Hai mức độ ứng dụng phần mềm ERP Fast Business vào quản lý chuỗi nhà hàng cao cấp

Chào bạn,

Trong bài viết trước đây, fast.com.vn đã giới thiệu đến bạn quá trình ứng dụng phần mềm Fast Business Online vào quản lý nhà hàng tiệc cưới, bạn sẽ thấy rằng quy trình đối với nhà hàng tiệc cưới khá đơn giản, bên cạnh một số quy trình chung mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có như nhập xuất kho, quản lý CCDC, v.v… thì khác biệt đáng kể nằm ở quy trình quản lý tiệc từ lúc khách hàng đến đặt tiệc cho đến khi tiệc được chuẩn bị, tiến hành và kết thúc.

Các mẫu phiếu và báo cáo cũng được cung cấp đầy đủ và cần thiết nhằm hỗ trợ toàn bộ quá trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất.

Vậy nếu ứng dụng phần mềm FAST vào quản lý chuỗi nhà hàng thì sao? Có khác biệt gì không hay chỉ giống như các quy trình quản lý một nhà hàng tiệc cưới.

Dĩ nhiên là có chứ!

Về cơ bản, bạn sẽ thấy 2 điểm khác biệt giữa một nhà hàng tiệc cưới và một chuỗi nhà hàng:

1. Số lượng giữa các đơn vị bên trong hệ thống. Nhà hàng tiệc cưới chỉ có 1 đơn vị, còn các chuỗi nhà hàng mà FAST đã triển khai ứng dụng phần mềm thì con số trung bình lên tới 20 đơn vị.
2. Nếu hệ thống của bạn chỉ có 1 đơn vị, bạn vận hành tương đối đơn giản, nhưng khi con số là 20 và hơn thế nữa, đó lại là câu chuyện khác.

Lúc này, một đơn vị trong chuỗi phải tương tác khá nhiều với các đơn vị khác, chưa kể với các đơn vị ở những vùng miền khác nhau và nhiệm vụ của người quản lý toàn hệ thống là đảm bảo chất lượng thông tin phải đồng bộ, chất lượng đồ ăn thức uống ở tất cả các đơn vị phải giống nhau, chênh lệch nếu quá lớn là không chấp nhận được.

Vậy nên quản lý tốt một chuỗi nhà hàng sẽ khó khăn và phức tạp hơn nhiều là thế, bởi dù cùng tính chất là kinh doanh đồ ăn thức uống, nhưng chuỗi nhà hàng chứa đựng nhiều yếu tố cần được quản lý mà chúng ta khó hình dung.

Bạn bước đến nhà hàng, Sumo BBQ chẳng hạn, bạn gọi món, thưởng thức các món ăn, tính tiền và ra về trong hạnh phúc, nhưng để cung cấp nhanh chóng và chính xác các món bạn gọi, làm bạn thoả mãn bằng loại nước chấm đặc trưng, thì hàng đống quy trình khác nhau đã được diễn ra.

Tất nhiên không chỉ đáp ứng cho mỗi mình bạn, mà có tới hàng trăm khách hàng một lượt.

Và tất nhiên, các quy trình khác nhau còn diễn ra ở mức độ lớn hơn là giữa các nhà hàng trong chuỗi hay giữa tổng công ty với từng nhà hàng trong chuỗi đó.

Các quy trình này sẽ được đề cập cụ thể ở bên dưới (cùng với cách mà FAST giúp quản lý chúng dễ dàng ra sao), bạn sẽ nắm bắt và hiểu được sự phức tạp đằng sau những dịch vụ hảo hạng được cung cấp đến bạn, những thứ khiến tôi thầm nể phục đội triển khai của FAST đã làm được suốt mấy năm qua.

Trong bài này, tôi sẽ đề cập đến 2 chuỗi nhà hàng nổi tiếng mà FAST đã triển khai với 1 khác biệt duy nhất: một ứng dụng Fast Business quản lý gần như mọi quy trình trong toàn bộ chuỗi (gọi tắt là T.D) và một ứng dụng Fast Business cho một số quy trình / yêu cầu trọng yếu của toàn bộ chuỗi (gọi tắt là G.G).

Với mỗi quy trình được đề cập, tôi sẽ cố gắng nêu ra những điểm đặc sắc mà phần mềm Fast Business giải quyết và cũng do bản thân thấy khá là hay khi đọc qua.

***Lưu ý: Để triển khai thành công cho cả 2 chuỗi này, FAST phải điều chỉnh không ít các tính năng hoặc trường thông tin trên phần mềm, nhưng điều đấy là cần thiết, bởi dù cùng tính chất là chuỗi nhà hàng, nhưng cả 2 lại có những yêu cầu rất khác nhau trong quản lý.

Và khác nhau như thế nào, chúng ta sẽ bắt đầu ngay bây giờ.

CHUỖI NHÀ HÀNG T.D

Đặc điểm

• Ứng dụng Fast Business quản lý các quy trình: tiền mặt, nhập xuất kho, voucher, giftcard, nguyên vật liệu (NVL), sản xuất & tính giá thành…
• Chế biến thức ăn tại một địa điểm và phân phối ra các nhà hàng, đảm bảo chất lượng đồng đều.
• Hợp tác với đơn vị gia công để đảm bảo sản lượng cung cấp cho nhà hàng.

​

Một nhà hàng trong chuỗi T.D

Các quy trình quản lý sử dụng Fast Business

• Tổng hợp dữ liệu từ thiết bị POS tại nhà hàng: Mỗi nhà hàng được lắp đặt các máy POS phục vụ tính tiền từ trước khi ứng dụng Fast Business. Lúc này công việc của phần mềm là tự động lấy dữ liệu bán voucher, giftcard hoặc dữ liệu hoá đơn thanh toán, sau đó tổng hợp lại trên phần mềm, tất cả được thực hiện thông qua cơ chế ánh xạ dữ liệu giữa thiết bị POS và phần mềm Fast Business.

Tuỳ theo các giao dịch được thanh toán bằng cà thẻ, các bill có hoá đơn hay chưa xuất hoá đơn (trên 200 nghìn hoặc dưới 200K), các voucher / giftcard được phát hành bởi chính T.D hay bởi bên thứ 3, mà sẽ có cách xử lý khác nhau khi tổng hợp trên Fast Business.

Riêng với voucher, phần mềm còn báo cáo tình hình sử dụng, ngày hết hạn voucher và số lượng voucher theo từng đợt phát hành.

• Kế toán tiền mặt: Theo đánh giá thì các bước tạo phiếu yêu cầu thu / chi tiền mặt để nhập / xuất NVL tại T.D khá chặt chẽ, bao gồm 2 bước duyệt qua cấp trưởng bộ phận và ban giám đốc, nhờ đó kiểm soát hay ngăn chặn được các khoản thu / chi bất thường hoặc không rõ lai lịch.

  Một điểm khá hay của quy trình này, theo nhận định chủ quan là đầy tính nhân văn, rằng người duyệt phiếu sẽ đánh giá cho điểm người lập phiếu sau khi duyệt, có lẽ do hệ thống quá lớn nên làm vậy sẽ đánh giá được mức tín dụng của một nhân sự trong chuỗi.

• Kế toán phải thu: Mỗi nhà hàng trong hệ thống được tạo một ‘tiểu tài khoản’ công nợ trên phần mềm Fast Business, dựa theo việc tổng hợp dữ liệu lấy từ các máy POS trước đó, phần mềm sẽ lập báo cáo công nợ ở từng nhà hàng. Công nợ được ghi nhận chủ yếu từ việc phát sinh các giao dịch có nhận giftcard, voucher (phát hành nội bộ hoặc từ đối tác thứ 3), và công nợ này được giải trừ bằng chứng từ điều chỉnh tuỳ theo đối tượng là voucher hay giftcard.

• Quản lý CCDC: Chi tiết đến nguồn gốc và xuất xứ của từng loại CCDC, khi CCDC được xuất sử dụng và trả về đều được ghi nhận và tính khấu hao theo phương pháp do người dùng định nghĩa.

• Quản lý mua hàng: Tương tự quy trình xử lý của kế toán tiền mặt, được đánh giá là chặt chẽ. Người duyệt yêu cầu được cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết trước khi ra quyết định như giá mua trong X ngày trước, danh sách NCC có bán NVL, so sánh với giá mua gần nhất, tồn kho hiện tại, và nhu cầu xuất bình quân / ngày và số ngày còn lại của lượng hàng tồn.

  Và để quá trình duyệt phiếu yêu cầu diễn ra nhanh chóng / kịp thời, người duyệt phiếu có thể nhận thông báo phiếu cần duyệt qua email, màn hình máy tính hay qua tin nhắn điện thoại.

• Quản lý tồn kho: Mỗi nhà hàng trên hệ thống đều được tạo kho riêng trên Fast Business, hỗ trợ quá trình luân chuyển nội bộ NVL giữa các nhà hàng hoặc giữa công ty và nhà hàng với nhau. Hệ thống luân chuyển nội bộ này quy định sử dụng cùng 1 giá xuất nội bộ, kiểm soát số lượng thực chuyển trước khi duyệt phiếu.

• Quản lý đơn vị gia công bên ngoài: Như đã đề cập ở trên, T.D sử dụng đơn vị bên ngoài để đảm bảo sản lượng cung cấp cho các nhà hàng. Bên cạnh việc đảm bảo chất lượng sản xuất đồng nhất như sản xuất nội bộ, T.D thực hiện quản lý với đơn vị này thông qua kế hoạch sản xuất và phiếu nhu cầu NVL mà đơn vị ngoài gửi lên công ty. Thông qua phần mềm Fast Business, T.D sử dụng một số phiếu và báo cáo để đối chiếu xuất nhập tồn của kho gia công này với hệ thống nội bộ của mình.

• Dự báo NVL cho sản xuất và công đoạn tính giá thành: Căn cứ theo dữ liệu bán hàng và tình hình NVL hiện tại ở các nhà hàng trong chuỗi và ở đơn vị gia công, Fast Business cung cấp các dự báo NVL theo từng ngày, cho từng nhà hàng và cho đơn vị gia công. Làm được việc này không dễ, vì phương pháp dự báo NVL của các doanh nghiệp có thể khác nhau đáng kể do đặc thù ngành nghề và quy mô, và đối với lĩnh vực nhà hàng thì nằm ở cấu trúc NVL cho từng món ăn. Đội triển khai của FAST phải nắm bắt rõ ràng các đặc điểm này mới có thể khai thác hoặc điều chỉnh chức năng trên phần mềm cho phù hợp.

  Chu kỳ dự báo NVL và thành phẩm (theo ngày) cần sản xuất ở T.D cũng khác nhau, và tuỳ thuộc vào từng nhóm hàng, trong trường hợp này là nước sốt và hàng đông lạnh, và vào chi nhánh, tức là ở nhà hàng (mỗi ngày), ở công ty (7 ngày) hay tại đơn vị gia công (14 ngày)

Từ các thông tin này, phần mềm Fast cung cấp các báo cáo so sánh NVL thực tế và định mức của từng nhóm hàng, so sánh định mức chuẩn và định mức NVL thực tế, so sánh chi phí NVL thực tế và định lượng của từng nhà hàng và so sánh giữa nhu cầu thực tế và tình hình sản xuất.

Cùng lúc với việc dự báo và so sánh NVL, phần mềm Fast thực hiện phân bổ chi phí xuống từng loại NVL (theo nhóm hàng, theo nhà hàng, theo công ty hay theo đơn vị gia công) để tính giá thành sản xuất cụ thể.

Có thể nói, quy trình xử lý này khá phức tạp và đòi hỏi tính chi tiết chặt chẽ khi triển khai.

• Ngoài các quy trình bên trên, do đặc thù hoạt động của T.D, còn có các quy trình quan trọng khác nhưng trong bài này chỉ nêu tên chứ không đề cập quá cụ thể, vì những quy trình này là thường thấy, không quá nhiều khác biệt.

  Ví dụ, cung cấp các báo cáo quan trọng như phân tích chỉ số tài chính, phân tích biến động giá NVL, báo cáo bán hàng, báo cáo kết quả kinh doanh, doanh thu, chi phí, cảnh báo vượt định mức NVL, tồn tối thiểu, tồn tối đa, hết hạn sử dụng, cảnh báo chậm luân chuyển, tồn CCDC vượt mức, hao hụt, số lượng điều chuyển (giữa nhà hàng, cty, giữa số điều chuyển vs số được duyệt), tiêu hao CCDC, kế hoạch nhân sự, tiếp nhận order, quản lý vỏ bình gas, các mẫu biểu đánh giá hàng ngày ở khu vực nhà hàng.

Qua các mô tả này, hy vọng bạn sẽ hiểu được sự phức tạp trong việc quản lý một chuỗi nhà hàng với hàng trăm quy trình nằm đằng sau các dịch vụ mà bạn nhận được, và cách mà FAST đã từng bước tìm hiểu, triển khai và ứng dụng vào từng hoạt động chi tiết và đầy đủ.

Tiếp theo, hãy cùng tìm hiểu chuỗi nhà hàng thứ 2 trong bài viết này, và hãy xem G.G có những yêu cầu khác biệt ra sao so với T.D.

CHUỖI NHÀ HÀNG G.G

Đặc điểm:

• Sở hữu chuỗi nhà hàng gần 200 đơn vị với các thương hiệu khác nhau.
• Ứng dụng một số phân hệ trong Fast Business để quản lý các quy trình / yêu cầu quan trọng, tổng hợp dữ liệu và cung cấp báo cáo kinh doanh.
• Nhu cầu phân quyền đa dạng và khác biệt cho từng vị trí nhân sự và theo từng đơn vị trong chuỗi.

Một nhà hàng trong chuỗi G.G

Các quy trình và yêu cầu chính mà Fast Business được ứng dụng tại G.G:

• Phân quyền sâu cho người dùng tại các đơn vị cơ sở (nhà hàng). Mức độ phân quyền cho một người dùng có thể khác nhau tại từng nhà hàng trong chuỗi. Và một người dùng có thể được phân quyền tại nhiều nhà hàng khác nhau tuỳ theo nhiệm vụ được phân công, và sẽ không thể theo dõi hoặc xem số liệu của những đơn vị mà mình không được phân quyền.

• Duyệt chứng từ và kiểm soát công nợ nội bộ. Do đặc thù số lượng nhà hàng có trong chuỗi rất lớn (trên 200 đơn vị), nên thường xuyên phát sinh các giao dịch luân chuyển kho nội bộ giữa các nhà hàng này, từ đó dẫn tới phát sinh các công nợ phải thu phải trả lẫn nhau. Nhiệm vụ của Fast Business là liên tục ghi nhân, hỗ trợ kiểm soát và đối trừ công nợ, kiểm tra trên chứng từ tiền mặt, tiền gửi, phiếu kế toán, nhập xuất kho và hoá đơn bán hàng.

• Đồng bộ dữ liệu giữa 2 khu vực kinh doanh lớn nhất của hệ thống là Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh. Vì sở hữu chuỗi nhà hàng quá lớn với nhiều thương hiệu khác nhau trên thị trường, cộng với sự khác biệt giữa khu vực địa lý, các nhà quản lý của G.G đặt ra yêu cầu cấp thiết là quản lý đồng bộ các dữ liệu danh mục sản phẩm & vật tư của tất cả các nhà hàng trong chuỗi, từ đó làm cơ sở cho bước tiếp theo.

• Tính toán và kiểm soát giá thành nhiều đơn vị trên cùng cơ sở dữ liệu. Giống với T.D, việc quản lý khéo léo cấu trúc NVL của còn giúp G.G dễ dàng phân bổ chi phí cho từng NVL trên từng nhà hàng hoặc trên cả hệ thống một cách nhanh chóng. Từ đó tính toán giá thành, cung cấp các báo cáo so sánh giá thành giữa các nhà hàng, so sánh giá thành định mức và thực tế NVL, so sánh giá thành giữa các kỳ khác nhau.

• Kết nối và lấy dữ liệu từ phần mềm bán hàng POS. Trong trường hợp nhà hàng T.D, phần mềm Fast Business lấy dữ liệu từ các máy bán hàng bằng việc ánh xạ dữ liệu lên phần mềm, còn trong trường hợp này, do G.G đã có sẵn một phần mềm POS từ trước, phần mềm POS này có thể sử dụng trên máy tính để bán, laptop hoặc máy tính bảng, điện thoại chứ không nhất thiết phải là máy POS thuần tuý, nên việc truy xuất và lấy dữ liệu từ phần mềm này mặc dù là cùng yêu cầu như với T.D nhưng phương pháp sẽ khác nhau.

  Fast Business phải điều chỉnh lại các trường dữ liệu của mình và phối hợp cùng đối tác cung cấp phần mềm POS cho G.G để lấy được các dữ liệu cần thiết một cách tự động ở từng nhà hàng hoặc trên toàn hệ thống với thao tác ít nhất có thể.

Dù không sử dụng đầy đủ các chức năng có trên Fast Business, nhưng quả thực việc ứng dụng trên các quy trình / yêu cầu này thôi cũng tương đối phức tạp, nhất là khi nhu cầu quản lý đồng bộ của G.G khác xa so với T.D.

Kết bài

Như vậy, bài viết đã tường thuật tương đối chi tiết sự khác nhau về phạm vi ứng dụng phần mềm Fast Business ở 2 đơn vị kinh doanh thuộc lĩnh vực nhà hàng có số lượng nhà hàng tương đối lớn: một ứng dụng đầy đủ các chức năng của Fast Business lên gần như mọi hoạt động và một ứng dụng một phần.

Dù quy trình ứng dụng hay yêu cầu khác nhau, nhưng một điểm chung ta có thể thấy là số lượng quy trình đằng sau các chuỗi nhà hàng này khá lớn và phức tạp, việc triển khai thành công cũng phần nào chứng tỏ năng lực của phần mềm Fast Business trong việc đáp ứng nhu cầu quản lý tổng thể của doanh nghiệp.