Hóa đơn điện tử là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp vì việc mua bán trực tuyến đang rất thịnh hành. Việc tra cứu hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và chính xác là yêu cầu thiết yếu đối với cả người bán và người mua. Bài viết này FAST sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử chính xác, mới nhất hiện nay.
1. Tra cứu hóa đơn điện tử là gì?
Tra cứu hóa đơn điện tử là quá trình tìm kiếm, xem xét và kiểm tra thông tin của một hóa đơn điện tử đã được phát hành. Quá trình này cho phép người dùng xác minh tính hợp lệ, chính xác và đầy đủ của hóa đơn, đồng thời giúp doanh nghiệp và cá nhân quản lý tốt hơn các giao dịch tài chính của mình.
Khi tra cứu hóa đơn điện tử, người dùng có thể kiểm tra các thông tin quan trọng như:
- Mã số hóa đơn
- Ngày phát hành
- Thông tin người bán và người mua
- Danh sách hàng hóa hoặc dịch vụ
- Tổng giá trị hóa đơn
- Thuế suất và số tiền thuế
- Trạng thái hóa đơn (hợp lệ, đã hủy, đã thay thế, v.v.)
Việc tra cứu hóa đơn điện tử có thể được thực hiện thông qua nhiều phương thức khác nhau, bao gồm sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử như Fast e-Invoice, truy cập cổng thông tin hóa đơn điện tử của nhà cung cấp dịch vụ, hoặc sử dụng trang web chính thức của Tổng cục Thuế
>> Xem thêm: Hóa đơn bán hàng là gì? Một số mẫu hóa đơn bán hàng
2. Mục đích khi tra cứu hóa đơn điện tử
Việc tra cứu hóa đơn điện tử phục vụ nhiều mục đích quan trọng trong quản lý tài chính và tuân thủ pháp luật. Dưới đây là một số mục đích chính:
Xác minh tính hợp lệ của hóa đơn: Tra cứu giúp người mua và người bán đảm bảo rằng hóa đơn đã được phát hành hợp lệ và được cơ quan thuế công nhận. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc kê khai thuế và giải quyết các tranh chấp tài chính.
Kiểm tra thông tin chính xác: Người dùng có thể xem xét kỹ lưỡng các chi tiết trên hóa đơn như số lượng, đơn giá, thuế suất để đảm bảo không có sai sót trong quá trình lập hóa đơn.
Quản lý chi phí và doanh thu: Doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và quản lý các khoản chi phí cũng như doanh thu thông qua việc tra cứu hóa đơn điện tử, giúp lập báo cáo tài chính chính xác và kịp thời.
Tuân thủ quy định pháp luật: Tra cứu hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp và cá nhân tuân thủ các quy định về kế toán và thuế, tránh các rủi ro pháp lý có thể phát sinh.
Giải quyết tranh chấp: Trong trường hợp có tranh chấp về giao dịch, khả năng tra cứu nhanh chóng và chính xác hóa đơn điện tử sẽ giúp các bên liên quan giải quyết vấn đề
Cải thiện hiệu quả làm việc: Bằng cách số hóa quy trình tra cứu hóa đơn, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và nguồn lực đáng kể so với việc quản lý hóa đơn giấy truyền thống.
Bảo vệ môi trường: Sử dụng và tra cứu hóa đơn điện tử góp phần giảm thiểu việc sử dụng giấy, từ đó bảo vệ môi trường và tiết kiệm chi phí in ấn cho doanh nghiệp.
3. Tra cứu hóa đơn điện tử trên Fast e-Invoice
Fast e-Invoice là một trong những giải pháp hàng đầu về quản lý hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Phần mềm này cung cấp nhiều tính năng tiện ích, trong đó có chức năng tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng và chính xác. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách tra cứu hóa đơn điện tử trên Fast e-Invoice:
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống
- Truy cập vào trang web chính thức của Fast e-Invoice
- Nhập tên đăng nhập và mật khẩu của bạn
- Nhấn nút “Đăng nhập” để vào hệ thống
Bước 2: Truy cập mục tra cứu hóa đơn
- Sau khi đăng nhập thành công, tìm và nhấp vào mục “Tra cứu hóa đơn” trên menu chính
Bước 3: Nhập thông tin tìm kiếm
- Trong giao diện tra cứu, bạn có thể tìm kiếm hóa đơn theo nhiều tiêu chí như:
- Mã số hóa đơn
- Ngày phát hành
- Tên hoặc mã số thuế của người mua/người bán
- Tổng giá trị hóa đơn
- Nhập thông tin cần thiết vào các trường tương ứng
Bước 4: Thực hiện tìm kiếm
- Sau khi nhập đầy đủ thông tin, nhấn nút “Tìm kiếm” hoặc biểu tượng kính lúp để bắt đầu quá trình tra cứu
Bước 5: Xem kết quả tra cứu
- Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các hóa đơn phù hợp với tiêu chí tìm kiếm
- Bạn có thể nhấp vào từng hóa đơn để xem chi tiết
Bước 6: Kiểm tra thông tin hóa đơn
- Trong giao diện chi tiết hóa đơn, kiểm tra kỹ các thông tin như:
- Thông tin người bán và người mua
- Danh sách hàng hóa/dịch vụ
- Tổng tiền và thuế
- Trạng thái hóa đơn
Bước 7: Tải xuống hoặc in hóa đơn (nếu cần)
- Nếu cần lưu trữ hoặc sử dụng hóa đơn, bạn có thể chọn tùy chọn “Tải xuống” hoặc “In” từ giao diện chi tiết hóa đơn
Lưu ý khi sử dụng Fast e-Invoice để tra cứu hóa đơn điện tử:
- Đảm bảo bạn có quyền truy cập vào hệ thống và các chức năng tra cứu
- Luôn giữ bí mật thông tin đăng nhập để bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp
- Cập nhật phần mềm thường xuyên để có trải nghiệm tốt nhất và đảm bảo an toàn thông tin
- Nếu gặp khó khăn trong quá trình tra cứu, hãy liên hệ với bộ phận hỗ trợ khách hàng của Fast e-Invoice để được giúp đỡ
>> Xem thêm: Thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123
4. Kiểm tra hóa đơn điện tử tại cổng thông tin hóa đơn điện tử
Ngoài việc sử dụng phần mềm chuyên dụng như Fast e-Invoice, bạn cũng có thể kiểm tra hóa đơn điện tử thông qua cổng thông tin hóa đơn điện tử của các nhà cung cấp dịch vụ. Đây là một phương thức tiện lợi, đặc biệt khi bạn cần xác minh tính hợp lệ của hóa đơn từ các đối tác kinh doanh. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
Bước 1: Truy cập cổng thông tin
- Mở trình duyệt web và truy cập vào địa chỉ cổng thông tin hóa đơn điện tử của nhà cung cấp dịch vụ (ví dụ: tracuu.ehoadon.vn hoặc tracuu.thegioihoadon.vn)
Bước 2: Chọn phương thức tra cứu
- Thông thường, cổng thông tin sẽ cung cấp hai phương thức tra cứu chính: a. Tra cứu bằng mã tra cứu trên hóa đơn b. Tra cứu bằng thông tin hóa đơn
Bước 3a: Tra cứu bằng mã tra cứu
- Nếu bạn có mã tra cứu (thường được in trên hóa đơn), hãy nhập mã này vào ô tương ứng
- Nhập mã xác nhận (captcha) nếu có yêu cầu
- Nhấn nút “Tra cứu” hoặc “Tìm kiếm”
Bước 3b: Tra cứu bằng thông tin hóa đơn
- Nếu không có mã tra cứu, bạn cần nhập các thông tin sau:
- Mã số thuế người bán
- Mã số hóa đơn
- Ngày lập hóa đơn
- Tổng tiền thanh toán
- Nhập mã xác nhận (captcha) nếu có yêu cầu
- Nhấn nút “Tra cứu” hoặc “Tìm kiếm”
Bước 4: Xem kết quả tra cứu
- Hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết của hóa đơn nếu tìm thấy
- Kiểm tra kỹ các thông tin hiển thị để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của hóa đơn
Bước 5: Xác minh tính hợp lệ
- Đối chiếu thông tin hiển thị với bản hóa đơn bạn đang có
- Chú ý đến trạng thái của hóa đơn (hợp lệ, đã hủy, đã thay thế, v.v.)
Bước 6: Tải xuống hoặc in kết quả (nếu cần)
- Nhiều cổng thông tin cho phép bạn tải xuống hoặc in kết quả tra cứu để lưu trữ
Lưu ý khi sử dụng cổng thông tin hóa đơn điện tử:
- Đảm bảo bạn đang truy cập vào cổng thông tin chính thức và an toàn
- Kiểm tra kỹ thông tin nhập vào để tránh sai sót
- Nếu không tìm thấy hóa đơn, hãy kiểm tra lại thông tin và thử lại
- Một số cổng thông tin có thể yêu cầu đăng ký tài khoản để sử dụng đầy đủ tính năng
>> Xem thêm: Top 17 phần mềm hóa đơn điện tử tốt, dễ sử dụng nhất hiện nay
5. Tra cứu hóa đơn điện tử trên trang web của Tổng cục Thuế
Tổng cục Thuế Việt Nam cung cấp một công cụ tra cứu hóa đơn điện tử chính thống và đáng tin cậy. Việc sử dụng trang web này giúp bạn xác minh tính hợp lệ của hóa đơn một cách chính xác nhất. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách tra cứu hóa đơn điện tử trên trang web của Tổng cục Thuế:
Bước 1: Truy cập trang web
- Mở trình duyệt web và truy cập vào địa chỉ: https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn
Bước 2: Chọn phương thức xác thực
Bước 2: Chọn phương thức xác thực
- Trang web sẽ yêu cầu bạn chọn một trong hai phương thức xác thực: a. Sử dụng tài khoản eTax b. Sử dụng mã captcha
Bước 3a: Đăng nhập bằng tài khoản eTax (nếu có)
- Nếu bạn có tài khoản eTax, hãy nhập mã số thuế và mật khẩu
- Nhấn nút “Đăng nhập”
Bước 3b: Xác thực bằng mã captcha
- Nếu không có tài khoản eTax, bạn sẽ cần nhập mã captcha hiển thị trên màn hình
- Nhập mã captcha vào ô tương ứng và nhấn “Xác nhận”
Bước 4: Nhập thông tin hóa đơn cần tra cứu
- Sau khi xác thực thành công, bạn sẽ thấy form nhập thông tin hóa đơn
- Điền các thông tin sau:
- Mã số thuế người bán
- Mã số thuế người mua (nếu có)
- Mẫu số hóa đơn
- Ký hiệu hóa đơn
- Số hóa đơn
- Ngày lập hóa đơn
Bước 5: Thực hiện tra cứu
- Sau khi nhập đầy đủ thông tin, nhấn nút “Tra cứu”
Bước 6: Xem kết quả tra cứu
- Hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết của hóa đơn nếu tìm thấy
- Kiểm tra kỹ các thông tin hiển thị, đặc biệt chú ý đến:
- Trạng thái hóa đơn (hợp lệ, đã hủy, đã thay thế)
- Thông tin người bán và người mua
- Tổng tiền và thuế suất
Bước 7: Xác minh tính hợp lệ
- Đối chiếu thông tin hiển thị với bản hóa đơn bạn đang có
- Nếu có bất kỳ sự khác biệt nào, hãy liên hệ ngay với người bán hoặc cơ quan thuế để làm rõ
Bước 8: Lưu trữ kết quả tra cứu (nếu cần)
- Trang web của Tổng cục Thuế thường không cho phép tải xuống kết quả tra cứu
- Bạn có thể chụp màn hình hoặc sử dụng tính năng in của trình duyệt để lưu lại kết quả
Lưu ý khi sử dụng trang web của Tổng cục Thuế:
- Đảm bảo bạn đang truy cập đúng địa chỉ web chính thức của Tổng cục Thuế
- Không chia sẻ thông tin đăng nhập tài khoản eTax với người khác
- Nếu gặp khó khăn trong quá trình tra cứu, bạn có thể liên hệ với bộ phận hỗ trợ của Tổng cục Thuế
- Cập nhật thông tin thường xuyên vì hệ thống có thể được nâng cấp hoặc thay đổi
Tầm quan trọng của việc tra cứu hóa đơn điện tử chính xác
Việc tra cứu hóa đơn điện tử một cách chính xác không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp và cá nhân. Dưới đây là một số lý do quan trọng:
- Tuân thủ quy định pháp luật: Tra cứu hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các quy định về kế toán và thuế. Điều này giúp tránh các rủi ro pháp lý và các khoản phạt có thể phát sinh do sai sót trong quản lý hóa đơn.
- Quản lý tài chính hiệu quả: Bằng cách tra cứu và kiểm tra hóa đơn điện tử thường xuyên, doanh nghiệp có thể theo dõi chính xác doanh thu, chi phí và các khoản thuế phải nộp. Điều này giúp lập kế hoạch tài chính chính xác và đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt.
- Phòng ngừa gian lận: Tra cứu hóa đơn điện tử giúp phát hiện và ngăn chặn các hành vi gian lận như sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn trùng lặp hoặc hóa đơn đã bị hủy.
- Tăng cường minh bạch: Khả năng tra cứu nhanh chóng và chính xác hóa đơn điện tử tạo ra sự minh bạch trong giao dịch kinh doanh, củng cố niềm tin giữa các đối tác và với cơ quan quản lý nhà nước.
- Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: So với việc quản lý hóa đơn giấy truyền thống, tra cứu hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và nguồn lực cho doanh nghiệp. Điều này cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác.
- Hỗ trợ quyết toán thuế: Khi đến kỳ quyết toán thuế, việc có thể tra cứu nhanh chóng và chính xác các hóa đơn điện tử sẽ giúp quá trình này diễn ra suôn sẻ và chính xác hơn.
- Giải quyết tranh chấp: Trong trường hợp có tranh chấp về giao dịch, khả năng tra cứu và cung cấp thông tin hóa đơn điện tử chính xác sẽ giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng và công bằng.
- Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng: Đối với người mua hàng, khả năng tra cứu hóa đơn điện tử giúp họ kiểm tra tính hợp lệ của giao dịch và bảo vệ quyền lợi của mình trong trường hợp có sự cố.
- Tăng cường uy tín doanh nghiệp: Doanh nghiệp có khả năng cung cấp và tra cứu hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng, chính xác sẽ tạo được ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác, từ đó nâng cao uy tín trên thị trường.
- Hỗ trợ quá trình số hóa: Việc sử dụng và tra cứu hóa đơn điện tử là một phần quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Việc tra cứu hóa đơn điện tử không chỉ giúp tuân thủ quy định pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực như quản lý tài chính hiệu quả, phòng ngừa gian lận, tăng cường minh bạch và tiết kiệm thời gian. Đặc biệt, trong bối cảnh Việt Nam đang đẩy mạnh chuyển đổi số, việc thành thạo kỹ năng này sẽ giúp doanh nghiệp và cá nhân thích ứng tốt hơn với xu hướng phát triển của nền kinh tế.
Để tối ưu hóa quá trình tra cứu hóa đơn điện tử, bạn nên:
- Cập nhật thường xuyên các phương thức tra cứu mới nhất
- Lưu trữ thông tin hóa đơn một cách có hệ thống để dễ dàng tra cứu khi cần
- Đào tạo nhân viên về cách sử dụng các công cụ tra cứu hóa đơn điện tử
- Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử chuyên nghiệp như Fast e-Invoice để tự động hóa quy trình
Cuối cùng, hãy nhớ rằng việc tra cứu hóa đơn điện tử chính xác không chỉ là trách nhiệm mà còn là cơ hội để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và xây dựng niềm tin với đối tác kinh doanh. Bằng cách nắm vững các phương pháp tra cứu như sử dụng phần mềm Fast e-Invoice, truy cập cổng thông tin hóa đơn điện tử, hay sử dụng trang web của Tổng cục Thuế, bạn có thể đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính của mình.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast