Nên chọn phần mềm kế toán offline hay online? Fast Accounting

Khi lựa chọn phần mềm kế toán, nhiều doanh nghiệp phân vân giữa phần mềm kế toán offline và online. Mỗi loại đều có ưu nhược điểm riêng, ảnh hưởng đến khả năng quản lý tài chính, chi phí và tính linh hoạt trong sử dụng. Trong bài viết này, FAST sẽ giúp bạn so sánh hai hình thức phần mềm kế toán và khám phá những điểm nổi bật của Fast Accounting, từ đó đưa ra quyết định phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.

Mục lục

1. Phần mềm kế toán online và offline là gì?

1.1. Phần mềm kế toán online

Phần mềm kế toán online là giải pháp kế toán hoạt động trên nền tảng Website, cho phép doanh nghiệp truy cập và quản lý dữ liệu tài chính từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.

Ưu điểm:

Làm việc mọi lúc, mọi nơi: Người dùng có thể truy cập phần mềm từ máy tính, laptop, điện thoại hoặc máy tính bảng, miễn là có internet.
Tự động cập nhật: Phần mềm luôn được nâng cấp phiên bản mới nhất, giúp doanh nghiệp tiếp cận những tính năng mới mà không cần cài đặt thủ công.
Bảo mật dữ liệu cao: Dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ có hệ thống bảo vệ hiện đại, giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc bị tấn công.

Hạn chế:

Cần kết nối internet để sử dụng.
Có thể phát sinh chi phí duy trì dịch vụ theo tháng/năm.

1.2. Phần mềm kế toán offline

Phần mềm kế toán offline được cài đặt trực tiếp trên máy tính doanh nghiệp và hoạt động trong môi trường mạng nội bộ (LAN).

Ưu điểm:

Không phụ thuộc vào internet: Chỉ cần cài đặt một lần và có thể sử dụng mà không cần kết nối mạng.
Hoạt động ổn định trên máy tính cá nhân: Phù hợp với doanh nghiệp có yêu cầu bảo mật dữ liệu nội bộ cao.

Hạn chế:

Chỉ có thể làm việc trên máy tính đã cài đặt, không hỗ trợ truy cập từ xa.
Đòi hỏi thiết bị có cấu hình tốt để đảm bảo hiệu suất.
Nguy cơ mất dữ liệu do hỏng ổ cứng, virus hoặc mất điện.

Việc lựa chọn giữa phần mềm kế toán online hay offline phụ thuộc vào nhu cầu và mô hình hoạt động của doanh nghiệp.

1.3. So sánh phần mềm kế toán offline và online

Tiêu chí	Phần mềm kế toán online	Phần mềm kế toán offline
Quy mô doanh nghiệp	Phù hợp với mọi doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn, không giới hạn số lượng người dùng hay chi nhánh.	Doanh nghiệp nhỏ (1-3 người dùng tại một địa điểm). Doanh nghiệp lớn cần bộ phận IT để quản lý dữ liệu.
Triển khai và nâng cấp	Đăng ký dễ dàng như tạo tài khoản email. Có thể sử dụng trên nhiều thiết bị, không gián đoạn khi đổi thiết bị. Luôn được cập nhật phiên bản mới nhất tự động.	Phải cài đặt riêng trên từng máy tính. Chuyển dữ liệu sang máy khác mất nhiều bước. Nâng cấp phải thực hiện thủ công trên từng máy.
Độ an toàn	Dữ liệu lưu trên máy chủ chuyên dụng, được bảo vệ bởi đội ngũ chuyên môn và có cơ chế sao lưu tự động. Có phương án khôi phục dữ liệu khi gặp sự cố.	Rủi ro cao hơn do máy tính cài đặt nhiều phần mềm khác, dễ nhiễm virus. Doanh nghiệp nhỏ thường không có nhân viên IT chuyên trách. Người dùng phải tự sao lưu dữ liệu.
Tính bảo mật	Được bảo vệ bởi các chính sách bảo mật nghiêm ngặt. Chỉ người có quyền hạn mới có thể truy cập dữ liệu. Có hợp đồng bảo mật rõ ràng với nhà cung cấp.	Kế toán thường là người giữ dữ liệu trên máy tính cá nhân, dễ bị mất hoặc thất thoát. Không kiểm soát được ai có thể truy cập dữ liệu.
Chi phí đầu tư	Trả phí định kỳ theo năm, tùy thuộc vào số lượng người dùng, dung lượng lưu trữ và số lượng chứng từ. Hiệu quả cao, tiết kiệm thời gian, có thể truy cập ở bất kỳ đâu.	Trả phí một lần để sử dụng vĩnh viễn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đầu tư thêm máy móc, phần mềm diệt virus và có thể mất nhiều chi phí khi xảy ra sự cố.

2. Nên chọn phần mềm kế toán online hay offline?

2.1 Xác định nhu cầu quản lý của doanh nghiệp

Việc lựa chọn giữa phần mềm kế toán online hay offline phụ thuộc vào cách doanh nghiệp muốn vận hành và kiểm soát dữ liệu tài chính.

Nếu doanh nghiệp cần truy cập báo cáo tài chính bất cứ lúc nào, từ bất kỳ thiết bị nào, hoặc có nhiều chi nhánh cần đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, phần mềm kế toán online sẽ là lựa chọn tối ưu. Khi dữ liệu được nhập từ các chi nhánh, hệ thống sẽ tự động cập nhật mà không cần kế toán tổng hợp thủ công, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
Nếu doanh nghiệp không có nhu cầu truy cập số liệu từ xa, hoạt động chỉ diễn ra tại một địa điểm, thì phần mềm kế toán offline có thể là một lựa chọn phù hợp. Dữ liệu sẽ được lưu trữ cục bộ trên máy tính, doanh nghiệp không phụ thuộc vào kết nối internet khi làm việc.

2.2 Doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm kế toán online?

Ở giai đoạn khởi nghiệp, khi doanh nghiệp có quy mô nhỏ, chưa mở rộng chi nhánh, thì nhu cầu kế toán chủ yếu tập trung vào việc theo dõi dòng tiền và báo cáo tài chính cơ bản. Lúc này, phần mềm offline có thể đáp ứng đủ yêu cầu quản lý.

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng, việc xử lý dữ liệu kế toán trở nên phức tạp hơn. Nếu vẫn sử dụng phần mềm offline, kế toán sẽ mất nhiều thời gian tổng hợp dữ liệu từ các chi nhánh, dễ dẫn đến sai sót khi nhập liệu thủ công. Trong khi đó, với phần mềm kế toán online, hệ thống sẽ tự động cập nhật và đồng bộ dữ liệu, giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng thể về tình hình tài chính ngay lập tức.

Tóm lại, doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều chi nhánh hoặc cần quản lý linh hoạt nên ưu tiên phần mềm kế toán online để tối ưu hiệu suất làm việc. Ngược lại, doanh nghiệp nhỏ, hoạt động tại một địa điểm có thể cân nhắc sử dụng phần mềm offline để tiết kiệm chi phí.

2.3. So sánh chi phí giữa phần mềm kế toán offline và online

Nhiều doanh nghiệp thường cho rằng chi phí sử dụng phần mềm kế toán chỉ đơn giản là mức giá được báo, kèm theo một vài khoản phí định kỳ như phí bảo trì hay đào tạo ban đầu – và tất cả đều nằm trong khả năng tài chính của họ. Tuy nhiên, thực tế lại phức tạp hơn thế.

Nếu lựa chọn phần mềm kế toán offline, doanh nghiệp cần chuẩn bị một hạ tầng kỹ thuật phù hợp: máy tính cấu hình đủ mạnh, máy in, hệ thống sao lưu dữ liệu, bảo trì định kỳ… Quan trọng hơn, để đảm bảo an toàn cho dữ liệu kế toán, doanh nghiệp phải đầu tư vào máy chủ riêng và các giải pháp bảo mật. Những rủi ro như mất điện, hỏng ổ cứng hay lỗi do người dùng (như vô tình tải virus) đều có thể gây mất mát dữ liệu nghiêm trọng nếu không có hệ thống phòng ngừa hiệu quả.

Ngược lại, khi sử dụng phần mềm kế toán online, đặc biệt là các giải pháp dạng nền tảng điện toán đám mây hoặc đóng gói sẵn, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể chi phí hạ tầng. Mọi yếu tố liên quan đến máy chủ, lưu trữ, bảo mật và sao lưu dữ liệu đều được nhà cung cấp phần mềm đảm nhận. Không chỉ giảm áp lực đầu tư ban đầu, mô hình này còn giúp doanh nghiệp yên tâm hơn về độ an toàn và ổn định của hệ thống.

2.4. Đảm bảo an toàn dữ liệu: Phần mềm kế toán offline hay online, đâu là lựa chọn tối ưu?

An toàn dữ liệu luôn là ưu tiên hàng đầu trong công tác kế toán – đặc biệt trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào công nghệ số. Với phần mềm kế toán offline, toàn bộ dữ liệu được lưu trữ trực tiếp tại máy chủ nội bộ. Điều này đồng nghĩa với việc toàn bộ trách nhiệm bảo mật, sao lưu, và phòng tránh rủi ro đều nằm trong tay doanh nghiệp. Hiệu quả của các biện pháp bảo vệ phụ thuộc lớn vào trình độ kỹ thuật, quy trình nội bộ và sự đầu tư đúng mức.

Một số doanh nghiệp chủ động triển khai các biện pháp phổ biến như: sao lưu dữ liệu hàng ngày, trang bị phần mềm chống virus, tường lửa, hoặc lưu trữ dữ liệu song song tại nhiều vị trí khác nhau. Tuy nhiên, với các công ty có quy mô lớn hoặc vận hành nhiều chi nhánh, việc tự xây dựng hạ tầng lưu trữ an toàn trở thành một thách thức phức tạp, đòi hỏi chi phí và nhân lực chuyên sâu.

Trong trường hợp đó, phần mềm kế toán online trở thành giải pháp đáng cân nhắc. Dữ liệu được lưu trữ và quản lý tập trung trên nền tảng đám mây, nơi các nhà cung cấp uy tín đã đầu tư mạnh mẽ vào hệ thống bảo mật – từ kiểm soát truy cập cho đến sao lưu tự động và giám sát liên tục. Doanh nghiệp không cần lo lắng về việc vận hành máy chủ, cập nhật phần mềm bảo vệ hay đối phó với các sự cố kỹ thuật đột xuất.

Dù vậy, yếu tố then chốt vẫn nằm ở việc lựa chọn đúng đơn vị cung cấp phần mềm kế toán online đáng tin cậy. Một số tiêu chuẩn quốc tế giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ an toàn và uy tín của nhà cung cấp bao gồm:

ISO/IEC 27000 – Chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý an ninh thông tin
Chứng chỉ STAR (CSA + BSI) – Đánh giá mức độ tuân thủ và minh bạch trong quản lý dữ liệu trên nền tảng đám mây
CMMi Level 3 – Chứng nhận quy trình phát triển phần mềm đạt chuẩn quốc tế về hiệu quả và độ tin cậy

Việc cân nhắc kỹ giữa tự chủ dữ liệu (offline) và tối ưu bảo mật (online) sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được phương án phù hợp với năng lực nội bộ và chiến lược phát triển lâu dài.

Việc lựa chọn phần mềm kế toán – giữa hình thức online hay offline – không chỉ là quyết định về công nghệ, mà còn phản ánh định hướng phát triển, mức độ linh hoạt và khả năng quản lý của doanh nghiệp. Phần mềm offline mang lại sự kiểm soát dữ liệu tại chỗ, phù hợp với mô hình nhỏ gọn và yêu cầu bảo mật nội bộ cao. Trong khi đó, phần mềm online đáp ứng xu hướng số hóa, cho phép doanh nghiệp mở rộng, vận hành linh hoạt và bảo đảm an toàn dữ liệu nhờ nền tảng công nghệ tiên tiến.

Fast Accounting là phần mềm kế toán chuyên sâu dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, được phát triển từ năm 1997, với hơn 24.000 khách hàng tin dùng. Phần mềm nổi bật nhờ khả năng quản trị, tính giá thành chính xác, đáp ứng đầy đủ chế độ kế toán – thuế và tùy chỉnh theo đặc thù từng doanh nghiệp.

FAST cung cấp dịch vụ cài đặt, đào tạo và tư vấn tận nơi, đồng thời hỗ trợ lập trình phần mềm theo yêu cầu riêng. Sản phẩm từng đạt nhiều giải thưởng uy tín như Sao Khuê, BITCup, Cúp CNTT,…

Tính năng nổi bật của Fast Accounting

Đầy đủ nghiệp vụ kế toán – thuế: Hệ thống gồm 15 phân hệ, hỗ trợ kế toán tổng hợp, tiền tệ, bán hàng – mua hàng, kho, TSCĐ, CCDC, báo cáo quản trị, báo cáo thuế…
Báo cáo sổ sách đúng quy định, luôn cập nhật theo thông tư mới nhất của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế.
4 phiên bản chuyên biệt theo từng loại hình SXKD: dịch vụ, thương mại, xây lắp, sản xuất.
Thu – chi – thanh toán chi tiết, tránh sai sót, kiểm soát tốt dòng tiền.
Chu trình bán hàng – thu tiền – mua hàng – thanh toán rõ ràng, đầy đủ.
Tính giá tồn kho nhanh, hỗ trợ theo dõi theo lô, hợp đồng.
Theo dõi TSCĐ, CCDC linh hoạt, phân bổ chi phí theo thực tế sử dụng.
Tính giá thành từ đơn giản đến phức tạp, đáp ứng nhiều mô hình sản xuất.
Quản lý công trình – dự án hiệu quả, từ dự toán đến tính lãi lỗ, công nợ.
Báo cáo quản trị đa dạng, thông tin cập nhật theo thời gian thực.
Công nghệ tiên tiến, xử lý nhanh, làm việc trên mạng nội bộ hoặc từ xa.
Tùy biến linh hoạt, cho phép khai báo báo cáo, trường thông tin theo nhu cầu riêng.

Tùy theo quy mô, mô hình hoạt động và ngân sách đầu tư, doanh nghiệp có thể chọn giải pháp phù hợp nhất với mình. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm kế toán toàn diện, linh hoạt và hỗ trợ hiệu quả trong mọi giai đoạn phát triển, Fast Accounting là một lựa chọn đáng cân nhắc. Với hơn 20 năm kinh nghiệm, FAST không chỉ cung cấp giải pháp công nghệ mà còn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc chuẩn hóa quy trình, đảm bảo tuân thủ pháp lý và tối ưu hiệu quả quản trị tài chính.

Thông tin liên hệ: