Fast Business Online: Giải bài toán đặc thù cho DN xuất khẩu nông sản

Mục lục

Về Cty TNHH MTV The Fruit Republic Cần Thơ

The Fruit Republic Cần Thơ là Công ty 100% vốn Hà Lan, chuyên kinh doanh xuất khẩu nông sản sạch theo tiêu chuẩn Châu Âu. TFR xác định sứ mệnh là để cho Thế giới khám phá và thưởng thức trái cây, rau quả sạch của Việt Nam và làm cho người nông dân Việt Nam tự hào với nông sản của họ trồng.

Được thành lập tại Đà Lạt năm 2009 và phát triển tại Cần Thơ năm 2012, đến nay The Fruit Republic Cần Thơ có hơn 500 nhân viên đang làm việc nhiệt tình, chăm chỉ với sự đam mê phát triển nông sản sạch tại Việt Nam.

The Fruit Republic Cần Thơ là Công ty xuất khẩu trái cây tươi tại Việt Nam đạt chứng nhận tiêu chuẩn Global GAP, Grasp, EU-Organic, ETI và BRC. TFR có nhà máy đóng gói hiện đại tại Cần Thơ, Đà Lạt và các Trung tâm phân phối tại TP. Hồ Chí Minh, Hà Nội và Hà Lan.

Website: http://www.thefruitrepublic.com/
Quy mô: Hơn 500 nhân viên
Địa chỉ: Khu Công Nghiệp Hưng Phú 1, Phường Tân Phú, Quận Cái Răng, TP Cần Thơ

TFR thuộc sở hữu 100% vốn Hà Lan, chuyên kinh doanh xuất khẩu nông sản

Quy trình sản xuất theo tiêu chuẩn Châu Âu

Các sản phẩm của TFR

TFR là doanh nghiệp xuất khẩu trái cây tươi đầu tiên của Việt Nam được chứng nhận ETI

Nhu cầu triển khai ERP và giải pháp được chọn

Hiểu rõ về tính cấp thiết cho việc lựa chọn sử dụng một phần mềm tài chính kế toán phù hợp cho doanh nghiệp, TFR đã xác định 6 nhu cầu thực tế:

Thứ nhất, tăng tốc độ xử lý cho các công việc: nhập chứng từ, lên báo cáo, tính giá hàng tồn kho…
Thứ hai, quản lý tỷ giá.
Thứ ba, quản lý tuổi nợ hóa đơn.
Thứ tư, quản lý các tiêu chí đặc thù hàng tồn kho ngành trái cây như hao hụt bán hàng, hao hụt kiểm kê, hủy, chuyển loại…
Thứ 5, tính giá thành trên phần mềm.
Thứ 6, xử lý BCTC với chỉ tiêu giá vốn phức tạp.

Nói về lý do quyết định lựa chọn FAST làm nhà cung cấp giải pháp ERP, TFR chia sẻ: “Ban đầu tìm đến FAST là vì có doanh nghiệp nội bộ sử dụng dịch vụ của FAST, sau đó là vì FAST là doanh nghiệp có giải pháp phù hợp và giá cả tương đối hợp lý”.

Các bài toán đặc thù của TFR cho doanh nghiệp xuất khẩu nông sản

TFR là doanh nghiệp chuyên kinh doanh xuất khẩu nông sản nên các nghiệp vụ tài chính kế toán mang những đặc thù rất riêng. Đội triển khai qua quá trình khảo sát đã xác định ra các bài toán “riêng” cho TFR:

Bài toán 1: Ghi nhận giá vốn – Ghi nhận doanh thu

Ngành trái cây có đặc thù là hàng xuất giao cho khách hàng có thể không khớp trọng lượng cân ở kho khi xuất đi (hao hụt), hoặc trả lại do hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Vì vậy quy trình bán hàng sẽ là phiếu xuất kho đi trước (ghi nhận giá vốn), hóa đơn sẽ xuất sau (ghi nhận doanh thu) dựa vào số lượng khách hàng thực nhận. Lượng hàng trả lại sẽ làm giảm giá vốn, lượng hàng hao hụt sẽ được ghi nhận vào giá vốn bán hàng do hao hụt.

Bài toán 2: Hóa đơn in gộp

Vì việc xuất bán trái cây rất nhiều và liên tục, nên thông thường khách hàng sẽ có nhu cầu in gộp hóa đơn vào giữa tháng hoặc cuối tháng (1 hóa đơn xuất cho nhiều phiếu xuất), trên màn hình hóa đơn phải group theo mã hàng, mã kho, đơn vị tính (đvt) bán, giá bán theo hiệu lực phiếu xuất.

Bài toán 3: Xuất hóa đơn cho công ty con

Việc xuất kho bán có thể cho 1 công ty, 1 chuỗi cửa hàng, hóa đơn có thể xuất cho chính công ty, cửa hàng đó hoặc xuất cho công ty mẹ.Vì vậy khi xuất hóa đơn phải xử lý xuất được cả phiếu xuất của những công ty con.

Bài toán 4: Quy đổi đvt cố định và không cố định

Hệ số quy đổi đvt của trái cây có loại sẽ không cố định: vd 1 trái bưởi có thể dao động từ 0.5 – 0.7 kg. Vì vậy việc quy đổi đvt phải xử lý được cho 2 trường hợp quy đổi cố định và không cố định.

Bài toán 5: Xác định chính xác giá trị của yếu tố chi phí trong giá vốn xuất bán trong kỳ

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh coi trọng việc phân tích giá vốn bán hàng, vì vậy chỉ tiêu giá vốn thể hiện trên báo cáo phải chi tiết ra từng yếu tố chi phí giá thành (621xx, 622xx, 627xx). Thông thường để thể hiện báo cáo dạng này sẽ thiết lập lấy phát sinh các chi phí giá thành trong kỳ cộng với một chỉ tiêu tăng giảm giá trị hàng tồn kho (đầu kỳ – cuối kỳ) để ra chỉ tiêu giá vốn xuất đi trong kỳ. Tuy nhiên ngành trái cây coi trọng yếu tố chi phí nguyên vật liệu, vì vậy TFR yêu cầu yếu tố chi phí phải được tính trung bình để thể hiện chính xác giá trị của yếu tố đó trong giá vốn xuất bán trong kỳ.

Để đáp ứng nhu cầu này, giải pháp là thiết lập 1 phân hệ tồn kho theo yếu tố chi phí riêng, thuật toán xử lý phải đơn giản (tối giản đối tượng tính giá, phương pháp tính giá) mà vẫn đảm bảo chính xác (kể cả xuất giá đích danh), sau này nếu có phát sinh thêm yếu tố chi phí mới hoặc tại một kỳ mà yếu tố chi phí nào đó không phát sinh thì vẫn đảm bảo tính đúng.

Fast Business Online là giải pháp tốt, đáp ứng 80% yêu cầu của TFR

Từ các bài toán được đặt ra, đội triển khai đã tiến hành giải với những phương pháp tối ưu nhất đem lại những kết quả đáp ứng được yêu cầu của TFR:

Quản lý quy trình bán hàng từ xuất kho đến ghi nhận hao hụt/ trả lại giúp cho việc xuất hóa đơn được hiệu quả, nhanh chóng.
Quản lý bán hàng được nhiều đvt trong chương trình với hệ số quy đổi không cố định.
Quản lý phân bổ công nợ hóa đơn nhanh, chính xác giúp theo dõi tuổi nợ hiệu quả.
Quản lý được tiền ngoại tệ trên phần mềm, hạch toán chênh lệch tỷ giá, đánh giá tỷ giá tài khoản, tỷ giá hóa đơn được tự động hóa.
Tính giá thành sản xuất nhiều công đoạn tự động hoàn toàn và chính xác theo đặc thù ngành trái cây. Tính giá hàng tồn kho nhanh vượt trội.
Các báo cáo quản trị đặc thù được tính tự động và chính xác giúp rút ngắn thời gian làm báo cáo.
Thực hiện nghiệp vụ thu chi hàng loạt, cấn trừ công nợ nhanh, tiết kiệm thời gian nhập liệu.

TFR đánh giá giải pháp đạt đến 80% yêu cầu mà doanh nghiệp đặt ra, tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế đã được FAST ghi nhận.

Khó khăn, thuận lợi

Khó khăn. Dự án được triển khai tại The Fruit Republic Cần Thơ nên đội dự án gặp khó khăn về mặt khoảng cách địa lý. Việc triển khai dự án chủ yếu dựa vào tài liệu khảo sát, nhưng có những việc chỉ phát sinh trong quá trình nhập liệu thực tế nên gây khó khăn hoặc tranh luận giữa TFR và FAST.

Thuận lợi. Con người luôn là một nhân tố quan trọng giúp cho một dự án được triển khai thành công. Dự án triển khai phần mềm Fast Business Online cho TFR nhận được song song 2 nguồn sức mạnh từ nguồn nhân lực. Trước hết là nhân sự của TFR đa số là những người trẻ và có năng lực nên việc tiếp thu chương trình rất nhanh và hiệu quả. Nhân sự triển khai của FAST với kiến thức tốt, nhân sự lập trình dày dặn kinh nghiệm và sự nhiệt tình tận tâm với dự án cũng đã góp phần giúp dự án thành công.

Thành viên đội dự án

Hồ Vĩnh Khoa – Trưởng dự án (bìa phải). Từng triển khai ERP cho khá nhiều lĩnh vực như sản xuất máy may, sản xuất dầu khí, sản xuất phân bón, sản xuất trái cây, sản xuất thực phẩm ăn liền… Chỉ với hơn 3 năm làm việc tại FAST KhoaHV đã tham dự nhiều dự án như: Juki, PV Oilube, Phân bón Miền Nam, TFR, Vifon…
Lương Hữu Tuấn – Trưởng nhóm phụ trách lập trình (bìa trái). Hơn 10 năm làm việc tại FAST anh TuấnLH đã tham gia lập trình cho rất nhiều dự án: Vissan, Thế giới kim cương, Lan Thanh, Nhựa Nhị Bình, Lộc Trời