Phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice đạt chuẩn

Phần mềm xuất hoá đơn điện tử Fast E-invoice đáp ứng đủ yêu cầu theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC… về hóa đơn điện tử.

1. Phần mềm hóa đơn điện tử Fast E-Invoice

Phần mềm hóa đơn điện tử là phần mềm chuyên dụng cho việc phát hành, lưu trữ và quản lý hóa đơn trên hệ thống điện tử. Đây là giải pháp hóa đơn hàng đầu hiện nay cho doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp phát sinh giao dịch hóa đơn thường xuyên.

Phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện được phát triển bởi Công ty Phần mềm FAST.

Bên cạnh đó, FAST đã được Tổng cục thuế (TCT) công nhận vừa là tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và tổ chức nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử đạt chuẩn.

2. Tính năng của phần mềm xuất hóa đơn điện tử Fast e-Invoice

Phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice giúp khách hàng lập, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử một cách dễ dàng an toàn và nhanh chóng.

Các tính năng trên Fast e-Invoice:

• Cập nhật các thông tin của hóa đơn bán hàng.
• Chuyển các thông tin của hóa đơn bán hàng lên phần mềm hóa đơn điện tử.
• Thực hiện phát hành hóa đơn điện tử, cấp số hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm.
• Quản lý các tác nghiệp hóa đơn điện tử:
  • Cho phép xem báo cáo và in các báo cáo thống kê hóa đơn điện tử: Danh sách hóa đơn, danh sách phiếu xuất, tình hình sử dụng hóa đơn…
  • Cho phép xem, in các báo cáo thống kê hóa đơn điện tử
  • Cho phép chuyển hóa đơn điện tử đã phát hành thành hóa đơn giấy theo quy định
  • Xem mẫu in hóa đơn điện tử trước khi được phát hành chính thức.
• Xử lý khi sai thông tin hóa đơn điện tử:
  • Hủy hóa đơn điện tử đã phát hành khi có sai sót; lập và phát hành hóa đơn điện tử mới.
  • Lập và phát hành hóa đơn điều chỉnh khi hóa đơn đã được lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hoặc kê khai thuế.
• Khách hàng tiếp nhận hóa đơn điện tử qua Web, Portal hoặc Email.

• Giúp truy xuất, lưu trữ, quản lý dữ liệu hóa đơn trên hệ thống điện tử. Có khả năng chuyển đổi dữ liệu và phân nhánh hiệu quả giúp cho việc quản lý và truy xuất thông tin giữa các đơn vị được dễ dàng, thuận tiện.

• Xuất hoá đơn điện tử
• Cho phép người bán cung cấp tài khoản đăng nhập cho khách hàng tự truy cập và quản lý hóa đơn đã phát hành.
• App Mobile: Tra cứu và quản lý hóa đơn điện tử ngay trên điện thoại di động; cập nhật nhanh chóng các phản hồi từ Tổng cục thuế (hóa đơn được chấp nhận, không được chấp nhận, chi tiết các lỗi phát hành).
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN giúp dễ dàng lập, phát hành và quản lý chứng từ mà không cần phải sử dụng thêm 1 phần mềm khác.
• Quản lý hóa đơn đầu vào giúp xử lý các hóa đơn đầu vào một cách tự động, nhanh chóng và chính xác.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách xuất hoá đơn điện tử trên điện thoại

3. Những khó khăn thường gặp trước khi triển khai hóa đơn điện tử

Việc chưa triển khai hóa đơn điện tử mang lại nhiều bất lợi cho doanh nghiệp, bao gồm:

Tốn kém chi phí:

• Doanh nghiệp phải chi trả nhiều chi phí cho việc in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn giấy.
• Chi phí quản lý hóa đơn giấy cao, tốn thời gian và nhân lực.
• Dễ xảy ra sai sót, thất lạc hóa đơn, gây ảnh hưởng đến việc theo dõi và quản lý tài chính.

Gây khó khăn cho việc quản lý:

• Việc quản lý hóa đơn giấy thủ công tốn thời gian, công sức, dễ xảy ra sai sót.
• Khó khăn trong việc tra cứu, tìm kiếm thông tin hóa đơn.
• Gây cản trở cho việc tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn.

Mất an toàn và tiềm ẩn rủi ro:

• Hóa đơn giấy dễ bị làm giả, sao chép, gây ảnh hưởng đến uy tín và lợi ích của doanh nghiệp.
• Dễ xảy ra thất lạc, hư hỏng hóa đơn, gây khó khăn cho việc thanh toán và đối chiếu sổ sách.
• Nguy cơ cháy nổ, mất mát dữ liệu do lưu trữ hóa đơn giấy.

Ảnh hưởng đến môi trường:

• Việc sử dụng hóa đơn giấy góp phần gia tăng lượng rác thải giấy, gây ô nhiễm môi trường.
• Không phù hợp với xu hướng phát triển chung về kinh tế số và bảo vệ môi trường.

Gây bất tiện cho khách hàng và đối tác:

• Khách hàng và đối tác phải lưu trữ hóa đơn giấy, gây tốn kém chi phí và phiền hà.
• Khó khăn trong việc tra cứu, xác minh thông tin hóa đơn.
• Ảnh hưởng đến tiến độ thanh toán và hợp tác.

Ngoài ra, việc chưa triển khai hóa đơn điện tử còn khiến doanh nghiệp:

• Mất lợi thế cạnh tranh: Nhiều doanh nghiệp đã và đang sử dụng hóa đơn điện tử, mang lại hiệu quả và lợi ích vượt trội.
• Vi phạm pháp luật: Theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp có nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử từ thời điểm quy định.
• Gặp khó khăn trong việc quản lý tài chính: Việc quản lý hóa đơn giấy thủ công gây cản trở cho việc ứng dụng các phần mềm quản trị tài chính hiện đại.

Doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng những khó khăn và bất lợi khi chưa triển khai hóa đơn điện tử để sớm áp dụng hóa đơn điện tử, mang lại hiệu quả cho hoạt động kinh doanh và góp phần bảo vệ môi trường.

4. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử

Hóa đơn điện tử mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tuy nhiên, việc triển khai và sử dụng HĐĐT cũng gặp một số khó khăn nhất định như: chi phí đầu tư ban đầu cao, thay đổi thói quen sử dụng, rủi ro về an ninh mạng, khó khăn trong việc tích hợp với hệ thống hiện có, thiếu hụt nhân lực có chuyên môn, khó khăn trong việc theo dõi và cập nhật các quy định mới, và khó khăn trong việc giải quyết tranh chấp.

Hiểu được những khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải, FAST đã phát triển giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện, mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích thiết thực và hiệu quả vượt trội, giúp giải quyết mọi khó khăn về hóa đơn điện tử.

Việc sử dụng app hóa đơn điện tử đem lại những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

• Tiết kiệm thời gian, chi phí cho các hoạt động in ấn, vận chuyển, lưu trữ, bảo quản hóa đơn…

• Tăng độ an toàn, tính chính xác và khả năng bảo mật. Tránh các rủi ro trong việc làm mất mát, hư hỏng hoặc cháy hóa đơn. Tăng độ tin cậy cho hóa đơn của doanh nghiệp, tránh tình trạng làm giả hóa đơn.

• Giảm các thủ tục hành chính. Các phần mềm hóa đơn điện tử được thiết lập 1 quy trình đăng ký và sử dụng hóa đơn chuẩn theo quy định giúp các công việc lập thông báo phát hành, quyết định sử dụng, mẫu hoá đơn, báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn… được thực hiện nhanh chóng và chính xác.

• Thuận tiện cho công tác quản lý, dễ dàng tìm và xử lý các hóa đơn, thuận tiện cho hạch toán, kê khai, nộp thuế qua mạng và đối soát dữ liệu.

• Đa dạng các phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng.

  • Gửi hóa đơn cho khách hàng qua công cụ nhận hóa đơn tích hợp trên phần mềm hóa đơn điện tử.

  • Thông qua cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal). Mỗi khách hàng sẽ có 1 tài khoản riêng để truy cập hệ thống.

  • Chuyển tệp dữ liệu chứa các thông tin hóa đơn qua email, tin nhắn SMS để khách hàng tra cứu.

  • Xuất tệp nén (file zip) để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường hoặc copy vào USB.

  • Vẫn có thể in hóa đơn ra giấy và gửi chuyển phát nhanh như phương thức truyền thống.

5. Lý do nên lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice

Fast e-Invoice có nhiều ưu điểm vượt trội so với các phần mềm hóa đơn điện tử khác:

• Được lựa chọn phát hành trực tiếp trên Fast e-Invoice hoặc thông qua các phần mềm kế toán/phần mềm ERP.
• Cung cấp 2 bản: Online và tự cài đặt.
• Ký số dễ dàng bằng Token hoặc HSM.
• Quản lý hóa đơn điện tử ngay trên Mobile app.

Fast e-Invoice cho phép quản lý hóa đơn điện tử ngay trên mobile app

• Người bán được quyền khai báo tài khoản tra cứu hóa đơn cho khách hàng, không giới hạn số lượng người được truy cập.
• Fast e-Invoice là giải pháp của Công ty Phần mềm FAST – Là đơn vị được Tổng cục thuế chứng nhận đạt chuẩn, bao gồm:
  • Tổ chức nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử
  • Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng Thông tư 78/2021/TT-BTC.

• Đảm bảo an toàn bảo mật và lưu trữ dữ liệu theo tiêu chuẩn của Bộ tài chính.
• Dễ dàng, nhanh chóng đưa vào sử dụng. Khi sử dụng bản online, khách hàng có thể sử dụng trực tiếp, không cần phải cài đặt, cập nhật. Đối với khách hàng thực hiện phát hành hóa đơn điện tử trên các phần mềm kế toán/ERP thì chỉ cần nhập thông tin của hóa đơn, thêm thao tác ký số rồi đẩy lên Fast e-Invoice để thực hiện phát hành. 

>>> Xem thêm: Chữ ký điện tử là gì? Hướng dẫn tạo và sử dụng chữ ký điện tử

6. Bảng báo giá phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice

Doanh nghiệp khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice có thể lựa chọn sử dụng bản Online hoặc bản khách hàng tự cài đặt. 

Bảng giá Fast e-Invoice bản online với phí khởi tạo tài khoản là 450.000VND

[Xem chi tiết bảng báo giá hóa đơn điện tử Fast e-Invoice]

6. FAST – Nhà cung cấp hóa đơn điện tử “3 trong 1”

Công ty Phần mềm FAST hiện là một trong những số ít nhà cung cấp “3 trong 1” trên thị trường hiện nay, bao gồm:

• Cung cấp các giải pháp ERP và phần mềm kế toán.
• Giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử.
• Dịch vụ nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử.

Các khách hàng sẽ nhận được nhiều lợi ích khi lựa chọn FAST là nhà cung cấp:

• Triển khai dễ dàng, nhanh chóng: Hệ sinh thái tài chính kế toán của FAST đã được tích hợp sẵn sàng, khi sử dụng các phần mềm kế toán/ERP, hóa đơn điện tử, dịch vụ chữ ký số… các doanh nghiệp không cần mất thêm thời gian chỉnh sửa giúp cho quy trình triển khai nhanh chóng, dễ dàng hơn.
• Làm việc với cùng một đối tác: Khi lựa chọn FAST, doanh nghiệp chỉ cần làm việc với một đối tác duy nhất, giúp rút gọn quy trình trình trước và sau bán hàng.
• Tiết kiệm tối đa chi phí: FAST miễn phí hoàn toàn chi phí kết nối giữa phần mềm kế toán/ERP của FAST và phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice.

FAST là nhà cung cấp “3 trong 1” về hóa đơn điện tử

7. Các khách hàng tiêu biểu sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử FAST

Với những tính năng ưu việt, FAST e-Invoice đã trở thành người bạn đồng hành đắc lực cho hành trình chuyển đổi số của hàng ngàn doanh nghiệp trên khắp Việt Nam. Tính đến tháng 6/2022, FAST e-Invoice đã tự hào ghi dấu ấn với hơn 7.000 khách hàng tin dùng.

Một số khách hàng tiêu biểu: Công ty CP VietNAP, Công ty Thái Thuận Phong, Công ty Giáo dục Quốc Tế Phú Đông, Công Ty Giải Pháp Việt, Công ty Green Cook, Fujikura Kasei Việt Nam, Extrans Global…

Các doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn phần mềm hóa đơn điện tử xin vui lòng liên hệ với FAST qua các kênh sau:

• Website: www.fast.com.vn hoặc invoice.fast.com.vn
• Fanpage: Công ty Phần mềm FAST

>> Xem thêm: Top 17 phần mềm hóa đơn điện tử tốt, dễ sử dụng nhất hiện nay