Khi bắt đầu sự nghiệp kế toán, việc nắm vững các nguyên tắc kế toán cơ bản là không thể thiếu. Những nguyên tắc này rất quan trọng trong việc hạch toán và lập báo cáo tài chính cho mọi tổ chức. Bài viết này FAST sẽ giới thiệu 7 nguyên tắc kế toán cơ bản và 5 nguyên tắc bổ sung mà mọi người làm kế toán cần biết.
1. Khái niệm về nguyên tắc kế toán
Nguyên tắc kế toán là các quy định, quy ước hay chuẩn mực được thiết lập nhằm hỗ trợ những người liên quan đến công tác kế toán thông qua việc hạch toán và lập báo cáo tài chính. Những nguyên tắc này đảm bảo tính thống nhất, trung thực, đầy đủ, chính xác và kịp thời của thông tin kế toán.
7 nguyên tắc kế toán cơ bản được ban hành bởi Luật kế toán đã tạo nền tảng cho các doanh nghiệp trong việc ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính. Chúng đặc biệt hỗ trợ các kiểm toán viên trong việc đưa ra các lời khuyên chính xác cho báo cáo tài chính, giúp người liên quan hiểu rõ và đánh giá đúng các thông tin trong báo cáo tài chính.
Việc áp dụng các nguyên tắc kế toán giúp ngăn chặn gian lận, tăng cường tính minh bạch trong báo cáo tài chính. Chúng cũng là cơ sở để các nhà đầu tư so sánh tình hình tài chính giữa các doanh nghiệp một cách chính xác, từ đó đưa ra các quyết định đầu tư thông minh. Đồng thời, việc tuân thủ các nguyên tắc kế toán giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín, hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả.
>> Xem thêm: Hướng dẫn cách đọc và phân tích báo cáo tài chính cho doanh nghiệp
2. 7 nguyên tắc kế toán quan trọng mà cần phải nắm vững
2.1 Nguyên tắc Cơ sở dồn tích (Accrual basis)
- Quy định những nghiệp vụ về tài chính, kế toán của doanh nghiệp có liên quan đến tài sản, nợ phải trả; doanh thu chi phí, nguồn vốn sở hữu…
- Cần ghi chép thông tin kỹ càng vào sổ kế toán ngay ở thời điểm phát sinh; không phụ thuộc vào thời điểm thực tế thu chi hoặc tương tự;
- Với những báo cáo tài chính lập trên nguyên tắc cơ sở dồn tích giúp người đọc nắm rõ tình hình tài chính trong quá khứ, hiện tại và tương lai của công ty đó;
- Nguyên tắc giúp ý thức được việc ghi chép ngay lập tức mọi nghiệp vụ kinh tế đều phải được ghi chép vào sổ kế toán ngay lúc phát sinh giao dịch thay vì căn cứ vào thực tế thu chi;
Ví dụ:
Công ty A ký hợp đồng bán hàng cho khách hàng vào ngày 28/12/2023, với điều khoản thanh toán sau 30 ngày. Theo nguyên tắc cơ sở dồn tích, doanh thu sẽ được ghi nhận vào ngày 28/12/2023, mặc dù tiền chưa về tài khoản công ty.
Công ty B trả lương nhân viên vào ngày 5 hàng tháng. Tuy nhiên, chi phí lương tháng 12 sẽ được ghi nhận vào tháng 12, dù thực tế tiền lương được chi trả vào tháng 1 năm sau.
2.2 Nguyên tắc hoạt động liên tục (Going concern)
- Mọi báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả sử doanh nghiệp đang và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh, sản xuất trong tương lai gần.
- Trong trường hợp thực tế khác với giả định thì báo cáo cần lập dựa trên một cơ sở khác và có lời diễn giả thoả đáng về cơ sở đó.
- Kế toán không được lập quá tài khoản dự phòng và theo đúng nguyên tắc hoạt động;
- Các khoản dự phòng không được phép đánh giá cao hơn giá trị tài sản và khoản thu nhập không được thấp hơn giá trị khoản phải trả như khoản chi phí;
- Chỉ được ghi nhận doanh thu và thu nhập khi chắc chắn có được bằng chứng xác thực về khả năng tạo ra lợi ích kinh tế;
- Chi phí được ghi nhận khi có thể chứng minh về khả năng có thể phát sinh chi phí.
Ví dụ:
Khi tính khấu hao tài sản cố định, kế toán sẽ dựa trên thời gian sử dụng hữu ích của tài sản, chứ không phải giá trị thanh lý.
Khi đánh giá khả năng thu hồi của các khoản phải thu, kế toán sẽ giả định rằng công ty sẽ tiếp tục hoạt động và có khả năng thu hồi các khoản nợ trong tương lai.
2.3 Nguyên tắc giá gốc (Historical cost)
- Tài sản công ty phải được ghi nhận trên giá gốc, trong đó giá gốc là giá công ty phải trả để có được tài sản đó;
- Giá gốc được tính dựa trên số tiền hoặc khoản giá trị tương đương với số tiền đã thanh toán, cần trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó được xác định tại thời điểm tài sản được ghi nhận;
- Kế toán không được tự ý điều chỉnh khi giá gốc của tài sản thay đổi trừ những trường hợp khác quy định trong luật kế toán, chuẩn mực kế toán.
Ví dụ:
Công ty C mua một máy móc với giá 100 triệu đồng. Sau 2 năm, giá thị trường của máy móc tương tự đã tăng lên 120 triệu đồng. Tuy nhiên, trong sổ kế toán, giá trị máy móc vẫn được ghi nhận là 100 triệu đồng (trừ đi khấu hao).
Công ty D mua cổ phiếu với giá 50.000 đồng/cổ phiếu. Sau một thời gian, giá thị trường của cổ phiếu này tăng lên 60.000 đồng/cổ phiếu. Tuy nhiên, trong sổ kế toán, giá trị cổ phiếu vẫn được ghi nhận là 50.000 đồng/cổ phiếu.
2.4 Nguyên tắc phù hợp (Matching concept)
- Phải có sự tương thích phù hợp giữa doanh thu và chi phí
- Khi người ghi nhận về doanh thu thì phải đưa ra được khoản chi phí tương ứng liên quan;
- Chi phí tương ứng với doanh thu gồm khoản chi phí tương ứng với khoản doanh thu trong kỳ phát sinh sẽ giúp công ty phân tích và tính toán chính xác phần thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp
- Đây là cơ sở để tính thuế thu nhập doanh nghiệp cần phải nộp cho nhà nước.
Ví dụ:
Công ty E bán một lô hàng trị giá 1 tỷ đồng trong tháng 12. Chi phí sản xuất lô hàng này là 800 triệu đồng. Theo nguyên tắc phù hợp, cả doanh thu 1 tỷ đồng và chi phí 800 triệu đồng đều phải được ghi nhận trong tháng 12, bất kể thời điểm thực tế nhận tiền hoặc chi trả.
Công ty F trả tiền thuê văn phòng cho cả năm vào đầu năm. Tuy nhiên, chi phí thuê văn phòng sẽ được phân bổ đều cho 12 tháng trong năm, thay vì ghi nhận toàn bộ vào tháng đầu tiên.
2.5 Nguyên tắc nhất quán (Consistency)
- Sự nhất quán là cần thiết trong một kỳ kế toán giữa chính sách và phương pháp kế toán công ty áp dụng;
- Nếu có sự thay đổi của một trong hai hoặc cả hai yếu tố chính sách và phương pháp kế toán thì cần bổ sung phần thuyết minh báo cáo giải trình lý do và yếu tố tác động đến sự thay đổi đó.
Ví dụ:
Nếu công ty G chọn phương pháp khấu hao đường thẳng cho tài sản cố định, họ phải tiếp tục sử dụng phương pháp này trong các kỳ kế toán tiếp theo.
Nếu công ty H áp dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho theo bình quân gia quyền, họ không thể tự ý chuyển sang phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) mà không có lý do chính đáng và giải trình rõ ràng.
2.6 Nguyên tắc thận trọng (Prudence concept)
- Nguyên tắc này quy định kế toán viên cần luôn đưa ra những phán đoán, cân nhắc xem xét kỹ lưỡng để lập được ước tính kế toán trong điều kiện không có sự chắc chắn;
- Thận trọng nghĩa là không lập những khoản dự phòng quá lớn, không nên đánh giá quá mức giá trị các tài sản và thu nhập cũng như không thấp hơn những khoản phải trả cùng chi phí;
- Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi người kế toán có bằng chứng chắc chắn, xác thực về khả năng thu lợi kinh tế, tương tự, phải có bằng chứng xác thực về khả năng phát sinh mới có thể ghi nhận chi phí.
Ví dụ:
Khi đánh giá khả năng thu hồi của một khoản nợ khó đòi, công ty I sẽ xem xét cẩn thận tình hình tài chính của khách hàng và lập dự phòng nợ phải thu khó đòi một cách hợp lý, không quá lạc quan.
Khi ước tính tuổi thọ của một tài sản cố định, công ty J sẽ chọn mức thời gian sử dụng hữu ích phù hợp, không quá dài để tránh đánh giá cao giá trị tài sản.
- Nguyên tắc trọng yếu (Materiality concept)
- Nguyên tắc trọng yếu thể hiện qua thông tin phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc sai sót trong hoàn cảnh nhất định;
- Khi xảy ra việc thiếu thông tin hoặc thông tin không có sự chính xác cao có thể gây ra sự sai lệch trong báo cáo tài chính
- Tính trọng yếu của thông tin cần được xem xét ký trên hai phương diện định tính lẫn định lượng;
Ví dụ:
Đối với một công ty lớn như K với doanh thu hàng nghìn tỷ đồng, một khoản chi phí 5 triệu đồng có thể được coi là không trọng yếu và có thể ghi nhận trực tiếp vào chi phí mà không cần phân bổ.
Ngược lại, đối với một doanh nghiệp nhỏ như L với doanh thu vài tỷ đồng, khoản chi phí 5 triệu đồng có thể được coi là trọng yếu và cần được xem xét kỹ lưỡng trong việc ghi nhận và trình bày.
Ngoài ra, kế toán cũng có thể tham khảo và áp dụng 5 nguyên tắc kế toán bổ sung sau đây trong hạch toán và lập báo cáo tài chính;
3. 5 nguyên tắc kế toán bổ sung
Nguyên tắc khách quan
Đòi hỏi thông tin kế toán phải được ghi nhận và trình bày một cách công bằng, không thiên vị, dựa trên bằng chứng cụ thể. Người lập báo cáo tài chính không được để ý kiến chủ quan ảnh hưởng đến thông tin kế toán.
Ví dụ: Khi doanh nghiệp mua tài sản, giá trị ghi nhận phải dựa trên giá trị hợp lý tại thời điểm mua, không phải giá trị ước tính chủ quan.
Nguyên tắc công khai
Yêu cầu cung cấp thông tin kế toán đầy đủ, rõ ràng, dễ hiểu và kịp thời cho các bên liên quan. Thông tin phải đáp ứng nhu cầu của người sử dụng báo cáo tài chính, bao gồm nhà đầu tư, chủ nợ, cơ quan quản lý.
Ví dụ: Doanh nghiệp cần công bố báo cáo tài chính hàng năm cho cổ đông và cơ quan quản lý. Báo cáo phải trình bày rõ ràng, dễ hiểu, cung cấp đầy đủ thông tin để người đọc nắm bắt được tình hình tài chính và kinh doanh.
Nguyên tắc thực thể kinh doanh
Quy định rằng các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phải được phân loại và ghi nhận theo từng đơn vị kinh doanh riêng biệt. Mỗi thực thể kinh doanh được xem như một đơn vị kế toán độc lập, có tài sản, vốn, nợ, doanh thu và chi phí riêng.
Ví dụ: Nếu công ty mẹ mua tài sản cho chi nhánh, tài sản đó phải được ghi nhận trong sổ sách kế toán của chi nhánh, không phải của công ty mẹ.
Nguyên tắc thước đo tiền tệ
Quy định rằng chỉ những giao dịch và hoạt động có thể biểu diễn bằng tiền tệ mới được ghi nhận trong sổ sách kế toán. Điều này giúp người đọc báo cáo dễ dàng hiểu và sử dụng thông tin, vì chỉ cần dùng một đơn vị đo duy nhất là tiền tệ. Những sự kiện quan trọng nhưng không thể đo lường bằng tiền tệ sẽ không được ghi nhận trong sổ sách kế toán.
Nguyên tắc kỳ kế toán
Định nghĩa kỳ kế toán là khoảng thời gian cố định dùng để lập báo cáo tài chính. Thông thường, kỳ kế toán là một năm, nhưng cũng có thể là quý hoặc tháng, với độ dài đều đặn để thuận tiện cho việc so sánh giữa các kỳ.
4. Vi phạm quy định về kế toán sẽ bị phạt như thế nào?
Theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn:
Phạt tiền:
- Mức phạt từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng đối với hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán.
- Mức phạt từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng đối với hành vi vi phạm quy định về mở và ghi sổ kế toán.
- Mức phạt từ 20 triệu đồng đến 30 triệu đồng đối với hành vi vi phạm quy định về lập và trình bày báo cáo tài chính.
Biện pháp khắc phục hậu quả:
- Buộc lập lại chứng từ kế toán đúng quy định.
- Buộc điều chỉnh lại sổ kế toán, báo cáo tài chính.
Trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng, có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2017) về tội vi phạm quy định về kế toán gây hậu quả nghiêm trọng.
5. Phần mềm FAST Accounting thông dụng nhất hiện nay
Fast Accounting là giải pháp phần mềm kế toán được ưa chuộng rộng rãi, với hơn 20.000 khách hàng sử dụng. Phần mềm không chỉ cung cấp đầy đủ tính năng kế toán tài chính mà còn tập trung vào quản trị và tính giá thành, đáp ứng các yêu cầu từ cơ bản đến phức tạp.
Một số đặc điểm nổi bật của Fast Accounting:
- Tính đa nền tảng: Người dùng có thể sử dụng phần mềm cả trong môi trường offline và online.
- Tính toàn diện: Cung cấp đầy đủ chức năng kế toán và đáp ứng hiệu quả nhu cầu quản lý của nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau.
- Tính linh hoạt: Một ưu điểm đáng chú ý là khả năng tùy chỉnh và lập trình linh hoạt theo yêu cầu cụ thể của người sử dụng.
- Chức năng kế toán và thuế đầy đủ: Bao gồm 1 phân hệ thống và 13 phân hệ nghiệp vụ, đáp ứng toàn diện nhu cầu kế toán và thuế cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Thường xuyên cập nhật theo các thông tư mới nhất về kế toán và thuế từ Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế. Ngoài ra, còn đảm bảo báo cáo tài chính và sổ sách kế toán tuân thủ đúng quy định hiện hành.
- Báo cáo quản trị đa dạng và kịp thời: Cung cấp bảng thông tin quản trị với gần 20 báo cáo quản trị thông dụng, giúp truy cập thông tin quản trị nhanh chóng. Cho phép người dùng tạo thêm báo cáo tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể.
- Tích hợp hóa đơn điện tử miễn phí: Cho phép nhập liệu một lần và tự động đồng bộ dữ liệu với phần mềm hóa đơn điện tử.
>> Xem thêm: Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử chính xác , mới nhất hiện nay
Những tính năng này giúp Fast Accounting trở thành một công cụ hiệu quả, đáp ứng đầy đủ yêu cầu về kế toán, thuế và quản trị cho các doanh nghiệp.
Như vậy, có thể kết luận rằng, để hạch toán chính xác vào sổ sách kế toán, kế toán của công ty cần áp dụng nguyên tắc giá gốc khi ghi giảm giá trị tài sản cố định và áp dụng nguyên tắc phù hợp khi xác định và ghi nhận phần chi phí tương ứng với doanh thu từ việc nhượng bán tài sản cố định.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast