Hợp đồng điện tử là gì? Những lợi ích, giá trị mà hợp đồng điện tử mang lại

Ngày đăng: 2021-11-19 13:25:20 - Ngày cập nhật: 2021-11-19 13:25:43 - Số lần xem: 299
Điểm: 0/5 (0 phiếu)

Hợp đồng điện tử (E-contract) ngày càng được quan tâm và dần thay thế cho hợp đồng truyền thống, nhất là khi chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ như hiện nay. Việc ký kết hợp đồng trở nên dễ dàng hơn nhờ có hợp đồng điện tử. Vậy hợp đồng điện tử là gì? Hợp đồng điện tử mang lại những lợi ích gì? Bài biết dưới đây sẽ làm rõ những nội dung trên.

1. Hợp đồng điện tử là gì?

Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Trong đó, phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự. Hiểu theo cách đơn giản, hợp đồng điện tử là một thỏa thuận được tạo và "ký tá" dưới dạng điện tử, không sử dụng giấy tờ.

Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử theo quy định của pháp luật Việt Nam

Theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2005 thì “Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Giao kết hợp đồng điện tử là sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng. Lúc này, thông báo dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý như thông báo bằng hợp đồng truyền thống”.

Pháp luật đã ghi nhận tính pháp lý của hợp đồng điện tử và được sử dụng làm chứng cứ trong trường hợp một trong hai bên không thực hiện hợp đồng hoặc vi phạm điều khoản của hợp đồng.

2. Một số đặc điểm của hợp đồng điện tử

Thể hiện bằng thông điệp dữ liệu điện tử: Đây là đặc điểm nổi bật nhất. Trong giao kết hợp đồng điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, đề nghị giao kết hợp đồng và chấp nhận giao kết hợp đồng có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu.

Có sự tham gia của ít nhất 3 chủ thể trong giao kết hợp đồng

Bên cạnh chủ thể giao kết thông thường là bên bán và bên mua còn có sự xuất hiện của bên thứ ba có liên quan chặt chẽ đến hợp đồng điện tử - đó là các nhà cung cấp các dịch vụ mạng và các cơ quan chứng thực chữ ký điện tử. Bên thứ ba này không tham gia vào quá trình đàm phán, giao kết hay thực hiện hợp đồng điện tử. Họ tham gia với tư cách là các cơ quan hỗ trợ nhằm đảm bảo tính hiệu quả và giá trị pháp lý cho việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử.

Phạm vi áp dụng có phần bị hạn chế

Theo quy định tại Điều 1 Luật Giao dịch điện tử 2005 thì các giao dịch điện tử được áp dụng trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước; trong lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại và các lĩnh vực khác do pháp luật quy định.

Tính phi biên giới

Do hợp đồng điện tử được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, cho nên nó không yêu cầu hai bên trong hợp đồng phải gặp mặt nhau để ký kết, mà dù ở bất cứ đâu hay ở khoảng thời gian nào thì hai bên cũng có thể chủ động ký kết hợp đồng. 

Tính vô hình, phi vật chất

Môi trường điện tử là môi trường số hóa, môi trường ảo, vì vậy, các hợp đồng điện tử mang tính vô hình, phi vật chất, nghĩa là hợp đồng điện tử tồn tại, được chứng minh, được lưu trữ bởi các dữ liệu điện tử không thể cầm nắm hay cảm nhận được. 

Tính hiện đại, chính xác

Hợp đồng điện tử được giao kết dựa trên việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại, là kết quả của sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ trong thời đại hiện nay. Việc sử dụng các công nghệ này đem lại độ chính xác cao cho các giao dịch.

3. Phân loại hợp đồng điện tử

Việc phân chia thành các loại hợp đồng điện tử được dựa trên quá trình thực tiễn và công nghệ sử dụng. Dựa theo công nghệ thì có 5 loại hợp đồng điện tử sau:

Hợp đồng truyền thống được đưa lên website

Hợp đồng sẽ được soạn sẵn trên giấy, chỉnh sửa và đưa lên website để các bên tham gia ký. Loại hợp đồng này thường có nút đồng ý hoặc không đồng ý để các bên tham gia lựa chọn. Các hợp đồng này thường có dạng file PDF.

Hợp đồng điện tử hình thành qua giao dịch điện tử

Nội dung của loại hợp đồng này không được soạn sẵn mà hình thành trong giao dịch tự động. Các thông tin nhập vào sẽ được tổng hợp và xử lý bởi máy tính. Cuối giao dịch, hợp đồng điện tử sẽ tổng hợp và hiển thị để khách hàng xác nhận đồng ý với các nội dung của hợp đồng. Sau đó, khách hàng sẽ nhận thông báo hợp đồng qua email, số điện thoại hoặc fax...

Hợp đồng qua thư điện tử

Đây là hình thức hợp đồng điện tử phổ biến giữa các doanh nghiệp và doanh nghiệp (B2B). Các bên sử dụng thư điện tử để tiến hành các loại giao dịch, quy trình tương tự giao dịch truyền thống. Điểm khác là sử dụng thư điện tử (email), internet và máy tính để ký kết hợp đồng.

Hợp đồng điện tử sử dụng chữ ký số

Đối với loại hợp đồng này thì các bên tham gia phải có chữ ký số để ký vào thông điệp dữ liệu trong quá trình giao dịch. Loại hợp đồng điện tử này có độ bảo mật cao và ràng buộc trách nhiệm các bên cao hơn.

Nếu phân loại theo chủ thể, mục đích, nội dung thì có các loại hợp đồng sau:

  • Hợp đồng lao động điện tử
  • Hợp đồng dân sự điện tử
  • Hợp đồng thương mại điện tử

4. Lợi ích của hợp đồng điện tử

Dễ sử dụng

Các hợp đồng điện tử đều có ràng buộc pháp lý rõ ràng và các mẫu có sẵn. Bất kỳ ai cũng có thể tạo hợp đồng điện tử theo mẫu sẵn có, điền thông tin cần thiết và kèm theo chữ ký số của mình.

Tiết kiệm chi phí

Sử dụng hợp đồng truyền thống bạn phải chi một số chi phí như giấy in, máy in, bảo trì máy in và mực in, điện, phí gửi bưu điện... Tất cả những chi phí này sẽ biến mất khi chuyển sang hợp đồng điện tử. Không những tiết kiệm chi phí này cho doanh nghiệp mà còn tiết kiệm cho khách hàng, đối tác. 

Tiết kiệm thời gian

Hợp đồng điện tử giúp việc ký kết của hai bên diễn ra dễ dàng hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian nhưng không làm mất đi tính trang trọng của buổi ký kết. Sự tiện lợi của hợp đồng điện tử mang lại đó là có thể ký hợp đồng online mọi lúc, mọi nơi. Hợp đồng điện tử có thể tương thích với nhiều thiết bị như laptop, máy tính, điện thoại... Việc này giúp tiết kiệm nhiều nguồn lực cũng như thời gian, đặc biệt trong tình hình dịch khó khăn, việc gặp mặt ký hợp đồng trực tiếp là không dễ.

Giảm thiểu rủi ro

Người tạo hợp đồng giấy có thể đã không đọc lại hợp đồng hoặc cung cấp dữ liệu chính xác. Người nhận hợp đồng giấy có thể đã không đọc một số điều kiện trong tài liệu. Trên hợp đồng điện tử có thể đưa ra các trường bắt buộc và chỉ định mọi người ký theo thứ tự cụ thể, giảm bớt lỗi thường gặp khi làm thủ công.

Hạn chế sai sót

Hợp đồng điện tử hạn chế lỗi sai do đánh máy, cho phép hai bên có thể xem và chỉnh sửa các điều khoản của hợp đồng bằng kỹ thuật số trên trang web trước khi đồng ý ký. Ngoài ra, hợp đồng điện tử còn giúp thúc đẩy quá trình hợp tác, trong đó cả hai bên có thể cùng nhau phát triển hợp đồng và đồng ý thực hiện các giao dịch kinh doanh có lợi.

Kết nối với hệ thống phần mềm khác

Doanh nghiệp dễ dàng quản lý hợp đồng điện tử trên phần mềm với nhiều tiện ích. Phần mềm hợp đồng điện tử có thể tích hợp API với các hệ thống phần mềm khác như phần mềm quản lý khách hàng CRM, phần mềm ERP và các phần mềm khác. Việc tích hợp API cho phép mở rộng tính năng của phần mềm hiện có và hợp lý hóa các quy trình nội bộ thông qua phương tiện điện tử.

An toàn bảo mật

Hợp đồng điện tử có hệ thống bảo mật an toàn. Nhờ tính năng ký kết điện tử giúp loại bỏ hoặc giảm khả năng giả mạo tài liệu đã hoàn thiện của hai bên trong quá trình bán hàng. Phần mềm quản lý hợp đồng điện tử có các tính năng bảo mật như cấp quyền hạn chế vào chữ ký số, theo dõi và ghi lại các phiên bản/lịch sử của tài liệu, tính năng phát hiện cảnh báo giả mạo tài liệu, xác thực tài liệu người gửi hoặc người nhận bằng mã hóa. 

Dễ dàng quản lý, chỉnh sửa

Việc sửa đổi các điều khoản trên hợp đồng điện tử có thể thực hiện ngay lập tức. Điều này chắc chắn sẽ không xảy ra nếu dùng hợp đồng giấy. Phần mềm hợp đồng điện tử cho phép tạo các mẫu hợp đồng và chữ ký điện tử có thể sử dụng nhiều lần. Phần mềm dễ dàng lưu các mẫu hợp đồng trên máy tính hoặc phần mềm. Dễ dàng cho bạn trong việc tìm kiếm và đối soát hợp đồng theo số thứ tự, tên đối tác, loại hợp đồng... Khi đó, văn phòng trở nên gọn gàng và thông minh hơn nhờ vào quy trình hợp đồng không giấy.

Fast e-Contract là giải pháp quản lý - ký số tài liệu, hợp đồng, văn bản được tự động hóa quy trình ký trên môi trường điện tử với đầy đủ tính pháp lý dành cho doanh nghiệp với doanh nghiệp/đối tác/cá nhân. Sản phẩm đảm bảo đủ tiêu chuẩn pháp lý về luật giao dịch điện tử và chứng thư điện tử theo Nghị định 165/2018/NĐ-CP.

[Giới thiệu phần mềm quản lý hợp đồng Fast e-Contract]

Nguồn tham khảo

1. Pandadoc.com: The difference between electronic contracts and traditional contracts

2. Thư viện pháp luật: Hợp đồng điện tử: Những ưu, nhược điểm mà doanh nghiệp cần biết

Tags: ,

Bài liên quan