Số hóa và chuyển đổi số là hai thuật ngữ được đề cập nhiều trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về ý nghĩa của chúng và sự khác biệt giữa hai khái niệm này. Trong bài viết này, cùng FAST tìm hiểu về số hóa là gì? Các hình thức số hóa phổ biến hiện nay, sự khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi số, cũng như lợi ích của số hóa đối với doanh nghiệp.

1. Số hóa là gì?

Số hóa (digitalization) là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý sang dạng số hoặc điện tử. Nó bao gồm việc chuyển đổi hình ảnh, âm thanh, văn bản hoặc dữ liệu khác thành dạng số, có thể xử lý, lưu trữ, truy cập và truyền tải qua hệ thống mạng máy tính và internet. Dữ liệu sau khi được số hóa sẽ được lưu trữ dưới dạng dữ liệu bit và byte, giúp cho việc quản lý và sử dụng thông tin trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Trước đây, thông tin được lưu trữ và xử lý bằng cách sử dụng các tài liệu vật lý như giấy tờ, hồ sơ hay bảng tính. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ, số hóa đã trở thành một xu hướng không thể tránh khỏi trong cuộc sống hiện đại , từ sinh hoạt hằng ngày cho đến công việc, giáo dục và giải trí.

2. 2 hình thức số hóa phổ biến hiện nay

2.1 Số hóa thông tin (Digitization)

Số hóa thông tin (digitization) là  phương pháp chuyển đổi các tài liệu vật lý sang dạng điện tử. Điều này giúp cho việc quản lý và truy cập thông tin trở nên dễ dàng hơn. Để có thể hiểu rõ hơn, FAST sẽ gợi ý cho bạn ví dụ về số hóa thông tin. 

Giả sử bạn là chủ sở hữu của một cửa hàng sách truyền thống, gặp khó khăn và tốn thời gian trong việc kiểm kê kho sách. Thay vì ghi tay thông tin các cuốn sách và khách hàng, bạn quyết định thực hiện quá trình số hóa thông tin cho cửa hàng của mình. 

Bằng cách này, thông tin về tồn kho sách, thông tin khách hàng và cách thức liên lạc với họ đều được tự động cập nhật và lưu trữ trên máy tính. Bạn cũng có thể chụp hình ảnh các cuốn sách và lưu trữ trên phần mềm, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm thông tin về sách và cập nhật hình ảnh cho từng cuốn sách. Nhờ quy trình số hóa, việc kiểm kê kho sách trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và công sức cho cả bạn và nhân viên. 

Ngoài ra, số hóa thông tin còn giúp cho việc truyền tải thông tin trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn. Thay vì phải gửi thư hoặc fax, người dùng có thể sử dụng email hoặc các ứng dụng truyền tin nhắn để giao tiếp và chia sẻ thông tin.

2.2 Số hóa quy trình (Digitalization)

Số hóa quy trình (digitalization) là quá trình  tự động hóa các hoạt động và quy trình thủ công trong doanh nghiệp. Điều này giúp cho việc thực hiện các công việc trở nên nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn.

Ví dụ: Trong một nhà máy sản xuất ô tô, việc số hóa quy trình đã đem lại những cải tiến đáng kể trong quản lý sản xuất và kiểm soát chất lượng. Bằng cách sử dụng các công nghệ số tiên tiến như hệ thống tự động hóa và phần mềm quản lý sản xuất, nhà máy có thể theo dõi mọi giai đoạn của quy trình sản xuất một cách chi tiết và hiệu quả.

3. Phân biệt số hóa và chuyển đổi số

Mặc dù hai thuật ngữ số hóa và chuyển đổi số thường được sử dụng đồng nghĩa, tuy nhiên chúng có một số điểm khác biệt nhất định.

Số hóa là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý sang dạng số hoặc điện tử. Trong khi đó, chuyển đổi số (digital transformation) là quá trình sử dụng các công nghệ số để thay đổi hoặc cải tiến các hoạt động và quy trình trong doanh nghiệp.

	Số hóa	Chuyển đổi số
Khái niệm	Quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý sang dạng số hoặc điện tử.	Quá trình sử dụng công nghệ số vào các hoạt động và quy trình trong doanh nghiệp.
Thời gian thực hiện	Không có thời gian cụ thể. Thời gian triển khai thường ngắn, tùy thuộc vào phạm vi và nguồn lực thực hiện.	Lộ trình thực hiện theo từng giai đoạn, thông thường kéo dài 3-5 năm, được đánh giá điều chỉnh hàng năm.
Mục tiêu	Chuyển đổi dữ liệu từ dạng không dễ sử dụng thành dạng dễ dàng xử lý và chia sẻ.	Cải thiện quy trình hoặc dịch vụ bằng cách sử công nghệ số để tối ưu hóa hiệu suất và tiện lợi.
Ví dụ	Chụp ảnh tài liệu giấy, chuyển đổi thành tập tin PDF	Áp dụng hệ thống ERP để tự động hóa quy trình kinh doanh.

4. Lợi ích của số hóa đối với doanh nghiệp

Số hóa mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay. Dưới đây là một số lợi ích của số hóa doanh nghiệp.

4.1 Tăng cường hiệu suất làm việc

Trong số hóa, các thông tin, tài liệu, hợp đồng và giấy tờ được chuyển đổi từ dạng giấy truyền thống thành dạng dữ liệu số, thường là trong các tập tin điện tử như PDF, DOCX hoặc các định dạng khác. Khi dữ liệu được số hóa, nhân viên không cần phải tìm kiếm trong các ngăn tủ tài liệu vật lý mà có thể sử dụng các công cụ tìm kiếm trên máy tính để nhanh chóng truy cập đến tài liệu cần thiết. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng của nhân viên và tăng cường hiệu suất làm việc, vì họ có thể dành thời gian và tập trung vào các công việc quan trọng hơn thay vì phải mất thời gian để tìm kiếm và xử lý thông tin.

Ngoài ra, số hóa dữ liệu thành văn bản số, hình ảnh hay video còn giúp cho việc giao tiếp và làm việc nhóm trở nên thuận tiện hơn. Khi các thông tin dưới dạng vật lý được số hóa thì các hoạt động chia sẻ và truyền tải thông tin thông qua các ứng dụng app chat hoặc email như: Gmail, Zalo sẽ giúp cho việc giao tiếp và làm việc nhóm trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.

4.2 Tiết kiệm ngân sách

Số hóa giúp cho việc lưu trữ và quản lý thông tin trở nên dễ dàng và tiết kiệm chi phí. Thay vì phải sử dụng các tài liệu giấy tờ và bảo quản chúng trong kho lưu trữ, các doanh nghiệp có thể  số hóa các tài liệu vật lý thành dữ liệu dạng điện tử để lưu trữ và quản lý thông tin trên nền tảng số. Điều này giúp tiết kiệm chi phí cho việc mua sắm và bảo quản giấy tờ, cũng như giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin.

Ngoài ra, số hóa doanh nghiệp còn giúp cho việc truyền tải thông tin trở nên nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. Thay vì phải gửi thư hoặc fax, số hóa cho phép doanh nghiệp truyền thông tin dữ liệu này qua mạng internet, email hoặc các ứng dụng truyền tin nhắn để giao tiếp và chia sẻ thông tin. Điều này giúp giảm thiểu chi phí cho việc in ấn và gửi thư tín.

4.3 Tính bảo mật cao

Số hóa thông tin không chỉ giúp việc quản lý mà còn tăng cường bảo mật thông tin của doanh nghiệp. Thay vì lo lắng về rủi ro mất mát hoặc đánh cắp thông tin, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều giải pháp bảo mật như mã hóa, tường lửa… trên cơ sở dữ liệu của mình. Đồng thời, việc sao lưu dữ liệu cũng đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ thông tin. Những công nghệ bảo mật như mã hóa dữ liệu và xác thực người dùng đều giúp tăng cường sự an toàn và bảo mật cho thông tin của doanh nghiệp, đảm bảo rằng thông tin quan trọng không bị xâm phạm.

4.4 Tiền đề cho quá trình chuyển đổi số

Trong thời đại công nghiệp đang phát triển, chuyển đổi số trở thành một yêu cầu cần thiết đối với các doanh nghiệp. Và số hóa là bước đệm đầu tiên cho công cuộc chuyển đổi số. 

Doanh nghiệp cần xây dựng nền tảng dữ liệu, thay đổi cách nhìn và vận hành để thực hiện số hóa một cách hiệu quả. Việc số hóa mọi thông tin và tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp đạt được thành công trong quá trình chuyển đổi số và tiết kiệm chi phí. 

5. Các dạng số hóa dữ liệu lưu trữ

6. Một số câu hỏi thường gặp về số hóa

6.1 Số hóa có phải là một xu hướng mới?

Không, số hóa không phải là một xu hướng mới. Nó đã tồn tại từ lâu và được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực như công nghệ thông tin, truyền thông hay sản xuất. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ, số hóa đã trở thành một xu hướng không thể tránh khỏi trong đời sống và làm việc hiện đại.

6.2 Số hóa có ảnh hưởng đến con người?

Có, số hóa có ảnh hưởng đến con người trong nhiều khía cạnh. Số hóa đã làm thay đổi cách mà con người sống, làm việc, học tập, và giải trí. Số hóa đã mang lại nhiều tiện ích và cơ hội mới, nhưng cũng đặt ra những thách thức và vấn đề mới cần được giải quyết.

6.3 Số hóa có ảnh hưởng đến doanh nghiệp nhỏ và vừa?

Có, số hóa có ảnh hưởng đến doanh nghiệp nhỏ và vừa. Trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, các doanh nghiệp nhỏ và vừa cũng cần phải số hóa để cạnh tranh và tồn tại trên thị trường. Việc sử dụng các công nghệ số giúp cho các doanh nghiệp này có thể tối ưu hóa quy trình và tăng cường hiệu suất làm việc.

6.4 Các dạng lưu trữ tài liệu số hóa phổ biến?

Có nhiều dạng lưu trữ tài liệu số hóa phổ biến mà doanh nghiệp và cá nhân thường sử dụng,  bao gồm:

• Lưu trữ trên đám mây: Sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox, OneDrive… để lưu trữ tài liệu trực tuyến và dễ dàng truy cập từ mọi thiết bị có kết nối internet.
• Lưu trữ cục bộ: Tài liệu được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ cục bộ như máy tính cá nhân, máy chủ trong doanh nghiệp, hệ thống lưu trữ mạng LAN.
• Hệ thống quản lý tài liệu (DMS): Sử dụng các hệ thống quản lý tài liệu như SharePoint, Documentum để tổ chức, lưu trữ và quản lý tài liệu một cách hiệu quả.
• Lưu trữ hybrid: Kết hợp giữa lưu trữ đám mây và lưu trữ cục bộ, cho phép dữ liệu được sao chép và đồng bộ hóa giữa hai môi trường lưu trữ, mang lại sự linh hoạt và đảm bảo an ninh dữ liệu.

6.5 Ứng dụng thực tiễn của số hóa?

Xuất hóa đơn điện tử: Thay vì sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử để tạo, gửi và lưu trữ hóa đơn một cách tiện lợi và hiệu quả.

Khai và nộp thuế trực tuyến: Sử dụng các hệ thống khai thuế trực tuyến giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc khai báo và nộp thuế.

Thanh toán điện tử: Các doanh nghiệp có thể thực hiện thanh toán cho các dịch vụ, hàng hóa một cách nhanh chóng và thuận tiện thông qua các phương tiện thanh toán điện tử như thẻ tín dụng, ví điện tử.

Tự động hóa quy trình nghiệp vụ: Sử dụng các công nghệ số để tự động hóa các quy trình nghiệp vụ như xử lý đơn hàng, quản lý kho hàng, tiếp thị và bán hàng trực tuyến, giúp tăng cường hiệu suất và giảm thiểu lỗi phát sinh.

Áp dụng số hóa vào công tác kế toán với doanh nghiệp nhỏ: Sử dụng phần mềm kế toán trực tuyến và các công cụ số hóa để quản lý tài chính, thu chi, và báo cáo tài chính, giúp doanh nghiệp nhỏ cải thiện quản lý tài chính và tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

6.6 Các sản phẩm số hóa phổ biến

Các sản phẩm số hóa phổ biến như Ebook, các khóa học online, Canva, Podcast, Freepik…

Nguồn: Gosell

6.7 Nhược điểm của số hóa là gì?

Mặc dù có nhiều ưu điểm, nhưng số hóa cũng đem lại một số nhược điểm, bao gồm:

• Rủi ro về bảo mật: Dữ liệu số có thể bị đánh cắp hoặc tấn công mạng, đặc biệt là khi không có biện pháp bảo mật hiệu quả.
• Chi phí ban đầu cao: Quá trình số hóa có thể đòi hỏi đầu tư lớn vào cơ sở hạ tầng và phần mềm, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa.

6.8 Quy trình số hóa cần bao lâu để thực hiện? 

Thời gian thực hiện quy trình số hóa phụ thuộc vào quy mô và phức tạp của dự án cũng như tình trạng hiện tại của hạ tầng công nghệ. Tuy nhiên, một quy trình số hóa cơ bản thường mất từ vài tháng đến một năm để hoàn thành.

6.9 Quy trình số hóa tài liệu

Bước 1: Chuẩn bị các tài liệu để thực hiện quy trình số hóa

• Xác định và tập hợp các tài liệu cần số hóa từ nguồn gốc khác nhau như văn bản giấy, hợp đồng, báo cáo, hình ảnh, và các loại tài liệu khác.
• Làm sạch và sắp xếp tài liệu để chuẩn bị cho việc quét hoặc scan.

Bước 2: Thực hiện việc Quét/Scan để số hóa dữ liệu

• Sử dụng máy quét hoặc máy scan để chụp hình hoặc quét tài liệu thành dữ liệu số.
• Đảm bảo chất lượng scan hoặc quét đủ tốt để đảm bảo dữ liệu số hóa đầy đủ và chính xác.

Bước 3: Tiến hành nhập liệu để số hóa tài liệu

• Sau khi scan hoặc quét, tiến hành nhập liệu dữ liệu từ hình ảnh vào hệ thống thông tin, thường là sử dụng phần mềm nhập liệu hoặc gõ thông tin thủ công.
• Chắc chắn rằng thông tin được nhập liệu chính xác và đầy đủ, bao gồm các chi tiết quan trọng từ tài liệu gốc.

Bước 4: Thực hiện kiểm tra lại thông tin sau khi nhập liệu

• Sau khi nhập liệu, tiến hành kiểm tra lại thông tin để đảm bảo rằng không có lỗi nhập liệu và thông tin đã được chuyển đổi thành dạng số một cách chính xác.
• Thực hiện sự điều chỉnh cần thiết nếu phát hiện bất kỳ sai sót nào trong quá trình kiểm tra.

Bước 5: Hoàn thiện cơ sở hệ thống dữ liệu sau số hóa

• Tổ chức và lưu trữ các tài liệu số hóa vào cơ sở dữ liệu một cách cấu trúc và có tổ chức.
• Đảm bảo rằng dữ liệu số hóa có thể dễ dàng truy cập, tìm kiếm và quản lý từ các nhân viên hoặc hệ thống khác trong tổ chức.

Kết luận

Số hóa mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay. Tuy nhiên, để đạt được những lợi ích này, các doanh nghiệp cần phải hiểu rõ về sự khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi số, cũng như áp dụng các công nghệ số một cách hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của mình. 

Thông tin liên hệ: 

• Website: https://fast.com.vn/  
• Email: info@fast.com.vn 
• Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST  
• Zalo: https://zalo.me/phanmemfast