Chuyện chọn đúng phần mềm kế toán rất quan trọng.
Trong nhiều trường hợp, nó quyết định doanh nghiệp nào có lời và doanh nghiệp nào không.
Trong phần 2 của bài viết A-Z về phần mềm kế toán, FAST đã trình bày các khía cạnh căn bản nhất khi nghĩ về phần mềm kế toán như định nghĩa, vai trò và lợi ích, đặc điểm của một phần mềm kế toán tốt… Bạn có thể tìm hiểu phần 1 về lịch sử của phần mềm kế toán để có kiến thức toàn diện hơn.
Phần 3, cũng là phần cuối, sẽ bàn về một chủ đề quan trọng không kém 2 phần đầu, đó là lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
Chúng ta sẽ làm rõ vì sao cần phải nghiêm túc khi lựa chọn phần mềm, cần thực hiện những bước nào để có được phần mềm phù hợp với doanh nghiệp của mình, đồng thời cũng cung cấp cho bạn các đặc điểm và tính chất cần đưa vào quá trình đánh giá phần mềm.
Hãy bắt đầu với câu hỏi…
Vì sao cần lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp và điều này ảnh hưởng ra sao?
Hiện nay có khá nhiều nhà cung cấp phần mềm kế toán có mặt trên thị trường, với các giải pháp được cung cấp gần như không chênh lệch nhau về tính năng, nhưng đấy không chỉ là yếu tố duy nhất cần xem xét, còn tồn tại khá nhiều yếu tố cần được đưa vào quá trình chọn lựa phần mềm phù hợp, và nếu không cẩn thận, chủ doanh nghiệp đôi khi có thể đầu tư sai vào phần mềm, và gặp vấn đề trong việc vận hành phần mềm, hoặc dẫn đến tăng chi phí khi phải chuyển đổi sang phần mềm khác.
Phần mềm kế toán không nhất thiết làm cho nhân viên kế toán trở nên dư thừa, nhưng giải pháp đúng có thể giúp doanh nghiệp phát triển và giúp “cuộc sống” dễ dàng hơn. Nên việc chọn phần mềm đúng phù hợp với doanh nghiệp của bạn rất đáng bỏ thời gian và công sức.
Nói như Mike Budiac, chủ tịch Finding Accounting Software “Chuyện chọn đúng rất quan trọng. Trong nhiều trường hợp, nó quyết định doanh nghiệp nào có lời và doanh nghiệp nào không”.
Vậy làm sao để chọn được phần mềm kế toán phù hợp? Những yếu tố còn lại, ngoài tính năng, cần được đưa ra xem xét là gì?
Quy trình 4 bước sau đây sẽ giúp bạn đạt được điều đó
Bước 1: Đánh giá nhu cầu về phần mềm kế toán
Không phải tự nhiên nói mua là mua ngay, bạn phải làm rõ vì sao mình cần phần mềm kế toán, hoặc xác định rõ những vấn đề đang gây ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp mà cần đến phần mềm kế toán.
Liệu lý do có phải là “bởi ai cũng xài phần mềm kế toán nên tôi xài” hay do “nhân viên kế toán của tôi muốn dùng nên tôi mua cho dùng” hay không. Nếu vậy, bạn đang không nghiêm túc với khoản đầu tư của mình.
Hãy thực hiện bước này bằng cách nói chuyện với kế toán hoặc bất kì nhân sự nào bạn thấy cần. Trao đổi và hỏi họ để làm rõ nhu cầu, liệu có phải xuất hoá đơn mất thời gian, hay việc tính toán ở khâu nào đó quá chậm…
Viết câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi nào bạn nghĩ ra, càng cụ thể càng tốt. Hỏi họ xem, nếu được chọn, họ sẽ đề xuất phần mềm nào và đưa vào danh sách các lựa chọn tiềm năng, dành cho bước 4.
Kết thúc bước 1, nếu bạn ngày càng khẳng định việc đầu tư mua phần mềm kế toán là hoàn toàn cần thiết, thì hãy tiếp tục bước 2.
Bước 2: Liệt kê các tính năng doanh nghiệp cần ở phần mềm kế toán
Ở bước này bạn sẽ có danh sách các tính năng/đặc điểm bạn cần ở phần mềm được chọn, nó là cơ sở để bạn chọn được phần mềm phù hợp từ danh sách tiềm năng có được ở bước 1 và bước 3.
Bạn cần liệt kê mọi tính năng của phần mềm kế toán mà doanh nghiệp của mình cần để cho nó hoạt động và phát triển.
Các tính năng có thể bao gồm: lập hoá đơn, tính lương, thu mua, tồn kho, báo giá, báo cáo tổng quan, ngân sách, quản lý cơ sở dữ liệu, theo dõi Thuế hàng hoá dịch vụ và báo cáo hoạt động kinh doanh, giao diện đơn giản, thân thiện…
Và những tính năng khác mà bạn có thể cần: liên kết tài khoản ngân hàng, quy đổi ngoại tệ, POS, kết nối với phần mềm khác, đa người dùng, dễ mở rộng tính năng, truy cập nhiều thiết bị, hỗ trợ chuyên nghiệp, bảo mật…
Tuy nhiên việc lập danh sách tính năng không có nghĩa bạn sẽ thẳng tay loại bỏ bất kì phần mềm nào không đáp ứng 1 hoặc 2 tính năng trong số đó.
Và tất nhiên, sẽ không có phần mềm nào đáp ứng hết mọi thứ bạn liêt kê, nên cứ chọn cái nào mà bạn cảm thấy “không thể sống thiếu”. Điều quan trọng không phải là phải khớp 100% yêu cầu, điều quan trọng là với những gì đáp ứng được, nó giải quyết nhu cầu mà bạn xác định ở bước 1 ra sao.
Một cách khá hay giúp bạn dễ quyết định là với mỗi tính năng được liệt kê, hãy phân loại nó thành “Không thể thiếu” hoặc “Có cho vui”.
Bạn có thể xem một số đặc điểm mà phần mềm kế toán tốt nên có ở phần 2: Những câu hỏi cơ bản về phần mềm kế toán.
Bước 3: Bổ sung cho danh sách phần mềm tiềm năng ở bước 1
Đừng cho rằng bạn sẽ dừng lại ở những gợi ý mà kế toán của mình cung cấp, thông tin đó có giá trị tham khảo cho bạn nhưng đừng quên thông tin đó cũng có thể đã lỗi thời và luôn tồn tại những giải pháp hay hơn ngoài kia.
Mặc dù cũng phải thừa nhận rằng khi bạn mua phần mềm rồi, thì người sử dụng không ai khác hơn chính là kế toán của bạn, nên việc họ đề xuất phần mềm họ biết, cũng phần nào mang lại lợi thế về chi phí huấn luyện sử dụng có thể phát sinh sau này.
Vậy bạn sẽ thực hiện bước này thế nào? Có 3 cách:
- Google. Công cụ đơn giản nhất để tìm hiểu các thứ trên internet.
- Tìm hiểu xem người khác cùng ngành hoặc đối thủ cạnh tranh đang sử dụng phần mềm nào, những hội thảo hay hiệp hội doanh nghiệp cũng là nơi tuyệt vời để hỏi han.
- Ngoài kế toán viên thì các nhân viên CNTT trong công ty cũng có thể tư vấn giúp bạn. Có thể họ rành về khoản này, có thể không, nhưng chắc chắn bạn có thể hỏi thêm họ về phương diện phần cứng.
Đến đây, bạn đã có danh sách kha khá các giải pháp tiềm năng, hãy đi thêm một bước nữa: thu thập thông tin chi tiết về từng giải pháp.
Google là công cụ tuyệt vời nhất, hãy tìm và đọc các nội dung giới thiệu và các đánh giá khách quan của khách hàng từng sử dụng.
Một số nhà cung cấp có tiếng và có nhiều khách hàng có thể còn tổ chức diễn đàn hỗ trợ, bạn có thể lên đấy và tìm hiểu những thứ mình quan tâm. Lưu lại những chi tiết cốt lõi nhất và bổ sung tất cả chúng vào từng giải pháp tiềm năng.
Bước 4: Đánh giá và chọn lựa giải pháp phù hợp
Ở bước này, bạn dựa trên danh sách tính năng ở bước 2 để kiểm tra xem các phần mềm tiềm năng ở bước 3 có đáp ứng gần hết các tính năng quan trọng với bạn không.
Nên nhớ, không có phần mềm kế toán tốt nhất, chỉ có cái phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn. Tinh thần của bước này là bạn phải cân bằng giữa thông tin mình nhận được từ những người mình nói chuyện với các thông tin thực tế và quan điểm khách quan. Nếu phần mềm nào có chương trình dùng thử thì cứ đăng ký thử trước khi mua.
Theo Quadeno, để việc đánh giá & lựa chọn diễn ra hiệu quả, bạn cần thiết lập quy trình từ đầu tới cuối khi chọn phần mềm và ra quyết định. Quy trình như vậy sẽ giúp bạn tập trung khi giới hạn lại các lựa chọn tiềm năng.
- Một người phụ trách đưa ra lần lượt các lựa chọn.
- Một người ra quyết định cuối cùng (đây có thể chính là người tổ chức quy trình này)
- Một phương pháp cho điểm dựa trên sự tự đánh giá đối với từng phần mềm, bao gồm trọng số cho từng yếu tố được đánh giá.
- Nếu có điều kiện thì thực hiện quan sát định tính, cho biết cảm giác, suy nghĩ.
- Tổ chức để những người tham gia có cơ hội sử dụng phần mềm.
- Và luôn có cơ chế để đi đến kết thúc (trong trường hợp lăn tăn không dứt giữa các lựa chọn), ví dụ như thu hẹp còn 3 lựa chọn và cho điểm, thử nghiệm 2 lựa cọn cuối cùng trước khi quyết định.
Khi từng giải pháp được đưa ra, hãy đơn giản và tập trung chủ yếu vào nhu cầu kinh doanh. Đừng bận tâm những lời “khua chiêng múa trống” của người bán. Hãy nhìn vào tính linh hoạt và cân nhắc nhu cầu kinh doanh trong tương lai, bằng cách nào đó, hãy hỏi người bán những câu hỏi này:
- Phần mềm này có phù hợp với ngành của tôi không?
- Anh có thể tuỳ chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của tôi được không?
- Phần mềm của anh có thể cung cấp cho bao nhiêu nhân viên (thậm chí khách hàng) sử dụng?
- Phần mềm có thể giúp tôi tuân thủ luật thuế, và các quy định tài chính như thế nào?
- Dữ liệu được sao lưu ra sao?
- Có thể truy cập ngay lập tức sau khi mất điện không?
- Anh có phương án bảo mật nào giúp cho dữ liệu doanh nghiệp và khách hàng an toàn không?
- Chi phí tổng cộng là gì? Có bao gồm phí cài đặt hoặc lưu trữ đám mây chưa?
- Loại hỗ trợ kỹ thuật và dịch vụ khách hàng nào mà anh có?
- V.v…
Chưa hết, bạn cần phải cân nhắc các yếu tố sau đây vào quá trình đánh giá và lựa chọn phần mềm mà Quardeno gợi ý ở trên.
- Lưu trữ và bảo vệ dữ liệu. Đảm bảo hệ thống được chọn sẽ mã hoá thông tin tài chính bí mật của bạn. Hệ thống phải có khả năng lên lịch trình sao lưu thông tin quan trọng, không bị mất khi có sự cố máy tính. Bảo đảm là địa điểm lưu trữ dữ liệu không quá xa nếu bạn cần khôi phục thông tin.
- Kiểm soát nội dung. Hệ thống kế toán bạn chọn nên cung cấp chức năng phân quyền người dùng. Cùng một người dùng có thể không được phép xử lý hàng ký gửi hay hoặc đối chiếu tài khoản ngân hàng. Giám sát của công ty nên có bảng in báo cáo để bảo đảm công việc của nhân viên dưới quyền. Công ty cũng nên có quy trình kiểm tra nhật ký nhập liệu bất thường và lưu trữ các tài liệu trong dữ liệu kế toán.
- Ngân sách dự kiến. Khi quyết ngân sách, nhớ bao gồm luôn các chi phí này: Cài đặt và bảo trì thường xuyên, huấn luyện ban đầu và định kì. Nếu là phần mềm kế toán theo ngành có thể sẽ mắc hơn đáng kể so với phần mềm kế toán tổng hợp và bạn cần đưa chi phí tổng thể vào ngân sách. Xem xét phần cứng máy tính hiện có, phần mềm có chạy tốt trên phần cứng không hay cần nâng cấp?
- Nhu cầu của bạn. Mọi thứ bạn làm đến bước này đều xuất phát từ nhu cầu được xác định tại bước 1, tuy nhiên, nhu cầu của bạn có thể thay đổi hoặc được điều chỉnh vì lý do nào đó, nên dù sao vẫn tốt hơn khi đưa xem xét lại nó một lần nữa.
- Quy mô kinh doanh. Phần mềm phù hợp hôm nay có thể không còn chỉ sau 1 năm. Luôn nghĩ về việc tăng trưởng và mở rộng kinh doanh khi đánh giá một giải pháp.
- Các phân hệ nghiệp vụ. Hãy xác định những phân hệ nào có trong báo giá và phân hệ nào là chi phí trội thêm. Chẳng hạn, vài nhà sản xuất phần mềm sẽ tính tiền phân hệ tính lương. Nhớ ghi chú chi phí tổng thể của từng gói phần mềm, để bạn có thể so sánh sau này nếu cần.
- Truy cập và linh động. Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều chi nhánh / văn phòng, bạn cần xem xét về cách nhân viên tại đó truy cập và sử dụng phần mềm. Trường hợp bạn không có nhân viên CNTT, việc cài đặt máy chủ có thể phức tạp và mệt mỏi khi có sự cố. Trong trường hợp đó, phần mềm kế toán chạy trên nền internet có thể là lựa chọn tốt.
- Kiến thức cần thiết (đường cong học tập). Phần mềm tốt sẽ vô dụng nếu nhân viên không thể học cách dùng nó. Bạn phải cân nhắc trình độ của nhân viên. Một số đòi hỏi kiến thức kế toán ở mức cao, trong khi số khác dành cho chủ doanh nghiệp và nhân viên không rành hay không có kinh nghiệm kế toán.
- Dễ dùng. Luôn nhớ rằng nhân viên kế toán của bạn chính là người sử dụng phần mềm thường xuyên nhất.
- Giá. Nhiều phần mềm có cấu trúc giá khác nhau. Một số có giá theo số người người dùng, số khác theo bộ tính năng. Một số có chi phí hàng năm, số khác theo tháng, hoặc cả hai. Một số lấy tiền bạn khi cài đặt, và phụ phí khi lưu dữ liệu hoặc thêm phân hệ.
- Chính sách hỗ trợ khách hàng. Họ có hỗ trợ online không? Tài liệu hướng dẫn có dễ hiểu không? Loại hỗ trợ mà họ cung cấp?
- Phiên bản online hay cài đặt. Nếu dùng online thì tiện lợi hơn khi muốn truy xuất dữ liệu từ nhiều thiết bị.
- Dùng thử miễn phí. Có cho thời gian dùng thử miễn phí không? Nếu có thì tốt.
- Đơn giản khi bắt đầu sử dụng. Tìm hiểu chi tiết về quy trình bắt đầu của phần mềm. Bạn có phải phụ trách xuất và nhập dữ liệu hay không? Họ có nhân viên giúp bạn làm chuyện đấy không? Dữ liệu của bạn có đồng bộ không?
- Tuỳ biến. Một phần mềm tốt là có thể tuỳ biến theo nhu cầu và đòi hỏi của doanh nghiệp. Phải dễ dàng tuỳ biến dữ liệu và báo cáo.
- Chia sẻ dữ liệu. Phải làm cho dữ liệu trở nên dễ chia sẻ giữa các bộ phận khác nhau. Dễ dàng truy cập dữ liệu giữa các bộ phận liên quan như kế toán, nhân sự, kinh doanh, và ban lý. Đây là tính năng quan trọng và cốt lõi.
- Thay đổi theo quy mô. Khi doanh nghiệp phát triển và tăng trưởng, phần mềm kế toán phải có khả năng phát triển theo quy mô đó của doanh nghiệp, bởi vì việc thay đổi phần mềm phù hợp sẽ rất tốn kém về chi phí.
Một giải pháp đạt được phần nhiều các yêu cầu được liệt kê bên trên (tất nhiên phải phù hợp với nhu cầu của bạn) sẽ xứng đáng được đầu tư hơn so với phần còn lại.
Kết phần 3
Như vậy là đã kết thúc 4 bước lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. Quá trình tiến hành 4 bước nhanh hay chậm trên thực tế sẽ tuỳ vào tính chất quan trọng của quyết định, số người tham gia vào quá trình, số lượng các lựa chọn tiềm năng bạn có, kinh nghiệm mà bạn có qua các lần thực hành và quan trọng là bạn theo sát các bước nêu trên như thế nào.
Nên nhớ rằng mục tiêu của việc này cuối cùng chọn được phần mềm phù hợp nhất với bạn, nhằm giảm thiểu các rủi ro khi chọn nhầm phần mềm, vì kéo theo đó là những thiệt hại về chi phí, công sức, thời gian,…
Chúc bạn sớm tìm được giải pháp ưng ý nhất.
Lâm TT – Phòng FMK FAST
Nguồn tham khảo: