Phần mềm kế toán không nên tẻ nhạt khi sử dụng
Phần mềm kế toán cho các DN nhỏ nếu không kết nối qua đám mây thì có thể trở nên tẻ nhạt. Thường thì, việc này sẽ ngốn rất nhiều thời gian và nỗ lực của doanh nghiệp. Điều này không gia tăng thêm giá trị và gạt bỏ niềm vui trong công việc. Phần mềm trên mây có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc của bạn.
Vậy thứ được gọi là đám mây là gì?
Suy nghĩ về lúc bạn sử dụng ngân hàng điện tử. Mỗi khi truy cập dữ liệu, bạn sẽ sử dụng đám mây. Đám mây là nền tảng để đưa dữ liệu và phần mềm có thể xử lý online mọi lúc, mọi nơi và từ mọi thiết bị. Ổ cứng của bạn không còn là trung tâm của mọi thứ nữa.
Các vấn đề với phần mềm kế toán truyền thống
- Dữ liệu trong hệ thống không được cập nhật tức thì và phần mềm cũng không.
- Nó chỉ làm việc trên một máy tính và dữ liệu nhảy từ chỗ này qua chỗ khác. Ví dụ qua USB. Đây là thiết bị không an toàn và không đáng tin.
- Chỉ một người có quyền truy cập. Những người khác không thể truy cập những thông tin tài chính và khách hàng.
- Việc back-up dữ liệu (nếu có làm) tốn kém và phức tạp.
- Việc nâng cấp phần mềm tốn kém, khó khăn và tốn thời gian.
- Hỗ trợ khách hàng tốn kém và chậm chạp.
Tại sao đám mây và phần mềm kế toán là cặp đôi hoàn hảo
Bạn có thể sử dụng phần mềm trên mây từ mọi thiết bị được kết nối Internet. Kế toán online có nghĩa là chủ các DN nhỏ sẽ giữ kết nối với dữ liệu và kế toán của mình. Phần mềm có thể tích hợp toàn bộ 1 hệ các tiện ích (add-ons). Nó có thể mở rộng, hiệu quả kinh tế và sử dụng dễ dàng.
Trên mây, bạn không cần phải cài đặt và chạy những ứng dụng trên máy tính cá nhân. Thay vào đó, bạn trả phí cho phần mềm chi tiết theo tháng.
An toàn ở đẳng cấp thế giới
Là chủ một DN nhỏ, bạn có thể quan tâm đến việc nhà cung cấp dịch vụ trên mây sẽ lưu trữ dữ liệu của bạn. Nhưng đám mây là một trong những cách an toàn nhất để lưu trữ thông tin.
Ví dụ, sử dụng phần mềm đám mây, nếu laptop của bạn bị mất, không ai có thể truy cập vào dữ liệu của bạn trừ khi họ có thể đăng nhập vào tài khoản online đó. Với phần mềm trên mây, đây chính là nơi các dữ liệu “sống” – trái ngược với khi chúng ở trên ổ cứng của bạn.
Trong trường hợp có thiên tai hay hỏa hoạn, việc trên mây có nghĩa rằng hiệu suất làm việc không còn bị ảnh hưởng bởi không có thời gian chết. Tất cả các thông tin của bạn được lưu trữ một cách an toàn và bảo mật ở nơi khác. Miễn là bạn có quyền truy cập vào bất kỳ máy tính hay thiết bị di động nào có kết nối Internet, bạn sẽ back-up và chạy được dữ liệu của mình.
Thêm vào đó, nếu bạn cho phép những người dùng khác xem dữ liệu của mình, bạn có thể kiểm soát các cấp độ truy cập. Điều này an toàn hơn cách làm cũ bằng việc email tệp hay gửi USB với dữ liệu của bạn trong đó.
Các công ty phần mềm trên mây đảm bảo rằng tính an toàn và bảo mật dữ liệu về bạn và công ty của mình luôn được dữ kín. Nếu bạn sử dụng dịch vụ ngân hàng trực tuyến, thì bạn đã sẵn sàng cho việc sử dụng phần mềm kế toán đám mây rồi.
5 cách phần mềm trên mây đem lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn
- Bạn có cái nhìn tổng quát rõ ràng về tình trạng tài chính hiện thời của mình theo thời gian thực
- Nhiều người cùng truy cập giúp cho việc phối hợp trực tuyến với đồng nghiệp và cố vấn trở nên dễ dàng.
- Cập nhật tự động giúp cho bạn có thêm thời gian làm điều mình thích.
- Mọi thứ đều chạy online, vì thế không cần cài đặt gì cả và mọi thứ đều được back-up tự động. Việc cập nhật miễn phí và diễn ra ngay lập tức.
- Chi phí sẽ phải trả sẽ giảm bớt – chi phí nâng cấp, bảo trì, điều hành hệ thống và các lỗi máy chủ không còn là vấn đề nữa. Thay vào đó, chúng sẽ được quản lý nhờ các nhà cung cấp dịch vụ đám mây.
Theo Xero