Sao kê lương là một công cụ quan trọng giúp người lao động và doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả. Bài viết này FAST sẽ giải thích chi tiết về sao kê lương, mục đích, nội dung và cách thực hiện, cùng với những lưu ý quan trọng khi sử dụng dịch vụ này.
1. Sao kê lương là gì?
Sao kê lương là bản báo cáo chi tiết về các khoản thu nhập và khấu trừ của một nhân viên trong một khoảng thời gian cụ thể, thường là hàng tháng hoặc theo kỳ lương. Đây là tài liệu quan trọng cung cấp thông tin toàn diện về quá trình chi trả lương của doanh nghiệp cho người lao động.
Bản sao kê này không chỉ liệt kê số tiền lương cơ bản mà còn bao gồm các khoản phụ cấp, thưởng, và các khoản khấu trừ như thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các khoản đóng góp khác. Sao kê lương giúp minh bạch hóa quá trình trả lương, đảm bảo quyền lợi cho cả người lao động và doanh nghiệp.
Trong thời đại số hóa hiện nay, sao kê lương không chỉ giới hạn ở hình thức giấy tờ truyền thống mà còn được số hóa, cho phép truy cập và quản lý dễ dàng thông qua các hệ thống quản lý nhân sự trực tuyến. Điều này không chỉ tăng tính tiện lợi mà còn nâng cao độ bảo mật cho thông tin nhạy cảm về lương bổng của nhân viên.
2. Mục đích của việc sao kê lương
Việc sao kê lương đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính cá nhân và doanh nghiệp. Điều này phục vụ nhiều mục đích khác nhau, mang lại lợi ích cho cả người lao động và tổ chức.
2.1. Đối với người lao động
Sao kê lương là công cụ thiết yếu giúp người lao động quản lý tài chính cá nhân hiệu quả. Nó cung cấp bức tranh toàn diện về thu nhập, cho phép họ theo dõi chính xác các khoản tiền nhận được và các khoản khấu trừ. Điều này giúp lập kế hoạch chi tiêu và tiết kiệm một cách thông minh hơn.
Ngoài ra, sao kê lương còn là bằng chứng thu nhập quan trọng khi người lao động cần vay vốn ngân hàng, thuê nhà, hoặc làm hồ sơ visa. Việc này chứng minh khả năng tài chính và mức độ ổn định trong công việc, tăng cơ hội được chấp thuận cho các giao dịch tài chính quan trọng.
Đặc biệt, sao kê lương giúp người lao động kiểm tra tính chính xác của lương thưởng. Họ có thể dễ dàng phát hiện sai sót trong tính toán lương, đảm bảo mình nhận đúng số tiền xứng đáng với công sức bỏ ra.
2.2. Đối với doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp, sao kê lương giúp duy trì sự minh bạch trong quá trình trả lương, xây dựng niềm tin với nhân viên và tuân thủ các quy định pháp luật về lao động.
Sao kê lương cũng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập báo cáo tài chính và kế toán. Sao kê lương cung cấp thông tin chi tiết về chi phí nhân sự, giúp doanh nghiệp phân tích và tối ưu hóa ngân sách lương bổng. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc lập kế hoạch tài chính dài hạn và đưa ra quyết định chiến lược về nguồn nhân lực.
Hơn nữa, trong trường hợp có tranh chấp lao động, sao kê lương là bằng chứng pháp lý quan trọng chứng minh doanh nghiệp đã thực hiện đúng nghĩa vụ trả lương. Sao kê lương cũng hỗ trợ quá trình kiểm toán, giúp doanh nghiệp dễ dàng chứng minh sự tuân thủ với các quy định về thuế và bảo hiểm xã hội.
3. Nội dung bảng kê lương gồm những gì?
3.1. Thông tin cơ bản
Những thông tin này giúp xác định rõ ràng bảng kê lương thuộc về ai và cho kỳ lương nào, đồng thời cung cấp thông tin cần thiết để nhân viên có thể liên hệ nếu có thắc mắc. Phần thông tin cơ bản của bảng kê lương thường bao gồm:
- Tên công ty và logo (nếu có)
- Tên đầy đủ của nhân viên
- Mã số nhân viên
- Chức vụ hoặc vị trí công việc
- Phòng ban
- Kỳ lương (ví dụ: tháng 5/2023)
- Ngày phát lương
- Số tài khoản ngân hàng nhận lương (nếu áp dụng)
- Thông tin liên hệ của bộ phận nhân sự hoặc kế toán
3.2. Chi tiết các khoản thu nhập
Mỗi khoản thu nhập thường được liệt kê riêng biệt với số tiền cụ thể, giúp nhân viên dễ dàng hiểu được cấu trúc thu nhập của mình. Phần này liệt kê tất cả các khoản thu nhập mà nhân viên nhận được trong kỳ lương, có thể bao gồm:
- Lương cơ bản
- Lương làm thêm giờ
- Phụ cấp (ăn trưa, đi lại, điện thoại, v.v.)
- Tiền thưởng (nếu có)
- Hoa hồng (đối với nhân viên kinh doanh)
- Các khoản bồi hoàn chi phí
- Trợ cấp nghỉ phép, nghỉ ốm (nếu có)
- Các khoản thu nhập khác
3.3. Các khoản khấu trừ
Phần này liệt kê các khoản tiền bị khấu trừ từ tổng thu nhập của nhân viên, bao gồm:
- Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
- Bảo hiểm xã hội (BHXH)
- Bảo hiểm y tế (BHYT)
- Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)
- Công đoàn phí (nếu có)
- Các khoản khấu trừ khác (ví dụ: khoản vay từ công ty, đóng góp từ thiện tự nguyện)
Ngoài ra, bảng kê lương cũng thường bao gồm:
- Tổng thu nhập (trước khi khấu trừ)
- Tổng các khoản khấu trừ
- Thu nhập thực lĩnh (sau khi đã trừ các khoản khấu trừ)
Cuối cùng, một số bảng kê lương còn có thể bao gồm:
- Số ngày làm việc trong tháng
- Số giờ làm việc tiêu chuẩn và số giờ làm thêm
- Thông tin về số ngày nghỉ phép đã sử dụng và còn lại
- Tổng thu nhập tích lũy từ đầu năm đến hiện tại
- Tổng các khoản khấu trừ tích lũy từ đầu năm đến hiện tại
- Thông tin về các quyền lợi khác như bảo hiểm sức khỏe, quỹ hưu trí (nếu có)
Bảng kê lương cũng có thể bao gồm một phần ghi chú hoặc thông báo từ công ty, ví dụ như thông tin về các thay đổi trong chính sách lương, thông báo về ngày nghỉ lễ sắp tới, hoặc các thông tin quan trọng khác mà công ty muốn truyền đạt đến nhân viên.
4. Thủ tục sao kê lương
4.1. Sao kê lương trực tiếp tại quầy giao dịch ngân hàng
Ưu điểm: Có sự hỗ trợ trực tiếp từ nhân viên ngân hàng, phù hợp cho những người không quen với công nghệ.
Nhược điểm: Mất thời gian di chuyển và chờ đợi, có thể phải trả phí cao hơn.
Thủ tục này bao gồm:
- Chuẩn bị giấy tờ: CMND/CCCD, sổ tài khoản (nếu có).
- Đến quầy giao dịch của ngân hàng nơi bạn mở tài khoản lương.
- Yêu cầu nhân viên ngân hàng cung cấp dịch vụ sao kê lương.
- Điền vào mẫu đơn yêu cầu sao kê (nếu cần).
- Xác định khoảng thời gian cần sao kê.
- Đóng phí dịch vụ (nếu có).
- Chờ nhận kết quả sao kê, thường là ngay tại chỗ hoặc sau vài ngày tùy theo chính sách của ngân hàng.
4.2. Sao kê bảng lương online
Ưu điểm: Nhanh chóng, tiện lợi, có thể thực hiện bất cứ lúc nào, thường miễn phí.
Nhược điểm: Yêu cầu kỹ năng sử dụng công nghệ cơ bản, cần có kết nối internet.
Các bước thực hiện:
- Đăng nhập vào tài khoản ngân hàng trực tuyến hoặc ứng dụng di động của ngân hàng.
- Tìm mục “Sao kê” hoặc “Lịch sử giao dịch”.
- Chọn tài khoản lương cần sao kê.
- Xác định khoảng thời gian cần sao kê.
- Chọn định dạng sao kê (PDF, Excel, v.v.).
- Xác nhận và tải sao kê về máy tính hoặc điện thoại.
4.3. Sao kê lương qua cây ATM
Ưu điểm: Thuận tiện, có thể thực hiện ngoài giờ làm việc của ngân hàng, không cần phải xếp hàng chờ đợi tại quầy giao dịch, thường có sẵn ở nhiều địa điểm.
Nhược điểm: Thông tin sao kê thường bị giới hạn (ví dụ: chỉ hiển thị các giao dịch gần đây), chất lượng in có thể không cao bằng sao kê tại quầy hoặc online, không phải tất cả các máy ATM đều có chức năng in sao kê.
Quy trình thực hiện:
- Đến máy ATM của ngân hàng phát hành thẻ của bạn.
- Đưa thẻ ATM vào máy và nhập mã PIN.
- Chọn chức năng “Sao kê” hoặc “In sao kê”.
- Chọn tài khoản cần sao kê (nếu có nhiều tài khoản).
- Xác định khoảng thời gian cần sao kê (thường là giao dịch gần nhất).
- Xác nhận và chờ máy ATM in sao kê.
- Lấy sao kê và thẻ ATM của bạn.
5. Một số câu hỏi thường gặp
5.1. In sao kê bảng lương có mất phí không?
Phí in sao kê bảng lương thường phụ thuộc vào chính sách của từng ngân hàng và phương thức in sao kê. Nhiều ngân hàng cung cấp dịch vụ in sao kê miễn phí cho khách hàng, đặc biệt là khi thực hiện trực tuyến hoặc tại ATM.
Tuy nhiên, một số ngân hàng có thể tính phí cho việc in sao kê tại quầy, đặc biệt là đối với các yêu cầu sao kê cho khoảng thời gian dài hoặc các bản sao bổ sung. Để biết chính xác, khách hàng nên kiểm tra với ngân hàng của mình về các khoản phí liên quan đến việc in sao kê bảng lương.
5.2. Ngân hàng có cung cấp sao kê cho bên thứ 3 không?
Bảo mật thông tin khách hàng: Ngân hàng thường không cung cấp sao kê cho bên thứ 3 mà không có sự đồng ý rõ ràng từ chủ tài khoản. Điều này nhằm bảo vệ quyền riêng tư và thông tin tài chính của khách hàng.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, ngân hàng có thể cung cấp thông tin cho các cơ quan chức năng theo yêu cầu pháp lý hoặc cho các đối tác được ủy quyền (như công ty kế toán) nếu có sự cho phép bằng văn bản của chủ tài khoản. Khách hàng nên thận trọng và chỉ cung cấp ủy quyền khi thực sự cần thiết.
5.3. Làm HR có nên yêu cầu ứng viên sao kê lương không?
Thực hành tuyển dụng công bằng: Việc yêu cầu ứng viên cung cấp sao kê lương là một vấn đề gây tranh cãi trong lĩnh vực nhân sự. Mặc dù thông tin này có thể giúp nhà tuyển dụng đánh giá mức lương phù hợp, nhưng sao kê lương cũng có thể dẫn đến sự thiên vị và bất bình đẳng trong quá trình tuyển dụng.
Nhiều chuyên gia HR khuyến nghị nên tập trung vào giá trị và kỹ năng mà ứng viên mang lại cho vị trí công việc thay vì dựa vào lịch sử lương. Một số quốc gia thậm chí đã ban hành luật cấm việc yêu cầu thông tin về lương trong quá trình tuyển dụng để thúc đẩy công bằng về tiền lương.
>>> Xem thêm: HRBP là gì? Vai trò và kỹ năng cần thiết của HRBP
5.4. Ứng viên có cần tiết lộ sao kê lương cho nhà tuyển dụng?
Ứng viên không có nghĩa vụ pháp lý phải tiết lộ sao kê lương cho nhà tuyển dụng, trừ khi điều này là yêu cầu bắt buộc theo quy định của công ty hoặc pháp luật. Việc quyết định có chia sẻ thông tin này hay không phụ thuộc vào cân nhắc cá nhân của ứng viên.
Một số ứng viên có thể cảm thấy thoải mái chia sẻ thông tin này để hỗ trợ quá trình đàm phán lương, trong khi những người khác có thể từ chối vì lo ngại về quyền riêng tư hoặc sợ bị đánh giá dựa trên lương cũ thay vì giá trị thực tế họ mang lại.
6. Quản lý sao kê lương hiệu quả với FAST HRM
FAST là một công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam. Hệ thống này được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý nhân sự của các doanh nghiệp vừa và lớn, cung cấp các giải pháp từ quản lý thông tin nhân viên, chấm công, tính lương đến đào tạo và phát triển nhân tài.
Trong bối cảnh quản lý sao kê lương, FAST HRM cung cấp các công cụ mạnh mẽ để tự động hóa quy trình, đảm bảo bảo mật thông tin, và tích hợp với hệ thống ngân hàng, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả một trong những khía cạnh quan trọng nhất của quản lý nhân sự.
6.1. Tự động hóa quy trình sao kê lương
Fast HRM cung cấp các tính năng tự động hóa giúp quản lý sao kê lương một cách hiệu quả:
- Tạo sao kê tự động: Hệ thống tự động tạo sao kê lương cho từng nhân viên dựa trên dữ liệu lương và chấm công.
- Phân phối điện tử: Sao kê lương được gửi tự động qua email hoặc cổng thông tin nhân viên, giảm thiểu việc in ấn và phân phối thủ công.
- Tùy chỉnh mẫu sao kê: Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh mẫu sao kê theo nhu cầu riêng, đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết.
- Lưu trữ lịch sử: Hệ thống lưu trữ tất cả sao kê lương trong cơ sở dữ liệu, cho phép truy cập và tìm kiếm dễ dàng khi cần.
- Báo cáo tổng hợp: Tạo báo cáo tổng hợp về lương và các khoản khấu trừ cho mục đích quản lý và tuân thủ.
6.2. Bảo mật thông tin lương nhân viên
FAST HRM đặt ưu tiên cao cho việc bảo mật thông tin lương nhạy cảm:
- Mã hóa dữ liệu: Tất cả thông tin lương được mã hóa trong cơ sở dữ liệu để ngăn chặn truy cập trái phép.
- Phân quyền truy cập: Hệ thống cho phép thiết lập quyền truy cập chi tiết, đảm bảo chỉ những người được ủy quyền mới có thể xem và chỉnh sửa thông tin lương.
- Theo dõi hoạt động: Ghi lại tất cả các hoạt động liên quan đến dữ liệu lương để kiểm tra và đảm bảo tuân thủ.
- Xác thực hai yếu tố: Yêu cầu xác thực bổ sung khi truy cập vào thông tin lương nhạcảm.
- Chính sách bảo mật: Hỗ trợ việc thực thi các chính sách bảo mật nội bộ của doanh nghiệp.
6.3. Tích hợp với hệ thống ngân hàng
Fast HRM cung cấp tính năng tích hợp với hệ thống ngân hàng để tối ưu hóa quá trình thanh toán lương:
- Chuyển khoản tự động: Tự động tạo file chuyển khoản lương theo định dạng yêu cầu của ngân hàng.
- Đối chiếu giao dịch: Tự động đối chiếu giao dịch thanh toán lương với dữ liệu trong hệ thống.
- Hỗ trợ đa ngân hàng: Tích hợp với nhiều ngân hàng khác nhau để đáp ứng nhu cầu đa dạng của nhân viên.
- Bảo mật trong truyền dữ liệu: Sử dụng các giao thức bảo mật để đảm bảo an toàn khi truyền dữ liệu giữa FAST HRM và hệ thống ngân hàng.
- Theo dõi trạng thái thanh toán: Cập nhật tự động trạng thái thanh toán lương cho nhân viên.
- Báo cáo chi tiết: Tạo báo cáo chi tiết về các giao dịch thanh toán lương để kiểm soát và đối chiếu.
- Xử lý ngoại lệ: Hỗ trợ xử lý các trường hợp ngoại lệ như thanh toán thất bại hoặc thông tin tài khoản không chính xác.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast