Chứng thư số và chữ ký số là hai khái niệm quen thuộc với những doanh nghiệp thực hiện các giao dịch điện tử. Nhưng đôi khi lại có nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn hai khái niệm này với nhau dẫn đến gặp phải nhiều vấn đề trong việc thực hiện các giao dịch trực tuyến. Trong bài viết này, hãy cùng FAST tìm hiểu chi tiết về chứng thư số, sự khác biệt giữa chứng thư số với chữ ký số và quy trình đăng sử dụng chứng thư số hiện nay.
1. Tổng quan về chứng thư số
Chứng thư số là một công cụ quan trọng trong việc xác thực danh tính trực tuyến
Trước khi phân biệt chứng thư số và chữ ký số, hãy cùng FAST tìm hiểu chi tiết về định nghĩa cũng như phân loại chứng thư số.
1.1. Định nghĩa và đặc điểm
Chứng thư số là một công cụ quan trọng trong việc xác thực danh tính và bảo mật thông tin trong môi trường trực tuyến. Được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số, chứng thư số có thể được ví như giấy chứng minh nhân dân (CMND). Khác với các loại giấy tờ truyền thống, chứng thư số không chỉ đơn thuần xác nhận danh tính của một cá nhân, tổ chức mà còn đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật cho các giao dịch trực tuyến.
Theo Khoản 7, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chứng thư số được định nghĩa một cách chi tiết: “Chứng thư số là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp nhằm cung cấp thông tin định danh cho từ khóa công khai của một cơ quan, tổ chức, cá nhân. Từ đó xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân là người ký chữ ký số bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng”.
Một số khái niệm cơ bản liên quan đến chứng thư số được quy định rõ ràng trong Nghị định như sau:
- Chứng thư số có hiệu lực: Đây là chứng thư số chưa hết hạn, không bị tạm dừng hoặc thu hồi. Điều này đảm bảo rằng chứng thư số có thể được sử dụng để xác thực danh tính một cách hợp pháp và an toàn.
- Chứng thư số công cộng: Là chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp. Loại chứng thư này thường được sử dụng trong các giao dịch giữa các tổ chức và cá nhân khác nhau tạo ra sự tin cậy trong các giao dịch trực tuyến.
- Chứng thư số nước ngoài: Được định nghĩa là chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số nước ngoài. Điều này mở rộng khả năng xác thực danh tính ra khỏi phạm vi quốc gia cho phép các giao dịch quốc tế diễn ra một cách an toàn và hiệu quả.
Nội dung của chứng thư số bao gồm nhiều thành phần thiết yếu như:
- Tên của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số: Đây là thông tin cơ bản cho phép người dùng biết ai đã cấp chứng thư số.
- Tên của thuê bao: Người hoặc tổ chức được cấp chứng thư số, từ đó tạo nên sự minh bạch trong việc xác thực.
- Số hiệu chứng thư số: Số hiệu này giúp phân biệt giữa các chứng thư khác nhau, đảm bảo tính duy nhất.
- Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số: Điều này quan trọng để xác định khoảng thời gian mà chứng thư số có thể được sử dụng.
- Khóa công khai của thuê bao: Là một phần không thể thiếu trong cơ chế mã hóa, giúp xác thực chữ ký số.
- Chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số: Điều này tạo ra một lớp bảo mật bổ sung, đảm bảo rằng chứng thư số thực sự được cấp bởi tổ chức có thẩm quyền.
- Các hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng thư số: Thông tin này giúp người sử dụng biết được chứng thư số có thể được sử dụng cho những mục đích nào.
- Các hạn chế về trách nhiệm pháp lý của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số: Điều này bảo vệ quyền lợi của cả tổ chức cung cấp và người sử dụng chứng thư số.
- Thuật toán mật mã: Là phần kỹ thuật không thể thiếu, giúp bảo mật thông tin và đảm bảo tính toàn vẹn của chứng thư số.
- Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông: Điều này giúp chứng thư số luôn tuân thủ theo các quy định pháp luật hiện hành.
1.2. Phân loại chứng thư số
Chứng thư số được phân loại như sau:
| Khái niệm | Đặc điểm | |
| Chứng thư số cá nhân | Chứng thư số cá nhân là chứng thư số được cấp cho các cá nhân nhằm xác thực danh tính của họ khi ký số trong các giao dịch trực tuyến. Loại chứng thư này có giá trị pháp lý tương đương với chứng minh thư và căn cước công dân, giúp cá nhân thực hiện các giao dịch một cách hợp pháp và an toàn. | Chứng thư số cá nhân thường đi kèm với một khóa cá nhân cho phép người sở hữu ký điện tử và đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin. Khi có chứng thư số cá nhân, người dùng có thể xác minh danh tính của mình trong các hoạt động trực tuyến, từ giao dịch tài chính đến việc truy cập vào các dịch vụ trực tuyến. |
| Chứng thư số doanh nghiệp | Khác với chứng thư số cá nhân, chứng thư số doanh nghiệp được phát hành cho các tổ chức, công ty hoặc doanh nghiệp. Loại chứng thư này xác thực danh tính và khóa công khai của tổ chức trên môi trường kỹ thuật số. | Chứng thư số doanh nghiệp giúp xác minh danh tính của tổ chức và cung cấp khả năng ký điện tử, mã hóa thông tin, bảo vệ tính toàn vẹn trong các giao dịch điện tử. Điều này rất quan trọng trong việc duy trì sự tin cậy giữa các bên tham gia giao dịch. |
| Chứng thư số của cá nhân trong tổ chức, doanh nghiệp | Chứng thư số của cá nhân trong tổ chức, doanh nghiệp là chứng thư số được phát hành cho các cá nhân làm việc trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp cụ thể. Chứng thư này xác thực danh tính và khóa công khai của từng cá nhân trong bối cảnh tổ chức. | Chứng thư số này cho phép xác minh danh tính của cá nhân trong ngữ cảnh của tổ chức, đồng thời cung cấp quyền hạn và phạm vi truy cập tương ứng trong hệ thống nội bộ. Điều này giúp đảm bảo rằng mỗi cá nhân chỉ có thể truy cập và thực hiện các giao dịch mà họ được phép. |
2. Phân biệt chứng thư số và chữ ký số
Theo Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 được định nghĩa là:“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
- Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
- Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”
Dưới đây FAST sẽ phân biệt chi tiết sự khác nhau của chứng thư số và chữ ký số:
2.1. Phân biệt chứng thư số và chữ ký số
| Chứng thư số | Chữ ký số | |
| Khái niệm | Là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp, nhằm xác thực danh tính của cá nhân hoặc tổ chức thông qua khóa công khai. | Là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. |
| Chức năng | – Được sử dụng để chứng minh rằng một khóa công khai thuộc về một cá nhân hoặc tổ chức cụ thể.
– Chức năng này không chỉ bảo vệ thông tin mà còn xác nhận danh tính trong các giao dịch điện tử. |
– Xác thực tính chính xác của tài liệu hoặc thông điệp.
– Bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu. – Thay thế chữ ký tay của cá nhân hoặc con dấu của đơn vị, tổ chức. |
| Ứng dụng | – Sử dụng trong giao dịch điện tử, ký kết hợp đồng, chứng nhận tài liệu.
– Truy cập hệ thống thông tin an toàn. – Xác thực danh tính cá nhân và tổ chức trong các giao dịch trực tuyến. |
– Ký số cho các tài liệu điện tử, email và giao dịch trực tuyến.
– Đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch thương mại điện tử. – Sử dụng trong các ứng dụng cần tính bảo mật cao như ngân hàng trực tuyến. |
2.2. Mối quan hệ giữa chứng thư số và chữ ký số
Chứng thư số và chữ ký số là hai thành phần thiết yếu trong hệ thống xác thực điện tử, chúng luôn đi cùng với nhau khi cung cấp dịch vụ chữ ký số cho đơn vị hoặc doanh nghiệp:
- Để tạo ra một chữ ký số hợp lệ, trước tiên, doanh nghiệp hoặc cá nhân cần phải có chứng thư số. Chứng thư số được cấp bởi một tổ chức chứng thực có thẩm quyền, xác nhận danh tính của người hoặc tổ chức và cung cấp thông tin cần thiết
- Chữ ký số chỉ được tạo ra trong khoảng thời gian mà chứng thư số có hiệu lực. Nếu chứng thư số hết hạn hoặc bị thu hồi, chữ ký số được tạo ra từ nó cũng sẽ không còn giá trị pháp lý.
- Chứng thư số là cơ sở cho việc xác nhận danh tính của người ký. Khi một đối tác nhận được chữ ký số, họ có thể kiểm tra chứng thư số để xác minh rằng chữ ký đó thực sự thuộc về cá nhân hoặc tổ chức đã ký.
3. Vai trò của chứng thư số trong kinh doanh
Chứng thư số đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh
Chứng thư số đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh hiện đại, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số và tăng cường tính bảo mật thông tin như hiện nay:
- Bảo mật thông tin: Chứng thư số sử dụng các thuật toán mã hóa tiên tiến để bảo vệ thông tin trong quá trình truyền tải. Điều này đảm bảo rằng chỉ những bên có thẩm quyền mới có thể truy cập và đọc được nội dung. Trong môi trường kinh doanh, việc bảo mật thông tin nhạy cảm như hợp đồng, dữ liệu khách hàng và thông tin tài chính là rất quan trọng.
- Xác thực danh tính: Chứng thư số giúp xác thực danh tính của các bên tham gia trong giao dịch. Khi một tổ chức hoặc cá nhân ký tên bằng chứng thư số, điều này đảm bảo rằng họ là người họ tuyên bố. Việc này giảm thiểu rủi ro giả mạo và gian lận trong các giao dịch thương mại.
- Tính toàn vẹn của dữ liệu: Chứng thư số bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu nghĩa là thông tin không bị thay đổi hoặc bị can thiệp trong quá trình gửi đi. Nếu dữ liệu bị sửa đổi, chứng thư số sẽ không còn hợp lệ do đó giúp các bên liên quan nhận biết ngay lập tức về sự cố này.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Việc áp dụng chứng thư số giúp rút ngắn thời gian thực hiện các giao dịch và thủ tục hành chính. Thay vì phải in ấn và gửi tài liệu qua bưu điện, các bên có thể ký kết hợp đồng điện tử nhanh chóng, từ đó tiết kiệm chi phí vận chuyển và nhân sự.
4. Quy trình đăng ký và sử dụng
Quy trình đăng ký chứng thư số sẽ gồm 5 bước
4.1. Các bước đăng ký
Theo Điều 24, 25 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, việc cấp chứng thư số được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1. Nộp hồ sơ: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh nộp hồ sơ đến tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thư số công cộng.
Bước 2. Tạo cặp khóa: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh đề nghị cấp chứng thư số tạo cặp khóa cho mình.
Bước 3. Kiểm tra hồ sơ: Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thư số kiểm tra hồ sơ theo các tiêu chí sau đây:
- Thông tin trong hồ sơ đề nghị cấp chứng thư số của thuê bao là chính xác.
- Khóa công khai trên chứng thư số sẽ được cấp là duy nhất và cùng cặp với khóa bí mật của doanh nghiệp, hộ kinh doanh đề nghị cấp chứng thư số.
Bước 4. Cấp chứng thư số: Sau khi kiểm tra hồ sơ đạt các tiêu chí nêu trên, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp chứng thư số doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Chứng thư số chỉ được cấp cho người đề nghị cấp và phải có đầy đủ các nội dung của chứng thư số theo quy định.
Bước 5. Công bố chứng thư số:
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng chỉ được công bố chứng thư số đã cấp cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh trên cơ sở dữ liệu về chứng thư số của mình khi có xác nhận của doanh nghiệp, hộ kinh doanh về tính chính xác của thông tin trên chứng thư số đó.
- Thời hạn để công bố chứng thư số chậm nhất là 24 giờ sau khi đã có xác nhận của doanh nghiệp, hộ kinh doanh về tính chính xác của thông tin trên chứng thư số (trừ trường hợp có thỏa thuận khác).
4.2. Hướng dẫn sử dụng cơ bản
Sau khi được cấp chứng thư số, bạn cần cài đặt nó vào thiết bị (máy tính, điện thoại).
Thường thì chứng thư số sẽ được lưu trong một tệp hoặc trong phần mềm quản lý chứng thư:
Sử dụng chứng thư số để ký tài liệu:
- Mở tài liệu cần ký điện tử.
- Sử dụng phần mềm ký điện tử để chọn chứng thư số và thực hiện ký.
- Tài liệu sau khi ký sẽ có chữ ký số, chứng thực bạn là người ký.
Xác thực chứng thư số: Khi nhận tài liệu có chữ ký số, bạn có thể xác thực chữ ký bằng cách sử dụng phần mềm tương ứng và kiểm tra chứng thư số.
5. Tối ưu hóa sử dụng chứng thư số với FAST e-Invoice
Tối ưu hóa sử dụng chứng thư số nhanh chóng với FAST e-Invoice
Trong kỷ nguyên số hóa hiện nay, việc tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu chi phí đã trở thành ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp. FAST mang đến giải pháp hiệu quả cho việc sử dụng chứng thư số, giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao độ tin cậy trong mỗi giao dịch.
- Đảm bảo tính bảo mật: Chứng thư số đóng vai trò quan trọng trong việc xác thực danh tính và bảo vệ thông tin giao dịch. Điều này không chỉ giúp nâng cao độ tin cậy cho hóa đơn điện tử mà còn đảm bảo rằng mọi thông tin của doanh nghiệp đều được bảo mật an toàn.
- Tiết kiệm thời gian: FAST e-Invoice giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức cho doanh nghiệp.
- Tích hợp dễ dàng: Hệ thống FAST e-Invoice được thiết kế để tích hợp linh hoạt với các phần mềm quản lý khác trong doanh nghiệp. Điều này không chỉ tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn giúp giảm thiểu rủi ro sai sót tạo ra một hệ sinh thái làm việc hiệu quả hơn.
6. Lưu ý quan trọng khi sử dụng chứng thư số
Luôn giữ kín thông tin liên quan đến chứng thư số
Khi sử dụng chứng thư số, các doanh nghiệp cần chú ý những điều sau:
- Chỉ sử dụng chứng thư số công cộng đã được cấp mới hoặc đã đăng ký và vẫn còn hiệu lực tại thời điểm sử dụng trên hệ thống.
- Mỗi chứng thư số chỉ được đăng ký cho một tổ chức hoặc đơn vị duy nhất. Không sử dụng chứng thư số của tổ chức này để đăng ký cho tổ chức khác.
- Chứng thư số công cộng có thể được dùng chung cho các tài khoản tham gia hoặc tài khoản nghiệp vụ thuộc cùng một tổ chức hoặc đơn vị, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
- Thường xuyên giám sát việc sử dụng chứng thư số trong doanh nghiệp để phát hiện kịp thời các vấn đề tiềm ẩn.
- Luôn giữ kín thông tin liên quan đến chứng thư số bao gồm mật khẩu và khóa riêng. Tránh chia sẻ thông tin này với bất kỳ ai không có thẩm quyền.
Hy vọng rằng, qua bài viết này bạn sẽ có cái nhìn rõ hơn về sự khác biệt giữa chứng thư số và chữ ký số. Hiểu rõ về chứng thư số sẽ giúp bạn tránh các rủi ro an toàn thông tin và pháp lý khi thực hiện các giao dịch điện tử.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast