Xử lý dữ liệu một cách thủ công / bán tự động
Đây là một vấn đề rất thường gặp ở các DN. Thông thường, trong mỗi phòng ban IT sẽ có nhân sự chuyên làm các việc như quản lý, thanh lọc, giải mã, tổng hợp, xử lý tắc nghẽn và phân chia dữ liệu v.v… Và cuối cùng, những người này sẽ tạo ra một số báo cáo.
Rất nhiều người không biết rằng gần như nếu không muốn nói là tất cả những công việc này đều có thể được tự động hóa.
Hiện tại trên thị trường đã có rất nhiều công cụ ELT (Ex-tract, Transform and Load – Giải nén, chuyển đối, tải). Nếu DN có một SQL server, bạn đã sở hữu một trong những công cụ ETL nhiều tính năng nhất – Dịch vụ chuyển đổi dữ liệu (Data Transformation Service – DTS).
DTS có thể xử lý dữ liệu được lưu trữ ở bất kỳ định dạng và RDBMS (hệ thống quản lý căn cứ dữ liệu) nào. Ngoài ra, nếu DN đã có sẵn các mã / lệnh xử lý lô, chúng có thể được kết nối với DTS một cách dể dàng.
DN nên tìm hiểu khả năng này để giải phóng nguồn lực từ những công việc chuyển đổi dữ liệu nhàm chán và lặp đi lặp lại.
BI không được ứng dụng rộng rãi tại các phòng ban DN
Triển khai thành công BI không chỉ đơn giản là triển khai các tính năng, lên sơ đồ cấu trúc dữ liệu, sao chép các báo cáo sẵn có và cung cấp 10 thanh công cụ giúp người dùng mổ xẻ dữ liệu và xây dựng biểu đồ.
Nó phụ thuộc vào hiệu quả đến từ người dùng – với giải pháp BI này, người dùng sẽ làm việc nhanh hơn, thông minh hơn, và hiệu quả hơn như thế nào?
Nếu BI không mang đến hiệu quả, hoặc tệ hơn, nếu nó làm người dùng mệt mỏi, bực mình, bối rối, sẽ không có dự án nào được ứng dụng rộng rãi.
Người dùng sẽ học cách sử dụng một phương pháp mới, dù nó có phức tạp đến đâu chăng nữa, khi và chỉ khi nó giúp ích cho công việc của họ.
Phụ thuộc vào nhà cung cấp / IT
Các công cụ BI mang đến một cách làm mới để phục vụ công tác báo cáo.
Kho chứa (repository) sẽ nối và chuyển dữ liệu, khối dữ liệu (cube), các nguồn dữ liệu ASCII, cấu trúc bảng biểu, kết nối (join), góc nhìn (view) và tất cả các thứ kỹ thuật phức tạp thành các giao diện/báo cáo với ngôn từ thông dụng khác để người sử dụng có thể hiểu dễ dàng.
Nhưng sau khi đã hoàn tất các báo cáo cơ bản, người dùng cần phải được đào tạo để có thể tự dùng repository để xuất ra các báo cáo của riêng họ, cũng như bổ sung vào các báo cáo hiện có.
Điều này sẽ giúp họ chủ động và không cần phụ thuộc vào nhà cung cấp hay bộ phận IT. Nhưng quan trọng hơn, nó mang lại một môi trường linh hoạt cho người sử dụng, với ngôn từ quen thuộc mà họ hiểu.
Nhờ vậy, độ hài lòng và ứng dụng sẽ gia tăng, trong khi giảm thiểu sự can thiệp của IT, và thông tin sẽ được khai thác một cách hiệu quả nhất.
BI trên thực tế
Bạn hãy tưởng tượng một báo cáo về doanh thu bán hàng của từng nhân viên kinh doanh trong một quý.
Đây là một báo cáo rất phổ biến tại bất kỳ doanh nghiệp nào. Thế nhưng bạn sẽ làm gì với báo cáo này? Bạn sẽ so sánh doanh thu thực với chỉ tiêu, doanh thu của DN với doanh thu của đối thủ, v.v… Bạn sẽ có những hành động gì dựa trên thông tin từ báo cáo này?
Xin được nêu ra một vài ví dụ:
- Đánh giá tỷ lệ nhân viên không hoàn thành chỉ tiêu doanh thu và có những biện pháp phù hợp.
- Đánh giá mức độ hiệu quả của nhân viên và khen thưởng hợp lý
- So sánh doanh thu với xu hướng và phân tích các điểm khác biệt (nếu có)
- So sánh doanh thu với thông tin thị trường để tìm ra mối liên hệ
- Nâng cao lợi nhuận bằng cách giảm thiểu chi phí bán hàng
Bây giờ chúng ta hãy xem xét yếu tố cuối cùng.
Để hiểu rõ chi phí bán hàng, bạn cần phải xem một báo cáo khác về chi phí bán hàng của từng nhân viên trong quý này. Những chi phí bán hàng rất đa dạng, bao gồm chi phí tiếp khách, giảm giá, các khuyến mại đặc biệt, quà tặng, sự kiện, v.v…
Bây giờ, bạn thử đặt mình vào vị trí của Giám đốc Kinh doanh. Anh ta sẽ muốn tìm ra mối liên hệ giữa doanh số bán hàng và chi phí bán hàng của từng nhân viên. Và tất nhiên trên thực tế sẽ có vô số các tình huống khác nhau. Người đạt doanh thu cao chưa chắc đã tiêu tốn nhiều tiền vào chi phí bán hàng.
Ngược lại, người có chi phí bán hàng cao chưa chắc đã mang về nhiều doanh thu. Và ngoài ra sẽ có nhiều nhân viên có doanh thu và chi phí bán hàng tỷ lệ thuận với nhau.
Qua đó, rất có thể bạn sẽ muốn áp dụng một quy định về chi phí bán hàng dựa trên doanh số. Bạn cũng muốn đưa ra mức trần và sàn của quy định này. Bạn cần một báo cáo với ít nhất 2 danh sách sau đây:
- Danh sách các nhân viên bán hàng với chi phí vượt qua mức cho phép mà vẫn không đạt chỉ tiêu doanh thu.
- Danh sách các nhân viên bán hàng vượt chỉ tiêu doanh thu nhưng có chi phí thấp hơn mức cho phép.
Bạn sẽ làm gì với những thông tin này? Rất đơn giản. Những người trong danh sách số 2 cần được thưởng và động viên thích đáng, trong khi những nhân viên trong danh sách 1 cần phải giải trình cụ thể.
Tại sao tôi lại kể một câu chuyện dài thế này?
Bởi vì một nhà quản lý sẽ phải mất rất nhiều thời gian và công sức để có được 2 danh sách trên – 2 danh sách sẽ giúp anh ta đưa ra một số quyết định cần thiết.
- Anh ta sẽ phải tìm kiếm ở vài nơi để xuất ra các báo cáo giữa kỳ, tính toán chi phí bán hàng bình quân và quyết định hạn mức chi phí cho phép
- Phân tích lại toàn bộ các báo cáo dựa trên mức trần chi phí cho phép này, tìm kiếm các doanh số cũng như chi phí bán hàng cao nhất và thấp nhất
- Ngoài ra còn phải tìm mối liên hệ giữa doanh thu và chi phí, và cuối cùng là có trong tay danh sách các nhân viên bán hàng xuất sắc và các nhân viên bán hàng tồi.
Bạn có thể hỏi, vậy thì trí tuệ doanh nghiệp ở đâu?
Thay vì đưa ra một định nghĩa kỹ thuật, tôi sẽ cho bạn một định nghĩa thực tế hơn dựa trên câu chuyện vừa rồi. Nếu bạn có thể trình sếp một báo cáo đơn giản, có 2 danh sách giúp sếp ra quyết định, đó là khi bạn đã có được trí tuệ doanh nghiệp.
Bạn nên nhớ rằng đến đây, chúng ta vẫn chưa phải dùng tới biểu đồ hay mổ xẻ dữ liệu nào. Nó chỉ là một phân tích rất thông thường trong doanh nghiệp với sự trợ giúp của CNTT.
Người sử dụng không quan tâm tới tên giải pháp hay công nghệ, họ cũng không cần giải pháp đó “thời thượng” cỡ nào, mà chỉ quan tâm tới tầm ảnh hưởng của giải pháp này.
Và nếu bạn đã hiện thực hóa BI ở mức độ này, thì bất kỳ người sử dụng nào sẽ hào hứng kể cho bạn nghe hàng trăm ví dụ ứng dụng BI khác.
Nếu bạn có công cụ BI linh hoạt và bạn đã tạo ra một repository ở cấp độ doanh nghiệp, dựa trên tất cả các nguồn dữ liệu khác nhau, tất cả những gì bạn cần phải làm để giúp người dùng ứng dụng BI là hướng dẫn họ cách sử dụng các thanh công cụ và các tính năng có trong giải pháp BI.
Điểm khác biệt duy nhất là, giờ đây khi họ đã tận mắt chứng kiến sức mạnh của BI, họ sẽ háo hức và sẵn sàng học hỏi để sử dụng chúng một cách hiệu quả.
Kết luận
Từ lý thuyết đến thực tế là cả một chặng đường dài trong việc ứng dụng CNTT ngày nay. Tuy nhiên, có một công nghệ không những rút ngắn khoảng cách mà còn đảm bảo bạn sẽ ứng dụng thành công. Công nghệ đó luôn ở bên cạnh ta và không tốn một xu.
Nó có tên là CS – tiếng Anh là Common sense, có nghĩa là suy xét đúng đắn đối với những vấn đề thực tiễn. Xin được tạm dịch là “lẽ thường”.
Nguồn Tin học & đời sống.
Xử lý dữ liệu một cách thủ công / bán tự động
Đây là một vấn đề rất thường gặp ở các DN. Thông thường, trong mỗi phòng ban IT sẽ có nhân sự chuyên làm các việc như quản lý, thanh lọc, giải mã, tổng hợp, xử lý tắc nghẽn và phân chia dữ liệu v.v… Và cuối cùng, những người này sẽ tạo ra một số báo cáo.
Rất nhiều người không biết rằng gần như nếu không muốn nói là tất cả những công việc này đều có thể được tự động hóa.
Hiện tại trên thị trường đã có rất nhiều công cụ ELT (Ex-tract, Transform and Load – Giải nén, chuyển đối, tải). Nếu DN có một SQL server, bạn đã sở hữu một trong những công cụ ETL nhiều tính năng nhất – Dịch vụ chuyển đổi dữ liệu (Data Transformation Service – DTS).
DTS có thể xử lý dữ liệu được lưu trữ ở bất kỳ định dạng và RDBMS (hệ thống quản lý căn cứ dữ liệu) nào. Ngoài ra, nếu DN đã có sẵn các mã / lệnh xử lý lô, chúng có thể được kết nối với DTS một cách dể dàng.
DN nên tìm hiểu khả năng này để giải phóng nguồn lực từ những công việc chuyển đổi dữ liệu nhàm chán và lặp đi lặp lại.
BI không được ứng dụng rộng rãi tại các phòng ban DN
Triển khai thành công BI không chỉ đơn giản là triển khai các tính năng, lên sơ đồ cấu trúc dữ liệu, sao chép các báo cáo sẵn có và cung cấp 10 thanh công cụ giúp người dùng mổ xẻ dữ liệu và xây dựng biểu đồ.
Nó phụ thuộc vào hiệu quả đến từ người dùng – với giải pháp BI này, người dùng sẽ làm việc nhanh hơn, thông minh hơn, và hiệu quả hơn như thế nào?
Nếu BI không mang đến hiệu quả, hoặc tệ hơn, nếu nó làm người dùng mệt mỏi, bực mình, bối rối, sẽ không có dự án nào được ứng dụng rộng rãi.
Người dùng sẽ học cách sử dụng một phương pháp mới, dù nó có phức tạp đến đâu chăng nữa, khi và chỉ khi nó giúp ích cho công việc của họ.
Phụ thuộc vào nhà cung cấp / IT
Các công cụ BI mang đến một cách làm mới để phục vụ công tác báo cáo.
Kho chứa (repository) sẽ nối và chuyển dữ liệu, khối dữ liệu (cube), các nguồn dữ liệu ASCII, cấu trúc bảng biểu, kết nối (join), góc nhìn (view) và tất cả các thứ kỹ thuật phức tạp thành các giao diện/báo cáo với ngôn từ thông dụng khác để người sử dụng có thể hiểu dễ dàng.
Nhưng sau khi đã hoàn tất các báo cáo cơ bản, người dùng cần phải được đào tạo để có thể tự dùng repository để xuất ra các báo cáo của riêng họ, cũng như bổ sung vào các báo cáo hiện có.
Điều này sẽ giúp họ chủ động và không cần phụ thuộc vào nhà cung cấp hay bộ phận IT. Nhưng quan trọng hơn, nó mang lại một môi trường linh hoạt cho người sử dụng, với ngôn từ quen thuộc mà họ hiểu.
Nhờ vậy, độ hài lòng và ứng dụng sẽ gia tăng, trong khi giảm thiểu sự can thiệp của IT, và thông tin sẽ được khai thác một cách hiệu quả nhất.
BI trên thực tế
Bạn hãy tưởng tượng một báo cáo về doanh thu bán hàng của từng nhân viên kinh doanh trong một quý.
Đây là một báo cáo rất phổ biến tại bất kỳ doanh nghiệp nào. Thế nhưng bạn sẽ làm gì với báo cáo này? Bạn sẽ so sánh doanh thu thực với chỉ tiêu, doanh thu của DN với doanh thu của đối thủ, v.v… Bạn sẽ có những hành động gì dựa trên thông tin từ báo cáo này?
Xin được nêu ra một vài ví dụ:
- Đánh giá tỷ lệ nhân viên không hoàn thành chỉ tiêu doanh thu và có những biện pháp phù hợp.
- Đánh giá mức độ hiệu quả của nhân viên và khen thưởng hợp lý
- So sánh doanh thu với xu hướng và phân tích các điểm khác biệt (nếu có)
- So sánh doanh thu với thông tin thị trường để tìm ra mối liên hệ
- Nâng cao lợi nhuận bằng cách giảm thiểu chi phí bán hàng
Bây giờ chúng ta hãy xem xét yếu tố cuối cùng.
Để hiểu rõ chi phí bán hàng, bạn cần phải xem một báo cáo khác về chi phí bán hàng của từng nhân viên trong quý này. Những chi phí bán hàng rất đa dạng, bao gồm chi phí tiếp khách, giảm giá, các khuyến mại đặc biệt, quà tặng, sự kiện, v.v…
Bây giờ, bạn thử đặt mình vào vị trí của Giám đốc Kinh doanh. Anh ta sẽ muốn tìm ra mối liên hệ giữa doanh số bán hàng và chi phí bán hàng của từng nhân viên. Và tất nhiên trên thực tế sẽ có vô số các tình huống khác nhau. Người đạt doanh thu cao chưa chắc đã tiêu tốn nhiều tiền vào chi phí bán hàng.
Ngược lại, người có chi phí bán hàng cao chưa chắc đã mang về nhiều doanh thu. Và ngoài ra sẽ có nhiều nhân viên có doanh thu và chi phí bán hàng tỷ lệ thuận với nhau.
Qua đó, rất có thể bạn sẽ muốn áp dụng một quy định về chi phí bán hàng dựa trên doanh số. Bạn cũng muốn đưa ra mức trần và sàn của quy định này. Bạn cần một báo cáo với ít nhất 2 danh sách sau đây:
- Danh sách các nhân viên bán hàng với chi phí vượt qua mức cho phép mà vẫn không đạt chỉ tiêu doanh thu.
- Danh sách các nhân viên bán hàng vượt chỉ tiêu doanh thu nhưng có chi phí thấp hơn mức cho phép.
Bạn sẽ làm gì với những thông tin này? Rất đơn giản. Những người trong danh sách số 2 cần được thưởng và động viên thích đáng, trong khi những nhân viên trong danh sách 1 cần phải giải trình cụ thể.
Tại sao tôi lại kể một câu chuyện dài thế này?
Bởi vì một nhà quản lý sẽ phải mất rất nhiều thời gian và công sức để có được 2 danh sách trên – 2 danh sách sẽ giúp anh ta đưa ra một số quyết định cần thiết.
- Anh ta sẽ phải tìm kiếm ở vài nơi để xuất ra các báo cáo giữa kỳ, tính toán chi phí bán hàng bình quân và quyết định hạn mức chi phí cho phép
- Phân tích lại toàn bộ các báo cáo dựa trên mức trần chi phí cho phép này, tìm kiếm các doanh số cũng như chi phí bán hàng cao nhất và thấp nhất
- Ngoài ra còn phải tìm mối liên hệ giữa doanh thu và chi phí, và cuối cùng là có trong tay danh sách các nhân viên bán hàng xuất sắc và các nhân viên bán hàng tồi.
Bạn có thể hỏi, vậy thì trí tuệ doanh nghiệp ở đâu?
Thay vì đưa ra một định nghĩa kỹ thuật, tôi sẽ cho bạn một định nghĩa thực tế hơn dựa trên câu chuyện vừa rồi. Nếu bạn có thể trình sếp một báo cáo đơn giản, có 2 danh sách giúp sếp ra quyết định, đó là khi bạn đã có được trí tuệ doanh nghiệp.
Bạn nên nhớ rằng đến đây, chúng ta vẫn chưa phải dùng tới biểu đồ hay mổ xẻ dữ liệu nào. Nó chỉ là một phân tích rất thông thường trong doanh nghiệp với sự trợ giúp của CNTT.
Người sử dụng không quan tâm tới tên giải pháp hay công nghệ, họ cũng không cần giải pháp đó “thời thượng” cỡ nào, mà chỉ quan tâm tới tầm ảnh hưởng của giải pháp này.
Và nếu bạn đã hiện thực hóa BI ở mức độ này, thì bất kỳ người sử dụng nào sẽ hào hứng kể cho bạn nghe hàng trăm ví dụ ứng dụng BI khác.
Nếu bạn có công cụ BI linh hoạt và bạn đã tạo ra một repository ở cấp độ doanh nghiệp, dựa trên tất cả các nguồn dữ liệu khác nhau, tất cả những gì bạn cần phải làm để giúp người dùng ứng dụng BI là hướng dẫn họ cách sử dụng các thanh công cụ và các tính năng có trong giải pháp BI.
Điểm khác biệt duy nhất là, giờ đây khi họ đã tận mắt chứng kiến sức mạnh của BI, họ sẽ háo hức và sẵn sàng học hỏi để sử dụng chúng một cách hiệu quả.
Kết luận
Từ lý thuyết đến thực tế là cả một chặng đường dài trong việc ứng dụng CNTT ngày nay. Tuy nhiên, có một công nghệ không những rút ngắn khoảng cách mà còn đảm bảo bạn sẽ ứng dụng thành công. Công nghệ đó luôn ở bên cạnh ta và không tốn một xu.
Nó có tên là CS – tiếng Anh là Common sense, có nghĩa là suy xét đúng đắn đối với những vấn đề thực tiễn. Xin được tạm dịch là “lẽ thường”.
Nguồn Tin học & đời sống.