Xuất hoá đơn điện tử trên điện thoại là một tính năng vô cùng hữu ích mà các giải pháp hóa đơn điện tử cần có. Nhờ sự tiện lợi và linh hoạt, ứng dụng xuất hóa đơn điện tử trên điện thoại ngày càng được nhiều người quan tâm và sử dụng rộng rãi. Bạn hãy cùng FAST tìm hiểu thêm về cách thức và lợi ích của ứng dụng xuất hóa đơn điện tử trên điện thoại Fast e-Invoice trong bài viết dưới đây nhé!
1. Lợi ích của việc xuất hóa đơn điện tử trên điện thoại
Xuất hóa đơn điện tử trên điện thoại không chỉ là một giải pháp tiên tiến mà còn mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình quản lý cũng như giúp tiết kiệm thời gian xử lý hóa đơn một cách hiệu quả. Đối với người dùng, việc sử dụng ứng dụng sẽ cung cấp một trải nghiệm tiện lợi, đơn giản hơn.
- Tiện lợi và tiết kiệm thời gian: Xuất hóa đơn điện tử trên điện thoại mang lại sự tiện lợi cho người dùng. Công cụ này giúp bạn có thể thao tác nhanh chóng, mọi lúc “mọi nơi”. Chỉ cần vài thao tác đơn giản trên điện thoại thông minh, bạn có thể xuất hóa đơn điện tử bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu.
- Hiệu quả và chuyên nghiệp: Việc sử dụng hóa đơn điện tử trên điện thoại mang lại hiệu quả cho cả doanh nghiệp và cá nhân. Hóa đơn điện tử giúp giảm chi phí in ấn, vận chuyển đến chi phí lưu trữ hóa đơn. Xuất hóa đơn điện tử trên điện thoại cũng giúp giảm thiểu tối đa thời gian xử lý hóa đơn, từ đó nâng cao năng suất và thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
- Bảo mật: Hóa đơn điện tử được bảo mật an toàn thông qua việc mã hóa và lưu trữ an toàn, đảm bảo sự an toàn của thông tin và ngăn chặn các vấn đề như giả mạo, thất lạc. Đồng thời, xuất hóa đơn điện tử trên điện thoại cũng giúp doanh nghiệp đáp ứng chủ trương “Đẩy mạnh cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử trên nền tảng di động” của Tổng cục Thuế.
- Lợi ích khác: Việc xuất hóa đơn điện tử trên điện thoại cũng giúp thúc đẩy thanh toán điện tử. Cụ thể, hóa đơn điện tử tích hợp với các phương thức thanh toán điện tử, tạo sự thuận tiện cho người tiêu dùng và các đơn vị bán hàng. Ngoài ra, nó còn là giải pháp xuất hóa đơn điện tử xăng dầu tại các điểm bán.
Xem thêm: Các mẫu hóa đơn điện tử chuẩn đẹp theo thông tư 78 theo ngành
2. Cách xuất hóa đơn điện tử trên điện thoại – Fast E-invoice
Fast e-Invoice là phần mềm hóa đơn điện tử giúp các doanh nghiệp lập, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử. Giải pháp đã được Tổng cục Thuế công nhận đạt chuẩn, đáp ứng hoàn toàn theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Với ứng dụng xuất hóa đơn điện tử trên điện thoại Fast e-Invoice, người dùng sẽ lập, phát hành hóa đơn một cách nhanh chóng và hiệu quả. Với giao diện mobile app thân thiện và dễ sử dụng, việc tạo ra các hóa đơn điện tử Fast e-Invoice trở nên đơn giản và tiện lợi. Đặc biệt, Fast e-Invoice còn cho phép lập, phát hành hóa đơn điện tử khởi tạo trên máy tính tiền ngay trên điện thoại.
Sau khi đã nắm rõ những lợi ích, bạn có thể tham khảo hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử trên điện thoại thông qua việc sử dụng phần mềm Fast e-Invoice dưới đây:
2.1 Tải phần mềm quản lý xuất hóa đơn app Fast e-Invoice
- Cài đặt trên hệ điều hành Android có thể thực hiện theo các phương pháp sau:
- 1 – Sử dụng ứng dụng CH Play: Mở ứng dụng CH Play và tìm kiếm “Fast e-Invoice”. Sau đó, bạn chọn biểu tượng của Fast e-Invoice và nhấn vào nút “Cài đặt” để bắt đầu quá trình cài đặt.
- 2 – Quét mã QR Code: Mở ứng dụng máy ảnh hoặc bất kỳ ứng dụng nào hỗ trợ quét mã QR và quét mã trong hình dưới đây.
- 3 – Cài đặt theo đường dẫn: Truy cập đường dẫn tại đây để cài đặt ứng dụng này.
- Đối với hệ điều hành iOS, bạn có thể thực hiện cài đặt để xuất hóa đơn điện tử trên điện thoại như sau:
- 1 – Cài đặt trên ứng dụng Apple Store: Mở ứng dụng Apple Store và tìm kiếm “Fast e-Invoice”. Sau đó, người dùng chọn biểu tượng của Fast e-Invoice và nhấn vào “Nhận” để bắt đầu cài đặt ứng dụng.
- 2 – Quét mã QR Code: Mở ứng dụng máy ảnh hoặc bất kỳ ứng dụng quét mã QR và quét mã trong hình dưới đây.
- Cách 3 – Cài đặt theo đường dẫn: Truy cập vào liên kết để cài đặt ứng dụng tại đây.
>>> Xem thêm: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử xăng dầu cho từng lần bán
2.2 Vào thông tin tổng quan trên điện thoại
Thông tin tổng quan cung cấp các số liệu thống kê về doanh thu, số lượng hoá đơn điện tử và phiếu xuất hóa đơn điện tử trên điện thoại. Thông tin này đã sử dụng tại các đơn vị trực thuộc Doanh nghiệp trong một khoảng thời gian cụ thể. Để truy cập vào chức năng Tổng quan, bạn cần thực hiện các bước đơn giản sau:
Bước 1: Truy cập chức năng Tổng quan
Bước 2: Thống kê tình hình sử dụng hoá đơn điện tử và phiếu xuất điện tử
Bước 3: Tổng quan tình hình sử dụng HĐĐT
2.3 Lập hóa đơn cần xuất
Fast e-Invoice (Portal) mang đến giải pháp lập và xuất hóa đơn điện tử điện thoại. Phần mềm giúp bạn tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa hiệu quả công việc. Dữ liệu hóa đơn được đồng bộ hóa liền mạch giữa ứng dụng và hệ thống, đảm bảo tính chính xác và nhất quán. Dưới đây là hướng dẫn tạo hóa đơn bằng các bước sau:
1. Vào chức năng Cập nhập / Lập hóa đơn
2. Nhấn “Thêm Mới” ở cuối màn hình để tạo hóa đơn
3. Phần Thông tin chung
Đây là phần thông tin chung cho hóa đơn sẽ được tạo. Tại đây, bạn cần lựa chọn tổ chức phát hành và điền các thông tin của khách hàng mà bạn muốn phát hành hóa đơn.
Bước 4: Thẻ Hóa đơn
Trong phần thẻ hóa đơn, người dùng cần cung cấp đầy đủ và chính xác về số hóa đơn, mẫu số để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn. Bạn nên kiểm tra kỹ thông tin trước khi hoàn tất.
- Chọn kiểu thanh toán nếu cần.
Bước 5: Thẻ Chi tiết
Nhấn “Thêm bản ghi” để nhập chi tiết nội dung hóa đơn. Thông tin thẻ chi tiết sẽ bao gồm những nội dung như sau: Mã hàng, Tên mặt hàng, Đơn vị tính, Mã thuế, Thuế suất, Số lượng, Giá bán, Loại.
Bước 6: Thẻ Chứng từ gốc
Với thẻ chứng từ gốc cung cấp thông tin về loại hóa đơn được hệ thống quy định, bao gồm hóa đơn gốc, điều chỉnh, và thay thế. Đồng thời, người dùng cũng có thể xem số tham chiếu từ tệp Excel vào chương trình trên trang web.
Bước 7: Thẻ Xác thực
Đối với thẻ Xác thực, người dùng có thể chọn giữa 3 cách xử lý khác nhau, từ không xử lý đến thêm vào chi tiết hoặc thay thế dòng điều chỉnh. Thêm vào đó, người cũng có thể nhập ghi chú cho hóa đơn điện tử, được bao gồm vào tệp hoá đơn điện tử theo cách đã chọn.
Bước 8: Thẻ Thông tin
Trong thẻ thông tin, hệ thống cung cấp các thông tin như tài khoản/tên ngân hàng, email của người mua hàng. Người dùng có thể sử dụng nhóm hàng để thay thế tên hàng hóa hoặc dịch vụ và nhập địa chỉ email của người mua nếu không có Mã khách được khai báo.
Các nội dung trong thẻ thông tin hóa đơn điện tử
Bước 9: Thẻ Khác
Hiển thị các thông tin Tổng doanh thu/Tổng chiết khấu/Tổng khuyến mãi/Thuế khuyến mãi/Cộng khuyến mãi sau khi nhập liệu ở thẻ Chi tiết.
Bước 10: Thẻ Tổng cộng
Hiển thị tổng số lượng/Tiền hàng/Tiền thuế/Thanh toán của hóa đơn. Nhấn “Lưu” ở cuối màn hình để lưu hóa đơn cần phát hành.
Dưới đây là các tiện ích để người dùng dễ dàng thao tác, xử lý các nghiệp vụ bổ sung khi cần thiết: Tìm kiếm hóa đơn, Sửa hóa đơn, Xóa hóa đơn, Sao chép hóa đơn, Xem trước bản thể hiện hóa đơn
Xem thêm: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?
2.4 Phát hành/ xuất hóa đơn điện tử
Ứng dụng cho phép người dùng xuất hóa đơn điện tử trên điện thoại một cách dễ dàng. Các nghiệp vụ có thể thực hiện bao gồm: phát hành hoá đơn mới, hoá đơn điều chỉnh, hoá đơn thay thế và huỷ hoá đơn đã phát hành.
Bước 1: Truy cập vào phần Cập nhật/ Phát hành hoá đơn điện tử
Bước 2: Nhập thông tin lọc cho các chứng từ cần phát hành
Bước 3: Màn hình kết quả lọc
Chỉ hiển thị các chứng từ có Trạng thái = 1. Chờ xác thực. Xem nội dung hóa đơn trước khi phát hành: Chạm và giữ vào hoá đơn cần xem, kéo từ phải sang trái và nhấn nút In.
Bước 4: Phát hành hoá đơn điện tử
Bước 5: Yêu cầu ký số
Ứng dụng trên điện thoại chỉ hỗ trợ chữ ký số từ xa loại HSM (Hardware Security Module). Do đó, hệ thống sẽ tự động ký số và hoàn thành quá trình phát hành hoá đơn điện tử.
Bước 6: Phát hành hóa đơn
Sau khi hoá đơn được phát hành trên ứng dụng di động, hệ thống sẽ tự động chuyển nó đến cho người mua qua thư điện tử được khai báo trong Danh mục khách hàng hoặc tại bước Lập hóa đơn – Thông tin – Trường Thư (Email).
Bước 7: Sau khi phát hành hóa đơn
Bản thể hiện của hoá đơn điện tử (sau khi phát hành) có thể kiểm tra trên ứng dụng di động trong phần Lập hóa đơn và Danh sách hóa đơn.
Sau khi phát hành, thông tin hoá đơn điện tử (bao gồm tệp XML và PDF) sẽ được lưu trữ trên hệ thống Fast e-Invoice. Người dùng có thể tải về từ báo cáo Danh sách hoá đơn trên Portal hoặc ứng dụng di động để lưu trữ. Hoá đơn sau khi phát hành thành công sẽ không được phép sửa đổi hoặc xóa chứng từ gốc.
>>> Xem thêm: Quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Xem hướng dẫn sử dụng chi tiết tại: https://eihelp.fast.com.vn/index.php/eihelp/huong-dan-su-dung-mobile-app/
Với những tiện ích vượt trội, xuất hóa đơn điện tử trên điện thoại đang trở thành xu hướng trong thời đại công nghệ số. Giải pháp này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Hãy liên hệ ngay với FAST để được tư vấn chi tiết về giải pháp này nhé!
Báo giá hóa đơn điện tử Fast e-Invoice
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast
Xem thêm các bài viết liên quan: