Theo 1VS
Khi triển khai hệ thống thông tin quản lý, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có một mong muốn vô cùng đơn giản thôi: “Ngon, bổ, rẻ”.
Tất nhiên, ai cũng hiểu là khó có thể làm được điều đó, và mỗi một doanh nghiệp đều đưa ra các tiêu chí riêng để lựa chọn và triển khai phần mềm quản lý.
Tôi biết một số người bạn của tôi lập doanh nghiệp mới, đó là các doanh nghiệp nhỏ, chưa hình thành hệ thống quản lý. Tiêu chí đầu tiên của họ là sử dụng các phần mềm đóng gói thông dụng, và thường để tự động hóa các phần cấp thiết nhất:
- Trước tiên là phần mềm kế toán;
- Tiếp theo, đối với các cửa hàng bán lẻ, có thể là phần mềm bán lẻ;
- Và đối với một số doanh nghiệp có thể cần tới một số phần mềm chuyên môn như: phần mềm thiết kế, đồ họa… Các phần mềm này không thuộc về phần mềm quản lý, do vậy chúng ta cũng không cần bàn đến nhiều;
- Và một số phần mềm văn phòng, mà có lẽ bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần: để soạn thảo, để gửi nhận E-mail, bảng tính…
Trong số các doanh nghiệp đó, sau một thời gian phát triển, và có thể công việc rất thuận buồm xuôi gió, và mới thấy rằng, việc ghi chép bằng các phần mềm mà họ đã sử dụng trước đây không đáp ứng cho nhu cầu quản lý: cần có thêm nhiều người sử dụng, cần ghi chép nhiều thông tin quản lý hơn. Hệ thống lúc này bắt đầu có phát sinh ra các vấn đề ngoài ý muốn:
- Nếu như có nhiều người cùng làm việc đồng thời thì hệ thống hay bị treo;
- Nếu như có nhiều địa điểm làm việc thì cần phải trao đổi dữ liệu giữa các điểm này, mà hệ thống hiện tại thì không thực hiện được, hoặc thực hiện không chính xác, hay bị nhầm lẫn dữ liệu;
- Cần phải thêm các thông tin quản lý vào một nghiệp vụ, nhưng việc này lại khó thực hiện trong một phần mềm kế toán đóng gói;
- Cần phải ghi lại thông tin về các cuộc gọi và làm việc chăm sóc khách hàng, nhưng trong phần mềm kế toán không có;
- .…
Và tất nhiên, các doanh nghiệp có một số lựa chọn:
- Cài đặt thêm một số phần mềm quản lý để bù lại các tính năng thiếu trong hệ thống sẵn có;
- Thuê người viết thêm các tính năng mới trong phần mềm sẵn có;
- Sử dụng các công cụ phụ trợ bằng bảng tính Excel…;
Có một cách nữa là thuê thêm nhân viên và ghi chép thủ công. Nhưng rõ ràng cách này không phải là lựa chọn tối ưu. Thế nhưng, nó lại thường xuyên được áp dụng đối với các doanh nghiệp nhỏ, và cả trong các doanh nghiệp không nhỏ. Đơn giản thôi, vì việc nhiều, “thiếu người thì chỉ cần bổ sung thêm người”, đó là cách suy nghĩ của một số người chủ và quản lý doanh nghiệp.
Nhưng trong thực tế, có rất nhiều người chủ doanh nghiệp tự mình quán xuyến các công việc ghi chép sổ sách, đơn giản là bởi vì họ chỉ tin chính bản thân mình. Và đến khi công việc quá nhiều, “cái khó bó cái khôn” thì bắt đầu nghĩ tới các công cụ quản lý mà để sao cho họ có thể dễ dàng kiểm tra, kiếm soát được công việc. Đây chính là điểm “đột phá về tư tưởng” của những ông chủ doanh nghiệp dạng này.
Tôi cũng biết một số doanh nghiệp có quy mô không phải là nhỏ, sau một thời gian dài sử dụng các hệ thống phần mềm quản lý, và cũng gặp phải nhiều bất cập:
- Hệ thống hiện có trở nên khá cứng nhắc, khi mà các quy trình trong công ty thường xuyên thay đổi theo các yêu cầu của thị trường và theo các yêu cầu quản lý. Mà các Sếp sau khi được đi học một số khóa học nâng cao năng lực quản lý thì bắt đầu muốn ứng dụng các kiến thức đã học vào thực tế: nào là “thẻ điểm cân bằng”, nào là “hệ thống các chỉ số năng lực tài chính”… Hệ thống hiện có không uyển chuyển đáp ứng được các yêu cầu đặt ra;
- Chi phí vận hành cho hệ thống ngày càng trở nên lớn hơn. Ngoài việc hàng năm cần phải trả tiền bảo trì, bảo dưỡng (mà đối với hệ thống nào cũng có), còn cần phải thuê thêm 1 chuyên gia CNTT trong chính doanh nghiệp, vì nhiều công việc kỹ thuật của hệ thống không phải lúc nào cũng được công ty CNTT thực hiện một cách nhanh chóng. Ngoài ra, còn một số yêu cầu viết thêm để bổ sung thêm các tính năng cho nhu cầu quản lý, và đây mới thực sự là một khoản chi phí “khủng”;
- Hệ thống phần mềm quản lý hiện có như một tấm bảng lắp ghép, gồm hàng chục phần mềm khác nhau, giống như một vườn ươm mà trong đó “trăm hoa đua nở”. Việc nhập dữ liệu phải lặp lại nhiều lần trong các giải pháp. Một số phần mềm đã có các công cụ trợ giúp để chuyển đổi dữ liệu, thế nhưng vẫn có các vấn đề nảy sinh khi dữ liệu chuyển không chính xác;
Và dù muốn hay không muốn, lãnh đạo doanh nghiệp cũng đi tới quyết định: “thay đổi lại toàn bộ hệ thống phần mềm” để đảm bảo tính thống nhất, tính ổn định và khả năng phát triển sau này.
Và khi này doanh nghiệp cần lựa chọn một nhà cung cấp giải pháp chuyên nghiệp.