Quản lý chấm công hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng hoạt động quản lý nhân sự, tối ưu hóa năng suất làm việc và tiết kiệm chi phí. Việc sử dụng phần mềm chấm công nhằm hỗ trợ cho doanh nghiệp trong công tác quản lý nhân sự ngày càng phổ biến bởi những lợi ích vượt trội mang lại.
Bài viết này, FAST sẽ giới thiệu đến bạn 9 phần mềm quản lý chấm công hiệu quả và dễ sử dụng, giúp bạn lựa chọn giải pháp phù hợp nhất cho nhu cầu của doanh nghiệp. Lưu ý: Các phần mềm được liệt kê mang tính chất tham khảo.
| Tên phần mềm | Tên công ty | Đầy đủ nghiệp vụ | Khả năng tích hợp với các phần mềm khác | Đối tượng | Chi phí |
| Fast HRM Online | Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp – Fast Software Company | ✅ | ✅ | DN vừa, nhỏ, lớn | Giá bản quyền phần mềm: 9.000 USD Thêm người sử dụng: 200 USD/người |
| Wise Eye | Công ty TNHH Phần Mềm Wise Eye | ✅ | DN vừa và nhỏ | Miễn phí | |
| FTA | FTA | ✅ | ✅ | DN vừa, nhỏ, lớn | Báo giá riêng |
| Mitaco | Mitaco | ✅ | ✅ | DN vừa và nhỏ | Báo giá riêng |
| Paradise | Công ty Phần Mềm Tính Lương Việt Tín | ✅ | DN vừa và nhỏ | Miễn phí và trả phí | |
| TimeSOFT | Công ty TNHH phần mềm JDI | ✅ | ✅ | Phòng tập Gym, Yoga, bể bơi,… | Báo giá riêng |
| Viindoo | Công ty Cổ phần Công nghệ Viindoo | ✅ | ✅ | DN vừa, nhỏ, lớn | Standard: 198.000đ/người/tháng Luxury: 252.000đ/người/tháng |
| TSheets | TSheets | ✅ | ✅ | DN vừa và nhỏ | Báo giá riêng |
| VeriClock | VeriClock | ✅ | ✅ | DN vừa, nhỏ, lớn | 15 USD/ tháng |
1. Phần mềm quản lý chấm công là gì?
Phần mềm quản lý chấm công là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa quy trình chấm công, quản lý các công việc chấm công một cách hiệu quả. Đây là công cụ hữu ích giúp các doanh nghiệp quản lý và tính toán chính xác số giờ làm việc của nhân viên, hỗ trợ trong việc tính lương, quản lý thời gian công việc và tạo ra các báo cáo liên quan đến hoạt động nhân sự.
Phần mềm này hỗ trợ nhiều phương thức chấm công khác nhau như:
- Chấm công bằng thẻ từ.
- Chấm công bằng vân tay.
- Chấm công bằng khuôn mặt (Face ID).
- Chấm công bằng điện thoại thông minh.
- Chấm công qua mã QR
- Chấm công qua Web
2. Lợi ích của phần mềm chấm công đối với doanh nghiệp
Tăng hiệu quả quản lý nhân sự
- Phần mềm cung cấp các báo cáo chi tiết về thời gian làm việc, giờ làm thêm, giờ nghỉ phép của nhân viên, giúp ban quản lý dễ dàng đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
- Quản lý ca làm việc linh hoạt: Phần mềm có thể hỗ trợ quản lý các lịch làm việc khác nhau, bao gồm ca kíp, làm thêm giờ và làm việc từ xa.
Tiết kiệm thời gian và công sức
- Tự động hóa quy trình chấm công, giúp tiết kiệm thời gian và công sức của nhân viên phòng nhân sự và quản lý.
Nâng cao tính chuyên nghiệp
- Tự động hóa tính lương: Phần mềm chấm công có thể tích hợp với hệ thống tính lương, giúp tự động hóa quá trình tính lương dựa trên giờ làm việc thực tế.
- Quản lý phúc lợi: Dễ dàng theo dõi và quản lý các chế độ phúc lợi như nghỉ phép, nghỉ ốm và các quyền lợi khác.
Giảm thiểu sai sót
- Phần mềm giúp giảm thiểu sai sót trong việc tính toán lương, thưởng cho nhân viên.
- Phần mềm giúp giảm thiểu sai sót trong việc quản lý giờ làm việc của nhân viên, giúp doanh nghiệp tránh được các tranh chấp lao động.
Tăng cường tính bảo mật
- Phần mềm chấm công giúp bảo mật dữ liệu về thời gian làm việc của nhân viên, giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về việc rò rỉ thông tin.
- Phần mềm giúp doanh nghiệp kiểm soát ra vào của nhân viên, giúp bảo vệ tài sản của doanh nghiệp.
Báo cáo và phân tích
- Báo cáo chi tiết: Cung cấp các báo cáo chi tiết về thời gian làm việc, làm thêm giờ, nghỉ phép và các dữ liệu khác liên quan.
- Phân tích dữ liệu: Giúp doanh nghiệp phân tích xu hướng, đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên và đưa ra các quyết định quản lý dựa trên dữ liệu.
Tích hợp với các hệ thống khác
- Tích hợp hệ thống quản lý nhân sự: Phần mềm chấm công thường tích hợp dễ dàng với các hệ thống quản lý nhân sự (HRM), giúp đồng bộ dữ liệu và quy trình quản lý.
- Kết nối với hệ thống bảo mật: Có thể kết nối với các hệ thống kiểm soát ra vào, tăng cường an ninh cho doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Mẫu bảng chấm công đơn giản, hiệu quả nhất
3. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý chấm công phù hợp cho doanh nghiệp
Nhu cầu của doanh nghiệp
- Doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu của mình trước khi lựa chọn phần mềm chấm công. Doanh nghiệp cần xác định số lượng nhân viên cần quản lý, phương thức chấm công mong muốn (thẻ từ, vân tay, khuôn mặt…), các tính năng cần thiết (tính lương, quản lý ca làm việc…) và ngân sách cho phần mềm.
Tính năng của phần mềm
- Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm có đầy đủ các tính năng cần thiết để đáp ứng nhu cầu của mình. Một số tính năng phổ biến của phần mềm chấm công bao gồm:
- Chấm công: Hỗ trợ nhiều phương thức chấm công (thẻ từ, vân tay, khuôn mặt…).
- Tính lương: Tự động tính lương theo thời gian làm việc, giờ làm thêm, giờ nghỉ phép…
- Quản lý ca làm việc: Thiết lập ca làm việc cho nhân viên, theo dõi lịch làm việc của nhân viên.
- Báo cáo: Cung cấp các báo cáo chi tiết về thời gian làm việc, giờ làm thêm, giờ nghỉ phép…
- Quản lý nhân sự: Quản lý thông tin nhân viên, theo dõi lịch sử chấm công…
Giá thành của phần mềm
- Lựa chọn phần mềm có giá thành phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp là yếu tố quan trọng cần phải xem xét. Nên so sánh giá thành của các phần mềm khác nhau trước khi lựa chọn.
Dễ sử dụng
- Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm dễ sử dụng để nhân viên dễ dàng thao tác. Nên thử dùng phần mềm trước khi mua để đánh giá mức độ dễ sử dụng của phần mềm.
Hỗ trợ khách hàng
- Doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp phần mềm có dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt. Cần tìm hiểu về dịch vụ hỗ trợ khách hàng của nhà cung cấp trước khi mua phần mềm.
Ngoài những tiêu chí trên, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc các yếu tố sau khi lựa chọn phần mềm quản lý chấm công:
- Tính bảo mật của phần mềm: Cần lựa chọn phần mềm có tính bảo mật cao để bảo vệ dữ liệu, thông tin nhân sự.
- Khả năng tích hợp với các phần mềm khác: Nên lựa chọn phần mềm có khả năng tích hợp với các phần mềm khác mà doanh nghiệp đang sử dụng (phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm kế toán, phần mềm ERP…).
- Uy tín của nhà cung cấp: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín để đảm bảo chất lượng của phần mềm và dịch vụ hỗ trợ khách hàng.
>>Xem thêm: Top 12+ phần mềm tính lương nhân viên tốt, được sử dụng nhiều hiện nay
4. Giới thiệu 12 phần mềm quản lý chấm công phù hợp, dễ sử dụng
4.1 Phần mềm quản lý chấm công FAST HRM Online
Fast HRM Online là phần mềm quản lý nhân sự toàn diện dựa trên nền tảng web, hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa các công việc liên quan đến quản lý nhân sự từ việc tuyển dụng đến quản lý nhân sự, chấm công tính lương
Fast HRM Online cung cấp nhiều tính năng hữu ích cho doanh nghiệp, bao gồm: Quản lý nhân sự, quản lý tuyển dụng, quản lý chấm công, quản lý đào tạo, bảo hiểm, thuế TNCN, Self-service…
Trong đó, chức năng quản lý chấm công bao gồm các tính năng chính như:
- Quản lý chi tiết thời gian làm việc và thời gian nghỉ của nhân viên.
- Linh hoạt trong việc khai báo ngày nghỉ lễ hoặc ngày nghỉ định kỳ hàng tuần.
- Quản lý ca làm việc chi tiết theo ca, công làm việc, dễ dàng theo dõi đi muộn/về sớm của nhân viên.
- Dễ dàng đăng ký ca làm việc, đăng ký tăng ca cho nhân viên.
- Quản lý nhân viên nghỉ/vắng mặt theo lý do nghỉ.
- Đăng ký nghỉ phép và duyệt nghỉ phép qua tin nhắn SMS hoặc mobile app.
- Dữ liệu chấm công được lấy từ máy chấm công hoặc chấm công bằng tay.
- Theo dõi được nhân viên sai số liệu chấm công.
- Tính công làm việc tự động, chính xác và nhanh chóng.
- Điều chỉnh giờ công, giờ vào/ra.
- Điều chỉnh giờ vào/ra nhân viên.
- Điều chỉnh bộ phận tính công cho nhân viên để tính công trong trường hợp nhân viên làm nhiều tại bộ phận trong tháng.
- Tự động chuyển dữ liệu công sang phân hệ tính lương.
- Hệ thống báo cáo chi tiết và trực quan.
Fast HRM Online có nhiều ưu điểm nổi bật như:
- Dễ sử dụng: Giao diện đơn giản, dễ thao tác.
- App mobile: Dễ dàng cập nhật và duyệt các yêu cầu nghỉ phép, vắng mặt, yêu cầu cấp phát công cụ dụng cụ, yêu cầu đào tạo…
- Tính bảo mật cao: Dữ liệu được bảo mật bằng công nghệ tiên tiến.
- Khả năng tích hợp cao: Có thể tích hợp với các phần mềm khác mà doanh nghiệp đang sử dụng.
- Giá thành hợp lý: Phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.
Fast HRM Online là phần mềm quản lý nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp vừa và lớn. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm thông tin về phần mềm tại website https://fast.com.vn/phan-mem-quan-ly-nhan-su-hrm-online/.
4.2 Phần mềm hỗ trợ chấm công Wise Eye
Wise Eye là một trong những phần mềm quản lý chấm công đầu tiên tại Việt Nam, ra đời vào năm 2008. Phần mềm này hoạt động tốt khi được kết nối với máy chấm công Ronald Jack. Hiện nay, Wise Eye đã có phiên bản trên nền tảng web và hỗ trợ trên hệ điều hành Windows.
4.3 Phần mềm quản lý chấm công hiện đại FTA
FTA là phần mềm quản lý chấm công hiện đại được phát triển trên nền tảng .Net 3.5, tích hợp firebird 2.5 hoặc MS SQL. Với khả năng kết nối linh hoạt với nhiều dòng máy chấm công phổ biến, FTA mang đến giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên.
4.4 Phần mềm chấm công online Mitaco
Mitaco là một phần mềm nhân sự chấm công online hoạt động trên nền tảng Access, tiếp tục thuộc vào nhóm sản phẩm chấm công đời đầu. Phần mềm này thường được sử dụng để kết nối với các máy chấm công phiên bản cũ, tương tự như Wise Eye. Công cụ chấm công Mitaco có điểm đặc biệt là có khả năng truy xuất giờ làm việc của nhân viên và cung cấp báo cáo chấm công theo thời gian qua Excel. Đặc biệt, Mitaco được cung cấp hoàn toàn miễn phí, dễ dàng cài đặt, sử dụng và có dung lượng phù hợp với hầu hết các thiết bị truy xuất giờ khác trên thị trường.
4.5 Phần mềm chấm công Paradise
ParadiseHR hiểu rõ người dùng cần gì, nắm vững nhu cầu và mục tiêu của họ trong việc sử dụng phần mềm. Tự động hóa các tác vụ phức tạp. ParadiseHR thực hiện nhiều công việc một cách tự động để giảm thiểu công sức của bạn.
4.6 Phần mềm chấm công TimeSOFT
Phần mềm nhân sự chấm công TimeSOFT là sản phẩm được phát triển bởi công ty TimeSOFT, một đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm quản lý doanh nghiệp. Phần mềm này có các tính năng chính như lưu trữ thông tin nhân viên, quản lý ca làm việc của nhân viên, và quản lý dữ liệu chấm công. Với dung lượng chỉ 56,5MB, Timesoft nhẹ nhàng và dễ dàng cài đặt. Chi phí của phần mềm thay đổi tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp.
4.7 Phần mềm chấm công Online fCheckin
Phần mềm nhân sự chấm công fCheckin là phần mềm phù hợp cho các Doanh nghiệp SMEs sử dụng bởi sở hữu đầy đủ các tính năng như chấm công trên điện thoại linh hoạt, tự động tạo bảng công thông minh, lưu trữ lịch sử chấm công chi tiết và khả năng xuất file Excel cho việc tính lương chuẩn xác. fCheckin tối giản hóa quá trình quản lý công ca cho bộ phận nhân sự, giúp nhà quản lý theo dõi thời gian làm việc của đội nhóm trực quan nhất.
Nguồn: https://fastdo.vn/bo-phan-mem-cham-cong-fcheckin/
4.8 Phần mềm Viindoo
Viindoo Attendance là phần mềm nhân sự chấm công hiện đại giúp tự động hóa quy trình quản lý thời gian làm việc của nhân viên, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Viindoo Attendance là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp muốn tự động hóa quy trình chấm công, nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự và tiết kiệm chi phí.
Nguồn: https://viindoo.com/vi
4.9 Phần mềm Chấm công HRAD
Phần mềm nhân sự chấm công vân tay HRAD có thể kết nối với hầu hết các máy chấm công như RonaldJack, Timetrex, Gigata, Mita, ZKteco, Wise Eye, Osin, và nhiều loại khác, hỗ trợ quản lý tới 50 máy tại nhiều địa điểm.
Tuy nhiên, giao diện HRAD khá phức tạp, gây khó khăn khi sử dụng. Đây là lựa chọn tốt cho doanh nghiệp lớn cần hệ thống quản lý chấm công mạnh mẽ.
HRAD chỉ cho dùng thử miễn phí 7 ngày và giá cao hơn nhiều phần mềm chấm công khác.
4.10 Phần mềm chấm công Tanca
Tanca là phần mềm nhân sự chấm công cung cấp giải pháp quản lý nhân sự 4.0: chấm công, tính lương với dữ liệu theo thời gian thực.
Tính năng của Tanca:
- Nhân viên điểm danh bằng ứng dụng trên điện thoại thông qua công nghệ định vị GPS, Wifi, Qr Code và xác thực khuôn mặt.
- Hệ thống tích hợp với các máy chấm công vân tay và camera AI phổ biến trên thị trường.
- Xem ai đang trong ca làm việc, ai đến muộn và ai đang nghỉ giải lao.
- Tanca cho phép bạn xây dựng các bảng xuất chấm công theo nhiều dạng như theo giờ, ngày, tăng ca, đi muộn về sớm.
>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý máy chấm công từ xa online miễn phí và tiện lợi nhất
4.11 Phần mềm chấm công BossStack
BossStack là giải pháp phần mềm chấm công toàn diện, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp. Nổi bật với khả năng chấm công tự động thông qua nhiều phương thức như vân tay, khuôn mặt, thẻ từ và QR code.
BossStack cung cấp tính năng quản lý ca làm việc linh hoạt, bao gồm ca xoay và ca đặc biệt, cùng với khả năng tính lương tự động dựa trên dữ liệu chấm công.
Phần mềm này còn hỗ trợ đa ngôn ngữ, đa chi nhánh và có giao diện thân thiện, dễ sử dụng trên cả máy tính và thiết bị di động.
4.12 Phần mềm chấm công TimeLive
TimeLive là phần mềm chấm công và quản lý thời gian làm việc linh hoạt, có thể sử dụng trên nhiều nền tảng khác nhau. Điểm mạnh của TimeLive là khả năng theo dõi thời gian làm việc theo thời gian thực, quản lý dự án và phân bổ nguồn lực hiệu quả.
Phần mềm này tạo ra các báo cáo chi tiết về hiệu suất làm việc của nhân viên, hỗ trợ chấm công từ xa và theo dõi thời gian làm việc ngoài văn phòng.
TimeLive còn tích hợp được với các ứng dụng phổ biến như Microsoft Project và QuickBooks, đồng thời cung cấp ứng dụng di động cho cả iOS và Android.
5. Những câu hỏi thường gặp khi lựa chọn phần mềm chấm công
Có nên sử dụng phần mềm chấm công miễn phí không?
Bạn nên sử dụng phần mềm chấm công miễn phí trước để tự mình trải nghiệm và kiểm chứng những chức năng thực tiễn của phần mềm.
Tuy nhiên, hiện nay các nhà cung cấp dịch vụ thường cho khách hàng sử dụng miễn phí trong vòng 7 ngày cho đến nửa tháng hoặc phiên bản miễn phí thường sẽ không có đầy đủ chức năng.
Vì thế, khi lựa chọn sử dụng miễn phí bạn cũng nên kiểm tra về những tính năng của phần mềm có đảm bảo cho nhu cầu của bạn không và cần tìm hiểu về độ uy tín của nhà cung cấp phần mềm.
Phần mềm chấm công có thể kết hợp với những máy chấm công nào?
Tùy thuộc vào từng phần mềm sẽ kết nối với từng loại máy chấm công khác nhau.
Tuy nhiên, các bạn cứ yên tâm. Những phần mềm được FAST liệt kê phía trên có thể kết nối với đại đa số các dòng máy chấm công trên thị trường hiện nay: Ronald Jack, Wise eye, Mita, Gigata,…
Phần mềm chấm công hoạt động như thế nào?
Phần mềm chấm công sẽ thu thập các thông tin giờ giấc ra vào, làm thêm, đi muộn về sớm, của từng nhân viên.
Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ cho việc tính lương trong doanh nghiệp.
Hy vọng bài viết này của FAST đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về các phần mềm chấm công phổ biến hiện nay. Việc lựa chọn phần mềm phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hiệu quả quản lý nhân sự và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp thường sở hữu đặc thù riêng biệt về quy mô, lĩnh vực hoạt động, ngân sách,… dẫn đến nhu cầu sử dụng phần mềm chấm công cũng khác nhau. Lựa chọn phần mềm chấm công phù hợp là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản lý nhân sự và sự phát triển của doanh nghiệp. Hy vọng những bí quyết trên đây sẽ giúp bạn đưa ra lựa chọn sáng suốt và tối ưu nhất cho doanh nghiệp của mình.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast
Xem thêm các bài viết liên quan: