Hợp đồng điện tử là gì? Định nghĩa, Lợi ích của E-Contract

Hợp đồng điện tử (E-contract) ngày càng được quan tâm và dần thay thế cho hợp đồng truyền thống, nhất là khi chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ như hiện nay. Việc ký kết hợp đồng trở nên dễ dàng hơn nhờ có hợp đồng điện tử. Vậy hợp đồng điện tử là gì? Hợp đồng điện tử mang lại những lợi ích gì? Bài biết dưới đây sẽ làm rõ những nội dung trên.

1. Hợp đồng điện tử là gì?

Khái niệm về Hợp đồng điện tử E – Contract

Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Trong đó, phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự. Hiểu theo cách đơn giản, hợp đồng điện tử là một thỏa thuận được tạo và “ký tá” dưới dạng điện tử, không sử dụng giấy tờ.

Hợp đồng điện tử khác gì so với hợp đồng giấy truyền thống

>> Xem thêm: Hợp đồng là gì? 5 loại hợp đồng phổ biến nhất trong doanh nghiệp

2. Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử theo quy định của pháp luật Việt Nam

Theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2005 thì “Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Giao kết hợp đồng điện tử là sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng. Lúc này, thông báo dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý như thông báo bằng hợp đồng truyền thống”.

Pháp luật đã ghi nhận tính pháp lý của hợp đồng điện tử và được sử dụng làm chứng cứ trong trường hợp một trong hai bên không thực hiện hợp đồng hoặc vi phạm điều khoản của hợp đồng.

3. Một số đặc điểm của hợp đồng điện tử

Thể hiện bằng thông điệp dữ liệu điện tử: Đây là đặc điểm nổi bật nhất. Trong giao kết hợp đồng điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, đề nghị giao kết hợp đồng và chấp nhận giao kết hợp đồng có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu.

Có sự tham gia của ít nhất 3 chủ thể trong giao kết hợp đồng

Bên cạnh chủ thể giao kết thông thường là bên bán và bên mua còn có sự xuất hiện của bên thứ ba có liên quan chặt chẽ đến hợp đồng điện tử – đó là các nhà cung cấp các dịch vụ mạng và các cơ quan chứng thực chữ ký điện tử. Bên thứ ba này không tham gia vào quá trình đàm phán, giao kết hay thực hiện hợp đồng điện tử. Họ tham gia với tư cách là các cơ quan hỗ trợ nhằm đảm bảo tính hiệu quả và giá trị pháp lý cho việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử.

Phạm vi áp dụng có phần bị hạn chế

Theo quy định tại Điều 1 Luật Giao dịch điện tử 2005 thì các giao dịch điện tử được áp dụng trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước; trong lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại và các lĩnh vực khác do pháp luật quy định.

Tính phi biên giới

Do hợp đồng điện tử được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, cho nên nó không yêu cầu hai bên trong hợp đồng phải gặp mặt nhau để ký kết, mà dù ở bất cứ đâu hay ở khoảng thời gian nào thì hai bên cũng có thể chủ động ký kết hợp đồng.

Tính vô hình, phi vật chất

Môi trường điện tử là môi trường số hóa, môi trường ảo, vì vậy, các hợp đồng điện tử mang tính vô hình, phi vật chất, nghĩa là hợp đồng điện tử tồn tại, được chứng minh, được lưu trữ bởi các dữ liệu điện tử không thể cầm nắm hay cảm nhận được.

Tính hiện đại, chính xác

Hợp đồng điện tử được giao kết dựa trên việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại, là kết quả của sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ trong thời đại hiện nay. Việc sử dụng các công nghệ này đem lại độ chính xác cao cho các giao dịch.

4. Các quy định về hợp đồng điện tử mà doanh nghiệp cần nắm rõ

Nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử

Nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử theo Điều 35 Luật Giao dịch điện tử 2005 như sau:

– Các bên tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng.

– Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật Giao dịch điện tử 2005 và pháp luật về hợp đồng.

– Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.

Quy định về giao kết hợp đồng điện tử

Theo Điều 36 Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định về giao kết hợp đồng điện tử như sau:

– Giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng.

– Trong giao kết hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, đề nghị giao kết hợp đồng và chấp nhận giao kết hợp đồng có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu.

Việc thời điểm, địa điểm nhận, gửi thông điệp dữ liệu trong hợp đồng điện tử

Thời điểm, địa điểm gửi thông điệp dữ liệu

Trong trường hợp các bên tham gia giao dịch không có thoả thuận khác thì thời điểm, địa điểm gửi thông điệp dữ liệu được quy định như sau:

1. Thời điểm gửi một thông điệp dữ liệu là thời điểm thông điệp dữ liệu này nhập vào hệ thống thông tin nằm ngoài sự kiểm soát của người khởi tạo;

2. Địa điểm gửi thông điệp dữ liệu là trụ sở của người khởi tạo nếu người khởi tạo là cơ quan, tổ chức hoặc nơi cư trú của người khởi tạo nếu người khởi tạo là cá nhân.

Trường hợp người khởi tạo có nhiều trụ sở thì địa điểm gửi thông điệp dữ liệu là trụ sở có mối liên hệ mật thiết nhất với giao dịch.

Thời điểm, địa điểm nhận thông điệp dữ liệu

Trong trường hợp các bên tham gia giao dịch không có thoả thuận khác thì thời điểm, địa điểm nhận thông điệp dữ liệu được quy định như sau:

1. Trường hợp người nhận đã chỉ định một hệ thống thông tin để nhận thông điệp dữ liệu thì thời điểm nhận là thời điểm thông điệp dữ liệu nhập vào hệ thống thông tin được chỉ định; nếu người nhận không chỉ định một hệ thống thông tin để nhận thông điệp dữ liệu thì thời điểm nhận thông điệp dữ liệu là thời điểm thông điệp dữ liệu đó nhập vào bất kỳ hệ thống thông tin nào của người nhận;

2. Địa điểm nhận thông điệp dữ liệu là trụ sở của người nhận nếu người nhận là cơ quan, tổ chức hoặc nơi cư trú thường xuyên của người nhận nếu người nhận là cá nhân. Trường hợp người nhận có nhiều trụ sở thì địa điểm nhận thông điệp dữ liệu là trụ sở có mối liên hệ mật thiết nhất với giao dịch.

Quy định về việc sử dụng chữ ký điện tử trong hợp đồng điện tử

Quy định về việc sử dụng chữ ký điện tử trong hợp đồng điện tử có các điều kiện sau để đảm bảo tính an toàn:

a) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử phải chỉ đích thị cho người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng.

b) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ được kiểm soát bởi người ký tại thời điểm ký.

c) Bất kỳ sự thay đổi nào đối với chữ ký điện tử sau thời điểm ký cũng cần phải có khả năng phát hiện.

d) Mọi sửa đổi đối với nội dung của dữ liệu sau thời điểm ký cũng phải có thể phát hiện được.

Doanh nghiệp sử dụng chữ ký điện tử đã được chứng thực từ các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực được xem là đáp ứng các điều kiện an toàn theo quy định.

5. Phân loại hợp đồng điện tử

Việc phân chia thành các loại hợp đồng điện tử được dựa trên quá trình thực tiễn và công nghệ sử dụng. Dựa theo công nghệ thì có 5 loại hợp đồng điện tử sau:

Hợp đồng truyền thống được đưa lên website

Hợp đồng sẽ được soạn sẵn trên giấy, chỉnh sửa và đưa lên website để các bên tham gia ký. Loại hợp đồng này thường có nút đồng ý hoặc không đồng ý để các bên tham gia lựa chọn. Các hợp đồng này thường có dạng file PDF.

Hợp đồng điện tử hình thành qua giao dịch điện tử

Nội dung của loại hợp đồng này không được soạn sẵn mà hình thành trong giao dịch tự động. Các thông tin nhập vào sẽ được tổng hợp và xử lý bởi máy tính. Cuối giao dịch, hợp đồng điện tử sẽ tổng hợp và hiển thị để khách hàng xác nhận đồng ý với các nội dung của hợp đồng. Sau đó, khách hàng sẽ nhận thông báo hợp đồng qua email, số điện thoại hoặc fax…

Hợp đồng qua thư điện tử

Đây là hình thức hợp đồng điện tử phổ biến giữa các doanh nghiệp và doanh nghiệp (B2B). Các bên sử dụng thư điện tử để tiến hành các loại giao dịch, quy trình tương tự giao dịch truyền thống. Điểm khác là sử dụng thư điện tử (email), internet và máy tính để ký kết hợp đồng.

Hợp đồng điện tử sử dụng chữ ký số

Đối với loại hợp đồng này thì các bên tham gia phải có chữ ký số để ký vào thông điệp dữ liệu trong quá trình giao dịch. Loại hợp đồng điện tử này có độ bảo mật cao và ràng buộc trách nhiệm các bên cao hơn.

Nếu phân loại theo chủ thể, mục đích, nội dung thì có các loại hợp đồng sau:

• Hợp đồng lao động điện tử
• Hợp đồng dân sự điện tử
• Hợp đồng thương mại điện tử

>>> Xem thêm: Chữ ký số từ xa là gì? Lợi ích của việc sử dụng chữ ký số từ xa

6. Lợi ích của hợp đồng điện tử

Dưới đây là một số lợi ích của hợp đồng điện tử (Electronic Contract):

Dễ sử dụng

Các hợp đồng điện tử đều có ràng buộc pháp lý rõ ràng và các mẫu có sẵn. Bất kỳ ai cũng có thể tạo hợp đồng điện tử theo mẫu sẵn có, điền thông tin cần thiết và kèm theo chữ ký số của mình.

Tiết kiệm chi phí

Sử dụng hợp đồng truyền thống bạn phải chi một số chi phí như giấy in, máy in, bảo trì máy in và mực in, điện, phí gửi bưu điện… Tất cả những chi phí này sẽ biến mất khi chuyển sang hợp đồng điện tử. Không những tiết kiệm chi phí này cho doanh nghiệp mà còn tiết kiệm cho khách hàng, đối tác.

Tiết kiệm thời gian

Hợp đồng điện tử giúp việc ký kết của hai bên diễn ra dễ dàng hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian nhưng không làm mất đi tính trang trọng của buổi ký kết. Sự tiện lợi của hợp đồng điện tử mang lại đó là có thể ký hợp đồng online mọi lúc, mọi nơi. Hợp đồng điện tử có thể tương thích với nhiều thiết bị như laptop, máy tính, điện thoại… Việc này giúp tiết kiệm nhiều nguồn lực cũng như thời gian, đặc biệt trong tình hình dịch khó khăn, việc gặp mặt ký hợp đồng trực tiếp là không dễ.

Giảm thiểu rủi ro

Người tạo hợp đồng giấy có thể đã không đọc lại hợp đồng hoặc cung cấp dữ liệu chính xác. Người nhận hợp đồng giấy có thể đã không đọc một số điều kiện trong tài liệu. Trên hợp đồng điện tử có thể đưa ra các trường bắt buộc và chỉ định mọi người ký theo thứ tự cụ thể, giảm bớt lỗi thường gặp khi làm thủ công.

Hạn chế sai sót

Hợp đồng điện tử hạn chế lỗi sai do đánh máy, cho phép hai bên có thể xem và chỉnh sửa các điều khoản của hợp đồng bằng kỹ thuật số trên trang web trước khi đồng ý ký. Ngoài ra, hợp đồng điện tử còn giúp thúc đẩy quá trình hợp tác, trong đó cả hai bên có thể cùng nhau phát triển hợp đồng và đồng ý thực hiện các giao dịch kinh doanh có lợi.

Kết nối với hệ thống phần mềm khác

Doanh nghiệp dễ dàng quản lý hợp đồng điện tử trên phần mềm với nhiều tiện ích. Phần mềm hợp đồng điện tử có thể tích hợp API với các hệ thống phần mềm khác như phần mềm quản lý khách hàng CRM, phần mềm ERP, phần mềm hóa đơn điện tửvà các phần mềm khác. Việc tích hợp API cho phép mở rộng tính năng của phần mềm hiện có và hợp lý hóa các quy trình nội bộ thông qua phương tiện điện tử.

An toàn bảo mật

Hợp đồng điện tử có hệ thống bảo mật an toàn. Nhờ tính năng ký kết điện tử giúp loại bỏ hoặc giảm khả năng giả mạo tài liệu đã hoàn thiện của hai bên trong quá trình bán hàng. Phần mềm quản lý hợp đồng điện tử có các tính năng bảo mật như cấp quyền hạn chế vào chữ ký số, theo dõi và ghi lại các phiên bản/lịch sử của tài liệu, tính năng phát hiện cảnh báo giả mạo tài liệu, xác thực tài liệu người gửi hoặc người nhận bằng mã hóa.

Dễ dàng quản lý, chỉnh sửa

Việc sửa đổi các điều khoản trên hợp đồng điện tử có thể thực hiện ngay lập tức. Điều này chắc chắn sẽ không xảy ra nếu dùng hợp đồng giấy. Phần mềm hợp đồng điện tử cho phép tạo các mẫu hợp đồng và chữ ký điện tử có thể sử dụng nhiều lần. Phần mềm dễ dàng lưu các mẫu hợp đồng trên máy tính hoặc phần mềm. Dễ dàng cho bạn trong việc tìm kiếm và đối soát hợp đồng theo số thứ tự, tên đối tác, loại hợp đồng… Khi đó, văn phòng trở nên gọn gàng và thông minh hơn nhờ vào quy trình hợp đồng không giấy.

Tại sao doanh nghiệp nên áp dụng hợp đồng điện tử?

Đại dịch Covid-19 đã thúc đẩy các doanh nghiệp chuyển đổi từ hình thức làm việc truyền thống sang trực tuyến, hoặc kết hợp hai hình thức này. Việc sử dụng hợp đồng điện tử với chữ ký số từ xa đã trở thành giải pháp thích hợp, giúp doanh nghiệp nắm bắt xu hướng thời đại và thu được nhiều lợi ích thiết thực.

Hợp đồng điện tử Econtract tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp thực hiện giao kết tại bất kỳ thời điểm và địa điểm nào.

Giao kết linh hoạt và tiện lợi

Trong môi trường số, khách hàng có thể chủ động ký kết từ xa trên các thiết bị thông minh như máy tính, điện thoại, thông qua kết nối internet mà không cần gặp gỡ trực tiếp. Điều này đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn, ngay cả khi người ký không có mặt tại văn phòng.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Với Econtract, mọi thao tác như tạo lập, duyệt, ký và gửi nhận hợp đồng đều diễn ra trực tuyến. Doanh nghiệp không cần phải in ấn hay quản lý khối lượng lớn hợp đồng, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí khi không cần chuyển phát hoặc gặp mặt trực tiếp để ký kết.

Quy trình rõ ràng, hạn chế sai sót

Tất cả các bước từ tạo lập, ký kết đến lưu trữ đều diễn ra nhanh chóng và chuyên nghiệp. Các bên có thể kiểm tra kỹ lưỡng thông tin và nội dung hợp đồng trước khi ký kết để giảm thiểu sai sót tối đa.

Dễ dàng lưu trữ, tra cứu

Doanh nghiệp không cần tìm kiếm trong hàng loạt tài liệu lưu trữ. Việc tìm kiếm trên kho dữ liệu trực tuyến giúp xác định nhanh chóng:

– Hợp đồng đã ký
– Hợp đồng chờ ký
– Hợp đồng bị trả lại

An toàn và bảo mật

Dữ liệu là yếu tố quan trọng trong giao dịch điện tử. Quy trình giao kết hợp đồng điện tử với MISA AMIS WeSign tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế về an ninh thông tin, đảm bảo mọi dữ liệu được bảo mật tối đa trong suốt quá trình giao dịch.

Đảm bảo khi có tranh chấp

Phần mềm uy tín có khả năng lưu lại lịch sử ký kết (bao gồm người ký, tên công ty, IP máy tính, thời gian ký…) để các bên có thể chứng minh được khi xảy ra tranh chấp.

7. Lưu ý quan trọng trước khi áp dụng giải pháp hợp đồng điện tử

Trước khi áp dụng hợp đồng điện tử vào doanh nghiệp, cần lưu ý một số điều như sau:

Các giao dịch không phù hợp với hợp đồng điện tử bao gồm:
– Cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và các bất động sản khác.
– Các văn bản về thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, hối phiếu.
– Các giấy tờ có yêu cầu phải công chứng hoặc chứng thực theo quy định.

Chủ thể thực hiện giao dịch hợp đồng điện tử phải đảm bảo tuân thủ các điều kiện theo Bộ luật Dân sự:
– Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.
– Năng lực hành vi dân sự phù hợp với hợp đồng xác lập.
– Giao kết phải hoàn toàn trên cơ sở tự nguyện.

Cuối cùng, hãy lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử uy tín để đảm bảo tính bảo mật của hợp đồng và thông tin của các bên tham gia giao kết.

8. Câu hỏi thường gặp về hợp đồng điện tử 

Hợp đồng điện tử có thể áp dụng trong những lĩnh vực nào?

Hợp đồng điện tử có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực, bao gồm:

• Lĩnh vực dân sự: Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ, hợp đồng vay mượn, hợp đồng tặng cho, hợp đồng thuê nhà, hợp đồng lao động.
• Lĩnh vực kinh doanh, thương mại: Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ, hợp đồng hợp tác kinh doanh, hợp đồng vận chuyển, hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng ủy quyền.

Hợp đồng điện tử không áp dụng cho các trường hợp nào?

hợp đồng điện tử không áp dụng cho một số trường hợp sau:

• Hợp đồng liên quan đến quyền sử dụng đất, nhà ở và tài sản gắn liền với đất
• Hợp đồng hôn nhân, ly hôn
• Hợp đồng di chúc, thừa kế
• Hợp đồng liên quan đến các giao dịch có giá trị lớn theo quy định của pháp luật

Ngoài ra, một số lĩnh vực khác có thể có quy định riêng về việc sử dụng hợp đồng điện tử. Do đó, bạn nên tham khảo các quy định pháp luật liên quan trước khi sử dụng hợp đồng điện tử trong các lĩnh vực này.

Làm thế nào để bảo mật thông tin khi sử dụng hợp đồng điện tử?

Để đảm bảo an toàn thông tin khi sử dụng hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện việc sao lưu và lưu trữ trên hệ thống đám mây và đối với đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số, cần đề ra các quy định về bảo mật thông tin trong hợp đồng.

Hợp đồng điện tử có hiệu lực khi nào?

Theo Điều 401 của Bộ Luật Dân Sự năm 2015, hiệu lực của hợp đồng điện tử được xác định như sau:

“Hợp đồng điện tử hợp pháp có hiệu lực từ thời điểm giao kết, trừ khi có thỏa thuận khác hoặc quy định khác từ luật liên quan.

Kể từ thời điểm hợp đồng có hiệu lực, các bên phải thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo cam kết. Hợp đồng chỉ có thể được sửa đổi hoặc hủy bỏ theo thỏa thuận của các bên hoặc theo quy định của pháp luật.”

Nguồn tham khảo

1. Pandadoc.com: The difference between electronic contracts and traditional contracts

2. Thư viện pháp luật: Hợp đồng điện tử: Những ưu, nhược điểm mà doanh nghiệp cần biết