Giải pháp quản trị nhà hàng tiệc cưới bằng phần mềm Fast Business Online

Hai địa phương có số lượng nhà hàng tiệc cưới lớn nhất nước phải kể đến là Thành phố Hồ Chí Minh với trên 3.000 đơn vị đăng ký kinh doanh nhà hàng, tiệc cưới và Hà Nội là trên 400 tính đến thời điểm hiện tại (thông tin được lọc trên trang web Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam VCCI).

Kéo theo đó là nhu cầu quản lý hiệu quả các hoạt động trong nội bộ của đơn vị thực hiện từ các khâu cơ bản trong toàn bộ quy trình như nhập xuất hàng hoá, quản lý tài sản… đến các khâu đặc thù như quản lý và tổ chức tiệc, hội nghị.

Trong bài viết này, chúng tôi xin giới thiệu quy trình quản lý tiệc bằng phần mềm quản lý nhà hàng tiệc cưới dựa trên giải pháp Fast Business Online mà FAST đã thực hiện, giúp khách hàng trong cùng lĩnh vực đánh giá sự phù hợp mà Fast Business Online mang lại nếu được ứng dụng vào doanh nghiệp.

Bạn đã sẵn sàng chưa?

Đầu tiên, chúng ta cần hiểu quy trình quản lý đặt tiệc về tổng thể bao gồm những bước nào, chúng tôi sẽ mô tả các bước này trong 1 câu chuyện ngắn để giúp bạn dễ hình dung.

“Anh Lâm sắp kết hôn và có nhu cầu đặt tiệc tại nhà hàng Nam Bộ, anh đến gặp quản lý của nhà hàng và trao đổi các thông tin cần thiết trước khi quyết định chọn tổ chức tiệc tại nhà hàng này.

… 2 tháng sau, đám cưới được tổ chức trong sự hạnh phúc ngất ngây của chú rể và cô dâu.”

Câu chuyện đến đây kết thúc… và chúng tôi nghe được câu hỏi của bạn “Vậy quy trình các bước nằm ở đâu?”

Ở đây bạn nhé:

1. Sau khi hỏi han thông tin và cảm thấy ưng ý thuận lòng, quản lý nhà hàng yêu cầu nhân viên lập phiếu đặt tiệc, thể hiện rõ ngày giờ, số bàn, mâm tiệc, các khuyến mãi đã thoả thuận trên giao diện phần mềm của FAST.

Việc này diễn ra khá nhanh chóng, vì các trường thông tin đã được tối ưu theo yêu cầu của nhà hàng từ trước đó.

Nghĩa là dựa trên thói quen lập phiếu từ trước đến giờ của nhà hàng mà đội khảo sát của FAST đã tiến hành, giao diện được điều chỉnh cho phù hợp và nhân viên lập phiếu không phải thay đổi thói quen, cũng như phải học lại cách nhập mới.

Các thông tin có xu hướng ổn định, ít thay đổi như khung giờ, phòng tiệc, khuyến mãi… sẽ được bố trí thành các tuỳ chọn xổ xuống, không cần phải nhập thủ công, còn tên nhân viên nhập phiếu sẽ tự động được tạo bên dưới phần chữ ký sau khi phiếu được in ra.

Thật tiện lợi!

Trong trường hợp phải thay đổi các thông tin trên phiếu do yêu cầu từ phía anh Lâm hoặc từ quản lý, nhân viên vẫn có thể mở lại và cập nhật nhanh chóng.

Bạn có thể xem một Phiếu đặt tiệc mẫu theo link này.

Vậy điều gì tiếp theo sẽ xảy ra?

2. Theo như đã hẹn trước đó với nhà hàng, anh Lâm quay lại để chọn thực đơn cho tiệc cưới và ký hợp đồng chính thức.

Bước này không có gì bất ngờ.

Nhân viên có thể tiến hành soạn thảo hợp đồng với các thông tin có sẵn từ phiếu đặt tiệc được tạo từ lần trước mà không phải nhập tay và linh động điều chỉnh nếu có thay đổi xảy ra phát sinh từ lúc lập phiếu đặt tiệc cho đến thời điểm ký hợp đồng.

Còn việc chọn món cho thực đơn thì sẽ lấy từ danh mục có sẵn trên hệ thống, chỉ cần chọn số lượng, quy cách hoặc một số thông tin tương ứng là xong. Tại đây, ta quy định luôn chi phí cho đồ uống hay dịch vụ phát sinh so với dự kiến.

Tất nhiên do chưa được duyệt, nên tiêu đề của hợp đồng sẽ là Hợp đồng kinh tế dự thảo cho đúng tính chất.

Cùng xem một Hợp đồng mẫu được in ra từ phần mềm quản lý nhà hàng tiệc cưới dựa trên giải pháp Fast Business Online cung cấp tại link này.

3. Sau khi hợp đồng được ký và nhận được tiền cọc, anh Lâm ra về, còn nhà hàng tất bật hoàn tất các phiếu sau đây và gửi đến các chức năng liên quan của nhà hàng.

• Phiếu báo khách: Phiếu này được lập bởi bộ phận kinh doanh và chuyển đến cho kế toán hay bộ phận bếp nhằm thông báo về đơn đặt hàng mới. Tuy nhiên, cần phải thực hiện các bước tiếp theo để hoàn tất quy trình chuẩn bị.
• Phiếu báo thực phẩm dự kiến: Phiếu này mang tính chi tiết hơn so với phiếu báo khách, được gửi cho bếp trưởng nhằm đánh giá lại tình hình nguyên vật liệu căn cứ theo phiếu báo khách ở trên. Sau khi xong, bếp trưởng thông báo cho bộ phận kế toán về lượng nguyên vật liệu cần bổ sung và liên hệ nhà cung cấp.

Như vậy, đến đây quá trình chuẩn bị cho tiệc cưới gần như thực hiện hoàn chỉnh với sự tham gia của các bộ phận trong nhà hàng và sự góp mặt thường xuyên của phần mềm Fast Business Online trong quá trình truyền tải thông tin giữa các bộ phận chức năng.

Điều quan trọng ở đây là tính nhất quán và chính xác của thông tin được tạo ra và cung cấp xuyên suốt các bước ở trên. Việc để xảy ra tình trạng sai lệch thông tin tạo ảnh hưởng không nhỏ tới tới các báo cáo sau này, mà vấn đề chủ yếu nằm ở chi phí và lợi nhuận.

Để giúp việc quản lý được tốt hơn, có 2 chức năng bạn có thể sử dụng trên phần mềm là:

4. Báo cáo theo dõi tiệc: Đây là báo cáo theo dõi quá trình, phản ảnh tình hình tổ chức tiệc và những vấn đề được ghi nhận trong công tác tổ chức.

5. Phiếu chốt tiệc: Phiếu này được lập sau khi tiệc đã được tổ chức xong xuôi, tổng hợp thông tin từ đầu đến cuối nên vai trò của phiếu này khá quan trọng.

1. Đầu tiên là giúp người quản lý nhìn lại hiệu quả tổ chức tiệc, lời lỗ ra sao hoặc cao siêu hơn là phát hiện ra những điểm có vấn đề (nếu có) hay các chi phi phát sinh bất thường.
2. Cực kỳ ý nghĩa trong các báo cáo được đề cập ở mục 6, 7, 8 bên dưới.

6. Báo cáo lãi lỗ từng tiệc: Tất nhiên, buôn bán phải biết lời lỗ.

7. Báo cáo tổng hợp lãi lỗ các tiệc: Xem trong tháng qua những tiệc nào lãi, tiệc nào lỗ.

8. Báo cáo tổng hợp tiền: Phản ánh dòng tiền chung trong suốt quá trình tổ chức tiệc.

Dưới đây là hình ảnh tổng hợp các bước trong quy trình quản lý tiệc cho nhà hàng tiệc cưới sử dụng phần mềm Fast Business Online.

Vậy trong tình huống nhà hàng tiệc cưới của chúng ta mời thêm ban nhạc, vũ đoàn, ca sĩ

hoặc…

Chú rể Lâm không chắc chắn lắm về số bàn tiệc cần cho tiệc cưới thì phần mềm Fast Business Online sẽ xử lý ra sao?

Hoàn toàn dễ dàng!

Trong tình huống đầu, FAST có thể cung cấp module quản lý các dịch vụ khác (ở đây là thuê ban nhạc, vũ đoàn, ca sĩ), bao gồm tên dịch vụ, chi phí và các thông tin cụ thể hơn tuỳ từng khách đặt tiệc.

Còn trong tình huống thứ 2, phần mềm cho phép đề xuất số bàn dự bị tương ứng với các phân cấp 1 – 10 bàn hay 11 – 25 bàn được đặt, thông tin này được lưu ngay từ đầu hoặc cập nhật lại sau khi hoàn thành Phiếu đặt tiệc hoặc khi Hợp đồng kinh tế chưa được duyệt.

Tất nhiên, FAST còn linh hoạt hỗ trợ thêm cho khách hàng các chức năng riêng biệt chưa được đề cập trên đây, nên bạn có thể yên tâm khi sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng tiệc cưới dựa trên giải pháp Fast Business Online.

Đối với các phần hành nghiệp vụ khác như nhập/xuất kho, phải thu, phải trả, tài sản cố định, công cụ dụng cụ… thì việc quản lý chúng trong doanh nghiệp ngành nhà hàng tiệc cưới cũng giống như các ngành nghề khác nên không được đề cập ở đây. Người đọc có thể tham khảo giới thiệu về các tính năng của phần mềm Fast Business Online.