Để đảm bảo quá trình nghỉ phép diễn ra thuận lợi và hợp lý, việc sử dụng mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn là vô cùng cần thiết. Trong bài viết này, FAST sẽ giới thiệu các mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn nhất hiện nay, đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý và quy trình nội bộ của doanh nghiệp, giúp cả người lao động và người quản lý dễ dàng phân bổ nhân sự, tránh các trường hợp làm chậm tiến độ công việc.
1. Đơn xin nghỉ phép là gì?
Đơn xin nghỉ phép, cũng được gọi là đơn xin nghỉ phép hưởng lương, là một tài liệu mà người lao động gửi đến nhà quản lý hoặc nhà tuyển dụng của mình để xin nghỉ phép trong một khoảng thời gian cụ thể trong năm. Đơn này thường được sử dụng trong môi trường công việc, khi người lao động muốn sử dụng quyền nghỉ phép đã được cấp cho họ.
Trong mẫu đơn xin nghỉ phép, người lao động thường phải cung cấp thông tin như thời gian nghỉ dự kiến, lý do nghỉ, số ngày nghỉ, và bất kỳ chi tiết nào khác cần thiết. Đơn này có thể yêu cầu sự phê duyệt từ người quản lý hoặc phòng nhân sự trước khi được chấp thuận.
2. Những nội dung chính của đơn xin nghỉ phép
Nội dung của đơn xin nghỉ phép có thể khác nhau tùy thuộc vào từng trường hợp và ngành nghề, nhưng thường bao gồm những thông tin sau:
Phần mở đầu
- Quốc ngữ, tiêu ngữ.
- Tiêu đề: ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP
- Ngày tháng năm làm đơn xin nghỉ phép, nội dung này bạn có thể để ở phần mở đầu hoặc phần kết luận.
- Kính gửi: Tại đây bạn có thể điền các thông tin như Ban Giám Đốc, Ban Lãnh Đạo, các phòng ban liên quan như phòng hành chính nhân sự, phòng ban bạn đang làm việc.
- Thông tin cá nhân: Bao gồm họ tên, mã số nhân viên nếu có, chức danh hoặc chứng vụ hiện tại đang đảm nhiệm, thuộc phòng ban nào.
Phần nội dung
Đây chính là phần chính của đơn xin nghỉ phép. Ở phần này, bạn cần trình bày những thông tin sau:
- Phần mở vào nội dung: Ví dụ như Tôi làm đơn này để đề nghị…., phòng ban,…
- Lý do xin nghỉ phép là gì: Thông thường sẽ có nhiều lý do như nghỉ việc riêng, nghỉ phép năm, nghỉ ốm, nghỉ theo các chế độ của công ty, nhà nước…
- Thời gian nghỉ phép: Bạn cần điền thông tin về thời gian bạn muốn nghỉ phép từ ngày bao nhiêu đến ngày bao nhiêu.
- Kế hoạch bàn giao công việc trong thời gian nghỉ phép: Phần này sẽ bao gồm bạn sẽ bàn giao công việc như thế nào, ai là người nhận và phụ trách công việc của bạn trong thời gian bạn nghỉ phép.
- Số điện thoại để liên hệ khi có sự cố khẩn cấp cần đến bạn.
- Cam kết về công việc trong thời gian nghỉ phép.
Phần kết luận
- Cuối cùng, bạn hãy ghi lời cảm ơn và mong muốn của bạn, ví dụ như “Rất mong Ban Giám Đốc/Ban Lãnh Đạo/Phụ trách phòng ban xem xét và chấp thuận. Tôi xin chân thành cảm ơn!”.
- Ngoài ra, bạn đừng quên mục chữ ký của các phòng ban và các nhân sự có liên quan.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn xin giấy phép kinh doanh hộ gia đình đơn giản
3. Tổng hợp 8 mẫu đơn xin nghỉ phép công ty chuẩn và đầy đủ nhất
3.1. Mẫu đơn xin nghỉ phép Công ty
Mẫu đơn xin nghỉ phép Công ty là mẫu văn bản hành chính được người lao động sử dụng để xin nghỉ trong thời gian ngắn hạn theo quy định của công ty và luật Lao động. Đơn xin nghỉ phép công ty nhằm mục đích giúp người lao động trình bày rõ lý do xin nghỉ phép và đề nghị được hưởng chế độ nghỉ phép theo đúng quy định của pháp luật. Lý do nghỉ phép có thể là vì công việc gia đình, phục hồi sức khỏe, hoặc các lý do cá nhân khác.
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ***** ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty…………. Trưởng Phòng Hành chính – Nhân sự Trưởng Phòng ……………….. Tên tôi là: ………………………………… Chức vụ hiện tại: ……………………..….…….… Điện thoại liên hệ khi cần: ………………….………… Kính đề Ban Giám đốc, Trưởng Phòng Hành chính – Nhân sự và Trưởng phòng ………….. cho tôi nghỉ phép …… ngày. Kể từ ngày …… tháng ……. năm..…. đến ngày……. tháng ….. năm ….. Lí do: …………………………………………. Tôi đã bàn giao công việc trong thời gian nghỉ phép lại cho ông (bà): ………… Phòng ……… Ông (bà) …………………… sẽ thay tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao theo quy định. Tôi xin hứa sẽ cập nhật đầy đủ nội dung công tác trong thời gian vắng. Rất mong Ban Giám đốc xem xét và chấp thuận. Xin trân trọng cảm ơn!
|
3.2. Mẫu đơn xin nghỉ phép công ty của cán bộ công chức
Mẫu đơn xin nghỉ phép của cán bộ công chức: Là một loại văn bản mà cán bộ công chức viết để xin được nghỉ việc trong một khoảng thời gian nhất định theo quy định của pháp luật và nội quy của cơ quan. Mẫu đơn xin nghỉ phép của cán bộ công chức cần ghi rõ các thông tin sau:
- Người gửi đơn: Họ tên, chức vụ, đơn vị công tác của cán bộ công chức.
- Người nhận đơn: Họ tên, chức vụ của người có thẩm quyền phê duyệt đơn xin nghỉ phép, thường là cấp trên trực tiếp hoặc lãnh đạo cơ quan.
- Lý do xin nghỉ phép: Nêu rõ lý do và thời gian xin nghỉ phép của cán bộ công chức.
- Ngày viết đơn: Ghi rõ ngày tháng năm viết đơn.
- Chữ ký của người viết đơn: Ký và ghi rõ họ tên của cán bộ công chức.
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ****** ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP Kính gửi: ……………… Tôi tên là: ………………… sinh ngày: …./…/…… Chức vụ: ………………… Đơn vị công tác: …………… Số điện thoại liên hệ: ………………………… Nay tôi làm đơn này xin phép …… cho tôi được nghỉ phép từ ngày…/…/…. đến ngày …/…./….. Lý do xin nghỉ: …………………………… Trong thời gian xin nghỉ, tôi xin bàn giao công việc lại cho (Anh/chị) ……………… phòng …… Tôi xin hứa sẽ cập nhật tình hình công việc thường xuyên trong thời gian nghỉ và cam kết trở lại làm việc đúng thời hạn quy định. Mong …………… giải quyết cho tôi nghỉ phép theo nguyện vọng trên. Xin trân trọng cảm ơn!
|
3.3. Đơn xin nghỉ phép dài ngày không lương
Đơn xin nghỉ phép ngày dài không lương thường được sử dụng khi người lao động đã hết nghỉ phép năm, nhưng phát sinh nhu cầu muốn nghỉ dài ngày và không hưởng lương do có việc đột xuất hoặc có việc cá nhân cần giải quyết.
Lưu ý khi trình bày mẫu đơn xin nghỉ phép dài ngày không lương:
- Người lao động cần điền đầy đủ các thông tin liên quan đến Bộ phận xét duyệt nghỉ phép như công ty, cơ quan, đơn vị, v.vv..; các thông tin cá nhân như tên gọi, bộ phận công tác cũng như số điện liên hệ phòng trường hợp có sự cố xảy ra đang nghỉ phép.
- Ghi rõ lý do xin nghỉ, lý do càng chi tiết, càng hợp lý thì đơn xin nghỉ càng dễ được chấp thuận, phê duyệt.
- Người lao động cần ghi rõ họ tên, chức vụ, bộ phận, thông tin của người thay thế đảm nhận phần việc trong thời gian nghỉ phép.
- Người lao động cũng nên ghi rõ các chi tiết công việc bàn giao. Càng chi tiết bao nhiêu, người thay thế càng thực hiện dễ dàng bấy nhiêu và thuận lợi cho quá trình xét duyệt phép.
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ****** ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP KHÔNG HƯỞNG LƯƠNG Kính gửi: Ban Giám Đốc Công Ty ………………… – Trưởng phòng Hành Chính – Nhân Sự ………………….. – Trưởng bộ phận ………………………… Tôi tên là: …………………… sinh ngày: …….. Chức vụ: ……………………… Số điện thoại liên hệ: ………………………… Nay tôi làm đơn này xin phép Ban Giám Đốc, Trưởng phòng HCNS, Trưởng bộ phận ……….… cho tôi được nghỉ phép không hưởng lương từ ngày…tháng … năm … đến ngày …tháng ……năm ….. Lý do nghỉ phép: …………… Tôi xin cam kết trở lại công tác sau khi hết thời gian xin nghỉ phép, nếu không tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm. Kính mong Ban Giám Đốc xem xét và chấp thuận. Tôi xin chân thành cảm ơn!
|
3.4. Mẫu đơn xin nghỉ phép của giáo viên
Mẫu đơn xin nghỉ phép của giáo viên: Là một loại văn bản mà giáo viên viết để xin được nghỉ dạy một hoặc nhiều ngày vì các lý do khác nhau như ốm, bận việc gia đình, đi du lịch, tham gia đào tạo,…
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ***** GIẤY XIN PHÉP Kính gửi: Ban giám hiệu trường ………………….. – Trưởng bộ môn …………….. Tên tôi là: ……………… Chức vụ: …………… Giáo viên dạy môn: ……………… Xin phép nghỉ dạy từ ngày ……/…/……… đến ngày ……/…/……… Lý do: ……………………… Kính đề nghị Tổ trưởng bố trí theo lịch chuyên môn sau:
Tôi xin chân thành cảm ơn!
|
3.5. Mẫu đơn xin nghỉ phép của học sinh
Mẫu đơn xin nghỉ phép đơn giản của học sinh: Là một loại văn bản mà học sinh hoặc phụ huynh học sinh viết hoặc soạn thảo để xin được nghỉ học một hoặc nhiều ngày vì các lý do khác nhau như ốm đau, bận việc gia đình, đi du lịch, tham gia hoạt động ngoại khóa,…
Cách viết đơn xin phép nghỉ học của học sinh có thể được viết tay, đánh máy hoặc gửi qua email hay các ứng dụng liên lạc của nhà trường. Người nhận đơn là các giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm hoặc ban giám hiệu của nhà trường nơi học sinh đang theo học.
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ***** ĐƠN XIN PHÉP NGHỈ HỌC Kính gửi: Ban giám hiệu nhà trường ………………… Đồng kính gửi Giáo viên chủ nhiệm lớp ……………… Em tên là: …(CHỮ VIẾT HOA CÓ DẤU)… Học sinh lớp: …… Em viết đơn này xin phép được nghỉ học từ ngày…/…/….đến ngày …/…/…… Lý do: …………… Em xin hứa sẽ chép bài và ôn bài đầy đủ. Em xin chân thành cảm ơn!
|
3.6. Mẫu đơn xin nghỉ phép công ty ốm cho viên chức
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc —–oOo—– ĐƠN XIN NGHỈ ỐM ĐAU
Kính gửi: ………………………………………………………………………………………………… Tôi tên: ……………………………………………………. Nam/Nữ: ……………………………… Ngày sinh: ……………………………………………….. Quê quán: …………………………….. Số CMND/CCCD: ………………………………. Ngày cấp: ………./………../………. Nơi cấp: ………………………………………………………………………………………………… Đơn vị công tác: ……………………………………. Chức vụ: ………………………………… Điện thoại liên hệ khi cần: ……………………………………………………………………….. Hôm nay tôi viết đơn này xin phép cho tôi được nghỉ ốm từ ngày …./…./…. đến ngày …/…./….. Trong thời gian nghỉ ốm, tôi xin phép được bàn giao công việc lại cho Anh/Chị ………………………………………….tại phòng/ban ……………………………………………… Tôi cam kết sẽ theo dõi và cập nhật tình hình công việc thường xuyên trong thời gian nghỉ và sẽ trở lại làm việc đúng thời hạn quy định. Kính mong …………………………………… giải quyết cho tôi nghỉ ốm theo nguyện vọng trên. Xin trân trọng cảm ơn!
|
3.7. Mẫu đơn xin nghỉ phép ốm cho công nhân
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ————— ….(1)…., ngày …. tháng…. năm 20… ĐƠN XIN PHÉP NGHỈ ỐM Kính gửi:……………………(2)…………………………… Tôi tên là:………………………………………………………………………… Ngày sinh: ……………………………………………………………………… Chức vụ, đơn vị công tác: ……………………………………………………… ……………………………………………………………………………………Tôi viết đơn này xin được nghỉ ốm đau, thời gian là…………. ngày, kể từ ngày ……………………………… đến hết ngày ……………………………… Số điện thoại liên hệ :……………………………………………………… Tôi sẽ chuyển giao công việc, hồ sơ, quản lý văn bản cho thủ trưởng đơn vị trước khi nghỉ ngơi và cập nhật đầy đủ nội dung công việc khi rảnh rỗi. Kính đề nghị…………….(2)……………..được xem xét, giải quyết. Xin chân thành cảm ơn!
|
3.8. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh
|
SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence – Freedom – Happiness APPLICATION FOR LEAVE OF ABSENCE To: – Director Board of … – Division of Administration and Human Resource My full name is:… Title:…. Work location:… Company’s address:.. I write this application to get the leave of absence approval by the Director Board and Division of Administration and Human Resource: From …/…/… to …/…/… Reason:.. I will arrange my work and duties with my colleagues and undertake to return to work in due time. Sincere thanks!
|
4. Những quy định về nghỉ phép trong năm
4.1. Quy định về số ngày nghỉ phép năm
Căn cứ tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 113 của Bộ luật Lao động, người lao động được nghỉ hàng năm theo quy định:
Người lao động làm việc đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động thì được nghỉ hằng năm, hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động như sau:
- Được nghỉ 12 ngày làm việc đối với người làm công việc trong điều kiện bình thường;
- Được nghỉ 14 ngày làm việc đối với người lao động chưa thành niên, lao động là người khuyết tật, người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm;
- Được nghỉ 16 ngày làm việc đối với người làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
Số ngày nghỉ hằng năm đối với người lao động làm việc chưa đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động được tính theo tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc.
Ngoài quy định về số ngày nghỉ phép năm khi còn làm việc thì tại Khoản 3, Điều 113 của Bộ luật Lao động còn quy định các trường hợp nghỉ phép năm trong một số trường hợp cụ thể:
- Trường hợp do thôi việc, bị mất việc làm mà chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm thì được người sử dụng lao động thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ.
- Khi nghỉ hằng năm mà chưa đến kỳ trả lương, người lao động được tạm ứng tiền lương theo quy định
- Khi nghỉ hằng năm, nếu người lao động đi bằng các phương tiện đường bộ, đường sắt, đường thủy mà số ngày đi đường cả đi và về trên 02 ngày thì từ ngày thứ 03 trở đi được tính thêm thời gian đi đường ngoài ngày nghỉ hằng năm và chỉ được tính cho 01 lần nghỉ trong năm.
4.2 Gộp số ngày nghỉ phép hằng năm
Quy định tại Khoản 4, Điều 113, Bộ luật Lao động 2019 thì người sử dụng lao động có trách nhiệm quy định lịch nghỉ hằng năm sau khi tham khảo ý kiến của người lao động và phải thông báo trước cho người lao động được biết. Trong đó,
- Người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để nghỉ hằng năm thành nhiều lần hoặc nghỉ gộp.
- Thời gian nghỉ gộp tối đa 03 năm một lần.
4.3. Không nghỉ hết phép năm
Trường hợp người lao động không nghỉ hết số ngày nghỉ phép năm theo quy định sẽ được xử lý như sau:
- Trường hợp người lao động không nghỉ hết số ngày phép do thôi việc hoặc bị mất việc làm thì người lao động sẽ được người sử dụng lao động thanh toán tiền lương cho những ngày được nghỉ phép chưa nghỉ.
- Trường hợp không nghỉ hết ngày nghỉ phép trong năm do không có nhu cầu nghỉ mà vẫn tiếp tục đi làm thì người sử dụng lao động không phải thanh toán tiền lương cho những ngày nghỉ phép chưa nghỉ.
4.4. Nghỉ phép có được đóng BHXH hay không?
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, khi người lao động nghỉ phép, BHXH (Bảo hiểm xã hội) vẫn sẽ được tiếp tục đóng như bình thường. Cụ thể:
1. Trong thời gian nghỉ phép năm (nghỉ phép theo quy định của Bộ luật Lao động): Người lao động vẫn được hưởng lương từ doanh nghiệp và đóng BHXH như khi đi làm.
2. Trong thời gian nghỉ ốm đau hoặc thai sản (có giấy chứng nhận của cơ sở y tế): Người lao động sẽ không phải đóng BHXH trong thời gian nghỉ và có thể nhận chế độ trợ cấp ốm đau, thai sản theo quy định.
Tuy nhiên, các quy định cụ thể có thể thay đổi theo từng công ty và chính sách nội bộ, vì vậy bạn nên kiểm tra với phòng nhân sự hoặc bộ phận phụ trách BHXH của công ty để biết thông tin chi tiết và chính xác nhất.
5. Lưu ý chung khi viết mẫu đơn xin nghỉ phép
Nhằm tránh những sai sót không đáng có làm ảnh hưởng đến quyền lợi của mình, bạn đừng quên bỏ qua những lưu ý sau đây khi viết đơn xin nghỉ phép năm.
5.1. Tuân thủ đúng quy định của công ty
Đầu tiên, khi có ý định xin nghỉ phép, bạn cần tìm hiểu về quy trình xin nghỉ ở đơn vị, tổ chức bạn đang làm việc. Bởi có thể mỗi công ty, đơn vị lại có sự khác nhau trong quy trình xét duyệt đơn. Thông thường, bạn có thể trình bày trước ý định nghỉ phép với cấp trên quản lý trực tiếp. Sau đó, viết theo các mẫu đơn xin nghỉ phép năm có sẵn của công ty hoặc các mẫu được chúng tôi chia sẻ ở phần sau.
5.2. Lưu ý số ngày nghỉ phép công ty quy định
Mỗi đơn vị, công ty, doanh nghiệp đều có quy định về thời gian nộp đơn và số ngày nghỉ khác nhau. Để chắc chắn, bạn có thể hỏi lại bộ phận Nhân sự hoặc trao đổi với Quản lý trực tiếp để biết thêm, thông tin, tránh việc nghỉ quá thời hạn gây ảnh hưởng đến công việc và vi phạm chính sách.
5.3. Gửi đơn xin nghỉ phép cho đúng người
Thông thường, khi gửi đơn xin nghỉ phép năm, bạn cần có 1 bản cứng để xin chữ ký của Quản lý trực tiếp và 1 bản mềm gửi mail cho bộ phận Nhân sự, Quản lý trực tiếp cùng Quản lý bộ phận cấp cao hơn. Chẳng hạn email xin nghỉ bạn gửi cho Nhân sự, cần đính kèm thêm Leader và Trưởng phòng để thông báo về kế hoạch xin nghỉ.
5.4. Sử dụng lý do nghỉ phép thuyết phục
Lý do nghỉ phép là yếu tố quan trọng hàng đầu quyết định việc cấp trên hay công ty có đồng ý cho bạn nghỉ hay không. Chính vì vậy, bạn cần chú ý trình bày phần này thật khéo léo để tránh gây phản cảm cho người khác khiến họ nghĩ rằng bạn chỉ đang cố gắng trốn việc mà thôi.
5.5. Đảm bảo đơn xin nghỉ phép đúng quy chuẩn
Dù làm việc ở bất cứ đâu, bạn cũng cần nắm được cách trình bày một mẫu đơn nói chung và đơn xin nghỉ phép năm nói riêng. Đầu tiên, trong các mẫu đơn không thể thiếu đi phần Quốc hiệu, tiêu ngữ và tên đơn. Tiếp theo là mục ngày tháng năm và phần kính gửi. Ở đây có thể là kính gửi Ban Nhân sự, Ban giám đốc công ty…
Sau đó hãy trình bày một số thông tin nhân thân như họ tên, chức vụ, bộ phận đang công tác, địa chỉ, số điện thoại… và đừng quên phần quan trọng nhất là lý do xin nghỉ và thời gian nghỉ. Cuối cùng là cam kết, lời cảm ơn và chữ ký của bạn. Chắc chắn một lá đơn được trình bày đúng quy chuẩn sẽ gây được thiện cảm hơn với người nhận và yêu cầu của bạn sẽ dễ dàng được chấp thuận hơn.
Sử dụng các mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn không chỉ giúp nhân viên dễ dàng thực hiện quy trình nghỉ phép mà còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân sự một cách hiệu quả và minh bạch. Để nâng cao hiệu suất và đơn giản hóa quá trình quản lý nhân sự, FAST HRM Online là một giải pháp lý tưởng. Đây là phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả trên nền tảng web, giúp tự động hóa quy trình, lưu trữ và xử lý thông tin nghỉ phép nhanh chóng và chính xác. Liên hệ ngay!
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast
Xem thêm các bài viết liên quan: