Định biên nhân sự là gì? Nguyên tắc và cách tính

Một trong những công cụ quản lý nhân sự quan trọng nhất mà mọi tổ chức cần phải nắm vững là định biên nhân sự. Yếu tố này không chỉ giúp xác định số lượng nhân viên cần thiết cho từng vị trí công việc mà còn đảm bảo mỗi thành viên trong tổ chức có thể phát huy tối đa năng lực của mình. Trong bài viết này, hãy cùng FAST tìm hiểu “Định biên nhân sự là gì?” và các nguyên tắc tính toán để có thể quản lý định biên nhân sự một cách hiệu quả nhất.

1. Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự là thuật ngữ dùng để chỉ quá trình xác định số lượng và cấu trúc nhân sự cần thiết cho một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Đây là bước quan trọng giúp đảm bảo rằng tổ chức có đủ người, với đủ năng lực và kỹ năng cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ và đạt được mục tiêu đã đặt ra.

Quá trình định biên nhân sự bao gồm việc phân tích và đánh giá các yếu tố như: Khối lượng công việc hiện tại và dự kiến, hiệu quả lao động, và chiến lược phát triển của tổ chức. Từ đó, nhà quản lý có thể xác định số lượng nhân viên cần thiết cho từng phòng ban, từng vị trí công việc cụ thể.

Ngoài ra, định biên nhân sự cũng giúp tổ chức kiểm soát và tối ưu hóa chi phí lao động. Việc phân loại rõ ràng các vai trò, trách nhiệm và quyền hạn cho từng vị trí giúp hạn chế sự trùng lặp nhiệm vụ và cắt giảm chi phí không cần thiết, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động chung của tổ chức.

2. Điều kiện để định biên nhân sự

Để định biên nhân sự, các cơ quan, tổ chức cần đảm bảo những điều kiện sau:

2.1. Với cấp công ty

• Định hướng chiến lược nhân sự rõ ràng: Mọi tổ chức cần có một bản định hướng chiến lược nhân sự cụ thể, dựa trên mục tiêu và chiến lược tổng thể của công ty. Điều này bao gồm việc xác định các vai trò và năng lực cần thiết để đạt được các mục tiêu đó.
• Kế hoạch kinh doanh chặt chẽ: Một kế hoạch kinh doanh bài bản, chi tiết cần được thiết lập, bao gồm ngân sách và các kịch bản để ứng phó với thách thức không lường trước. Điều này giúp đảm bảo rằng quá trình định biên nhân sự phù hợp với khả năng tài chính và mục tiêu phát triển của công ty.

2.2.Với cấp bộ phận

• Chi tiết về vai trò và trách nhiệm: Mỗi bộ phận cần xác định rõ ràng vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của từng vị trí công việc. Điều này bao gồm cả việc phân định rõ ràng tần suất và quy trình thực hiện các nhiệm vụ để tối ưu hóa hiệu quả công việc.
• Kỳ vọng và kết quả công việc: Cần có sự rõ ràng về kỳ vọng đối với mức độ thành thạo và ước lượng kết quả đầu ra cho mỗi vị trí, giúp đánh giá và điều chỉnh quá trình làm việc sao cho phù hợp.
• Ứng dụng tự động hóa và quản lý dữ liệu: Hiểu biết về mức độ ứng dụng công nghệ tự động hóa trong từng quy trình làm việc cũng như hệ thống quản lý dữ liệu hiện có giúp xác định nhu cầu về nhân sự một cách chính xác hơn.

3. Vai trò của định biên nhân sự

Định biên nhân sự đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp nhờ vào các yếu tố như: 

3.1. Đảm bảo đủ nhân lực

Định biên nhân sự giúp tổ chức đảm bảo luôn có đủ số lượng nhân viên để thực hiện các hoạt động hàng ngày một cách hiệu quả. Nếu định biên không đúng, tổ chức có thể gặp khó khăn trong việc hoàn thành công việc, gây ảnh hưởng đến sản xuất, chất lượng dịch vụ cũng như khả năng cạnh tranh.

3.2. Tối ưu hóa sự phân công công việc

Bằng cách xác định vai trò phù hợp cho từng vị trí, nhân viên thông qua việc phân chia công việc hợp lý, doanh nghiệp có thể tận dụng tốt năng lực, kỹ năng của mỗi người, đảm bảo nhân viên đảm nhận nhiệm vụ phù hợp với khả năng của mình. 

Tối ưu hóa phân công công việc trong định biên nhân sự cũng giúp tăng cường động lực cho nhân viên, giúp họ tìm được niềm vui trong công việc cũng như nỗ lực hướng về mục tiêu chung của tổ chức.

3.3. Đảm bảo hiệu suất làm việc

Khi đội ngũ nhân viên hài lòng với vai trò của họ trong doanh nghiệp, cũng như tổ chức có đủ nhân lực để đáp ứng khối lượng công việc, những điều này đảm bảo hiệu suất làm việc của nhân viên. Đồng thời giảm thiểu sự chồng chéo, quá tải trong công việc.

3.4. Phát triển và quản lý nhân viên

Định biên nhân sự cung cấp cơ hội để xác định nhu cầu đào tạo và phát triển cho nhân viên. Hoạt động này giúp tổ chức nhận ra các kỹ năng cần thiết để nâng cao năng lực làm việc của nhân viên hiện tại, cũng như chuẩn bị cho sự thăng tiến trong tương lai.

3.5. Kiểm soát chi phí nhân sự

Hoạt động định biên nhân sự cũng đóng vai trò trong việc kiểm soát chi phí nhân sự của tổ chức. Nếu định biên quá ít nhân viên, có thể dẫn đến sự quá tải công việc cho nhân viên hiện có và tăng nguy cơ cháy việc. Ngược lại, nếu định biên quá nhiều, tổ chức có thể phải tiêu tốn quá nhiều nguồn lực cho nhân viên không cần thiết, gây tốn kém, lãng phí nguồn lực.

3.6. Tăng cường tính linh hoạt

Trong một môi trường kinh doanh đầy biến động, khả năng thích ứng nhanh chóng với thay đổi là cực kỳ quan trọng. Định biên nhân sự giúp tổ chức linh hoạt điều chỉnh quy mô lao động theo các điều kiện thị trường, đảm bảo sự cân bằng giữa nhu cầu và nguồn lực.

3.7. Hỗ trợ phát triển chiến lược

Định biên nhân sự cung cấp cái nhìn chi tiết về cấu trúc hiện tại và nhu cầu nhân sự trong tương lai dựa trên mục tiêu và kế hoạch phát triển của tổ chức. Nhờ đó, các nhà lãnh đạo có thể đưa ra quyết định chiến lược sáng suốt hơn về tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự.

>> Xem thêm: 10 phần mềm quản lý tuyển dụng nhân sự tốt nhất cho doanh nghiệp

4. Nguyên tắc tính định biên nhân sự

Để tính toán định biên nhân sự một cách chính xác, có một số nguyên tắc cơ bản cần được áp dụng:

4.1. Tỷ lệ tương quan giữa các bộ phận

Số lượng nhân sự cần thiết cho từng bộ phận hoặc phòng ban phụ thuộc vào tỷ lệ tương quan giữa chúng. 

Ví dụ, nếu doanh thu của doanh nghiệp tăng 20% so với năm trước, thì định biên nhân sự có thể cần tăng 10%. Đồng thời, tỷ lệ giữa các nhóm vị trí làm việc trực tiếp và gián tiếp cũng cần được xem xét, chẳng hạn 65% nhân viên làm công việc trực tiếp và 35% làm công việc gián tiếp. Tỷ lệ giữa quản lý và nhân viên có thể là 15% quản lý và 85% nhân viên.

4.2. Định mức lao động

Định mức này thường được áp dụng cho các khối sản xuất và kinh doanh dựa trên khối lượng công việc. Trong kinh doanh, có thể áp dụng hệ chi tiêu hệ suất, tức là định mức dựa vào hiệu quả và năng suất lao động. Đối với các bộ phận hỗ trợ hoặc gián tiếp, định mức có thể dựa vào số đối tượng phục vụ hoặc tần suất và thời lượng của các công việc cụ thể.

4.3. Tần suất và thời lượng công việc

Đối với các khối gián tiếp, việc tính toán nhân sự dựa trên số lượng, chức vụ, và thời gian cần thiết để hoàn thành công việc. Tham khảo từ các thực tiễn của doanh nghiệp khác có thể hỗ trợ trong việc đặt ra tiêu chuẩn phù hợp.

Thông qua việc áp dụng những nguyên tắc này, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng mỗi bộ phận đều có đủ nhân sự cần thiết, không quá tải nhưng vẫn đủ để đáp ứng hiệu quả công việc, từ đó góp phần vào sự phát triển bền vững và thành công của tổ chức.

5. Công thức tính định biên nhân sự

Công thức tính định biên nhân sự có thể thay đổi tùy theo từng trường hợp cụ thể của doanh nghiệp hoặc tổ chức, nhưng có thể áp dụng một số nguyên tắc chung để ước tính số lượng nhân viên cần thiết. Dưới đây là một ví dụ về cách tính định biên nhân sự cho một cửa hàng bán sách:

• Xác định thời gian làm việc hàng ngày: Giả sử cửa hàng mở cửa 7 tiếng mỗi ngày, kể cả ngày Chủ nhật và lễ tết. Thời gian mở cửa này được tính là một ca làm việc.
• Tính toán số ngày nghỉ của nhân viên: Theo Luật Lao động, mỗi nhân viên được nghỉ tổng cộng 88 ngày một năm, bao gồm 52 ngày chủ nhật, 12 ngày phép năm và 24 ngày nghỉ bù cho các ngày lễ tết. Do đó, số ngày làm việc thực tế trong một năm của một nhân viên là: 365 ngày – 88 ngày = 277 ngày.
• Tính toán hệ số bù trừ nhân sự: Để đảm bảo có đủ nhân viên cho mỗi ca làm việc hàng ngày trong suốt cả năm, cần phải xác định số lượng nhân viên cần thiết bằng cách chia tổng số ngày trong năm cho số ngày làm việc thực tế của một nhân viên. Ví dụ, 365 ngày chia cho 277 ngày làm việc = hệ số 1.32.
• Công thức tính định biên nhân sự: Sử dụng công thức sau để tính số nhân viên cần tuyển:

Trong đó:

N: Số nhân viên cần thiết cho một ca làm việc.

C: Số ca làm việc mỗi ngày của cửa hàng.

1.32: Là hệ số bù trừ nhân sự.

Công thức này giúp cửa hàng ước tính số lượng nhân viên cần thiết để đáp ứng nhu cầu hoạt động hàng ngày, đảm bảo rằng cửa hàng luôn có đủ nhân viên để phục vụ khách hàng mà không bị thiếu hụt hoặc dư thừa nhân sự.

6. Quy trình xây dựng định biên nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Bước 1. Xác định nhu cầu nhân lực

Bước đầu tiên trong quá trình định biên nhân sự là xác định nhu cầu nhân lực của tổ chức cho tương lai nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ người, với đủ kỹ năng và năng lực cần thiết, để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Dưới đây là những gì cần được xem xét:

• Số lượng nhân sự cần thiết cho mỗi vị trí, bộ phận, giúp đảm bảo tổ chức có đủ người để đối phó với các nhiệm vụ và trách nhiệm hiện tại cũng như tương lai.
• Chất lượng nhân sự cần đạt được các tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn, kỹ năng và kinh nghiệm đáp ứng yêu cầu của công việc, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc trong tổ chức.
• Cơ cấu nhân sự cần có, bao gồm sự phân chia các bộ phận và mối liên hệ giữa các vị trí trong tổ chức, đồng thời cũng cần xác định các vị trí trọng yếu để tăng tính hiệu quả.

Để thực hiện được việc này, doanh nghiệp cần thu thập và phân tích các thông tin quan trọng sau:

• Nắm rõ kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp, nhất là mục tiêu và dự kiến tăng trưởng để xác định nhu cầu nhân sự hỗ trợ các mục tiêu đó.
• Phân tích chiến lược phát triển giúp định hình các yêu cầu về nhân sự trong tương lai, bao gồm cả việc mở rộng hoặc thu hẹp các hoạt động kinh doanh.
• Xem xét mục tiêu cụ thể của từng  vị trí, bộ phận, phòng ban và đảm bảo rằng nhân sự được phân bổ phù hợp theo nhu cầu.
• Thực trạng nguồn lực hiện tại của doanh nghiệp: Đánh giá nguồn nhân lực hiện có và xác định các khoảng trống về kỹ năng hoặc số lượng nhân sự cần bổ sung.

Bước 2. Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Mục đích của bước này là để đánh giá các ưu điểm và nhược điểm của nhân viên hiện tại, xem xét sâu về hệ thống và quy trình quản lý nhân sự. Đây là nền tảng quan trọng để đưa ra các quyết định tuyển dụng và đào tạo phù hợp trong tương lai.

Đối với hệ thống:

• Đánh giá nhân sự hiện tại: Xem xét số lượng nhân viên, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc và thái độ trong công việc, bao gồm việc đánh giá cả chất lượng cá nhân và hiệu quả lao động của nhóm.
• Xem xét cấu trúc tổ chức: Phân tích các loại hình hoạt động, trách nhiệm, quyền hạn của từng vị trí và mối quan hệ giữa các nhân viên trong công ty.
• Chính sách nhân sự: Đánh giá hiệu quả của các chính sách hiện hành liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, và kỷ luật nhân viên.

Đối với quy trình:

• Tìm hiểu về cảm giác và thái độ của nhân viên đối với công việc và môi trường làm việc hiện tại.
• Phân tích liệu công việc có đủ sức hấp dẫn, thúc đẩy nhân viên phấn đấu không, và liệu có cần thiết kế lại công việc để tăng cường động lực làm việc hay không.
• Văn hóa doanh nghiệp: Đánh giá tác động của văn hóa doanh nghiệp đối với hiệu suất làm việc và sự gắn kết của nhân viên.
• Mục tiêu và thách thức của doanh nghiệp: Xác định các mục tiêu kinh doanh hiện tại và tương lai cũng như các thách thức mà doanh nghiệp có thể đang đối mặt.

Bước 3. Quyết định tăng hay cắt giảm nhân sự

 Dựa vào đánh giá chi tiết về tình hình hiện tại và dự kiến tương lai, doanh nghiệp sẽ xác định cần thêm nhân viên hay cần cắt giảm số lượng tùy theo từng vị trí, bộ phận, phòng ban.

Tăng nguồn nhân lực khi:

• Doanh nghiệp đặt mục tiêu mở rộng, phát triển sản phẩm mới, hoặc mở rộng thị trường.
• Nếu nhân viên hiện tại không thể đáp ứng được khối lượng công việc hoặc kỹ năng cần thiết.
• Khi doanh nghiệp quyết định mở rộng quy mô hoạt động, chẳng hạn như mở chi nhánh mới hoặc phát triển vào lĩnh vực mới.

Giảm nguồn nhân lực khi:

• Trong trường hợp nhu cầu kinh doanh giảm, chẳng hạn như do thay đổi thị hiếu khách hàng hoặc tác động từ kinh tế vĩ mô.
• Đôi khi do sự thay đổi trong quy trình công nghệ hoặc tổ chức lại công việc, một số vị trí có thể không còn cần thiết, dẫn đến tình trạng dư thừa nhân sự.
• Trong bối cảnh cần tối ưu hóa ngân sách, việc cắt giảm nhân sự có thể là biện pháp được áp dụng để giảm chi phí hoạt động.

Bước 4. Lên kế hoạch thực hiện

Sau khi đã xác định nhu cầu và thực trạng nguồn nhân lực, đồng thời quyết định số lượng nhân sự cần tăng hoặc giảm, doanh nghiệp cần lên kế hoạch cụ thể để thực thi các quyết định này một cách hiệu quả. Mục tiêu chính là để tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa nguồn nhân lực, nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ năng lực để đáp ứng yêu cầu hiện tại và tương lai. 

Dưới đây là các yếu tố cần có trong kế hoạch thực hiện:

• Xác định lịch trình và phương thức tuyển dụng để thu hút và chọn lọc nhân sự phù hợp cho các vị trí cần bổ sung, chẳng hạn: Lựa chọn kênh tuyển dụng, tiêu chí, thời gian dự kiến hoàn thành…
• Phát triển một kế hoạch cho việc thăng chức hoặc thuyên chuyển nhân sự nội bộ, giúp tận dụng tối đa năng lực nhân viên hiện tại và đồng thời tăng cơ hội phát triển của nhân viên trong tổ chức.
• Đánh giá và xác định cơ cấu tổ chức tối ưu cho mỗi phòng ban, đảm bảo phân bổ nhân sự phù hợp với yêu cầu công việc và hiệu quả hoạt động.
• Xác định và thực hiện việc giảm bớt những nhân viên không còn phù hợp hoặc không đạt hiệu quả công việc yêu cầu. 

Bước 5. Đánh giá

Bước đánh giá này rất quan trọng, nhằm giúp doanh nghiệp biết được những sai sót giữa các mục tiêu và kế hoạch thực tế. Từ đó phân tích nguyên nhân để rút kinh nghiệm cho những lần định biên nhân sự trong tương lai. Ở bước này, doanh nghiệp cần:

• Thu thập thông tin về kết quả thực hiện kế hoạch như dữ liệu về tuyển dụng, đề bạt, thuyên chuyển và cắt giảm nhân sự.
• Phân tích mức độ thành công của các kế hoạch dựa trên các chỉ tiêu và mục tiêu đã định trước và xác định xem các mục tiêu về năng suất, hiệu quả và chi phí có được đáp ứng hay không.
• Dựa trên kết quả đánh giá, xác định những điểm cần được cải thiện, sửa đổi hoặc thay đổi trong các kế hoạch tương lai

7. Fast HRM Online – Phần mềm hỗ trợ định biên nhân sự

Trong thời đại công nghệ số, việc sử dụng phần mềm để quản lý và tối ưu hóa nguồn nhân lực là một lựa chọn thông minh và hiệu quả cho các doanh nghiệp. Fast HRM Online là một phần mềm quản lý nhân sự cho phép theo dõi định biên nhân sự. Fast HRM Online được thiết kế để đáp ứng nhu cầu đa dạng của các tổ chức trong việc quản lý nhân sự một cách khoa học và chính xác. 

Có thể kể đến các tính năng nổi bật của Fast HRM Online như:

• Phân tích nhu cầu nhân sự: Phần mềm cung cấp công cụ phân tích mạnh mẽ, cho phép doanh nghiệp dự đoán nhu cầu nhân sự dựa trên các dữ liệu lịch sử, xu hướng thị trường và kế hoạch kinh doanh. Nó tự động tính toán số lượng và chất lượng nhân sự cần thiết cho mỗi phòng ban, dựa trên mô hình kinh doanh và mục tiêu phát triển của công ty.
• Quản lý và phân tích thực trạng nhân sự: Fast HRM Online tích hợp tính năng đánh giá nhân viên, bao gồm trình độ, kỹ năng, hiệu quả công việc và thái độ làm việc. Từ đó phần mềm giúp nhận diện sức mạnh và điểm yếu của nguồn nhân lực hiện tại, đồng thời phân tích mối quan hệ giữa các nhóm và bộ phận.
• Tối ưu hóa cấu trúc tổ chức: Phần mềm cũng cung cấp công cụ để thiết kế và tối ưu hóa cấu trúc tổ chức. Người dùng có thể dễ dàng mô phỏng và điều chỉnh cấu trúc tổ chức để phù hợp với các thay đổi trong kế hoạch kinh doanh và định biên nhân sự.
• Lập kế hoạch tuyển dụng và thuyên chuyển: Giải pháp này còn cho phép lập kế hoạch tuyển dụng, đề bạt và thuyên chuyển nhân sự một cách linh hoạt. Các kế hoạch này có thể được tạo tự động dựa trên dữ liệu phân tích, đảm bảo nguồn nhân lực được phân bổ hiệu quả theo nhu cầu thực tế.
• Đánh giá hiệu quả: Phần mềm được tích hợp các công cụ đánh giá để theo dõi hiệu quả thực hiện kế hoạch định biên nhân sự. Phần mềm này cung cấp báo cáo chi tiết về kết quả và hiệu quả của các chính sách nhân sự, giúp nhận diện kịp thời các vấn đề và điều chỉnh chính sách.
• Tính năng tùy biến và mở rộng: Đặc biệt, giải pháp rất dễ dàng tùy chỉnh để phù hợp với các yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp, không chỉ trong hiện tại mà còn có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu thay đổi trong tương lai.
• Giao diện thân thiện và dễ sử dụng: Với thiết kế giao diện trực quan, thân thiện với người dùng, Fast HRM Online sẽ giúp người quản lý thực hiện các thao tác một cách dễ dàng, không đòi hỏi nhiều kinh nghiệm công nghệ thông tin.

Có thể nói rằng, định biên nhân sự là một khía cạnh cốt lõi trong quản lý nguồn lực nhân sự, đóng vai trò thiết yếu trong việc tối ưu hóa hiệu quả và đạt được các mục tiêu doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự Fast HRM Online không chỉ tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác mà còn giúp các doanh nghiệp thích ứng với mọi thay đổi, đảm bảo thành công bền vững. Gọi ngay để được tư vấn!

8. Một số câu hỏi thường gặp về định biên nhân sự

Định biên nhân sự có thể thay đổi không?

Có, định biên nhân sự có thể thay đổi theo từng giai đoạn phát triển của tổ chức, nhu cầu thị trường, hoặc thay đổi trong chiến lược kinh doanh.

Thông tin liên hệ: 

• Website: https://fast.com.vn/ 
• Email: info@fast.com.vn 
• Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST    
• Zalo: https://zalo.me/phanmemfast