Những điểm cần lưu ý khi lựa chọn phần mềm kế toán

Lựa chọn phần mềm kế toán là cả quá trình cần cân nhắc thận trọng của mỗi doanh nghiệp. Hiện nay, trên thị trường có khá nhiều phần mềm kế toán khác nhau, mỗi phần mềm lại có những đặc điểm riêng vì vậy các doanh nghiệp càng khó khăn hơn khi ra quyết định.
Để giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong quá trình lựa chọn, bài viết này sẽ liệt kê ra một số điểm cần lưu ý.

Dịch vụ sau bán hàng

Một trong những tiêu chí khi mua phần mềm kế toán mà bạn nên quan tâm đó là dịch vụ hỗ trợ khách hàng sau bán. Ngoài nghiệp vụ về phần mềm kế toán, đơn vị cung cấp phần mềm phải thực sự am hiểu về nghiệp vụ hạch toán kế toán để giúp người sử dụng có thể thao tác dễ dàng hơn.
Ngoài ra, đa phần những bạn làm dịch vụ báo cáo tài chính đều làm ngoài giờ hành chính và ngày nghỉ nên cần quan tâm đến việc các đơn vị cung cấp phần mềm có sẵn sàng hỗ trợ những thời điểm đó hay không.

Công nghệ hiện đại, có thể chỉnh sửa theo yêu cầu

Hiện tại vẫn còn có người sử dụng excel, access, FoxPro… để viết phần mềm kế toán nhưng đa phần các công cụ này đều bị giới hạn khả năng lưu trữ dữ liệu và rất khó để chỉnh sửa theo nhu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp. Một số phần mềm phải gõ kiểu gõ TCVN3 (Foxpro). Những công nghệ trước đó hầu như đã lỗi thời, không đảm bảo được độ an toàn và bảo mật cũng như các tiện ích để doanh nghiệp phát triển nếu có nhu cầu mở rộng.
Về khả năng chỉnh sửa theo đặc thù của doanh nghiệp: Nếu một phần mềm không có khả năng chỉnh sửa theo đặc thù thì doanh nghiệp cũng nên xem xét tìm một đơn vị cung cấp phần mềm khác. Bởi lẽ, đối với một số doanh nghiệp có đặc thù, việc phần mềm kế toán không đáp ứng được các nghiệp vụ này sẽ gây ảnh hưởng rất lớn trong quá trình sử dụng. Nếu sau đó mới bắt đầu đổi sang phần mềm khác thì vừa tốn chi phí của doanh nghiệp, vừa tốn thời gian tìm hiểu một phần mềm mới.

Các tiện ích trên phần mềm

Cần phải lưu ý về chức năng và tiện ích khi lựa chọn phần mềm kế toán.
Ví dụ như:
Phần mềm có khả năng tự động tạo phiếu thu – chi khi mua bán hàng hóa, tự động tìm kiếm những lỗi sai sót khi nhập liệu hay không?
Phần mềm có tiện ích tìm kiếm, báo cáo sổ sách theo đúng mẫu biểu của Thuế hay không?
Hay chức năng tính giá thành sản phẩm công trình, giá thành sản phẩm; chức năng tự động lập phiếu xuất kho, nhập kho theo định mức nguyên vật liệu hay không?

Tốc độ và khả năng bảo mật dữ liệu

Tốc độ nhanh và thuật toán phần mềm phải khoa học, hiện đại để đáp ứng khả năng lưu trữ, xử lý và tìm kiếm dữ liệu.
Ngoài ra, bảo mật dữ liệu là yếu tố mà doanh nghiệp nào cũng cần phải quan tâm, nhất là các dữ liệu kế toán, tài chính. Doanh nghiệp cần ưu tiên lựa chọn phần mềm có độ an toàn cao từ các nhà cung cấp uy tín.

Sử dụng Online

Dữ liệu kế toán cần được đồng bộ tức thời để giúp các bộ phận có thể kết nối với nhau một cách dễ dàng và chặt chẽ, tránh được tình trạng chậm trễ về mặt thông tin, tiêu biểu như giữa kế toán nội bộ và kế toán thuế.

Lựa chọn phần mềm kế toán có khả năng tích hợp, mở rộng linh hoạt

Phần mềm phải thật sự linh động có thể kết nối được với nhiều đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử hiện nay. Như vậy, người sử dụng phần mềm mới dễ dàng lựa chọn được đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng và phù hợp.
Ngoài ra, cũng cần xem xét thêm về khả năng kết nối với các ứng dụng, hệ thống khác như: Chữ ký số, hợp đồng điện tử, lấy hóa đơn đầu vào từ Tổng cục Thuế…
Trên đây là một số ý kiến về việc lựa chọn phần mềm kế toán để các doanh nghiệp có thể tham khảo và đưa ra quyết định phù hợp nhất.

>> Xem thêm: Phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice được Tổng cục Thuế công nhận đạt chuẩn

Nguồn tham khảo: Văn Đức Sáng