Để triển khai ERP thành công, ngoài các yếu tố quyết định sự thành bại như: chi phí, nguồn nhân lực, sự quyết tâm của ban lãnh đạo…còn có một yếu tố khá quan trọng nhưng ít được nhắc đến, đó là tâm lý.
Việc triển khai hệ thống ERP thường kéo dài từ 6-18 tháng, trong thời gian này có rất nhiều tác động bên trong lẫn bên ngoài ảnh hưởng đến tâm lý đội ngũ tiếp nhận hệ thống (bao gồm người quản lý dự án, ban lãnh đạo và người dùng).
Hiểu rõ các diễn tiến tâm lý trong giai đoạn này giúp ích rất nhiều cho người chủ nhiệm dự án, đồng thời góp phần nâng cao khả năng thành công của việc triển khai ERP.
Các thay đổi tâm lý khi triển khai ERP thường được chia làm 5 giai đoạn.
Giai đoạn tâm lý rối rắm
Tâm lý này thường có trong giai đoạn chuẩn bị và chủ yếu liên quan đến các nhà lãnh đạo, các trưởng bộ phận, những người khởi xướng dự án.
Trong giai đoạn này thường bao gồm các cảm xúc:
- Hưng phấn khi nghĩ về viễn cảnh tươi sáng của doanh nghiệp sau khi ứng dụng hệ thống mới
- Lo lắng về việc đầu tư, chọn nhà cung cấp, chọn nhà tư vấn
- Ưu tư về tính hiệu quả của hệ thống, sự thay đổi và những ảnh hưởng do hệ thống mới mang lại.
Trong giai đoạn này, sự bất an và các tâm lý rối rắm gây rất nhiều trở ngại và thường làm kéo dài dự án. Một số phương thức hiệu quả giúp giảm thiểu độ phức tạp của dự án trong giai đoạn này là chia nhỏ và phân loại.
Người giám đốc dự án lập kế hoạch chia nhỏ dự án thành nhiều phần. Ví dụ: Chọn nhà tư vấn độc lập; Xác định các yêu cầu của doanh nghiệp; Chọn nhà cung cấp và triển khai giải pháp; Lập kế hoạch tiếp nhận và vận hành hệ thống.
Mỗi phần sẽ lại được chia thành các phần việc nhỏ hơn với các kế hoạch hành động cụ thể, có thời hạn.
Giám đốc dự án cũng có thể phân loại công việc thành các nhóm (dựa theo mục đích hay kết quả cần đạt được).
Với cách làm này nhà quản lý dự án sẽ tránh được hiệu ứng phức tạp do việc thu nhận thông tin đa chiều từ các nguồn khác nhau: nhà tư vấn, nhà cung cấp giải pháp, công ty triển khai. Việc tiếp xúc với các nguồn thông tin có các động cơ khác nhau dễ làm người quản lý bối rối.
Giai đoạn chống chọi
Đây có thể được xem là giai đoạn khó khăn của việc triển khai ERP.
Tâm lý ngại thay đổi công nghệ tồn tại trong mọi dạng dự án. Việc triển khai một dự án công nghệ mới, đồng nghĩa với việc phải học hỏi, phải thay đổi thói quen. Điều này góp phần gia tăng khối lượng và áp lực công việc, dẫn đến các diễn tiến tâm lý tiêu cực, bất hợp tác…
Thấu hiểu điều này, khi thuyết trình khởi động dự án, một trong những việc mấu chốt mà người quản lý dự án cần làm là khơi dậy được tâm lý cách tân của người dùng.
Nhấn mạnh rằng, việc thay đổi thường gây cho người ta trạng thái tâm lý phản kháng và điều này là rất bình thường, mọi người hãy hiểu và tập trung nhìn về mặt sáng của sự việc. Đó là những giá trị gia tăng mà hệ thống mới có thể mang lại.
Giai đoạn thoải mái
Sẽ thật kỳ lạ nếu nói rằng, trong quá trình triển khai ERP cực kỳ bận rộn, đội triển khai lại có lúc có được trạng thái thảnh thơi: thoải mái và tận hưởng.
Vâng đúng vậy, tâm lý thoải mái xuất hiện khi mà đội dự án quán triệt được sự hữu ích của hệ thống, các quy trình được tích hợp đầy đủ và vận hành trôi chảy, những bảng báo cáo cũng được cải thiện đáng kể.
Trạng thái tâm lý thoải mái này thường làm cho đội dự án không muốn đẩy nhanh tiến trình sang một giai đoạn mới.
Và như vậy, một lần nữa, hãy nhắc nhở mọi người rằng đây là lúc họ phải đưa hệ thống vào ứng dụng thực tiễn.
Mỗi người phải chuẩn bị tinh thần và thể chất để đáp ứng khối lượng công việc rất lớn nhằm kiểm tra các lý thuyết trong giai đoạn vận hành thử nghiệm. Và đội ngũ triển khai phần mềm ERP cũng phải hết sức nỗ lực, tập trung cho việc chuyển đổi dữ liệu sang hệ thống mới và tiến hành triển khai hệ thống chính thức.
Giai đoạn hoài cổ
Khi ứng dụng mới vận hành, đội dự án sẽ ngập tràn trong những khó khăn, họ sẽ gặp rất nhiều trở ngại ví như người lần đầu xỏ đôi giầy mới vậy.
Đội dự án sẽ phải giải quyết rất nhiều vấn đề và phải hỗ trợ lượng lớn người dùng tham gia vào quá trình vận hành. Lúc này tâm lý hoài cổ sẽ rất phổ biến, mọi người sẽ tự hỏi ”Sao mình lại rời bỏ hệ thống (môi trường, cách làm) trước đây?”.
Sự chán nản hay thất vọng và những mong muốn được quay về với môi trường trước đây sẽ tồn tại trong vài tháng, cho đến khi người sử dụng có thể vận hành hệ thống mới thuần thục hơn.
Một lần nữa, đội dự án phải thường xuyên nhắc nhở mọi người rằng trạng thái này chỉ là tạm thời. Nó giống như giai đoạn đầu khi bạn chuyển từ việc điều khiển xe 2 bánh sang 4 bánh vậy. Dự án đang trong giai đoạn hoàn thiện, mọi thứ sẽ được cải thiện, và trong thời gian tới họ sẽ có thể tận hưởng những lợi ích mang lại từ hệ thống.
Một số lợi ích hữu hình cũng nên được mang ra thảo luận. Ví dụ, bạn có thể nói với nhân viên kế toán rằng từ nay họ sẽ rất khó có cơ hội tìm kiếm các số liệu sai sót (hay không tương thích) như trong cách làm thủ công trước đây.
Giai đoạn hưng phấn
Sau hàng tháng trời làm việc cực nhọc với hệ thống mới, các quy trình vận hành trở nên quen thuộc, ban lãnh đạo cải thiện được cách vận hành doanh nghiệp bằng các công cụ mới, những trục trặc ít quan trọng mà trước đây chưa giải quyết xong cũng dần dần được xử lý.
Khi việc triển khai ERP đã đi vào ổn định, người chủ nhiệm dự án nên dành thời gian trao đổi với các trưởng bộ phận xem họ cảm nhận thế nào về các lợi ích của hệ thống mới.
Việc này sẽ tạo một trạng thái tâm lý hưng phấn chung cho toàn doanh nghiệp.
Và đây cũng là thời điểm thuận lợi để người lãnh đạo công nghệ đưa ra thông báo cho việc sẽ triển khai một hệ thống mới khác như: hệ thống quản lý khách hàng (CRM), hệ quản lý hệ thống phân phối (DMS)…
Theo Thế giới vi tính
