Có nhiều cách phân loại các HTTT dùng trong doanh nghiệp. Dưới đây là cách phân loại dựa trên loại hỗ trợ mà HTTT cung cấp.
1. Các hệ thống hỗ trợ hoạt động
Các hệ thống hỗ trợ hoạt động, hay các HTTT tác nghiệp, xử lý các dữ liệu dùng cho các hoạt động kinh doanh và sinh ra trong các hoạt động đó. Các hệ thống này sinh ra nhiều sản phẩm thông tin dùng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Chúng thường đảm nhận các vai trò sau đây:
- Xử lý một cách hiệu quả các giao dịch kinh doanh
- Điều khiển các tiến trình công nghiệp (thí dụ quá trình chế tạo sản phẩm)
- Hỗ trợ việc giao tiếp và cộng tác trong toàn xí nghiệp
- Cập nhật các CSDL cấp Công ty.
Tuy nhiên các hệ thống này không chú trọng vào việc tạo ra các sản phẩm thông tin mang đặc thù quản lý. Muốn có các thông tin dạng đó phải tiến hành xử lý tiếp trong các HTTT hỗ trợ quản lý.
2. Các hệ thống hỗ trợ quản lý
Các hệ thống hỗ trợ quản lý, trợ giúp các nhà quản lý trong việc ra quyết định. Chúng cung cấp các thông tin và các hỗ trợ để ra quyết định về quản lý, là các nhiệm vụ phức tạp do các nhà quản trị và các nhà kinh doanh chuyên nghiệp thực hiện. Về mặt ý niệm, thường chia ra các loại hệ thống chính sau đây, nhằm hỗ trợ các chức trách ra quyết định khác nhau:
- Các HTTT quản lý – cung cấp thông tin dưới dạng các báo cáo theo mẫu định sẵn, và trình bày chúng cho các nhà quản lý và các chuyên gia khác của doanh nghiệp,
- Các hệ thống hỗ trợ quyết định – cung cấp trực tiếp các hỗ trợ về mặt tính toán cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định (không theo mẫu định sẵn, và làm việc theo kiểu tương tác, không phải theo định kỳ),
- Các HTTT điều hành – cung cấp các thông tin có tính quyết định từ các nguồn khác nhau, trong nội bộ cũng như từ bên ngoài, dưới các hình thức dễ dàng sử dụng cho các cấp quản lý và điều hành.
Ngoài cách phân loại trên, trong các tài liệu cũng có thể còn gặp các loại HTTT sau đây:
- Các hệ chuyên gia: Đây là các hệ thống cung cấp các tư vấn có tính chuyên gia và hoạt động như một chuyên gia tư vấn cho người dùng cuối. Thí dụ: các hệ tư vấn tín dụng, giám sát tiến trình, các hệ thống chẩn đoán và bảo trì.
- Các hệ quản trị tri thức: Đây là các HTTT dựa trên tri thức, hỗ trợ cho việc tạo, tổ chức và phổ biến các kiến thức của doanh nghiệp cho nhân viên và các nhà quản lý trong toàn công ty. Thí dụ: truy nhập qua mạng intranet đến các kinh nghiệm và thủ thuật kinh doanh tối ưu, các chiến lược bán hàng, đến hệ thống chuyên trách giải quyết các vấn đề của khách hàng.
- Các hệ thống chức năng doanh nghiệp (hoặc các hệ thống tác nghiệp): Hỗ trợ nhiều ứng dụng sản xuất và quản lý trong các lĩnh vực chức năng chủ chốt của công ty. Thí dụ: các HTTT hỗ trợ kế toán, tài chính, tiếp thị, quản lý hoạt động, quản trị nguồn nhân lực.
- Các HTTT chiến lược: HTTT loại này có thể là một HTTT hỗ trợ hoạt động hoặc hỗ trợ quản lý, nhưng với mục tiêu cụ thể hơn là giúp cho công ty đạt được các sản phẩm, dịch vụ và năng lực tạo lợi thế cạnh tranh có tính chiến lược. Thí dụ: buôn bán cổ phiếu trực tuyến, các hệ thống web phục vụ thương mại điện tử (TMĐT), hoặc theo dõi việc chuyển hàng (đối với các hãng vận chuyển).
- Các HTTT tích hợp, liên chức năng: Đây là các HTTT tích hợp trong chúng nhiều nguồn thông tin và nhiều chức năng tổng hợp nhằm chia sẻ các tài nguyên thông tin cho tất cả các đơn vị trong tổ chức. Còn gọi là các hệ thống “xí nghiệp” trợ giúp việc xử lý thông tin cấp toàn doanh nghiệp. Điển hình là các hệ thống: hoạch định nguồn lực xí nghiệp (viết tắt trong tiếng Anh là ERP), quản trị quản hệ với khách hàng (CRM), quản lý chuổi cung ứng (SCM), và một số hệ khác.
Lịch sử phát triển và vai trò của các HTTT
Các năm 1959-1960 – Xử lý dữ liệu:
- Các hệ thống xử lý dữ liệu điện tử
- Xử lý giao dịch, lưu giữ các hồ sơ kinh doanh
- Các ứng dụng kế toán truyền thống.
Các năm 1960-1970 – Tạo báo cáo phục vụ quản lý:
- Các hệ thống thông tin quản lý. Quản trị các báo cáo theo mẫu định trước, chứa các thông tin hỗ trợ cho việc ra quyết định.
Các năm 1970-1980 – Hỗ trợ quyết định:
- Các hệ thống hỗ trợ quyết định. Hỗ trợ tiến trình ra quyết định quản lý cụ thể theo chế độ tương tác.
Các năm 1980-1990 – Hỗ trợ chiến lược và hỗ trợ người dùng cuối:
- Các hệ thống tính toán cho người dùng cuối. Hỗ trợ trực tiếp về tính toán cho công việc của người dùng cuối và hỗ trợ sự cộng tác trong nhóm làm việc.
- Các HTTT điều hành, cung cấp thông tin có tính quyết định cho quản lý cấp cao.
- Các hệ thống chuyên gia: tư vấn có tính chuyên gia cho người dùng cuối dựa trên cơ sở tri thức.
- Các HTTT chiến lược. Các sản phẩm và dịch vụ chiến lược nhằm đạt lợi thế cạnh tranh.
Các năm 1990-2000 và đến nay – kinh doanh điện tử (KDĐT) và thương mại điện tử (TMĐT).
- Các hệ thống KDĐT và TMĐT liên mạng.
- Các xí nghiệp nối mạng và các hoạt động KDĐT và TMĐT trên Internet, intranet, extranet và các mạng khác.
Phân loại phần mềm
1. Phần mềm Hệ thống
Phần mềm quản trị hệ thống:
- Các Hệ thống điều hành (HĐH) Môi trường điều hành
- Các Hệ thống quản trị CSDL Giám sát viễn thông
Phần mềm hỗ trợ hệ thống:
- Tiện ích (Utilities) hệ thống
- Giám sát hiệu năng
- Giám sát an ninh
- Các chương trình phát triển hệ thống: Chương trình dịch cho các ngôn ngữ lập trình
- Các môi trường lập trình
- Các gói chương trình về kỹ nghệ phần mềm có máy tính hỗ trợ (CASE)
2. Phần mềm ứng dụng
Các chương trình ứng dụng chung (hay các phần mềm phổ dụng):
- Xử lý văn bản
- Bảng tính điện tử
- Phần mềm quản trị CSDL (loại nhỏ)
- Phần mềm viễn thông
- Thư điện tử
- Đồ họa biểu diễn
- Đa phương tiện
- Quản trị thông tin cá nhân
- Công cụ cho Nhóm làm việc
Các chương trình ứng dụng đặc thù (hay các phần mềm chuyên dụng):
- Kế toán, sổ cái
- Tài chính, ngân sách
- Quản trị nguồn nhân lực
- Tiếp thị, bán hàng
- Quản trị quan hệ khách hàng
- Quản lý chuỗi cung ứng
- Chế tạo, sản xuất
- Hoạch đinh nguồn lực xí nghiệp…
(Phan Quốc Khánh, Cty FAST, 1-2010.
Biên soạn dựa theo “Sổ tay CNTT-TT cho DN”, 2005; O’Brient J.A. – Management Information System, 6nd Edition).