LộcTT: Người quản lý tận tâm

Đời người lắm lúc lên voi xuống ngựa. Hơn 10 năm gắn bó với FAST với những lần biến động, thay đổi nhân sự, nhưng anh chưa bao giờ có ý nghĩ từ bỏ, buông xuôi mọi cố gắng. Vị trí công việc mà anh làm lên xuống như đồ thị hình sin. Từ một anh nhân viên, lên trưởng nhóm, rồi TP Phòng Hỗ trợ & Chăm sóc Khách hàng, rồi lại chuyển xuống làm trưởng nhóm tư vấn ứng dụng (TVUD), và bây giờ là TP P.TVUD2. Anh tếu táo rằng đây có phải là vị trí cuối cùng trong sự nghiệp của mình ở FAST hay không thì còn phụ thuộc vào quyết định của BGĐ. Dù ở bất cứ vị trí nào anh vẫn luôn hoàn thành tốt công việc của mình.

Anh là người có thâm niên trên 10 năm ở FAST, trong suốt thời gian làm việc cũng kinh qua nhiều vị trí công việc khác nhau, theo anh thì vị trí nào phù hợp với anh nhất?

Đúng là anh đã làm việc tại công ty hơn 10 năm và đã làm nhiều công việc khác nhau tại nhiều vị trí khác nhau. Với anh, không có vị trí nào là phù hợp nhất. Tại mỗi vị trí anh đều thấy có những khó khăn riêng. Khi mà mình tìm thấy cách giải quyết hoặc vượt qua khó khăn thì anh thấy rất vui. Đó là những niềm vui, niềm hạnh phúc khi mình thành công. Anh chưa bao giờ từ chối nhiệm vụ, chưa bao giờ từ chức và luôn sẵn sàng với các công việc mà lãnh đạo giao phó.

Với anh, bất cứ vị trí, công việc nào cũng đều có ý nghĩa. Ý nghĩa dễ hiểu, dễ gần nhất là anh đang được chung tay làm việc, chung sức đóng góp cho công ty, được công ty trả lương, được mọi người tôn trọng vì những thành quả đóng góp, xây dựng của mình. Anh tin rằng dù ở bất cứ vị trí nào, mọi nỗ lực cố gắng của mình cũng sẽ được ghi nhận.

Dù ở bất cứ vị trí nào anh vẫn luôn vui vẻ chấp nhận và luôn hoàn thành tốt công việc. Làm thế nào để luôn hoàn thành tốt công việc dù ở ở bất kỳ vị trí nào, thưa anh?

Để luôn hoàn thành tốt công việc (dù bất cứ ở vị trí nào) thì phải luôn xác định mình đang làm công việc gì? Làm cho ai? Tại sao phải làm? Làm như thế nào?

Với anh, anh luôn có đam mê, yêu thích công việc mình làm, luôn so sánh và mong muốn mình làm tốt hơn những gì mình đang làm. Con người ta không phải lúc nào cũng chỉ làm công việc mình đam mê, yêu thích, có những việc không thích nhưng vẫn phải làm và cố gắng biến nó thành sở thích.

Khi vừa mới nhậm chức TP P.TVUD2, anh đã đề ra quy chế nội bộ, quy trình làm việc của phòng rất chi tiết, quy củ. Anh có thể cho biết lí do anh lập ra những quy định, quy trình đó? Anh đã suy nghĩ về nó trong bao lâu?

Bất kỳ một tổ chức nào, dù bé hay lớn cũng đều phải có quy củ nếu muốn tồn tại. Đó chính là lý do anh đưa ra quy chế, quy trình nội bộ. Quy chế, quy trình nội bộ là vấn đề đầu tiên trong suy nghĩ của anh ngay sau khi nghe BGĐ trao đổi về việc thành lập Phòng TVUD2. Anh bắt tay vào làm quy chế, quy trình nội bộ trước khi thành lập phòng chính thức. Buổi họp đầu tiên ra mắt phòng cũng là buổi họp thông qua quy chế, quy trình mới. Thực ra thì việc lập các quy chế, quy trình nội bộ như vậy anh làm từ hồi còn làm Phòng Hỗ trợ & Chăm sóc Khách hàng. Sau này làm Trưởng nhóm TVUD Fast Accounting bản chuẩn anh cũng lập quy chế, quy trình nội bộ của bộ phận mình.

Việc khó khăn đối với 1 trưởng phòng là quản lý sát sao công việc của từng nhân viên. Anh đã làm việc đó như thế nào?

Quản lý nhân viên vừa dễ lại vừa khó. Không quản lý sát sao công việc của nhân viên thì không thể đạt được kết quả mong muốn. Quản lý sát sao thì lại dễ gây ức chế, áp lực, bức xúc cho nhân viên làm việc. Cho nên khi làm việc với nhân viên thì phải vừa nhẹ nhàng vừa phải kiên quyết. Anh lên lịch họp cứng hàng tuần. Tuần nào cũng họp đều đặn vào một buổi duy nhất. Nội dung họp là rà soát, đánh giá công việc chi tiết từng hợp đồng của từng nhân viên. Cần thiết thì trao đổi thảo luận, giải quyết các vấn đề khó khăn trong việc thực hiện hợp đồng. Lúc đầu sẽ cảm thấy gò bó, nhưng vì làm đều đặn dần dần sẽ trở thành công việc quen thuộc hàng tuần.

Để nhân viên của mình làm việc hiệu quả, theo anh điều quan trọng là áp đặt quy chế một cách nghiêm khắc và bắt buộc mọi người tuân theo sẽ tốt hơn hay để cá nhân tự giác sẽ tốt hơn?

Theo anh, tự giác sẽ được sinh ra sau khi áp đặt. Tự giác như một phản xạ có điều kiện vậy. Các nhân viên khi mới làm việc với anh đều kêu ca về vấn đề áp đặt, khó tính, bôn-sê-vic… Nhưng theo thời gian thì mọi người tự nhiên tự giác. Tự giác vì biết việc áp đặt đó có lợi như thế nào cho tập thể và cho cá nhân mỗi người. Anh hoàn toàn hãnh diện và tự tin rằng nhân viên của bộ phận anh quản lý luôn là những nhân viên tự giác nhất công ty. Khi nhân viên tự giác cộng với việc kiểm soát sát sao công việc của người quản lý thì chắc chắn hiệu quả công việc sẽ cao.

Làm thế nào để khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên một cách nguyên tắc mà không khiến nhân viên cảm thấy gò bó, cứng nhắc?

Để khích lệ tinh thần làm việc cho nhân viên thì sẽ phải cho nhân viên thấy quyền lợi tương xứng khi làm việc chăm chỉ, đáp ứng các yêu cầu khắt khe của công việc. Nâng cao năng suất lao động chính là nâng cao thu nhập của mỗi cá nhân. Phải tạo được môi trường làm việc đoàn kết, ngoài công việc là tình cảm anh chị em gắn bó.

Nhiều quản lý có tâm lý rằng để nhân viên tự lập để cọ xát với thực tế, nếu mỗi lần gặp khó khăn là kêu gọi sự hỗ trợ của cấp trên sẽ tạo tâm lý ỷ lại, không chịu khó tìm tòi. Với anh, thời điểm nào thích hợp để hỗ trợ cấp dưới?

Anh sẽ hỗ trợ nhân viên ngay khi nhân viên gặp khó khăn hoặc nhận thấy nhân viên gặp khó khăn. Tuy nhiên, tuỳ tường trường hợp, mức độ khó khăn anh sẽ có cách can thiệp, giúp đỡ khác nhau.

Ban đầu anh sẽ quan sát cách làm của nhân viên, nếu thấy ổn thì để nhân viên tự giải quyết tiếp, nếu không anh sẽ cùng vạch ra các hướng giải quyết. Anh sẽ là người trực tiếp giải quyết cuối cùng.

Không được để cho nhân viên có tâm lý ỷ lại, không chịu tìm tòi nhưng lại phải luôn là chỗ dựa cho nhân viên. Không được để cho nhân viên cảm thấy lo lắng, bất an về bất kỳ một vấn đề công việc nào đó ngoài tầm kiểm soát của họ. Nói tóm lại người quản lý phải như 1 thầy dạy bơi chứ không phải là 1 cái phao bơi.

Chỉ trong một thời gian ngắn, cách quản lý của anh đã cho kết quả rất tích cực. Tất cả các hợp đồng đều được triển khai “gọn gàng”, hiệu quả. Quản lý tốt thời gian của nhân viên, nhân viên được làm việc, được đánh giá sát, được thưởng khích lệ nếu làm tốt công việc. Khách hàng hài lòng khi các vấn đề phát sinh đều được xử lý kịp thời. Để có được kết quả tốt như thế cần những yếu tố gì?

Để đạt được những kết quả tích cực trong việc thì sếp phải truyền được động lực cho nhân viên. Làm sao để cho nhân viên gắn bó, nhiệt huyết với công việc, hăng say, ganh đua nhau làm tốt công việc cá nhân, lo lắng cho kết quả chung của phòng. Chỉ có cách duy nhất đó là chỉ rõ cho mọi người thấy mình đang làm công việc gì, làm cho ai, làm vì cái gì. Người quản lý chẳng qua chỉ là người thay thế đại diện cho nhân viên trong việc đánh giá, chính bản thân mỗi nhân viên mới là người đánh giá chính xác nhất. Bản thân mỗi nhân viên làm việc chăm chỉ, hiệu quả sẽ được đánh giá và tưởng thưởng một cách xứng đáng.

Anh đánh giá năng lực của nhân viên của mình như thế nào?

Năng lực nhân viên trong phòng anh nói chung là tốt. Mỗi người mỗi điểm mạnh – yếu khác nhau nhưng cùng chung một quyết tâm là hoàn thành nhiệm vụ , kế hoạch được công ty giao.

Theo anh, một người quản lý cần có những tố chất gì?

Theo anh người quản lý phải luôn là người nói được thì làm được. Từ trong công việc lẫn ý thức chấp hành nội quy, quy định. Các những quy định khắt khe mà mình đã đề ra thì mình lại càng phải là người chấp hành nghiêm túc.

Anh là người tỉ mỉ trong công việc cho nên công việc hàng ngày anh kiểm soát rất chặt, phát sinh ngày nào, nội dung gì anh đều ghi chép hoặc lập báo cáo lại ngay. Khi kiểm soát chặt công việc từng ngày thì mình dễ đánh giá, kiểm soát các phát sinh, các rủi ro tốt hơn. Cũng chính vì thế cuối tháng anh làm các báo cáo tổng hợp rất nhanh, không mất nhiều thời gian.

Cảm ơn anh đã dành thời gian chia sẻ!