Giới thiệu tổng quan về dự báo dòng tiền

Bài viết được dịch từ các tài liệu sau:

1. Cash flow forecasting <wiki>
2. What is Cash Flow Forecasting? <cashanalytics.com>
3. Create Cash Flow Forecast <cashanalytics.com>
4. Should I do Monthly, Weekly or Daily Cash Flow Forecasting? <simplycashflow.com>.

1. Dự báo dòng tiền là gì? Mục tiêu của dự báo dòng tiền là gì?

Dưới cách nhìn của tài chính doanh nghiệp, dự báo dòng tiền là mô hình hóa thanh khoản bằng tiền mặt trong tương lai của một công ty hoặc tổ chức trong một khung thời gian cụ thể. Tiền mặt thường đề cập là tổng số dư ngân hàng của công ty, nhưng trong dự báo thì là số dư tiền mặt cộng với số tiền đầu tư ngắn hạn trừ đi nợ ngắn hạn. Dòng tiền (cash flow) là sự thay đổi về tiền mặt từ một kỳ sang kỳ tiếp theo (hiệu số của 2 số dư).

Dưới cách nhìn của những người quản lý trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, thì dự báo dòng tiền đơn giản hơn, đó là xem những khoản tiền sẽ nhận/thu vào (in) để đảm bảo rằng các khoản chi ra (out) có thể được quản lý để tránh chúng vượt quá các khoản thu vào. Các doanh nhân cần phải học một cách nhanh chóng rằng “Tiền mặt là vua” (cash is king) và, do đó, họ phải giỏi về dự báo dòng tiền.

Mục tiêu chính của dự báo dòng tiền (cash forecasting) là hỗ trợ cho quản lý thanh khoản bằng tiền mặt của một tổ chức và đảm bảo rằng tổ chức có tiền mặt cần thiết để đáp ứng nghĩa vụ của mình (thanh toán cho nhà cung cấp, trả lương cho nhân viên…) và tránh các vấn đề về tài chính, quản lý tốt hơn vốn lưu động.

Dự báo dòng tiền là quan trọng bởi vì nếu một doanh nghiệp hết tiền và không thể có được các khoản tài chính mới, nó sẽ trở thành mất khả năng thanh toán. Dòng tiền là máu của tất cả các doanh nghiệp – đặc biệt là các doanh nghiệp khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ. Do đó, điều quan trọng là quản lý dự báo điều gì sẽ xảy ra với dòng tiền để đảm bảo doanh nghiệp có đủ tiền để tồn tại.

Dưới đây là những lý do chính tại sao một dự báo dòng tiền là rất quan trọng:

1. Nhận biết trước các thiếu hụt tiềm năng trong số dư tiền mặt có thể xảy ra – hãy nghĩ về dự báo dòng tiền là “hệ thống cảnh báo sớm”. Đây là lý do quan trọng nhất cho dự báo dòng tiền.
2. Đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể trả tiền cho nhà cung cấp và nhân viên. Các nhà cung cấp không được trả tiền sẽ sớm ngừng cung cấp doanh nghiệp; sự việc thậm chí còn tồi tệ hơn nếu nhân viên không được trả lương đúng hạn.
3. Là một điểm quan trọng của lập kế hoạch tài chính – dự báo dòng tiền là một công việc quản lý quan trọng, tương tự như chuẩn bị ngân sách kinh doanh.
4. Các bên liên quan bên ngoài như ngân hàng có thể yêu cầu dự báo dòng tiền một cách thường xuyên. Chắc chắn, nếu doanh nghiệp có khoản vay ngân hàng thì ngân hàng sẽ muốn xem xét dự báo dòng tiền trong các khoảng thời gian đều đặn.

Nhận xét, vấn đề chưa rõ: Như vậy mục tiêu chính của dự báo là xem xét liệu có bị thiếu hụt tiền cho các khoản chi không. Dự báo dòng tiền áp dụng cho các doanh nghiệp có khó khăn về tiền mặt. Còn các doanh nghiệp thoải mái về tiền thì không quan trọng. Dự báo dòng tiền để xem số tiền dư nhiều bao nhiêu để phục vụ sử dụng hiệu quả không phải là mục đích của dự báo dòng tiền. Việc liệt kê, tính toán các khoản thu, chi chỉ là công cụ để tính toán liệu tiền có bị thiếu hụt không, chứ không phải mục tiêu (nó là mục tiêu của quản trị phải thu và quản trị phải trả…).

2. Dự báo dòng tiền thường được thực hiện cho các khoảng thời gian nào?

Tần suất dự báo dòng tiền phụ thuộc vào an toàn tài chính của doanh nghiệp.

1. Hàng tháng (monthly): Nếu số dư ngân hàng tương đối thoải mái, tức là không ở tình trạng thiếu hụt và không dao động nhiều vào giữa tháng thì dự báo Hàng tháng sẽ phù hợp nhất.
2. Hàng tuần (weekly): Nếu tiền có chút căng thẳng hơn và có thể dao động một chút từ tuần này sang tuần thì dự báo Hàng tuần là phù hợp nhất.
3. Hàng ngày (daily): Nếu tiền mặt rất căng thẳng, gần đến mức thiếu hụt trầm trọng và phải xem số dư ngân hàng của doanh nghiệp mỗi ngày, thì Dự báo Hàng ngày là phương án cần thiết. Điều này cho phép quản lý tiền mặt chi ra rất cẩn thận để đảm bảo bạn có đủ tiền mặt trong ngân hàng để trang trải các lần rút tiền ngay lập tức – có thể là hóa đơn nhà cung cấp ghi nợ trực tiếp hoặc trả lương cho nhân viên.

Thông thường các doanh nghiệp sử dụng 3 định dạng dự báo sau:

1. 6 tháng (hoặc 12 tháng, 1 năm) (dự báo trung hạn) với Định dạng hàng tháng và không cần thêm bất kỳ chi tiết nào khác nữa. (Có thể có định dạng hàng quý, 4 quý).
2. 13 tuần (90 ngày, 3 tháng, 1 quý) (dự báo ngắn hạn) với Định dạng hàng tuần và thêm vào đó là các chi tiết về các khoản thu chi có ảnh hưởng lớn trong từng tuần.
3. 30-45 ngày (dự báo ngắn hạn) với Định dạng hàng ngày để kiểm tra để đảm bảo tất cả đều tốt trong tương lai trước mắt. Chế độ xem hàng ngày hữu ích vì nó sẽ nhắc bạn theo dõi các khoản thu bị trễ và / hoặc trì hoãn thanh toán cho đến khi bạn có đủ tiền để trả.

Một loại định dạng phụ khác hay sử dụng là định dạng thời gian hỗn hợp. Ví dụ: dự báo 12 tháng có thể dự báo trong 8 tuần đầu tiên và 10 tháng sau đó. Cách tiếp cận này đảm bảo khả năng hiển thị lớn hơn/chi tiết hơn xung quanh thời điểm quan trọng nhất (hiện tại).

Dự báo ngắn hạn giúp thực hiện hiệu quả các khoản chi hàng ngày. Dự báo trung hạn giúp tối ưu hóa thời hạn đầu tư, thời gian đáo hạn và giảm thiểu sai lệch.

Dự báo dài hạn (3-5 năm) là rất quan trọng đối với việc ra quyết định của công ty trong các lĩnh vực như lập kế hoạch vốn, lập ngân sách, đầu tư chiến lược và các quyết định cấp vốn dài hạn.

Dự báo dài hạn thường được thực hiện bởi bộ phận tài chính và lập kế hoạch của công ty để nắm bắt dự báo về doanh thu, chi phí và thay đổi trong bảng cân đối kế toán trong vòng 3-5 năm. Điều này thường bao gồm việc lập kế hoạch ngân sách và lập kế hoạch kinh doanh, xem xét các dự báo về doanh thu và chi phí, tỷ lệ các khoản vốn lưu động để bán hàng và dự báo các khoản mục cân đối khác thu hút dòng tiền trong hoạt động tài chính và đầu tư.

Dự báo dài hạn phải chịu sự phân tích độ nhạy cảm để bù đắp các yếu tố như, nhưng không giới hạn, biến động tiền tệ, chuyển động lãi suất, tác động lạm phát, ảnh hưởng kinh tế và các thay đổi của ngành và thị trường khác. Các công ty sử dụng phân tích độ nhạy cảm tạo ra dự báo tiền mặt trong nhiều tình huống để ra quyết định của công ty.

3. Các phương pháp sử dụng trong dự báo dòng tiền

Về cơ bản có hai loại phương pháp dự báo tiền mặt chính – trực tiếp và gián tiếp.
Phương pháp trực tiếp sử dụng để dự báo dòng tiền trong ngắn hạn, thường ít hơn 90 ngày và dự báo dòng tiền và số dư cho mục đích quản lý thanh khoản ngắn hạn.

Phương pháp trực tiếp sẽ liệt kê các khoản thu và chi tiền mặt, cụ thể về giá trị vào thời gian.
Các khoản thu chủ yếu là thu các khoản phải thu từ bán hàng gần đây, nhưng cũng bao gồm bán các tài sản cố định, tiền đầu tư…
Các khoản chi bao gồm chi trả lương, chi thanh toán các khoản phải trả từ các lần mua gần đây, cổ tức và lãi vay…
Như vậy phương pháp trực tiếp dựa trên các dữ liệu có sẵn.

Phương pháp gián tiếp để dự báo dòng tiền trong dài hạn và dựa trên các phương pháp gián tiếp khác nhau để xây dựng dự báo tiền mặt như sử dụng bảng cân đối kế toán và báo cáo kqkd..
Bảng dưới đây là những khác biệt chính giữa dự báo dòng tiền trực tiếp và gián tiếp:

Cần thường xuyên xem xét sai khác giữa dự báo và thực tế. Các sai khác cần được phân tích hàng ngày. Các chênh lệch lớn cần được phân tích để xác định nguyên nhân, thực hiện các điều chỉnh cho các dự báo tiếp theo để nâng cao chất lượng dự báo.
Ngoài những nguồn số liệu cụ thể cần sử dụng những đánh giá chủ quan của những người có kinh nghiệm thực hiện dự báo để có những điều chỉnh phù hợp.

Người dịch: KhánhPQ.