Chủ đề: phần mềm kế toán, ứng dụng phần mềm kế toán
Xí nghiệp May Bình Thạnh là một đơn vị thuộc Công ty CP SX-KD-XNK Bình Thạnh (GILIMEX), chuyên sản xuất các mặt hàng như ba lô, túi xách và nhiều mặt hàng khác như tủ vải, nệm, gối, ví… Hơn 20 năm thành lập và trưởng thành, hoạt động kinh doanh của Công ty liên tục phát triển, mở rộng quy mô. Hiện nay, tại Xí nghiệp May Bình Thạnh có hơn 1500 nhân công. Ngoài ra, công ty vừa thành lập thêm Cty TNHH May Thạnh Mỹ đặt tại Vũng Tàu với trên 200 nhân viên. 
Trước năm 2007, nhân viên kế toán tại Xí nghiệp May Bình Thạnh phải xử lý số liệu trên Excel. Cách làm này mất rất nhiều thời gian, công sức song hiệu quả mang lại không cao. Từ khi chính thức đưa vào sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting vào ngày 1-1-2007, công việc của bộ phận kế toán có những biến chuyển lớn đầy tích cực. Chị Tuệ, Kế toán trưởng tại XN May Bình Thạnh kể lại: “Những ngày đầu sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting, quả thực nhân viên phòng kế toán hơi mệt. Ngày đó việc nhập liệu chưa quen, nhân viên thao tác hơi chậm, phải sau hơn 1 tháng được FAST đào tạo và tiếp xúc, bộ phận kế toán bắt đầu làm chủ được phần mềm.”
“Thực ra phần mềm kế toán Fast Accounting không khó sử dụng bởi thiết kế hợp lý, dễ hiểu, người mới học sẽ dễ dàng tiếp thu, ngoài ra giao diện của phần mềm cũng thân thiện và bắt mắt. Do khi tiếp xúc với phần mềm mới, nhân viên cảm thấy chưa quen nên tạo một tâm lý hơi e ngại. Khi trải qua các buổi đào tạo và một thời gian ngắn tiếp xúc, nhân viên có cái nhìn khác hơn về phần mềm và thấy nó không hoàn toàn “khó bảo””.
Nhân viên kế toán tại XN May Bình Thạnh
Năm 2007 là năm thực hiện khá nhiều việc, vừa đào tạo, vừa sử dụng phần mềm phục vụ trong công việc, và cả việc hoàn thành những chỉnh sửa đặc thù. Một trong những chỉnh sửa đặc thù đặc biệt quan trọng đó là việc xác minh các hóa đơn đầu vào, báo cáo chi tiết kết quả kinh doanh (theo mặt hàng, phân bổ theo doanh số…), báo cáo chi tiết chi phí. Những chỉnh sửa đặc thù này đáp ứng tốt các yêu cầu của bộ phận kế toán. Trong những chỉnh sửa đặc thù ấy, đáng lưu tâm và phục vụ nhiều nhất trong công việc là việc xác minh các hóa đơn đầu vào.
Ngoài những chỉnh sửa đặc thù, trong phần mềm kế toán Fast Accounting chuẩn, có thể nói phân hệ hàng tồn kho được sử dụng thường xuyên nhất. Chị Tuệ cho biết “ngày trước khi chưa có phần mềm kế toán Fast Accounting, toàn bộ dữ liệu phải xử lý trên Excel. Dĩ nhiên trên Excel vẫn thực hiện được song mất rất nhiều thời gian để xử lý. Khi sử dụng phần mềm FAST, nhiều phần việc trước kia đã được tính toán hoàn toàn tự động, tiết kiệm được nhiều thời gian. Ngoài ra, các biểu mẫu của FAST cũng có thể cho phép tự chỉnh sửa theo ý muốn nên rất tiện lợi khi muốn chỉnh sửa theo các yêu cầu riêng.”
Chị Tuệ cho biết thêm: “Trước đây nhân viên FAST thường tới tận nơi để xử lý mỗi khi lỗi phát sinh hoặc bên chị gặp vấn đề mà khó giải quyết qua điện thoại. Từ sau giữa năm 2008, FAST sử dụng Teamviewer để kết nối hai máy, xử lý trực tuyến qua mạng, khi đó việc hướng dẫn, chỉnh sửa trở nên thuận tiện, đỡ tốn thời gian của hai bên hơn.”
Sau một thời gian sử dụng, thấy rõ hiệu quả phần mềm mang lại, Công ty CP SX-KD-XNK Bình Thạnh đã quyết ký hợp đồng cài đặt 3 máy tại Công ty May Thạnh Mỹ – công ty thành viên tại Vũng Tàu để phục vụ cho công việc.
Chị Tuệ góp ý: Nếu trong những bản cập nhật của phần Fast Accounting có thêm phần ghi chú bằng màu sắc thì sẽ giúp chúng tôi dễ theo dõi công việc của mình hơn. Ngày trước khi thực hiện trên excel, chúng tôi thường sử dụng màu sắc để phân loại công việc đang thực hiện. Ngoài ra, nếu phần mềm FAST có thêm tính năng in theo nhóm được sẽ tiện hơn. Chẳng hạn, khi in tổng nhập xuất – tồn, đôi khi chúng tôi chỉ cần in những hàng tổng, không cần in chi tiết các hàng con. Nếu phần mềm có phân theo cấp, như đặc thù bên tôi có thể sẽ phân đến 3 cấp, như vải các loại, cấp con là màu vải, cấp con nữa là kích cỡ vải thì sẽ rất tiện lợi trong việc in ấn, đáp ứng đúng yêu cầu và tiết kiệm chi phí hơn.
Hiện nay Công ty GILIMEX đang chuẩn bị nâng cấp sang sử dụng phần mềm Quản lý toàn diện Doanh nghiệp, và FAST là một trong 3 công ty được GILIMEX lựa chọn để khảo sát.
LâmNV
Công ty FAST, 04-06-2010