương mại, sản xuất gỗ, may mặc, dệt may, bao bì, xây dựng…

Dự án còn có sự tham gia của các anh, chị có đến 2-3 năm kinh nghiệm triển khai ERP khi làm việc ở FAST: Anh Trần Hữu Đức, Anh Phan Phúc Thịnh (Thứ 3, từ trái sang), anh Lê Viết Dũng (Ngoài cùng, bên phải), anh Nguyễn Trung Phong, chị Nguyễn Thị Phương Thi (Thứ 2, từ phải sang), chị Nguyễn Thị Hồng Phúc (Thứ 3, từ phải sang), chị Dương Thị Tú Quỳnh.

FMK Team