Bước 1: Xác định mục tiêu và kỳ vọng quản lý cần đạt được
Mục tiêu của công việc này là đặt ra những chỉ tiêu quản lý kỳ vọng mà hệ thống ERP sẽ giải quyết được. Các bài toán quản lý nào cần giải quyết, thứ tự ưu tiên triển khai trong đơn vị…
Mục tiêu này phải định lượng được; VD: DN muốn giảm giá trị tồn kho nguyên vật kiệu, hàng hóa xuống bao nhiêu phần trăm/giảm xuống bao nhiêu ngày… Việc có những chỉ tiêu định lượng cụ thể sẽ giúp DN tính toán được ROI (Return-On-Investment – Lợi nhuận trên vốn đầu tư) của dự án.
Một trong những thiếu sót ở giai đoạn này là DN thường chưa phân định rõ ràng giữa “mục tiêu tác nghiệp” và các “mục tiêu quản trị”. Nếu, tác nghiệp hướng tới đáp ứng các yêu cầu của nhân viên thì mục tiêu quản trị lại hướng tới thu thập, xử lý và phân tích thông tin hỗ trợ cho lãnh đạo khi quyết định. Việc hoạch định đúng các mục tiêu này sẽ là định hướng cho bước kế tiếp.
Bước 2: Đánh giá và lựa chọn giải pháp
Từ những chỉ tiêu đề ra trong bước 1, tiếp theo là tiến hành đánh giá và lựa chọn giải pháp; Trong đó có xét đến yếu tố ngân sách. Phần lớn các giải pháp ERP hiện nay đều giải quyết tốt các quy trình nghiệp vụ cơ bản như tài chính, mua hàng, bán hàng…
Do đó, DN cần chú ý vào khả năng giải quyết các đặc điểm ngành. Ví dụ: ở ngành dệt may cần chú ý đến khả năng tổ chức mã sản phẩm để quản lý được màu sắc, kích cỡ, thuộc tính màu sắc ứng với từng đơn hàng. Trong khi đó, lại cần tìm hiểu khả năng tổ chức, thiết lập mã vạch (barcode) tập trung, quản lý kho hàng, phân phối tập trung, quản lý khách hàng thân thiết… đối với các giải pháp cho chuỗi siêu thị. Việc đánh giá, lựa chọn sản phẩm cần xét đến tiện ích sử dụng của sản phẩm.
Bước 3: Đánh giá và lựa chọn đơn vị tư vấn triển khai giải pháp lựa chọn từ Bước 2
Đây là bước quan trọng nhất của cả tiến trình chuẩn bị. DN cần đánh giá năng lực của đơn vị triển khai thông qua phương pháp luận triển khai. Thẩm định các kiến thức chuyên gia, kinh nghiệm trong ngành của các chuyên gia tư vấn triển khai giải pháp.
Việc đánh giá bao gồm cả xem xét đến nhân sự dự phòng của đối tác triển khai. Xem xét các điều kiện đáp ứng của bản thân DN đối với đơn vị cung cấp dịch vụ khi triển khai dự án. Trong thực tế, đây là bước khó khăn và tốn thời gian nhất của cả tiến trình.
Bước 4: Tính toán hạ tầng, trang thiết bị và hệ thống mạng cho giải pháp được chọn
Với những giải pháp ERP thương mại phổ biến thì việc tính toán này sẽ không quá phức tạp nhờ công cụ tính toán Siring hệ thống (tính dung lượng cơ sở dữ liệu, cấu hình hệ thống máy chủ, mạng…) ứng với từng nhà cung cấp phần cứng DN cần quyết định phân chia giai đoạn đầu tư hạ tầng phù hợp với lộ trình đưa phần mềm ERP vào khai thác.
Bước 5: Làm việc với nhà cung cấp giải pháp
Bây giờ mới đến lúc đàm phán mua bản quyền sử dụng phần mềm ứng với các phân hệ (module) chức năng, số lượng người dùng tương ứng với lộ trình triển khai đã hoạch định cùng đơn vị tư vấn. Đây cũng là công việc không quá phức tạp nếu như công việc trong bước 3 được thực hiện kỹ lưỡng và chi tiết.
Theo tạp chí PCWorld VN, Serie B, số tháng 10-2011