Đối với một môi trường kinh doanh ngày càng số hoá như hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ là một xu hướng mà còn là một yêu cầu cần thiết trong quản lý thuế và giao dịch thương mại điện tử. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, có thể xảy ra những trường hợp cần phải hủy hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật. Để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thực hiện quy trình này một cách chính xác và hiệu quả, việc hiểu rõ các quy định của Thông tư 78 và Nghị định 123 là vô cùng quan trọng. Trong bài viết này, hãy cùng FAST tìm hiểu chi tiết về quy trình hủy hóa đơn điện tử theo quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
1. Hủy hóa đơn điện tử là gì?
1.1. Huỷ hoá đơn là gì?
Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP đưa ra quy định về hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử Tại Khoản 3, Điều 11, Thông tư 32/2011/TT-BTC như sau:
“10. Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.”
Vậy có thể hiểu rằng, hủy hóa đơn điện tử là quá trình hủy bỏ một hóa đơn đã được phát hành và gửi đi dưới dạng điện tử. Hóa đơn điện tử thường được sử dụng trong các giao dịch thương mại và tài chính để thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống.
Khi cần hủy một hóa đơn điện tử, thông tin về hóa đơn cần được cung cấp để xác định hóa đơn cụ thể cần hủy. Quy trình hủy bao gồm việc xác định và xác minh thông tin hóa đơn, sau đó thực hiện các thủ tục hủy bỏ trong hệ thống quản lý hóa đơn.
1.2. Hủy hóa đơn khác tiêu hủy hóa đơn thế nào?
Căn cứ theo khoản 11 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP tiêu hủy hóa đơn được giải thích như sau:
“11. Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ:
- a) Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
- b) Tiêu hủy hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, tiêu hủy chứng từ đặt in, tự in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.”
Có thể hiểu một cách đơn giản hơn, tiêu hủy hóa đơn điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong nó.
Từ các quy định trên, chúng ta có thể thấy rõ sự khác biệt giữa việc hủy và tiêu hủy hóa đơn:
- Tiêu hủy hóa đơn: là cách làm cho hóa đơn đó biến mất hoàn toàn, không còn tồn tại trên hệ thống thông tin và không thể truy cập hay tham chiếu thông tin của hóa đơn đó nữa. Việc tiêu hủy hóa đơn chỉ diễn ra khi và chỉ khi hóa đơn hết thời hạn lưu trữ theo quy định của kế toán.
- Hủy hóa đơn: Là phương thức làm cho hóa đơn điện tử này không còn giá trị sử dụng nữa. Tuy vậy, hóa đơn đó vẫn còn tồn tại trên hệ thống thông tin và có thể rà soát, tra cứu được sau khi thực hiện huỷ. Ngoài ra, việc hủy hóa đơn có thể được diễn ra nhiều lần.
2. Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử
Căn cứ vào quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, có một số trường hợp cụ thể mà hóa đơn điện tử cần phải được hủy bỏ, bao gồm:
2.1. Sai sót trong quá trình cấp mã hóa đơn của cơ quan thuế
Theo khoản 1 Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của Cơ quan Thuế nhưng chưa được gửi cho người mua có sai sót, hóa đơn điện tử đó cần phải được hủy bỏ, việc này nhằm đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của hóa đơn trong các giao dịch thương mại và tài chính.
Nếu không có quy định cụ thể về việc hủy bỏ hóa đơn trong trường hợp này, sẽ hình thành những rủi ro cho các bên liên quan trong giao dịch. Việc tiến hành hủy bỏ hóa đơn điện tử trong trường hợp sai sót khi cấp mã hoá đơn giúp cơ quan thuế và các bên tham gia giao dịch có thể điều chỉnh lại thông tin đúng và chính xác, đồng thời tạo ra một môi trường kinh doanh lành mạnh và minh bạch hơn.
2.2. Hủy hóa đơn điện tử do phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc hủy bỏ hóa đơn điện tử do phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ là một quy trình quan trọng nhằm tăng tính chính xác và pháp lý của các giao dịch thương mại và tài chính. Trong trường hợp này, khi người bán lập hóa đơn điện tử để thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó xảy ra tình huống hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ, họ buộc phải thực hiện hủy bỏ hóa đơn điện tử đã lập.
Thông thường, để thực hiện việc hủy bỏ hóa đơn trong trường hợp này, người bán có thể điều chỉnh hóa đơn ban đầu để phản ánh đúng tình trạng mới của giao dịch hoặc tạo ra một hóa đơn điện tử mới để thay thế, góp phần đảm bảo trong việc chỉ có các hóa đơn chính xác và phù hợp với thực tế mới được sử dụng trong các giao dịch tiếp theo.
Việc tuân thủ quy định về hủy bỏ hóa đơn điện tử trong các tình huống phát sinh cung cấp dịch vụ là một phần không thể thiếu của quy trình quản lý tài chính và thuế của các tổ chức và cá nhân kinh doanh.
Nhìn chung, trong cả hai trường hợp trên, việc hủy hóa đơn điện tử đều là cần thiết để đảm bảo tính chính xác và pháp lý trong công cuộc quản lý tài chính và thuế. Để có được điều này, quá trình thực hiện hủy hóa đơn điện tử cũng cần phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật và được thông báo đến cơ quan thuế theo các mẫu và hướng dẫn cụ thể.
3. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hủy hóa đơn điện tử được hiểu như sau:
- Trong trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa được gửi cho người mua do có sai sót, người bán phải thực hiện thông báo với Cơ quan Thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA, và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi Cơ quan Thuế để cấp mã hóa đơn mới. Điều này nhằm đảm bảo rằng người mua sẽ nhận được hóa đơn chính xác và hợp lệ.
- Cơ quan thuế sau đó sẽ thực hiện việc hủy bỏ hóa đơn điện tử đã có mã sai sót trên hệ thống của mình.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về quy trình các bước hủy hóa đơn điện tử để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật:
Bước 1: Lập biên bản hủy bỏ hóa đơn điện tử
Đầu tiên, sau khi xác định được lý do hủy, doanh nghiệp cần tiến hành kiểm kê các hóa đơn cần hủy. Việc này bao gồm việc thống kê, xác định rõ những hóa đơn nào bị sai sót và cần phải hủy bỏ.
Tiếp theo, doanh nghiệp cần lập biên bản hủy bỏ. Biên bản hủy hóa đơn là một loại biên bản được lập để ghi nhận lại việc sai sót hay lý do nào khác dẫn đến việc phải hủy hóa đơn. Từ đó hai bên sẽ cam kết không kê khai thuế đối với các hóa đơn đã viết sai.
Biên bản huỷ bỏ này cần phải được viết rõ ràng và cung cấp đầy đủ thông tin về các điều cần điều chỉnh để khắc phục sai sót, thường bao gồm các điều sau:
- Danh sách các hóa đơn bị sai sót cần hủy.
- Chi tiết về sai sót cụ thể trong từng hóa đơn, bao gồm thông tin nào cần điều chỉnh lại để khắc phục.
- Lý do hủy bỏ của từng hóa đơn.
- Thông tin về người lập biên bản và người kiểm kê hóa đơn.
- Ngày thực hiện biên bản.
Đây không chỉ là bước quan trọng trong việc điều chỉnh thông tin sai sót của hóa đơn mà còn là bằng chứng quan trọng để thể hiện tính minh bạch và tuân thủ quy định của pháp luật trong quá trình hủy bỏ hóa đơn. Việc lập biên bản này giúp đảm bảo rằng quy trình hủy hóa đơn được thực hiện một cách chính xác và theo đúng quy định, đồng thời tăng cường sự minh bạch và trách nhiệm trong quản lý hóa đơn điện tử.
Bước 2: Thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập
Trong quá trình này, người dùng truy cập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng bằng cách đăng nhập vào tài khoản của mình. Sau khi đăng nhập thành công, người dùng tiến hành chọn chức năng hủy hóa đơn và điền đầy đủ thông tin về hóa đơn cần hủy vào mục “Thông báo kết quả hủy hóa đơn”. Các thông tin này bao gồm mã số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn, lý do hủy bỏ, và các thông tin liên quan khác cần thiết.
Tiếp theo, sau khi điền thông tin đầy đủ, người dùng lưu lại thông tin đã nhập và xuất ra file XML. File XML này chứa toàn bộ thông tin về việc hủy hóa đơn và sẽ được sử dụng để nộp cho cơ quan thuế. Qua bước này, hóa đơn điện tử đã được hủy bỏ và thông tin về việc hủy hóa đơn đã được ghi lại và lưu trữ trên hệ thống thông tin.
Bước này nhằm giúp quá trình hủy bỏ hóa đơn điện tử được thực hiện một cách chính xác và đáng tin cậy. Đồng thời, việc tạo ra file XML cũng đảm bảo rằng thông tin về việc hủy hóa đơn được cung cấp cho cơ quan thuế một cách đầy đủ và chính xác. Tất cả những điều này đều nhằm đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật và các yêu cầu của cơ quan thuế trong quá trình hủy bỏ hóa đơn điện tử.
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm
Sau khi đã xác nhận việc hủy bỏ hóa đơn điện tử cũ, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điện tử mới để thay thế bản hoá đơn điện tử trước đó. Hóa đơn thay thế này sẽ được tạo ra trên phần mềm xuất hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Trong quá trình lập hóa đơn thay thế, doanh nghiệp cần chắc chắn rằng hóa đơn này tuân thủ đúng quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử, nâng cao tính chính xác và pháp lý của hóa đơn thay thế.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần cập nhật thông tin chính xác và đầy đủ trên hóa đơn thay thế, bao gồm thông tin về bên bán, bên mua, các sản phẩm hoặc dịch vụ được mua bán, và các thông tin khác liên quan; đồng thời thực hiện lưu trữ hóa đơn này theo quy định của pháp luật và sử dụng để thực hiện các giao dịch tiếp theo.Thông qua quá trình này, hóa đơn điện tử bị sai sót sẽ được loại bỏ khỏi hệ thống và thay thế bằng hóa đơn mới, từ đó góp phần hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc thực hiện hoạt động quản lý kinh doanh được minh bạch, hợp pháp theo quy định Nhà nước.
>>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?
Để thuận tiện hơn trong việc lập biên bản hủy hóa đơn, doanh nghiệp và các tổ chức kinh tế có thể tham khảo mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mà FAST cung cấp ngay dưới đây:
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc …….o0o……. BIÊN BẢN HỦY HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ. Căn cứ theo Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP Hôm nay, ngày tháng …. năm 2022, Chúng tôi gồm:
Hai bên A, B thống nhất lập biên bản này xác nhận các thông tin sau: 1. Hóa đơn thu hồi: Bên A hủy hóa đơn mà Bên A đã lập và giao cho Bên B, cụ thể:
2. Lý do thu hồi: Xuất sai tên hàng hoá, dịch vụ. 3. Hóa đơn thay thế: Bên A đã lập và giao Bên B, 01 tờ hóa đơn thay thế/điều chỉnh:
4. Ý kiến khác: ……………………………………………………………………………………….. Biên bản này được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản có giá trị pháp lý như nhau. Bên A và Bên B đã đọc, hiểu rõ và hoàn toàn thống nhất từng nội dung trên Biên bản thu hồi hóa đơn này và không có ý kiến gì thêm.
|
4. Mức xử phạt khi vi phạm quy định về hủy hóa đơn
Quy định về xử phạt vi phạm hủy hóa đơn điện tử trong Nghị định 125/2020/NĐ-CP là một phần quan trọng của hệ thống pháp luật về quản lý thuế và giao dịch thương mại điện tử. Chi tiết về các trường hợp vi phạm và mức phạt tương ứng được liệt kê cụ thể như dưới đây nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử:
(i) Phạt cảnh cáo đối với hành vi hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc:
- Trường hợp này áp dụng khi vi phạm hủy hóa đơn điện tử trong khoảng thời gian từ 01 đến 05 ngày làm việc sau thời hạn quy định.
- Mức phạt cảnh cáo được áp dụng khi có tình tiết giảm nhẹ hoặc không gây tổn hại nghiêm trọng cho quy trình giao dịch và quản lý thuế.
(ii) Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với các hành vi sau đây:
- Hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hoặc hóa đơn không còn giá trị sử dụng.
- Không hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng; không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng.
- Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 10 ngày làm việc sau thời hạn quy định, trừ trường hợp được quy định tại điểm (i).
(iii) Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với các hành vi cụ thể sau đây:
- Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên sau thời hạn quy định.
- Không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật.
- Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo.
- Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định.
- Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật.
- Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.
>>> Xem thêm: Mua hoá đơn điện tử bất hợp pháp bị xử phạt như thế nào?
Ngoài việc nắm vững các quy định, hướng dẫn liên quan, thì việc sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện quy trình này một cách nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian hơn.
Fast e-invoice là giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện, đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ về hóa đơn và các tiêu chuẩn do Tổng cục Thuế đề ra. Giải pháp giúp doanh nghiệp lập, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử đầu vào và đầu ra một cách dễ dàng, an toàn, nhanh chóng, đảm bảo đầy đủ tính pháp lý.
Khi sử dụng Fast e-Invoice người dùng dễ dàng lập danh sách các hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế, bị hủy hoặc bị giải trình khi có phát sinh và gửi “Thông báo dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót (mẫu số 04/SS-HĐĐT)” theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Khi lựa chọn FAST là nhà cung cấp hóa đơn điện tử, các khách hàng sẽ tiết kiệm tối đa chi phí, dễ dàng triển khai cũng như đơn giản hóa quy trình khi chỉ làm việc với 1 đối tác duy nhất.
- Giải pháp ERP và phần mềm kế toán – Sử dụng khi lập hóa đơn.
- Giải pháp hóa đơn điện tử – Phát hành hóa đơn.
- Dịch vụ nhận, truyền và lưu trữ hóa đơn điện tử – Chuyển dữ liệu hóa đơn cho TCT.
Việc thực hiện quy trình hủy hóa đơn điện tử theo quy định của Thông tư 78 và Nghị định 123 không chỉ là một nhiệm vụ quan trọng mà còn là một yêu cầu cần thiết để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh được các rủi ro pháp lý. Nếu có nhu cầu sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, xin vui lòng chat trực tiếp tại website https://fast.com.vn/ hoặc Fanpage Công ty Phần mềm FAST