Quy trình tuyển dụng nhân sự là các bước được doanh nghiệp thực hiện có trình tự nhằm tìm kiếm, thu hút và lựa chọn ứng viên phù hợp với nhu cầu công việc. Việc xây dựng một quy trình hiệu quả giúp tổ chức tuyển dụng “đúng người, đúng việc” và tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, môi trường lành mạnh. Để tìm hiểu chi tiết tầm quan trọng cũng như các bước tuyển dụng khoa học, mời bạn tham khảo bài viết sau của FAST nhé!
1. Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự
Quy trình tuyển dụng nhân sự là bước đầu tiên và quan trọng nhất, giúp tạo dựng một đội ngũ nhân sự chất lượng cho doanh nghiệp. Sở dĩ các tổ chức cần xây dựng một quy trình tuyển dụng riêng vì những lý do sau
Đảm bảo sự phù hợp
- Lựa chọn ứng viên đáp ứng yêu cầu kỹ năng và kinh nghiệm
- Đảm bảo sự tương thích với văn hóa doanh nghiệp
Nâng cao hiệu suất
- Tuyển dụng nhân sự có năng lực cao
- Tăng cường khả năng thích ứng với môi trường mới
Tăng lợi thế cạnh tranh
- Xây dựng đội ngũ nhân sự xuất sắc
- Duy trì hình ảnh tích cực với khách hàng và đối tác
Định hình văn hóa doanh nghiệp
- Tuyển chọn ứng viên có cùng quan điểm giá trị
- Tạo môi trường làm việc tích cực
- Giảm tỷ lệ nghỉ việc
Tối ưu hóa nguồn lực
- Tiết kiệm thời gian và chi phí tuyển dụng
- Xây dựng môi trường làm việc hiệu quả
Đảm bảo tính nhất quán
- Áp dụng tiêu chuẩn tuyển dụng thống nhất
- Tạo cơ hội công bằng cho mọi ứng viên
Tuân thủ pháp luật
- Đảm bảo quy trình tuyển dụng minh bạch
- Tránh các vấn đề pháp lý liên quan đến tuyển dụng
Xây dựng thương hiệu tuyển dụng
- Tạo ấn tượng tốt với ứng viên tiềm năng
- Nâng cao khả năng thu hút nhân tài
Quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả giúp giảm tình trạng “nhảy việc”
2. 7 bước tạo nên quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả
Thực tế, mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy trình tuyển dụng nhân sự riêng, phù hợp với đặc trưng, quy mô, ngành nghề của mình. Dưới đây là 7 bước của một quy trình chung mà bạn có thể tham khảo và áp dụng trong tổ chức của mình.
-
Bước 1: Xác định nhu cầu
Doanh nghiệp xác định rõ nhu cầu tuyển dụng nhân sự dựa trên kế hoạch và chiến lược phát triển mới của mình, bao gồm vị trí, số lượng cần tuyển, thời gian và tiêu chí tuyển dụng. Sau đó, nhà quản trị sẽ lên kế hoạch tuyển dụng chi tiết về thời gian, ngân sách, kênh tìm kiếm, phương pháp tuyển dụng,…
Khi kế hoạch được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ phân công nhiệm vụ cụ thể cho các nhân viên và phòng ban có liên quan. Trong đó, thông thường phòng nhân sự sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện toàn bộ quá trình này.
-
Bước 2: Đăng thông báo tuyển dụng
Ở bước này, nhân viên tuyển dụng sẽ đăng thông báo tuyển dụng qua nhiều kênh khác nhau. Tùy vào đặc điểm của từng vị trí và thói quen của ứng viên tiềm năng, bạn có thể tạo nguồn tuyển dụng trên mạng xã hội, website tìm việc, ngày hội việc làm, nhờ người quen giới thiệu,…
Ngoài ra, hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn liên kết với các trường đại học và cơ sở giáo dục nhằm tiếp cận với nguồn nhân lực chất lượng cao mới tốt nghiệp. Bên cạnh đó, bạn có thể kết hợp đăng thông tin tuyển dụng trên nhiều kênh khác nhau để đảm bảo thu hút được nhiều ứng viên hơn.
Đăng thông tin tuyển dụng trên các kênh online
-
Bước 3: Sàng lọc và sơ vấn
Sau khi nhận được thông tin ứng tuyển từ các kênh đã tạo, nhà tuyển dụng sẽ tiến hành sàng lọc và sơ vấn hồ sơ ứng viên. Trong đó, bạn sẽ sàng lọc CV một lần dựa trên các tiêu chí đã nêu trong bản mô tả công việc, bao gồm kinh nghiệm, kỹ năng, trình độ,… Từ đó, bạn có thể ghi chú những ấn tượng đầu tiên qua CV và đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên với công việc. Ngoài ra, bạn có thể kết hợp sử dụng Hệ thống quản trị tuyển dụng ATS để tăng tính chính xác và hiệu quả.
-
Bước 4: Tổ chức bài test
Các ứng viên đã vượt qua bước sàng lọc và sơ vấn sẽ nhận được thông báo tham gia làm bài test qua email hoặc điện thoại. Lúc này, ngoài việc liên hệ với ứng viên, nhân viên tuyển dụng sẽ phải lập kế hoạch chuẩn bị bài test, bao gồm tài liệu, tài nguyên, xác định thời gian, địa điểm,…
-
Bước 5: Phỏng vấn
Thông thường, các doanh nghiệp có thể tổ chức từ 1 – 3 vòng phỏng vấn hoặc test tùy vào vị trí và tính chất công việc. Trong đó, mỗi vòng phỏng vấn sẽ có sự tham gia của nhiều phòng ban khác nhau, bao gồm cả nhân sự lẫn quản lý cấp cao.
Ở bước này, nhân viên tuyển dụng cần trao đổi và thống nhất lịch phỏng vấn, địa điểm, gửi thư mời và tiếp đón ứng viên trong buổi phỏng vấn. Ngoài ra, bạn cũng cần sắp xếp lịch với Hội đồng phỏng vấn và đảm bảo mỗi cuộc trao đổi không diễn ra quá 10 phút.
>> Xem thêm: Phần mềm HR giúp quản lý nhân sự hiệu quả
Tổ chức buổi phỏng vấn để có cơ hội tương tác trực tiếp với ứng viên
-
Bước 6: Mời ứng viên nhận việc
Kết thúc buổi phỏng vấn, các nhân sự có liên quan sẽ tiến hành đánh giá và xác nhận ứng viên tiềm năng, phù hợp với yêu cầu, văn hóa của tổ chức. Sau đó, nhà tuyển dụng sẽ trao đổi với các ứng viên được lựa chọn về kỳ vọng với công việc và ghi chú những thông tin quan trọng trong hồ sơ.
-
Bước 7: Đào tạo nhân viên mới
Khi ứng viên đồng ý nhận lời mời công việc, nhà tuyển dụng sẽ gửi các thông tin và hướng dẫn chi tiết các thông tin cần điền cho ứng viên. Lúc này bộ phận nhân sự sẽ chuẩn bị Welcome Kit để chào đón nhân viên mới, bao gồm tài liệu, hướng dẫn cũng như thông tin quan trọng về doanh nghiệp.
Bộ phận này cũng chịu trách nhiệm chuẩn bị chỗ làm việc, thiết bị và tài nguyên, đảm bảo nhân viên mới cảm thấy thoải mái và có môi trường làm việc thuận lợi. Ngoài ra, phòng HR sẽ xây dựng và thực hiện các bước cụ thể trong quy trình hội nhập, giúp nhân sự mới làm quen với môi trường, quy trình, chính sách của tổ chức.
3. Phân biệt quy trình tuyển dụng nội bộ với bên ngoài
Dựa trên phạm vi tuyển dụng nguồn nhân lực, quy trình tuyển dụng nhân sự được chia thành hai loại là nội bộ và bên ngoài. Dưới đây là những thông tin khái quát nhất giúp bạn phân biệt hai mô hình này.
| Tuyển dụng nội bộ | Tuyển dụng bên ngoài | |
| Nguồn nhân lực | Bên trong công ty | Bên ngoài công ty |
| Quy trình | Có thể rút gọn nhiều bước (Giới thiệu về công ty,…) | Đầy đủ các bước (Đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn,…) |
| Tiêu chí đánh giá | Thành tích và thâm niên | Bằng cấp và kinh nghiệm |
| Ưu điểm |
|
|
| Nhược điểm |
|
|
4. Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng cùng phần mềm Fast HRM Online
Nếu bạn đang gặp khó khăn khi xây dựng một quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả thì Fast HRM Online chắc chắn là giải pháp phù hợp cho bạn. Đây là phần mềm tuyển dụng được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp quản lý quy trình tuyển dụng một cách khoa học và thông tin. Công cụ này sở hữu các tính năng nổi bật và hiện đại, hứa hẹn sẽ là người bạn đáng tin cậy trong việc tìm kiếm, thu hút nhân tài cho mọi doanh nghiệp.
Fast HRM Online nổi bật với các tính năng tuyển dụng cơ bản như sau:
- Quản lý chi tiết thông tin của các đợt tuyển dụng, hồ sơ ứng viên, kết quả thi tuyển, phỏng vấn.
- Theo dõi nhu cầu tuyển dụng chi tiết theo từng vị trí công việc từ các phòng ban, bộ phận.
- Cho phép doanh nghiệp khai báo nhanh thông tin ứng tuyển của ứng viên cùng với nội dung chi tiết như kỹ năng, kinh nghiệm làm việc, chứng chỉ, trình độ học vấn, thông tin sức khỏe,…
- Tích hợp tính năng lập lịch thi tuyển, phỏng vấn ứng viên theo từng vị trí và vòng tuyển dụng.
- Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ ứng viên sau khi kết thúc mỗi vòng phỏng vấn, thi tuyển.
- Tự động gửi mail đến các ứng viên để thông báo về lịch phỏng vấn, thu tuyển, từ chối tuyển dụng, lời mời công việc,…
- Lưu trữ đầy đủ thông tin ứng viên chưa được tuyển để doanh nghiệp có thể sử dụng trong các lần tuyển dụng tiếp theo nhằm tối đa chi phí.
- Cung cấp báo cáo thống kê, phân tích tình hình, yêu cầu tuyển dụng,… một cách đầy đủ và kịp thời.
- Với những hồ sơ trúng tuyển được duyệt, hệ thống sẽ tự động chuyển đổi toàn bộ thông tin ứng viên thành thông tin nhân viên mới.
Fast HRM Online là công cụ hỗ trợ quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự hiệu quả
Bên cạnh hỗ trợ quy trình tuyển dụng nhân sự, Fast còn là công cụ quản lý nhân sự không thể thiếu. Cụ thể, phần mềm có thể xử lý các công việc về quản lý nhân lực như phát triển, đánh giá, đào tạo, chấm công – tính lương, cho thôi việc, BHXH,… Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phần mềm này mọi lúc mọi nơi và trên mọi thiết bị, bao gồm cả duyệt yêu cầu nhân sự trên Mobile app.
5. Một số lưu ý trong quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp
Để quy trình tuyển dụng nhân sự đạt được hiệu quả tối đa, trong mỗi bước thực hiện, nhân viên phụ trách cần lưu ý một số nội dung sau:
- Xây dựng bản mô tả công việc (JD – Job Description) rõ ràng, tránh gây nhầm lẫn cho ứng viên với các nội dung cụ thể về trách nhiệm, yêu cầu kỹ năng, trình độ, thời gian làm việc, mức lương,…
- Đem đến trải nghiệm tuyển dụng tích cực cho ứng viên thông qua việc xây dựng trang web tuyển dụng sáng tạo, thân thiện với thông tin chi tiết về vị trí công việc, quy trình tuyển dụng nhân sự; giao tiếp thân thiện, chuyên nghiệp; phản hồi nhanh chóng và cởi mở,…
- Ứng dụng phần mềm 4.0 trong quy trình tuyển dụng nhân sự để tự động hóa và nâng cao hiệu quả công việc.
Xây dựng bản mô tả công việc rõ ràng, dễ hiểu
Trên đây là những thông tin tổng quan nhất về 7 bước hiệu quả trong quy trình tuyển dụng nhân sự, có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Để hỗ trợ công tác tuyển dụng, cũng như nâng cao hiệu suất quản lý nhân sự, bạn có thể sử dụng các phần mềm tương tự như Fast HRM Online. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về nội dung hoặc nền tảng trên thì bạn có thể liên hệ trực tiếp với FAST để được hỗ trợ nhanh nhất nhé!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast
Xem thêm:
Fresher, Junior, Senior là gì? Phân biệt vai trò và trách nhiệm