Hạch toán chuyên sâu tài khoản 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp

Tài khoản này chỉ sử dụng ở các đơn vị được Nhà nước hoặc đơn vị cấp trên cấp phát kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án.

Nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án là khoản kinh phí do Ngân sách Nhà nước hoặc cấp trên cấp cho đơn vị, hoặc được Chính phủ, các tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài viện trợ, tài trợ trực tiếp thực hiện các chương trình mục tiêu, dự án đã được phê duyệt, để thực hiện những nhiệm vụ kinh tế, chính trị, xã hội do Nhà nước hoặc cấp trên giao không vì mục đích lợi nhuận.

Việc sử dụng nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án phải theo đúng dự toán được duyệt và phải quyết toán với cơ quan cấp kinh phí.

Nguồn kinh phí sự nghiệp cũng có thể được hình thành từ các khoản thu sự nghiệp phát sinh tại đơn vị, như thu viện phí của công nhân viên chức trong ngành nằm điều trị, điều dưỡng tại bệnh viện của đơn vị, thu học phí, thu lệ phí…

Hạch toán tài khoản này cần tôn trọng một số quy định sau:

1. Nguồn kinh phí sự nghiệp, nguồn kinh phí dự án phải được hạch toán chi tiết theo từng nguồn hình thành: Ngân sách Nhà nước cấp, đơn vị cấp trên cấp, nhận viện trợ, tài trợ của tổ chức, cá nhân, từ thu sự nghiệp của đơn vị. Đồng thời, phải hạch toán chi tiết, tách bạch nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay và kinh phí sự nghiệp năm trước.
2. Nguồn kinh phí sự nghiệp, nguồn kinh phí dự án phải được sử dụng đúng mục đích, nội dung hoạt động, đúng tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước và trong phạm vi dự toán đã được duyệt.
3. Trường hợp nguồn kinh phí được NSNN cấp thì tuỳ theo từng phương thức cấp phát kinh phí sự nghiệp của Ngân sách Nhà nước để ghi sổ kế toán:
   • Nếu Ngân sách Nhà nước cấp kinh phí bằng lệnh chi tiền, khi nhận được giấy báo Có, số tiền đã vào tài khoản của đơn vị, kế toán đồng thời ghi tăng tiền gửi và ghi tăng nguồn kinh phí sự nghiệp;
   • Nếu Ngân sách Nhà nước cấp kinh phí bằng hình thức giao dự toán chi sự nghiệp, dự án, khi nhận được thông báo ghi đơn vào bên Nợ TK 008 “Dự toán chi sự nghiệp, dự án” (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán). Khi rút dự toán chi sự nghiệp, dự án để chi, ghi đơn vào bên Có TK 008 “Dự toán chi sự nghiệp, dự án”, đồng thời ghi Có TK 461 “Nguồn kinh phí sự nghiệp” đối ứng với các TK có liên quan.
4. Cuối mỗi năm tài chính, đơn vị phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí sự nghiệp với cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản và với từng cơ quan, tổ chức cấp phát kinh phí theo chính sách tài chính hiện hành. Số kinh phí sử dụng chưa hết được xử lý theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Đơn vị chỉ được chuyển sang năm sau số kinh phí sự nghiệp, dự án chưa sử dụng hết khi được cơ quan hoặc cấp có thẩm quyền chấp thuận.
5. Cuối năm tài chính, nếu số chi hoạt động bằng nguồn kinh phí sự nghiệp chưa được duyệt, thì kế toán kết chuyển nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay sang nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước.

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp

Bên Nợ:

• Số chi bằng nguồn kinh phí sự nghiệp, nguồn kinh phí dự án đã được duyệt quyết toán với nguồn kinh phí sự nghiệp, nguồn kinh phí dự án;
• Số kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án sử dụng không hết hoàn lại cho NSNN hoặc nộp trả cấp trên.

Bên Có:

• Số kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án đã thực nhận của Ngân sách hoặc cấp trên;
• Các khoản thu sự nghiệp phát sinh tại đơn vị được bổ sung nguồn kinh phí sự nghiệp.

Số dư bên Có: Số kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án đã nhận của Ngân sách hoặc cấp trên cấp nhưng chưa sử dụng hoặc đã sử dụng nhưng chưa được quyết toán.

Tài khoản 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp, có 2 tài khoản cấp 2:

• Tài khoản 4611 – Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước: Phản ánh số kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án thuộc năm trước đã sử dụng nhưng báo cáo quyết toán năm trước chưa được duyệt và số kinh phí sự nghiệp năm trước chưa sử dụng hết.

  Khi báo cáo quyết toán năm trước được duyệt, số chi bằng nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án năm trước sẽ được chuyển trừ vào Tài khoản 461 “Dự toán chi sự nghiệp, dự án” (TK 4611 – Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước).

  Còn số kinh phí sự nghiệp năm trước chưa sử dụng hết, tuỳ theo quyết định của cơ quan tài chính hoặc cấp có thẩm quyền, phải nộp lại ngân sách hoặc chuyển thành kinh phí năm nay.

• Tài khoản 4612 – Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay: Phản ánh nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án đã được Ngân sách hoặc cấp trên cấp trong năm nay, kể cả các khoản kinh phí sự nghiệp năm trước chưa sử dụng hết khi xét duyệt báo cáo quyết toán được chuyển thành khoản kinh phí của năm nay.

  Hết niên độ kế toán, sang đầu năm sau số kinh phí thuộc năm nay, nếu chưa được quyết toán sẽ được chuyển từ Tài khoản 4612 “Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay” sang Tài khoản 4611 “Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước” để theo dõi cho điện khi báo cáo quyết toán năm trước được duyệt.

Phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

1. Nhận kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án do Ngân sách Nhà nước cấp bằng lệnh chi tiền hoặc kinh phí sự nghiệp do cấp trên cấp bằng tiền, ghi:
   1. Nợ các TK111, 112…
   2. Có TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612).
2. Khi được cơ quan có thẩm quyền giao dự toán chi hoạt động, chi dự án ghi đơn bên Nợ TK 008 “Dự toán chi sự nghiệp, dự án” (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán).
3. Khi rút dự toán chi sự nghiệp, dự án về nhập quỹ hoặc mua vật tư, dụng cụ hoặc thanh toán trực tiếp cho người bán hàng, hoặc chi trực tiếp, ghi:
   • Nợ TK 111 – Tiền mặt
   • Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
   • Nợ TK 161 – Chi sự nghiệp (1612)
   • Nợ các TK 152, 153…
   • Có TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612).
   • Đồng thời ghi đơn bên Có TK 008 “Dự toán chi sự nghiệp, dự án” (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán).
4. Các khoản thu sự nghiệp phát sinh tại đơn vị (nếu có), ghi:
   • Nợ các TK 111, 112,. . .
   • Có TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612)
5. Nhận kinh phí sự nghiệp bằng TSCĐ do Ngân sách cấp, đơn vị cấp trên cấp hoặc hoặc được viện trợ không hoàn lại bằng TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp, hoạt động dự án, ghi:
   • Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình
   • Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình
   • Có TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp.
   • Đồng thời, ghi:
   • Nợ TK 161 – Chi sự nghiệp
   • Có TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ.
6. Cuối niên độ kế toán, đơn vị còn có số dư tiền mặt, tiền thuộc nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án nếu phải nộp trả số kinh phí sự nghiệp sử dụng không hết cho Ngân sách Nhà nước hoặc cấp trên, khi nộp trả, ghi:
   • Nợ TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp
   • Có các TK 111, 112,. . .
   • Nếu số kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án sử dụng không hết được giữ lại để chuyển thành nguồn kinh phí năm sau thi không thực hiện bút toán trên.
7. Khi báo cáo quyết toán chi sự nghiệp, chi dự án được duyệt ngay trong năm, ghi:
   • Nợ TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612)
   • Có TK 161 – Chi sự nghiệp (1612) (Số chi được duyệt).
8. Nếu đến cuối năm, báo cáo quyết toán chi sự nghiệp, dự án chưa được duyệt:
   • Kết chuyển chi sự nghiệp, chi dự án năm nay thành chi sự nghiệp, chi dự án năm trước, ghi:
   • Nợ TK 161 – Chi sự nghiệp (1611 – Chi sự nghiệp năm trước)
   • Có TK 161 – Chi sự nghiệp (1612 – Chi sự nghiệp năm nay).
   • Đồng thời kết chuyển nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án năm nay thành nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước, kinh phí dự án năm trước, ghi:
   • Nợ TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612 – Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay)
   • Có TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (4611 – Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước).
9. Khi báo cáo quyết toán chi sự nghiệp, chi dự án năm trước được duyệt, ghi:
   • Nợ TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (4611)
   • Có TK 161 – Chi sự nghiệp (1611)
10. Nguồn kinh phí sự nghiệp của năm trước được xác định còn thừa khi xét duyệt báo cáo quyết toán năm, được chuyển thành nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay, ghi:
    • Nợ TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (4611 – Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước)
    • Có TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612 – Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay).

Theo Nice Accounting