Tài liệu này mô tả Giải pháp ERP Fast Business Online cho hệ thống phân phối thiết bị, với các chức năng chính:
- Quản lý hệ thống khách hàng CRM
- Quản lý mua hàng – dự báo mua hàng
- Quản lý bán hàng
- Quản lý giao hàng
- Quản lý bảo hành – kỹ thuật
- Quản lý kho, kiểm kê.
1. Giới thiệu chung về ngành kinh doanh thiết bị điện tử
1.1. Sản phẩm và dịch vụ
Sản phẩm:
- Bán thiết bị nguyên liệu, không thay đổi cấu hình của nhà sản xuất.
- Bán thiết bị có thay đổi cấu hình của nhà sản xuất.
- Bán sản phẩm lắp ráp theo yêu cầu của khách hàng.
- Bán dịch vụ bảo mật sản phẩm.
Dịch vụ:
- Cho thuê thiết bị điện tử
- Bảo trì
- Hệ thống tư vấn
- Triển khai hệ thống
- Bảo hành tại chỗ
- Sửa chữa
1.2. Mô hình kinh doanh
Có thể có các dạng bán hàng, phân phối sau:
- Bán buôn
- Bán lẻ
- Bán dự án.
1.3. Một số đặc thù của ngành hàng
Quản lý đích danh hàng hóa theo mã IMEI hoặc SERIAL
Imei! Serial!
Những mặt hàng cần phải quản lý bằng mã IMEI hoặc Serial có số lượng đưa ra thị trường luôn được kiểm soát chặt chẽ. Bởi vì, đi kèm với việc bán sản phẩm là các chính sách khác như bảo hành, dịch vụ hậu mãi cho từng hàng hóa cụ thể, vì vậy phần mềm cần theo dõi được việc nhập – xuất – đổi trả – bảo hành, sửa chữa hàng hóa chi tiết theo từng mã imei (đối với điện thoại), serial (đối với thiết bị).
Chính sách bán hàng
Giá bán! Khấu khấu! Khuyến mãi! Bán buôn! Bán sỉ! Bán lẻ!
Ngành kinh doanh thiết bị điện tử có chu kỳ sinh sản ngắn, giá có xu hướng giảm, công nghệ mới liên tục, nhanh chóng lỗi các nhà sản xuất kinh doanh loại mặt hàng phải điều chỉnh các sách chính từ sản phẩm chính sản phẩm, chính sách, chiết khấu chính sách, khuyến mãi sao cho phù hợp với trường nhưng vẫn phải đảm bảo thu được lợi ích lớn nhất. Vì vậy, phần mềm cần phải trả lời ứng dụng được tổ chức, kiểm tra nhiều chương trình chiết khấu – khuyến mãi diễn ra cùng lúc mà không bị nhầm lẫn, kiểm tra nhiều hình thức bán hàng (Giá bán, giá bán lẻ ) và thay đổi một cách linh hoạt theo từng điểm, từng thời kỳ.
Đổi trả – Bảo hành – Kỹ thuật
Sửa chữa ! Bảo hành! Đổi mới! Trả lại ! Hỗ trợ kỹ thuật! Lắp đặt !
Một nhân tố rất quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến công việc kinh doanh thiết bị điện chính là bảo vệ chính sách của nhà sản xuất. Loại hàng điện tử là loại sản phẩm cao cấp có nhiều tính năng khá phức tạp, khách hàng thường lo sợ khi có sự cố, trục trặc và luôn quan tâm đến chế độ hậu mãi, bảo hành của doanh nghiệp. Vì vậy, phần mềm cần theo dõi được bảo hành hạn chế, lịch sử nguyên nhân, kết quả bảo hành – sửa chữa thiết bị để có thể phục vụ khách hàng ở tất cả các điểm thuộc hệ thống bán hàng.
2. Giải pháp phần mềm Fast Business Online
2.1. Mô hình cài đặt và vận hành
Mô hình vận hành trình bày dưới đây là ví dụ cho trường hợp nhà phân phối đồng thời là nhà sản xuất hàng hóa.
Hệ thống ERP Fast Business Online được cài đặt trực tiếp trên máy chủ (Web server – Database server) của khách hàng hoặc thuê server của FAST trên nền tảng cloud server.
Các máy trạm kết nối internet cho người dùng tại các vị trí/phòng ban/cửa hàng truy cập vào ERP Fast Business Online bằng các trình duyệt web Browser thông dụng như: Google Chrome, Microsoft Edge/Explorer, Coc Coc, Internet Explorer, Firefox, Opera…
Số lượng máy trạm có thể không giới hạn, tùy theo số lượng người sử dụng, dễ dàng bổ sung, chỉ cần yêu cầu tối thiểu là máy được kết nối với internet, không phải tải/download, cài đặt thêm bất cứ phần mềm gì.
Tùy theo nhu cầu sử dụng có thể sử dụng máy để bàn/desktop, máy xách tay/laptop, máy tính bảng/tablet hoặc điện thoại di động chạy trên các hệ điều hành windows, linux, Android, iOs…
2.2. Quy trình tổng quan của giải pháp
Giải pháp ERP Fast Business Online cho ngành phân phối thiết bị điện tử là giải pháp quản lý quy trình và thông tin một cách toàn diện, xuyên suốt bao gồm nhiều khâu từ việc quản lý quan hệ khách hàng, quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý giao hàng theo Serial, quản lý công nợ, quản lý đổi trả hàng cho đến bảo hành, sửa chữa sản phẩm.
2.3. Quy trình mua hàng
2.3.1 Công thức lên đơn đặt hàng
Phương pháp dự báo
Phương pháp dự báo được xây dựng dựa trên 1 số phương pháp dự báo kinh tế và kinh doanh như:
- Phương pháp dự báo mô hình đa nhân tố
- Phương pháp dự báo biến thời vụ.
Quy trình dự báo
2.3.2 Quy trình mua hàng
2.4. Quy trình bán hàng
2.4.1. Quy trình bán buôn, bán lẻ
Chi tiết quy trình gồm: Bán hàng – quét barcode giao hàng – nhận hàng bán bị trả lại
Quy trình Bán hàng – Quét barcode giao hàng – Nhận hàng trả lại.xlsx
2.4.2. Quy trình bán hàng dự án
2.4.3. Quy trình bán hàng lắp ráp/rã bộ
2.5. Quy trình bảo hành
2.6. Quy trình kiểm kê
3. Chi tiết tính năng của giải pháp Fast Business Online
3.1. Quản lý Pre-Sale! CRM
- Quản lý lịch làm việc
- Quản lý nhật ký công việc của nhân viên
- Quản lý khách hàng tiềm năng, khách hàng chính thức
- Quản lý các giao dịch phát sinh, các cơ hội bán hàng
- Quản lý nhật ký khảo sát khách hàng
- Theo dõi lịch sử giao dịch của khách hàng (các công việc / sự kiện liên quan đến khách hàng, các cơ hội, báo giá, hợp đồng / đơn hàng, bảo hành thông tin, lịch sử các lần bảo hành, lịch các lần khảo sát khách hàng)
- Theo dõi sinh nhật của khách hàng
- …
3.2. Quản lý mua hàng
- Tính toán hàng bán trung bình
- Tính tốc độ tăng trưởng tháng (G)
- Tính lượng hàng đi đường – đặt mua
- Đặt hàng theo công thức dự báo
- Chuẩn hóa tối ưu quy trình mua hàng: Yêu cầu mua hàng, Đơn mua hàng, phiếu nhập hàng…
- Theo dõi được hàng mua đã đặt, đang trên đường về kho, số lượng hàng đã về kho
- Lưu trữ báo giá sau mỗi lần nhập mua
- So sánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp
- Setup công thức đặt hàng cho từng đơn vị cơ sở riêng biệt
- Theo dõi tính toán thuế nhà thầu
- Theo dõi, phân tích các loại chi phí mua hàng lên phương án mua hàng.
3.3. Quản lý bán hàng
- Chuẩn hóa tối ưu quy trình bán hàng: Giấy báo giá, đơn hàng bán, hóa đơn bán hàng…
- Không giới hạn số cấp duyệt
- Cho phép bán hàng đa hình thức: bán buôn, bán lẻ (Theo dõi giá bán buôn, bán lẻ riêng biệt.) Kiểm soát mức giá thực tế bán so với giá gốc quy định của công ty
- Cho phép giữ chỗ, đặt trước hàng bán hoặc theo dõi hàng demo (hàng demo cho khách, hàng demo tại các triển lãm hội chợ…)
- Theo dõi mức nợ – hạn mức tín dụng, tồn kho nhanh chóng tại Đơn hàng bán / Hóa đơn bán hàng / Giấy báo giá để có phương pháp xử lý kịp thời
- Dữ liệu các bước có thể thừa linh hoạt, giảm thiểu tối đa thao tác nhập liệu
- Kiểm soát nhiều chương trình chiết khấu, khuyến mãi diễn ra cùng lúc mà không xảy ra tình trạng chồng chéo, nhầm lẫn
- Cho phép theo dõi tối đa 4 mức chiết khấu, mỗi mức có thể bao gồm nhiều nấc chiết khấu không giới hạn (hiển thị theo dạng list danh sách tỷ lệ chiết khấu của từng mức), các chiết khấu con này có thể tính trên nguyên giá gốc hoặc tính trên giá trị còn lại của các nấc chiết khấu trước
- Khai báo chương trình khuyến mãi tặng hàng linh động áp dụng cho nhiều đối tượng. Có thể khai báo khuyến mại tặng nhiều loại mặt hàng kèm theo điều kiện
- Theo dõi mức thưởng tương ứng với từng hàng hóa được bán ra làm báo cáo KPI cho từng nhân viên bán hàng, đồng thời làm cơ sở kiểm tra giá bán – chiết khấu phù hợp (Mức thưởng được áp dụng theo từng chiết khấu tỷ lệ khác nhau)
- Thiết lập chiết khấu, khuyến mãi cho cửa hàng, chi nhánh
- Đối tượng, phạm vi chiết khấu khuyến mãi đa dạng: Theo bill, thời gian, ngày, dòng sản phẩm, khách hàng, cửa hàng, bộ sản phẩm…
- Hệ thống tự động áp dụng tính toán chiết khấu, khuyến mãi theo ban đầu thiết lập
- Liên kết tới quy trình mua hàng máy chủ kinh doanh bán hàng kịp thời
- …
3.4. Quản lý thanh toán – giao hàng
- Hỗ trợ tính tiền, thanh toán hóa đơn nhanh chóng
- Quản lý công nợ theo hạn thanh toán, tuổi nợ
- Kiểm soát phân quyền in hóa đơn
- Tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice, cho phép phát hành hóa đơn nhanh chóng thuận lợi.
- Quản lý chi tiết thời hạn thanh toán
- Kiểm soát giao hàng bằng máy quét barcode theo số serial
- Cho phép giao hàng hộ các cửa hàng, chi nhánh khác
- Quản lý quá trình giao hàng cho khách hàng: Nhân viên giao hàng, thời gian giao hàng, địa chỉ giao hàng, số tiền giao, số kiện…
3.5. Quản lý bán hàng được trả lại
- Hỗ trợ lấy thông tin hàng trả trên hóa đơn bán hàng bằng Serial, người dùng hoàn toàn không phải nhập liệu lại thông tin đổi trả – các chính sách chiết khấu, khuyến mãi đã áp dụng
- Áp dụng chiết khấu, khuyến mãi như bán hàng
- Áp dụng quy trình duyệt đổi trả theo nhiều khâu: Nhân viên bán hàng, kế toán hóa đơn, bảo hành, kỹ thuật…
- Hàng trả lại sẽ được clear toàn bộ thông tin, lịch sử giao dịch phục vụ việc bán hàng bảo hành sau này cho các khách hàng tiếp theo
- …
3.6. Quản lý bảo hành-kỹ thuật
- Quy trình được quản lý theo các bước rõ ràng từ khi nhận thiết bị, xác nhận thời hạn bảo hành còn không? nhận vào bảo hành, có cấp thiết bị thay thế tạm thời không? Có tính phí dịch vụ không? Trả bảo hành có nhận lại thiết bị cấp thay thế không?
- Quản lý bảo hành – sửa chữa sản phẩm bằng serial
- Tra cứu lịch sửa chữa – bảo hành dễ dàng
- Ghi nhận và lên kế hoạch các công việc mà phòng kỹ thuật thực hiện hàng ngày
- Có thể theo dõi tình hình thực hiện công việc: Kế hoạch, chưa thực hiện, đang thực hiện, đã hoàn thành.
- Đánh giá kết quả của công việc: Vượt ngoài mong đợi, tốt, cần cải thiện
- Lên báo cáo thống kê tình hình thực hiện công việc của các nhân viên theo khoảng thời gian
- Lên các báo cáo KPI đánh giá nhân viên…
3.7. Quản lý tồn kho – kiểm kê
- Quản lý thông tin hàng hóa không giới hạn
- Lưu trữ chi tiết hàng hóa theo Serial
- Quản lý thông tin theo serial: ngày nhập, ngày xuất, hạn bảo hành, nhà phân phối, kho nhập, vị trí nhập, thiết bị lắp ráp…
- Quản lý tồn kho chi tiết đến từng nhân viên bán hàng
- Quản lý luân chuyển hàng hóa giữa các kho, nhân viên, chi nhánh…
- Quản lý hàng giữ chỗ cho khách hàng
- Quản lý hàng đi đường, hàng đang luân chuyển
- Quản lý kiểm kê
- Giao diện đơn giản và thông minh giúp tra cứu hàng hóa dễ dàng, cập nhật thông tin sản phẩm mọi lúc mọi nơi trên nhiều thiết bị, giúp bán hàng hiệu quả hơn
- Quản lý cùng lúc nhiều kho
- Thống kê số lượng hàng tồn theo từng kho
- Cảnh báo tồn kho min, max
- Tạo và quản lý kết quả các đợt kiểm kê trên phần mềm
- Cho phép nhập kết quả kiểm kê thực tế từ file excel
- Điều chỉnh kết quả kiểm kê sau kiểm kê
- Các báo cáo theo dõi kiểm kê
- …
3.8. Hệ thống báo cáo
Cung cấp các báo cáo quản trị, báo cáo phân tích và biểu đồ về tình hình hoạt động, lãi lỗ của từng công ty, các báo cáo phân tích theo ngành hàng, theo địa bàn, theo xu hướng khách hàng, theo chương trình khuyến mãi, theo nhà cung cấp…kịp thời cho bộ máy quản lý và điều hành cửa hàng/chuỗi cửa hàng.
- Hệ thống báo cáo bán hàng
- Hệ thống báo cáo phân tích
- Sổ quỹ, nhật ký thu chi
- Hệ thống báo cáo nhập – xuất – tồn kho
- Các báo cáo customize theo yêu cầu của khách hàng…
3.9. Quản trị hệ thống
- Quản lý danh sách người sử dụng, nhóm người sử dụng
- Phân quyền chức năng sử dụng theo người sử dụng, nhóm người sử dụng
- Bảo trì số liệu
- …
4. Công nghệ, tích hợp, kết nối
- Giao diện hệ thống: Web
- Môi trường hoạt động:
- LAN
- Internet, kết nối từ xa
- Hỗ trợ thiết bị di động
- Kiến trúc công nghệ
- Kiến trúc Client – server
- Kiến trúc hướng dịch vụ (SOA )
- Nhiều lớp mô hình (N-tier)
- Bảo mật
- Hệ thống hỗ trợ cơ chế bảo mật thông tin nhiều lớp
- Hiệu năng làm việc
- Khả năng làm việc với lượng dữ liệu lớn, độ ổn định cao, vận hành liên tục lâu dài.
- Hệ thống có cơ chế phòng ngừa, khắc phục rủi ro, xử lý sự cố bất thường nếu nó xảy ra
- Đồng bộ dữ liệu lên Website công ty
- Thiết bị ngoại vi: Máy in tem barcode, Máy quét mã vạch.
Tác giả bài viết:
