Tóm tắt dự án
- Giải pháp triển khai: Fast Financial (FF)
- Lĩnh vực: Sản xuất da
- Phân hệ triển khai: Kế toán tài chính, Giá thành
- Số đơn vị triển khai: 1
- Số người sử dụng: 10
- Ký kết: tháng 6-2017. Nghiệm thu, bàn giao: 10-2017.
Kết quả đạt được
- Tính giá thành: xác định được tiêu hao NVL cho từng sản phẩm, cách tính dễ hiểu, đơn giản.
- Hệ thống lại các bộ mã tài khoản, mã khách, mã NVL / TP.
- Báo cáo tài chính, báo cáo quản trị có thể đối chiếu, kiểm chứng số liệu cụ thể.
- Xử lý được tỷ giá cho từng nghiệp vụ phát sinh.
- Tiết kiệm thời gian nhập liệu bằng chức năng import dữ liệu từ excel.
Tóm tắt thông tin doanh nghiệp
- Được thành lập vào năm 2013, là công ty 100% vốn đầu tư Hàn quốc, chuyên sản xuất da cung cấp cho các thương hiệu giày thể thao và túi xách nổi tiếng trên thế giới như NIKE, ADIDAS, REEBOK, NEW BALANCE, COACH, MICHAEL KORS, MARC JACOB.
- Giá trị cốt lõi: Cung ứng da chất lượng cao, giá cả cạnh tranh, dịch vụ và giao hàng chuyên nghiệp, thân thiện môi trường, sáng tạo.
- Website: http://www.youngilglobal.com
Ảnh: https://www.facebook.com/congtyyoungilvietnam/
Nhu cầu triển khai phần mềm quản trị tài chính kế toán và giải pháp được chọn
Nửa đầu năm 2017, thời điểm bộ phận kế toán của công ty còn sử dụng phần mềm kế toán trên Microsoft Access, ban giám đốc Young IL nhận thấy những bất cập trong việc xử lý số liệu và cung cấp báo cáo kinh doanh sẽ ảnh hưởng về lâu dài.
Lúc này, số liệu kế toán khá rời rạc, thậm chí không thể trích xuất được số liệu chi tiết của báo cáo tài chính, quản trị mà BGĐ cần. Bên cạnh đó, việc nhập liệu chứng từ và tính giá thành thủ công, tốn thời gian.
Nhu cầu về một phần mềm chuyên nghiệp hiện lên rõ rệt. Trong tình hình này, chị Thơ – trưởng dự án, người trước đây đã từng sử dụng phần mềm của FAST, tin tưởng FAST là thương hiệu uy tín, và đáng tin cậy trên thị trường phần mềm kế toán và ERP, đã dành nhiều tháng thuyết phục ban giám đốc thực hiện những cải tiến nội bộ cần thiết.
Sản phẩm Fast Financial được chọn để đáp ứng nhu cầu này của Young IL. Bản thân Fast Financial cũng là sản phẩm mà theo chi Thơ là có đủ các tính năng mà công ty yêu cầu và có mức giá phù hợp. Chị chia sẻ – “Fast Financial là sản phẩm tốt cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ, công ty chúng tôi hài lòng với sản phẩm này.”
Các bài toán tiêu biểu trong quá trình triển khai
Trong quá trình triển khai, đội dự án xác định một số bài toán cần giải quyết:
- Tính giá thành theo định mức NVL, xác định giá thành cụ thể từng sản phẩm. Trước đây, giá thành được tính dựa trên phân bổ giá bán ra nên không tính được từng sản phẩm tiêu hao NVL bao nhiêu và giá thành theo từng sản phẩm cũng mang tính tương đối.
- Quy chuẩn lại hệ thống tài khoản, mã NVL / TP, mã khách để quản trị. Hệ thống tài khoản, mã NVL / TP, mã khách trước đây không mang tính hệ thống, khó thống kê.
- Kiểm tra chi tiết dữ liệu của Báo cáo tài chính, quản trị. Trước đây báo cáo tài chính, quản trị không có số liệu chi tiết để đối chiếu, kiểm chứng.
- Rút ngắn thời gian nhập liệu của kế toán bằng các chức năng import chứng từ từ excel. Trước đây kế toán cuối tháng phải nhập thủ công số lượng lớn chứng từ nên tốn khá nhiều thời gian.
Việc xử lý dữ liệu 6 tháng đầu năm 2017 nhập vào Fast Financial cũng mang lại chút khó khăn do dữ liệu nhiều và các bộ mã không quy chuẩn nên mất thời gian xử lý. Một khó khăn khác là đội dự án phải trực tiếp tư vấn giải thích cho các nhân sự người Hàn về thay đổi cách tính giá thành.
Dù vậy, với tinh thần hợp tác làm việc của trưởng dự án trong việc cải thiện quy trình, các kế toán viên chịu khó làm quen với phần mềm, giúp cho quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ và trong vòng chưa đến 5 tháng dự án đã hoàn thành, đưa vào khai thác, sử dụng.
Các thành viên đội dự án
Anh Nguyễn Ngọc Quí (bìa trái), trưởng dự án
Chỉ với 2 năm làm việc tại FAST, anh Quí đã được tin tưởng tham gia vào hoạt động triển khai cho khá nhiều dự án. Các lĩnh vực mà Quí tham gia tương đối đa dạng như nhà hàng, khách sạn (VINPEARL); khu vui chơi giải trí (VINPEARLLAND); kinh doanh tổng hợp (VINSERVICE); cơ khí (SOLTEC); thiết bị y tế (CPT); sản xuất gia công giày da (YOUNG IL); dịch vụ XNK (Nam Anh) và bất động sản (IMG).
Anh Nguyễn Việt Đạt (giữa), phụ trách các phân hệ kế toán chung, tổng thể. Gần 1 năm làm việc tại FAST, Đạt đã có cơ hội chinh chiến qua một số dự án ERP giúp mình có thêm kinh nghiệm triển khai như Thiết bị y tế (CPT), Sản xuất – gia công da (Young IL), Sản xuất may mặc (TOYOTSU), Thiết bị máy tính (Nhất Tiến Chung).
Anh Dương Trí Đức (bìa phải), phụ trách giá thành và tỷ giá. Đức có hơn 1 năm công tác tại FAST và thời gian này, Đức tích cực tham gia vào một số dư án ERP thuộc các lĩnh vưc như Thiết bị y tế (CPT), Sản xuất – gia công da (Young IL), Thiết bị công nghiệp (STOLZ), Thiết bị máy tính (Nhất Tiến Chung).