(Bài viết được tham khảo từ tài liệu: Stewart McKie. The Accounting Software Handbook: Your Guide to Evaluating Vendor Applications. Duke Communications International. Colorado. 1998, 267pp).
Quá trình lựa chọn phần mềm kế toán gồm các bước sau:
Bước 1. Xác định các động cơ đầu tư: Tại sao, cái gì, khi nào, ai và như thế nào.
Bước 2. Tạo ra những cơ sở cho sự lựa chọn: Đội ngũ, phương pháp, công cụ.
Bước 3. Xây dựng tài liệu mời thầu
Bước 4. Xây dựng các ví dụ kiểm tra
Bước 5. Lựa chọn nhà cung cấp.
Bước 1. Xác định động cơ đầu tư
Tại sao chúng ta lại làm việc này?
Có thể có những nguyên nhân “cứng”, ví dụ ta phải thay đổi để đáp ứng chế độ mới về thuế hoặc để thích ứng với sự thay đổi của CNTT.
Có thể có những nguyên nhân “mềm” như để nâng cao hiệu quả công việc và tăng cường khả năng hỗ trợ ra quyết định. Thông thường chúng ta phải đưa ra được khoảng 5 lý do.
Khoảng bao nhiêu tiền chúng ta sẽ phải đầu tư?
Các chi phí phát sinh sẽ bao gồm:
- Chi phí về phần mềm: phần mềm sẵn có, các sửa đổi theo yêu cầu
- Chi phí về phần cứng: máy tính, máy in, mạng, internet
- Chi phí về triển khai: đào tạo, chuyển đổi số liệu cũ (nếu có)
- Chi phí về hỗ trợ sau đào tạo.
Khi nào chúng ta sẽ bắt đầu quá trình lựa chọn?
Lý tưởng nhất là ta bắt đầu sự lựa chọn trước 6 tháng trước khi bắt đầu triển khai ứng dụng. Lưu ý là triển khai vào ngay cuối năm hoặc đầu năm mới không phải là thời gian tốt. Chúng ta phải xác định rất rõ:
- Khi nào bắt đầu quá trình lựa chọn?
- Khi nào sẽ ra quyết định?
- Khi nào sẽ bắt đầu việc triển khai?
- Khi nào việc triển khai sẽ kết thúc?
Những lợi ích gì chúng ta mong muốn từ hệ thống mới?
Danh sách các lợi ích có thể bao gồm:
- Thông tin được cung cấp đầy đủ và kịp thời hơn
- Giảm bớt chi phí về hàng tồn kho do nắm được lượng lưu kho tối ưu
- Quản lý về công nợ và dòng tiền tốt hơn
- Giảm chi phí về các công việc đơn giản do được phần mềm tự động hoá thực hiện một phần.
Những ai sẽ bị tác động bởi hệ thống mới?
Phải xác định rõ những bộ phận nào, phòng ban nào và cá nhân nào sẽ bị tác động bởi hệ thống mới. Những bộ phận này, cá nhân này phải được tham gia và có trách nhiệm trong quá trình lựa chọn phần mềm mới.
Quá trình lựa chọn sẽ được quản lý như thế nào?
Kinh phí đầu tư, các nguồn lực, cách thức tiến hành sẽ phụ thuộc vào quá trình lựa chọn được quản lý như thế nào. Chúng ta có thể tự làm và có một người lãnh đạo chuyên trách hoặc kiêm nhiệm. Chúng ta cũng có thể thuê các nhà tư vấn.
Bước 2. Tạo ra những cơ sở cho sự lựa chọn
Đội đề án, phương pháp lựa chọn, công cụ quản lý là cơ sở cho quá trình lựa chọn.
Đội đề án thường có các thành viên sau:
- Người đỡ đầu đề án (có thể là giám đốc hoặc phó giám đốc tài chính)
- Phụ trách đề án
- Chuyên gia về phân tích hệ thống thông tin
- Một hoặc vài chuyên gia về các phân hành nghiệp vụ
- Các nhà tư vấn bên ngoài.
Bước 3. Xây dựng tài liệu mời thầu
Tài liệu mời thầu dùng để xác định các nhà cung cấp phần mềm đáp ứng các yêu của đề án đặt ra.
Chúng ta có thể lựa chọn các nhà cung cấp trên mạng internet, bằng cách gọi điện thoại hoặc gửi tài liệu mời thầu.
Tài liệu mời thầu giúp ta tin chắc là tất cả các nhà cung cấp đều lựa chọn dựa trên cùng một tiêu chuẩn và các bảng trả lời sẽ giúp ta dễ dàng theo dõi và so sánh.
- Giới thiệu về đề án
- Yêu cầu về công nghệ
- Yêu cầu chung về các phần hành nghiệp vụ
- Các yêu cầu nghiệp vụ đặc thù
- Các yêu cầu về triển khai thực hiện
- Bảng giá.
Mỗi mục này thường không được quá một trang giấy.
Giới thiệu về đề án
Phần giới thiệu về đề án sẽ cung cấp thông tin chung về công ty, về các mong muốn của đề án, quy trình lựa chọn và hướng dẫn cho các nhà cung cấp cách thức trả lời các câu hỏi và cung cấp các thông tin cần thiết. Trong phần giới thiệu cũng phải trình bày về hệ thống hiện có, các mong muốn đối với hệ thống mới, sơ đồ tổ chức của công ty.
Yêu cầu về công nghệ
Phòng tin học và phòng kế toán cần phải thảo luận và thống nhất về nền công nghệ của phần mềm kế toán. Mặc dù yêu cầu phải đáp ứng về nghiệp vụ bao giờ cũng cao hơn so với yêu cầu phải đáp ứng về công nghệ, tuy nhiên không được phép lựa chọn công nghệ lạc hậu.
Trong phần yêu cầu về công nghệ phải nêu rõ các công nghệ được ưu tiên và đề nghị các nhà cung cấp phải đảm bảo hỗ trợ các công nghệ này.
Các yêu cầu về công nghệ phải bao quát các vấn đề liên quan đến hệ điều hành máy trạm, hệ điều hành máy chủ, cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình, công cụ tạo báo cáo và trợ giúp phân tích số liệu. Đối với một số doanh nghiệp thì có thể phải yêu cầu thêm các vấn đề hỗ trợ bar-code, internet.
Yêu cầu về các phần hành nghiệp vụ
Phần này đơn giản là liệt kê các phần hành nghiệp vụ mà doanh nghiệp yêu cầu. Cần phải xác định các phần hành nào phải có ngay, phần hành nghiệp vụ nào thì sẽ cần trong tương lai và phần hành nào thì nếu có sẽ càng tốt.
Các nhà cung cấp phải xác nhận là có khả năng đáp ứng được các phần hành nghiệp vụ nào.
Các yêu cầu nghiệp vụ đặc thù
Phần này nêu lên các nghiệp vụ đặc thù cho riêng doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là các ví dụ về các yêu cầu đặc thù:
- Yêu cầu quản lý được nhiều loại ngoại tệ
- Yêu cầu tính toán chi phí giá thành lỗ lãi theo đơn hàng, theo lô hàng
- Yêu cầu quản lý hàng tồn kho theo nhiều đơn vị tính; đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước
- Các yêu cầu về độ rộng mã hoá tài khoản, mã hoá danh điểm vật tư.
- Các yêu cầu về quy trình luân chuyển, xác nhận chứng từ,…
Yêu cầu các nhà cung cấp xác nhận là có đáp ứng được các yêu đặc thù nêu trên hay không.
Các yêu cầu về triển khai thực hiện
Phần này nêu rõ các yêu cầu liên quan đến triển khai thực hiện như giao hàng, cài đặt, đào tạo, sửa đổi theo yêu cầu, hỗ trợ sau đào tạo. Trong phần này cũng đề nghị các nhà cung cấp nêu tên các khách hàng hiện có trong lĩnh vực kinh doanh tương tự như doanh nghiệp của bạn.
Bảng giá
Phần này đề nghị các nhà cung cấp cho biết về giá cả. Phải lưu ý vào giai đoạn này, khi nhà cung cấp chưa khảo sát kỹ yêu cầu của bạn thì khó có thể trả lời được giá cả của phần triển khai mà chỉ có thể cung cấp giá của riêng phần mềm. Vì vậy bạn phải dự phòng ngân sách cho phần triển khai là từ 1 cho đến 2 lần giá phần mềm đối với các doanh vừa và nhỏ, và từ 3 đến 5 lần giá phần mềm cho các doanh nghiệp lớn.
Bước 4. Xây dựng các ví dụ kiểm tra
Sau khi đã chọn được 2-3 nhà cung cấp dựa vào các tài liệu tham gia thầu ta phải xây dựng các ví dụ kiểm tra dùng cho xem xét cụ thể hơn khả năng của từng phần mềm.
Các ví dụ kiểm tra nên xây dựng dựa trên một quá trình nghiệp vụ khép kín và có thể liên quan đến nhiều phần hành nghiệp vụ. ý tưởng ở đây là kiểm tra phần mềm về quá trình xử lý số liệu chứ không phải là các chức năng.
Các ví dụ kiểm tra không chỉ dừng lại ở các quá trình kế toán mà cả ở các quá trình quản lý hệ thống phần mềm, công nghệ, quá trình hỗ trợ ra quyết định.
Bước 5: Lựa chọn nhà cung cấp
Việc tiếp theo là kiểm tra ở các khách hàng của từng nhà cung cấp. Đây là một việc rất quan trọng và có thể thực hiện qua điện thoại hoặc đi thăm trực tiếp. Không thể chỉ dựa vào danh sách khách hàng do nhà cung cấp đưa ra mà ta phải hỏi trực tiếp các khách hàng này sử dụng sản phẩm như thế nào.
Các câu hỏi cần phải chuẩn bị là:
- Điểm hay nhất của phần mềm kế toán này là gì? Điểm gì không đạt yêu cầu?
- Các chức năng x, y, z có đáp ứng được yêu cầu không?
- Việc hỗ trợ như thế nào? Trong bao lâu thì có hỗ trợ sau khi có thông báo? Cán bộ hỗ trợ có đáp ứng được yêu cầu không?
- Khi áp dụng chương trình có phải nâng cấp phần cứng không?…
Dựa trên các bảng đánh giá và kiểm tra tại các khách hàng ta có thể lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất với yêu cầu của doanh nghiệp.
Phan Quốc Khánh, GĐ Cty FAST, 1999.
(Lưu ý: Bài được viết từ năm 1999 nên có nhiều nội dung có thể không phù hợp với điều kiện ngày nay).