Đáp ứng theo quy định của Chính phủ, các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu đã hoàn thành việc triển khai xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo từng lần bán lẻ xăng dầu tại tất cả các cửa hàng trước 31-03-2024. Ứng dụng một giải pháp xuất hóa đơn điện tử xăng dầu cho từng lần bán phù hợp sẽ giúp các cửa hàng triển khai nhanh chóng, hạn chế tối đa các khó khăn gặp phải.
1. Lộ trình bắt buộc xuất hóa đơn điện tử xăng dầu tại các điểm bán
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ có hiệu lực từ ngày 01-07-2022, các cửa hàng kinh doanh xăng dầu phải xuất hóa đơn điện tử xăng dầu theo từng lần bán. Ngoài ra, người bán phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ HĐĐT khi bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân, chắc chắn có thể tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Nghị định 80/2023/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 95/2021/NĐ-CP và Nghị định 83/2014/NĐ-CP về kinh doanh xăng dầu. Nghị định có hiệu lực từ ngày 18-11-2023, nêu rõ các cửa hàng bán lẻ của thương nhân kinh doanh xăng dầu: “Thực hiện quy định về hóa đơn điện tử và cung cấp dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định của Luật quản lý thuế, các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính và cơ quan Thuế”.
Ngày 18-03-2024, Bộ Công thương có loạt văn bản hỏa tốc gửi UBND các tỉnh, thành phố, các sở công thương và các doanh nghiệp đầu mối, các thương nhân phân phối xăng dầu về việc thực hiện quy định về hóa đơn điện tử và cung cấp dữ liệu hóa đơn điện tử sau mỗi lần bán. Tại Công văn 1654/BCT-TTTN 2024 nêu rõ: Với các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu đến hết 31-03-2024 không thực hiện quy định về hóa đơn điện tử, UBND các tỉnh, thành phố phối hợp với Bộ Tài chính, Bộ Công thương để chỉ đạo lực lượng chức năng xem xét, xử lý.
2. Quy định về xuất hóa đơn điện tử xăng dầu
Những quy định hóa đơn điện tử liên quan đến đơn vị xăng dầu theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC.
2.1 Thời điểm lập và xuất hóa đơn điện tử xăng dầu
Theo điểm i, khoản 3, điều 9 tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng là khi hoàn thành việc bán xăng dầu theo từng lần bán. Người bán phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh, cá nhân kinh doanh và đảm bảo có thể tra cứu hóa đơn xăng dầu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
2.2 Nội dung hóa đơn điện tử xăng dầu cần đảm bảo đầy đủ
Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC, nội dung hóa đơn điện tử xăng dầu cần đảm bảo đầy đủ các thông tin sau:
| Nội dung hóa đơn điện tử xăng dầu đẩy đủ và chi tiết | |
| 1. Tên hóa đơn | Hóa đơn điện tử xăng dầu phải có tên hóa đơn là “Hóa đơn bán hàng”. |
| 2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn | Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn được cấp theo Thông tư của Bộ Tài chính về quản lý hóa đơn. |
| 3. Số hóa đơn | Số hóa đơn được cấp theo nguyên tắc liên tục trong một ký hiệu hóa đơn, bắt đầu từ số 1 và không được trùng lặp. |
| 4. Ngày tháng năm lập hóa đơn | Ngày tháng năm lập hóa đơn là ngày thực hiện giao dịch bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ |
| 5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán | Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán được thể hiện trên hóa đơn theo đúng thông tin ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. |
| 6. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua | Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua được thể hiện trên hóa đơn theo đúng thông tin ghi trên Giấy chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu của cá nhân hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh của tổ chức. |
| 7. Tên hàng hóa, dịch vụ | Tên hàng hóa, dịch vụ được thể hiện trên hóa đơn theo đúng tên hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn bán hàng. |
| 8. Đơn vị tính | Đơn vị tính của hàng hóa, dịch vụ được thể hiện trên hóa đơn theo đúng đơn vị tính của hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn bán hàng. |
| 9. Số lượng hàng hóa, dịch vụ | Số lượng hàng hóa, dịch vụ được thể hiện trên hóa đơn theo đúng số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra. |
| 10. Giá bán | Giá bán được thể hiện trên hóa đơn theo đúng giá bán ghi trên hóa đơn bán hàng. |
| 11. Thành tiền | Thành tiền được thể hiện trên hóa đơn bằng cách nhân số lượng hàng hóa, dịch vụ với giá bán. |
| 12. Thuế suất thuế giá trị gia tăng | Thuế suất thuế giá trị gia tăng được thể hiện trên hóa đơn theo đúng thuế suất thuế giá trị gia tăng ghi trên hóa đơn bán hàng. |
| 13. Tiền thuế giá trị gia tăng | Tiền thuế giá trị gia tăng được thể hiện trên hóa đơn bằng cách nhân số lượng hàng hóa, dịch vụ với giá bán nhân với thuế suất thuế giá trị gia tăng. |
| 14. Tổng cộng tiền thanh toán | Tổng cộng tiền thanh toán được thể hiện trên hóa đơn bằng cách cộng thành tiền của các chỉ tiêu nêu trên. |
| 15. Hình thức thanh toán | Hình thức thanh toán được thể hiện trên hóa đơn theo đúng hình thức thanh toán thực tế. |
| 16. Chứng từ thanh toán | Chứng từ thanh toán được thể hiện trên hóa đơn đối với trường hợp thanh toán không bằng tiền mặt. |
| 17. Nơi xuất hóa đơn | Nơi xuất hóa đơn được thể hiện trên hóa đơn là địa điểm bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. |
Một số lưu ý khác
Theo điểm c, khoản 14, Điều 10 tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP,
- Đối với hóa đơn bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh: Không cần thể hiện các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua, chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
- Đối với hóa đơn bán xăng dầu cho khách hàng là tổ chức, cá nhân kinh doanh: Thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu theo quy định.
2.3 Truyền nhận dữ liệu lên cơ quan Thuế
Tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định, doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ xăng dầu cần lập hóa đơn điện tử theo từng lần bán và tổng hợp, chuyền về cơ quan Thuế ngay trong ngày. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận để tạo thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu thì người bán sau khi lập hóa đơn điện tử đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi người mua đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế theo quy định tại điểm a.2 khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
>>> Xem thêm: 5 bước chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123
3. Những khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai xuất hóa đơn điện tử xăng dầu
Khi triển khai hóa đơn điện tử (HĐĐT) cho xăng dầu, các doanh nghiệp thường gặp phải một số thách thức như:
- Chi phí đầu tư lớn: Việc đầu tư vào hệ thống HĐĐT ban đầu thường đòi hỏi chi phí cao, bao gồm việc mua sắm phần mềm, thiết bị, và dịch vụ tích hợp. Điều này gây áp lực tài chính, đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ hoặc các trạm xăng độc lập.
- Thời gian triển khai gấp: Do yêu cầu pháp lý hoặc nhu cầu nâng cao hiệu quả quản lý, nhiều doanh nghiệp cần triển khai HĐĐT trong thời gian ngắn. Điều này dễ dẫn đến thiếu thời gian chuẩn bị kỹ lưỡng, ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống khi vận hành.
- Phân vân lựa chọn nhà cung cấp: Với nhiều nhà cung cấp HĐĐT trên thị trường, việc lựa chọn đối tác phù hợp là một thách thức. Doanh nghiệp cần cân nhắc giữa chi phí, chất lượng dịch vụ, khả năng hỗ trợ sau bán hàng, và tính tương thích với hệ thống hiện tại.
- Khả năng tích hợp và mở rộng: Hệ thống HĐĐT cần tích hợp tốt với các phần mềm kế toán, quản lý bán hàng và hệ thống cột bơm tự động. Nếu không tương thích, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc vận hành đồng bộ, gây chậm trễ trong quy trình bán hàng và xuất hóa đơn.
- Hỗ trợ kỹ thuật và bảo trì: Trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp cần sự hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng từ nhà cung cấp để xử lý các sự cố phát sinh. Nếu dịch vụ hỗ trợ không kịp thời, có thể gây gián đoạn hoạt động kinh doanh.
- Quy định pháp lý thay đổi: Pháp luật liên quan đến hóa đơn điện tử, đặc biệt trong lĩnh vực xăng dầu, có thể thay đổi theo thời gian. Doanh nghiệp cần chọn nhà cung cấp có khả năng cập nhật và tuân thủ quy định mới để tránh vi phạm và đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn.
- Đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh: Trong trường hợp hệ thống HĐĐT gặp sự cố hoặc mất kết nối mạng, doanh nghiệp cần có phương án dự phòng để tránh gián đoạn quá trình bán hàng và xuất hóa đơn, đặc biệt trong các thời điểm cao điểm.
- Chi phí ẩn: Ngoài chi phí đầu tư ban đầu, doanh nghiệp cần xem xét các chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng, như phí duy trì, nâng cấp phần mềm, và các khoản phí dịch vụ hỗ trợ bổ sung từ nhà cung cấp.
4. Giải pháp xuất hóa đơn nào tối ưu dành cho các doanh nghiệp xăng dầu?
Phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice của FAST đã hoàn thiện kết nối với các phần mềm bán lẻ xăng dầu nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp/đơn vị/cửa hàng xăng dầu xuất hóa đơn điện tử, đáp ứng theo Nghị định của Chính phủ. Các cửa hàng đã có thể xuất hóa đơn trực tiếp ngay khi bán hàng cho người đổ xăng tại trạm.
Đặc biệt, Fast e-Invoice cho phép các cửa hàng xuất hóa đơn xăng dầu trực tiếp trên điện thoại di động hoặc máy tính bảng thông qua Fast e-Invoice mobile app.
> Xem thêm: Phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice đạt chuẩn
Xem thêm: Bảng báo giá phần mềm hoá đơn điện tử Fast e-Invoice
5. Ý kiến của Bộ Tài chính
Bộ Tài chính khẳng định rằng việc xuất hóa đơn điện tử tại các cây xăng cho từng giao dịch bán là bắt buộc, ngay cả đối với những khách hàng không lấy hóa đơn. Điều này không gây mất thời gian cho người mua.
Đối với khách hàng yêu cầu hóa đơn khi đổ xăng, cửa hàng xăng dầu phải lập hóa đơn điện tử cho mỗi lần bán, và khách hàng sẽ nhận hóa đơn qua email, Zalo, hoặc tin nhắn SMS để dễ dàng tra cứu và đối chiếu.
Đối với cá nhân không kinh doanh và không yêu cầu hóa đơn, cửa hàng vẫn phải lập hóa đơn điện tử cho từng lần bán, nhưng thông tin trên hóa đơn không nhất thiết phải đầy đủ (ví dụ: thông tin người mua không cần thiết). Việc lập và xuất hóa đơn diễn ra tự động qua phần mềm, và các hóa đơn được lưu trữ điện tử đầy đủ, có thể tra cứu khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng.
Bộ Tài chính nhận định rằng việc xuất hóa đơn điện tử không ảnh hưởng đến thời gian của người mua, đồng thời đảm bảo các cơ sở kinh doanh tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử. Theo thống kê từ Petrolimex và Công ty TNHH MTV Dầu khí TP.HCM, từ tháng 7/2023 đã thực hiện việc xuất hóa đơn sau từng lần bán tại hơn 2.700 cửa hàng, và không có hiện tượng tắc nghẽn.
TS Lê Đăng Doanh nhấn mạnh rằng cần tuyên truyền để người dân hiểu rõ ý nghĩa của việc lấy hóa đơn điện tử khi mua xăng dầu, biến việc này thành thói quen.
Chi phí triển khai hóa đơn điện tử
Ông Mai Xuân Thành từ Tổng cục Thuế cho biết chi phí đầu tư để triển khai hóa đơn điện tử không cao như đồn đoán. Qua khảo sát từ các doanh nghiệp và báo giá từ một số nhà cung cấp giải pháp, chi phí này không lên tới 400-600 triệu đồng hay 1 tỷ đồng.
Yêu cầu và khuyến nghị từ Tổng cục Thuế
Cơ quan thuế đã gửi thông báo và vận động các đơn vị kinh doanh xăng dầu thực hiện tốt việc xuất hóa đơn điện tử. Các cửa hàng phải chuẩn bị trang thiết bị cần thiết để kết nối dữ liệu và thiết lập hệ thống phát hành hóa đơn theo từng giao dịch. Đây là nhiệm vụ bắt buộc mà các cửa hàng phải thực hiện.
Trách nhiệm của cơ quan thuế và chức năng liên quan
Các cơ quan sẽ tăng cường tuyên truyền để người dân và doanh nghiệp hiểu rõ lợi ích và trách nhiệm khi sử dụng hóa đơn điện tử. Họ sẽ giám sát chặt chẽ việc phát hành hóa đơn theo từng lần bán để đảm bảo tuân thủ quy định và xử lý nghiêm các vi phạm.
Ngoài ra, còn có sự phối hợp với Bộ Tài chính trong việc chia sẻ thông tin và giám sát sử dụng hóa đơn nhằm ngăn ngừa gian lận. Các cơ quan cũng sẽ kịp thời phát hiện các hình thức gian lận mới để có biện pháp ngăn chặn hiệu quả và xử lý theo quy định. Họ sẽ ghi nhận các vướng mắc trong quá trình triển khai để kịp thời đề xuất giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp bán lẻ xăng dầu.
6. Nếu DN chưa thể lắp đặt trụ bơm kết nối với HĐĐT thì có phải lập hóa đơn theo từng lần bán không?
Ngày 10 tháng 1 năm 2024, Cục Thuế tỉnh Tiền Giang đã ban hành văn bản số 100/CTTGI-TTHT để giải đáp thắc mắc của công ty TNHH Xăng dầu Hồng Đức về việc áp dụng hóa đơn điện tử cho từng giao dịch trong ngành xăng dầu.
Theo đó, khi doanh nghiệp chưa lắp đặt trụ bơm có thể kết nối với hệ thống hóa đơn điện tử, họ vẫn phải phát hành hóa đơn cho từng lần bán hàng theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Việc kết nối dữ liệu này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí nhân công, đồng thời kiểm soát số liệu chặt chẽ hơn.
Kết luận: Doanh nghiệp nếu chưa sẵn sàng đầu tư vào tích hợp cột bơm với hóa đơn điện tử có thể lựa chọn giải pháp phù hợp với mức đầu tư và đặc thù kinh doanh của mình, miễn là đáp ứng yêu cầu xuất hóa đơn cho từng giao dịch theo nghị định 123.
7. Cách xuất hóa đơn điện tử xăng dầu trên phần mềm Fast e-Invoice
Quy trình xuất hóa đơn điện tử xăng dầu được áp dụng riêng cho từng trường hợp cụ thể.
Trường hợp 1: Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn
Trường hợp 1 đối với các khách hàng có mã số thuế và có thỏa thuận với người mua.
Thực hiện xuất hóa đơn điện tử như sau:
- Bước 1: Tạo mẫu hóa đơn điện tử cơ bản có đầy đủ ký hiệu.
- Bước 2: Sau khi cơ quan thuế duyệt tờ khai thì xuất hóa đơn cho người mua.
- Bước 3: Ký số và thực hiện phát hành hóa đơn.
- Bước 4: Chọn Gửi hóa đơn cho người mua và gửi cho cơ quan thuế theo quy định.
Trường hợp 2: Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn
Trường hợp 2 dành cho các cá nhân không kinh doanh.
Thực hiện các bước xuất hóa đơn điện tử:
- Bước 1: Sử dụng nhật ký ghi lại các lần bán hàng.
- Bước 2: Tổng hợp số lượng xăng dầu bán theo mặt hàng từng ngày
- Chọn tham số gồm kỳ, loại bảng để lập bảng tổng hợp.
- Tải tệp nhập khẩu mẫu và nhập dữ liệu xăng dầu bán trong ngày vào file tệp mẫu, nhập khẩu dữ liệu vào phần bảng tổng hợp.
- Kiểm tra lại dữ liệu tổng hợp.
- Ký số và gửi đến cơ quan thuế.
Trường hợp 3: Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn và chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn
Khách hàng có mã số thuế, đã có thỏa thuận với người mua để thuận lợi cho việc tra cứu dữ liệu và khách hàng là cá nhân không kinh doanh.
Người bán phải thực hiện cả 2 nội dung hóa đơn của trường hợp 1 và 2 đã nêu ở trên.
- Hóa đơn (có ký hiệu) gửi cho người mua có mã số thuế và gửi cho cơ quan thuế thuế theo từng lần phát hành.
- Hóa đơn cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh (hóa đơn bán lẻ xăng dầu) thì thực hiện như sau:
Bước 1: Ghi nhận nhật ký từng lần bán hàng (Theo dõi trên phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm bán hàng hoặc excel).
Bước 2: Tổng hợp số lượng xăng dầu theo mặt hàng bán trong ngày.
- Chọn tham số bao gồm: Kỳ (ngày) và loại bảng (lần đầu, sửa đổi, bổ sung) để lập bảng tổng hợp xăng dầu.
- Tải tệp nhập khẩu mẫu và nhập dữ liệu xăng dầu bán trong ngày vào file tệp mẫu, nhập khẩu dữ liệu vào phần bảng tổng hợp (số liệu tổng lượng bán trong ngày – số lượng đã xuất hóa đơn cho người mua có mã số thuế).
- Kiểm tra dữ liệu của bảng tổng hợp dữ liệu xăng dầu.
- Thực hiện ký số và gửi bảng tổng hợp dữ liệu cho cơ quan thuế.
Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn xin vui lòng chat trực tiếp tại các kênh sau:
- Website: https://fast.com.vn/
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast
Xem thêm các bài viết liên quan: