Con dấu đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, hộ kinh doanh cũng được xem như một loại hình kinh doanh. Vậy hộ kinh doanh có được phép có con dấu riêng như doanh nghiệp hay không? Bài viết này FAST sẽ làm rõ các thắc mắc cũng như quy định pháp luật về việc sử dụng con dấu cho hộ kinh doanh cá thể.
1. So sánh con dấu công ty và con dấu hộ kinh doanh cá thể
Con dấu doanh nghiệp:
Con dấu doanh nghiệp, còn gọi là mộc hoặc ấn, được dùng để xác nhận tính hợp pháp của các văn bản, giấy tờ và hợp đồng của doanh nghiệp. Nó thể hiện sự đồng thuận và xác nhận giá trị pháp lý của tài liệu được đóng dấu.
Mỗi con dấu doanh nghiệp là duy nhất, không trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với con dấu của bất kỳ doanh nghiệp nào khác. Dù hình tròn hay vuông, con dấu doanh nghiệp đều có giá trị pháp lý như nhau.
Luật pháp yêu cầu mỗi doanh nghiệp phải có con dấu pháp nhân (dạng tròn) sau khi thành lập. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng các loại con dấu khác cho công việc hàng ngày như dấu chức danh, dấu vuông, dấu xác nhận thu/chi.
Con dấu hộ kinh doanh cá thể:
Hộ kinh doanh là hình thức phổ biến cho các cá nhân hoặc hộ gia đình kinh doanh nhỏ lẻ như cửa hàng tạp hóa, quán ăn, cửa hàng quần áo hay phụ kiện. Do không có tư cách pháp nhân, hộ kinh doanh cá thể không được phép sử dụng con dấu pháp nhân như doanh nghiệp.
Tuy nhiên, hộ kinh doanh vẫn có thể sử dụng con dấu. Những con dấu này không có giá trị pháp lý, chủ yếu dùng để cung cấp hoặc thay thế các thông tin của hộ kinh doanh như logo, địa chỉ, tên cửa hàng.
>> Xem thêm: Mẫu giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh theo quy định
2. Hộ kinh doanh có cần con dấu không? Quy định về con dấu hộ kinh doanh cá thể
Hộ kinh doanh có cần con dấu hay không?
Vì hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân nên không được sử dụng con dấu pháp nhân trong các hoạt động kinh doanh của hộ.
Trên thực tế, nhiều hộ kinh doanh vẫn có thể sử dụng con dấu để cung cấp thông tin của hộ đến với các đối tác kinh doanh nhưng con dấu của hộ kinh doanh thuộc loại không có tính pháp lý. Đồng nghĩa, con dấu của hộ kinh doanh không được sử dụng để thực hiện các chức năng trong giao dịch, ký kết như con dấu của pháp nhân.
Tùy thuộc vào nhu cầu của hộ kinh doanh, mà nội dung có dấu sẽ được khắc khác nhau. Cụ thể:
- Nội dung con dấu hộ kinh doanh thường được đặt khắc gồm: tên hộ kinh doanh hoặc tên cửa hàng, mã số thuế hộ kinh doanh, địa chỉ và số điện thoại (tùy theo nhu cầu);
- Nội dung con dấu cung cấp thông tin cho người mua hàng thường được đặt khắc như: đồng kiểm, đã thanh toán, quý khách vui lòng quay video khi bóc hàng…
>>> Xem thêm: Hướng dẫn xin giấy phép kinh doanh hộ gia đình đơn giản
Quy định về con dấu hộ kinh doanh cá thể như thế nào
Theo quy định tại Điều 74 Bộ luật Dân sự 2015, về vấn đề điều kiện để công nhận một tổ chức là pháp nhân, cụ thể:
Một tổ chức để được công nhận là pháp nhân thì phải được thành lập theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015, luật khác có liên quan.
Bên cạnh đó, tổ chức này phải có cơ cấu tổ chức theo quy định, cụ thể là pháp nhân phải có cơ quan điều hành. Tổ chức, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan điều hành của pháp nhân được quy định trong điều lệ của pháp nhân hoặc trong quyết định thành lập pháp nhân.
Tổ chức phải có tài sản độc lập với cá nhân, pháp nhân khác và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình.
Cuối cùng là phải nhân danh mình tham gia quan hệ pháp luật một cách độc lập.
Bản chất của hộ kinh doanh là hộ kinh doanh tồn tại dựa trên toàn bộ tài sản của người đăng ký thành lập, vì vậy theo quy định của pháp luật thì hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân do không đáp ứng các điều kiện tại theo quy định tại Điều 74 Bộ luật Dân sự 2015 này.
Ngoài ra, theo quy định tại Điều 5 Nghị định 99/2016/NĐ-CP về điều kiện sử dụng con dấu thì:
“1. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.
2.Việc sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
3.Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi.
4.Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định….”
Theo quy định trên thì doanh nghiệp thì sau khi được cấp giấy chứng nhận thì doanh nghiệp phải thực hiện khắc con dấu và thông báo mẫu con dấu với cơ quan quản lý kinh doanh. Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ – CP có quy định về hộ kinh doanh như sau: “Hộ kinh doanh do một cá nhân hoặc một nhóm người gồm các cá nhân là công dân Việt Nam đủ 18 tuổi, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, hoặc một hộ gia đình làm chủ, chỉ được đăng ký kinh doanh tại một địa điểm, sử dụng dưới mười lao động và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh”.
Do đó, Hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân nên hộ kinh doanh không được sử dụng dấu pháp nhân để phục vụ cho mục đích kinh doanh của mình.
Từ những phân tích và căn cứ pháp lý nêu trên có thể khẳng định rằng hộ kinh doanh do không có tư cách pháp nhân nên không đủ điều kiện được phép sử dụng con dấu pháp nhân hay được phép đăng ký mẫu dấu và chịu sự điều chỉnh của Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu.
Nếu hộ kinh doanh tự khắc và sử dụng dấu tròn trong giao dịch hay công tác nội bộ thì đều vi phạm quy định của pháp luật và có thể bị cơ quan có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính.
Tuy nhiên hộ kinh doanh có thể sử dụng con dấu để cung cấp thông tin địa chỉ, logo, chữ ký nhằm mục đích cung cấp thông tin và thay thế phần thông tin của hộ kinh doanh. Khi sử dụng loại dấu này thì hộ kinh doanh hoàn toàn được tự thiết kế, đặt khắc dấu và đáp ứng 3 điều kiện:
Một là, Mẫu dấu đó không trùng khớp hoặc gây nhầm lẫn với con dấu doanh nghiệp đã được cơ quan có thẩm quyền thông báo trên Cổng thông tin điện tử về đăng ký doanh nghiệp.
Hai là, nội dung con dấu không được vi phạm các điều khoản cấm trong quy định của pháp luật.
Ba là, mẫu dấu của hộ kinh doanh không vi phạm quy định về sở hữu trí tuệ.
>> Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể
3. Cách đóng dấu đối với con dấu hội kinh doanh
- Việc sử dụng con dấu trong hộ kinh doanh cá thể cần tuân thủ các quy tắc sau:
- Khi đóng dấu, cần đảm bảo hình ảnh con dấu hiện rõ, thẳng hàng, đúng chiều. Chỉ được sử dụng mực màu đỏ theo đúng quy định pháp luật.
- Khi đóng dấu lên chữ ký, con dấu phải phủ lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Đối với các tài liệu đính kèm văn bản chính hoặc phụ lục: con dấu được đóng ở trang đầu tiên, che một phần tên của tổ chức, cơ quan hoặc tiêu đề phụ lục.
- Người đứng đầu đơn vị có quyền quyết định việc sử dụng dấu giáp lai, dấu treo hoặc dấu nổi trên văn bản giấy.
- Khi đóng dấu giáp lai, con dấu được đặt ở mép phải của văn bản hoặc phụ lục, che một phần các trang giấy. Mỗi lần đóng dấu chỉ được áp dụng tối đa cho 5 trang văn bản.
>> Xem thêm: Hộ kinh doanh là gì? Các quy định liên quan đến hộ kinh doanh cá thể
4. Mục đích khi sử dụng con dấu hộ kinh doanh
Theo quy định của nhà nước, hộ kinh doanh cá thể không bắt buộc phải có con dấu. Tuy nhiên, trong trường hợp hộ kinh doanh cần xuất hóa đơn bán hàng từ cơ quan thuế quản lý, việc sử dụng con dấu mã số thuế là cần thiết để đóng lên hóa đơn theo đúng quy định.
Khi hộ kinh doanh cá thể sử dụng con dấu, mã số thuế cần được đóng dấu trực tiếp vào phần thông tin của bên bán hàng trên hóa đơn.
5. Một số câu hỏi khi sử dụng con dấu hộ kinh doanh cá thể
5.1 Con dấu hộ kinh doanh cá thể có bắt buộc phải đăng ký không?
Theo quy định hiện hành, việc đăng ký con dấu cho hộ kinh doanh cá thể là không bắt buộc. Cụ thể:
- Hộ kinh doanh cá thể có quyền tự quyết định việc sử dụng con dấu.
- Nếu quyết định sử dụng con dấu, việc đăng ký là tự nguyện.
- Tuy nhiên, đăng ký con dấu mang lại nhiều lợi ích như:
- Tăng tính pháp lý cho các giao dịch
- Dễ dàng xác minh tính hợp pháp của con dấu
- Bảo vệ quyền lợi của hộ kinh doanh trong trường hợp tranh chấp
5.2 Hộ kinh doanh cá thể có thể sử dụng nhiều con dấu cùng lúc không?
Về nguyên tắc, mỗi hộ kinh doanh cá thể chỉ nên sử dụng một con dấu chính thức. Tuy nhiên:
- Không có quy định cấm việc sử dụng nhiều con dấu.
- Nếu sử dụng nhiều con dấu, cần lưu ý:
- Đảm bảo tính nhất quán trong nội dung các con dấu
- Quản lý chặt chẽ việc sử dụng để tránh xảy ra sai sót hoặc lạm dụng
- Thông báo rõ ràng cho đối tác về việc sử dụng nhiều con dấu (nếu có)
5.3 Làm thế nào để xác minh tính hợp pháp của con dấu hộ kinh doanh cá thể?
Để xác minh tính hợp pháp của con dấu, có thể thực hiện các bước sau:
Kiểm tra hình thức:
- Con dấu phải có hình tròn
- Đường kính không quá 4cm
- Nội dung rõ ràng, không bị mờ hoặc khó đọc
Xem xét nội dung:
- Tên hộ kinh doanh phải trùng khớp với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
- Địa chỉ (nếu có) phải chính xác
Đối chiếu với thông tin đăng ký:
- Nếu con dấu đã đăng ký, có thể kiểm tra thông tin tại cơ quan đăng ký kinh doanh
Xác minh qua giao dịch:
- Yêu cầu chủ hộ kinh doanh cung cấp giấy tờ có đóng dấu để đối chiếu
5.4 Trường hợp nào cần thay đổi nội dung con dấu hộ kinh doanh cá thể?
Cần thay đổi nội dung con dấu trong các trường hợp sau:
- Thay đổi tên hộ kinh doanh
- Thay đổi địa chỉ (nếu địa chỉ được ghi trên con dấu)
- Thay đổi ngành nghề kinh doanh chính (nếu được ghi trên con dấu)
- Con dấu cũ bị mờ, hỏng không thể sử dụng
- Muốn thay đổi thiết kế hoặc kích thước con dấu
Quy trình thay đổi nội dung con dấu:
- Làm con dấu mới tại cơ sở được cấp phép
- Nếu đã đăng ký con dấu cũ, cần thông báo với cơ quan đăng ký về việc thay đổi
- Hủy con dấu cũ theo quy định
5.5 Con dấu hộ kinh doanh cá thể bị mất hoặc hư hỏng phải làm sao?
Khi con dấu bị mất hoặc hư hỏng, cần thực hiện các bước sau:
Trường hợp mất con dấu:
- Thông báo ngay cho cơ quan công an nơi gần nhất
- Đăng thông báo mất con dấu trên phương tiện thông tin đại chúng
- Làm đơn xin cấp lại con dấu mới (nếu cần)
Trường hợp hư hỏng:
- Tiến hành hủy con dấu cũ theo quy định
- Làm thủ tục xin cấp con dấu mới
Quy trình làm con dấu mới:
- Chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền
- Nộp hồ sơ và chờ kết quả
- Nhận con dấu mới và thực hiện đăng ký (nếu muốn)
Fast HKD là một phần mềm kế toán web-based được thiết kế đặc biệt cho hộ kinh doanh, tuân thủ các quy định trong Thông tư 88/2021/TT-BTC. Phần mềm này cung cấp một phân hệ bán lẻ toàn diện, cho phép quản lý thông tin khách hàng, kho hàng và hàng hóa một cách hiệu quả. Đặc biệt với khả năng tự động tính tiền thừa, theo dõi chi tiết mã hàng, số lượng, giá và chiết khấu. Người dùng còn có thể tùy chỉnh mẫu in bill và tự động tạo cũng như cập nhật thông tin khách hàng, giúp việc quản lý bán hàng trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.
Tóm lại, quyết định sử dụng con dấu tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của từng hộ kinh doanh. Nếu sử dụng, hãy tuân thủ đúng quy định pháp luật để tăng cường tính pháp lý và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp. Hãy cân nhắc kỹ và chọn phương án phù hợp nhất với mô hình kinh doanh của bạn.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast
Xem thêm bài viết liên quan:
Mã số thuế hộ kinh doanh là gì? Hướng dẫn cách tra cứu chi tiết