Tiến sĩ Nitin Paranjape
Trong hai bài trước, chúng ta đã cùng nhìn nhận khoảng cách từ lý thuyết đến thực tế của BI. Còn bây giờ, tôi sẽ đưa ra một số hướng dẫn đơn giản để giúp DN bạn sẵn sàng đón nhận và triển khai BI. Mục đích là để giúp các lãnh đạo DN, CIO cũng như những người thường xuyên phải phân tích dữ liệu và làm báo cáo.
Có một điều vô cùng quan trọng mà chúng ta nên lưu ý, đó là chúng ta không nên bị cuốn theo tính thời thượng của bất kỳ công nghệ nào. Bạn nên nhớ một điều cơ bản: DN là của bạn, trí tuệ là của bạn. Tất cả các công cụ, công nghệ, điện toán đám mây, tính thời thượng, xu hướng… đều có thể giúp nâng cao trí tuệ DN. Nhưng BẠN vẫn là yếu tố quan trọng nhất.
Nếu bạn đã quản lý DN trong một thời gian dài, thì chắc chắn bạn biết về DN của mình hơn bất kỳ chuyên gia tư vấn hoặc nhà cung cấp nào. Vậy tại sao bạn cần BI?
Câu trả lời rất đơn giản – bạn muốn DN mình phát triển nhanh hơn – và với ít chi phí/công sức/nguồn lực và sai sót hơn.
Làm thế nào để có được nhiều “trí tuệ” hơn?
Sau đây là một số bước đơn giản để nâng cao hiểu biết về doanh nghiệp của chính bạn:
- Luôn đặt câu hỏi – không phải vì bạn nghi ngờ bản thân hay người khác, mà để xác nhận nhưng hiểu biết của bạn là chính xác. Thế giới ngày nay thay đổi nhanh hơn chúng ta tưởng rất nhiều. Vì vậy, những gì đúng cách đây vài năm rất có thể đã trở lại nên lạc hậu ở thời điểm hiện tại.
- Xem lại tất cả các báo cáo trước đây và kiểm tra xem chúng có còn hữu dụng không. Hỏi tất cả những người liên quan: Chúng ta có thể cải thiện các báo cáo này như thế nào?
- Đừng bao giờ đặt bút ký mua bất kỳ công nghệ nào trừ phi bạn đã thử nghiệm (pilot) kỹ càng trên tình huống thực tế.
- Nếu bạn vẫn còn hoài nghi, hãy kiểm tra bằng cách so sánh các thông số bạn có trong tay với các dữ liệu ngành đã được công bố hoặc tự làm khảo sát.
Dữ liệu sẽ không có giá trị nếu như bạn không làm gì
Các DN thuộc mọi quy mô và ngành nghề đều tạo ra nhiều dữ liệu hơn mỗi ngày – dù họ có muốn hay không. Phần lớn những dữ liệu kinh doanh này sẽ nằm im lìm bất động trong máy chủ hoặc trên mây. Tuy nhiên, bạn nên nhớ rằng mỗi dữ liệu, mỗi con số đều là chìa khóa giúp DN hoạt động hiệu quả hơn và phát triển nhanh hơn.
Tuy dữ liệu là vàng, nhưng bản thân nó không làm được gì cả. Sẽ cần đến nỗ lực và trí tuệ của bạn để phân tích, nghiên cứu và diễn giải chúng. DN không nên thuê nhà tư vấn hoặc các bên thứ ba để thực hiện công việc vô cùng quan trọng này.
Sau đây là quy trình mà bạn cần thực hiện:
Tìm ra nguyên nhân đằng sau mỗi kết luận
Đây là công đoạn cực kỳ quan trọng, bởi lẽ công cụ chỉ là công cụ. Chúng ta có thể giúp bạn nhanh chóng tìm kiếm thông tin mới. Thông tin bạn có được sẽ có thể là tốt hoặc xấu. Trong cả hai trường hợp, bạn sẽ cần sử dụng chúng vào đúng mục đích.
Nếu bạn nắm trong tay một thông tin tốt, bạn cần phải biến chúng thành một quy trình thường xuyên và lâu dài. Ví dụ, nếu bạn biết được một nhân viên liên tục sản xuất các sản phẩm có chất lượng cao hơn mặt bằng chung, bạn cần phải tìm hiểu xem người nhân viên đó làm việc như thế nào, có khác biệt gì về mặt phương pháp, sau đó biến thành quy trình chuẩn và yêu cầu tất cả các nhân viên khác học hỏi theo.
Nếu bạn nắm trong tay một thông tin xấu, bạn cần phải tìm ra được nguyên nhân và từ đó có những biện pháp thích hợp để ngăn chặn, đảm bảo điều này sẽ không tái diễn.
Nếu bạn không tìm thấy điều gì bất thường, thì bạn vẫn có thể học hỏi và rút kinh nghiệm được. Mọi thứ có thể vẫn hoạt động theo dự kiến, nhưng nguyên nhân thì rất đa dạng. DN của bạn có thể phát triển chỉ vì đối thủ đang gặp một số trục trặc trong khâu sản xuất hoặc nguyên liệu, hoặc bởi một số nhân viên kinh doanh đã nhập số liệu bán hàng khống vào hệ thống (điều này sẽ rất nguy hiểm).
Số lượng nhân viên không phản ánh sự thành công
Tôi thường xuyên thấy rằng các lãnh đạo DN rất tự hào về số lượng nhân viên dưới quyền họ. Càng nhiều nhân viên thì lãnh đạo càng cảm thấy mình tài ba. Tuy nhiên, bạn cũng cần phải kiểm tra xem bạn có phát huy tối đa năng suất và tài năng của đội ngũ nhân viên trong DN bạn hay không. Nếu phần lớn thời gian của nhân viên là để tổng hợp dữ liệu, làm báo cáo hay can thiệp vào dữ liệu để đáp ứng những gì sếp muốn, thì rõ ràng bạn không khai thác nhân lực DN bạn một cách hiệu quả.
Tôi đã tiếp xúc với rất nhiều DN trên toàn cầu và thực sự thấy thương hại hàng triệu người có công việc ổn định – nhưng nhiệm vụ của họ chỉ là làm việc miệt mài để tổng hợp dữ liệu và sau đó làm các báo cáo thường kỳ theo mẫu – những báo cáo mà bằng mọi cách, họ phải nộp đúng hạn.
Hành động
- Tìm hiểu xem bạn đã có những dạng thông tin gì.
- Xem lại các báo cáo có sẵn xem chúng có thực sự cần thiết và hữu ích hay không
- Tìm hiểu xem ai là người phụ trách những báo cáo này, và họ thường mất bao nhiêu thời gian và công sức để hoàn tất những báo cáo này.
- Bạn đừng nên bắt nhân viên phải nộp báo cáo đúng hạn. Thay vào đó, hãy tự động hóa các báo cáo định kỳ, càng nhiều càng tốt.
- Có chế độ khen thưởng hợp lý để khuyến khích nhân viên đưa ra các sáng kiến.
- Rất nhiều các hệ thống CNTT hiện tại có thể tự động xuất báo cáo định kỳ, hoặc xuất theo yêu cầu. Bạn nên đảm bảo rằng tính năng “Xuất sang Excel hoặc Xuất sang văn bản” (Export to Excel Text) sẽ không xuất ra các báo cáo thông thường dưới dạng in. Bởi vì khi báo cáo được xuất dưới dạng in, người sử dụng sẽ phải tốn rất nhiều thời gian và công sức để làm sạch chúng trước khi phân tích. Khi xuất báo cáo từ hệ thống, bạn cần phải xuất dưới dạng cột (tabular) hoặc phi chuẩn (denormalized). Các bạn có thể xem minh họa trong phần kế tiếp (dữ liệu tốt & dữ liệu xấu).
- Kiểm tra tình hình sử dụng dữ liệu định kỳ (3 tháng/lần) để tìm kiếm các cơ hội dữ liệu/báo cáo.
- Trao đổi với nhân viên, nhà cung cấp, nhà phân phối và khách hàng để tìm hiểu xem họ có cần thêm thông tin từ DN của bạn để hoạt động hiệu quả hơn hay không?
- Học hỏi từ kinh nghiệm và bài học của những người khác.
Dữ liệu tốt và dữ liệu xấu
Dữ liệu xấu
Đây là dữ liệu từ một hệ thống được xuất dưới định dạng in, nhằm phục vụ cho công tác in ấn và lưu trữ.
Đây không phải là định dạng dành cho phân tích. Tuy nhiên, nếu bạn dùng tính năng Xuất sang Execl (Export to Excel), thì đây sẽ là kết quả bạn có được.
Và bây giờ, người sử dụng sẽ phải tốn rất nhiều thời gian để làm sạch chúng trước khi phân tích. Dữ liệu càng dài thì càng tốt nhiều thời gian.
Dữ liệu tốt
Đây là một file dữ liệu giống dữ liệu ở trên, chỉ khác là dữ liệu được hiển thị dưới dạng cột (tabular). Các bạn có thể thấy là các header/footer (tiêu đề trên và dưới) không cần thiết ở mỗi trang đã không còn nữa.
Với dữ liệu dạng cột này, người dùng có thể phân tích ngay bằng nhiều công cụ khác nhau như PivotTable, PowerPivot hoặc Power-View trong Excel.
Và quan trọng hơn, họ không tốn thời gian để làm sạch dữ liệu.
Cơ chế khuyến khích sáng tạo.
Các doanh nghiệp sản xuất thường có rất nhiều cơ chế khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến để nâng cao năng suất, giảm thiểu lãng phí hay cải thiện sản phẩm. Tôi nghĩ rằng một cơ chế động viên và khen thưởng tương tự cũng sẽ rất cần thiết để động viên bất kỳ nhân viên nào nằm trong tay dữ liệu kinh doanh.
Thay vì yêu cầu họ mất thời gian và công sức để hoàn thành các báo cáo thông thường, bạn nên khuyến khích tất cả nhân viên nghĩ xa hơn. Nếu bất kỳ ai “khai phá” ra được các thông tin mới, hữu ích, có thể giúp lãnh đạo ra quyết định, họ cần được khuyến khích và khen thưởng xứng đáng.
Nếu bạn không có cơ chế này, bạn sẽ bỏ lỡ rất nhiều thông tin quan trọng và hữu dụng từ nguồn dữ liệu có sẵn trong doanh nghiệp. Nếu bạn không biết, rõ ràng bạn không thể hành động và sử dụng chúng một cách có lợi. Điều này sẽ đồng nghĩa với việc bỏ lỡ cơ hội.
Để đảm bảo nhân viên có thể nhìn xa hơn các báo cáo thông thường, bạn hãy cung cấp cho họ các khóa đào tạo cũng như các công cụ cần thiết họ có thể tự phân tích hiệu quả.
BI không chỉ dành riêng cho số ít
Thông thường các ứng dụng BI rất tốn kém và phức tạp. Vì vậy, chỉ một số nhân sự chủ chốt có quyền sử dụng. Tuy nhiên, những nhân sự cấp cao thường rất bận rộn, và họ thường không phát huy được tối đa các công cụ trong hệ thống BI – dẫn tới hiệu năng sử dụng kém.
Tôi tin rằng những công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ như Excel sẽ là bước khởi đầu tới cho BI, giúp mang BI tới mọi người.
Dữ liệu lớn không có nghĩa là ngân sách cũng phải lớn theo
Đây dường như là một xu hướng thời thượng. Mọi DN đều hấp tấp phân tích một khối dữ liệu lớn để có được những thông tin, những hiểu biết mới. Tuy nhiên, dù đây là một khái niệm đúng đắn, bạn không nên cảm thấy bất an nếu dữ liệu của DN bạn “không lớn lắm”.
Khối lượng dữ liệu không quyết định tính hữu dụng của nó. Độ hiểu biết, khả năng phân tích và hành động dựa trên dữ liệu sẽ quyết định mức độ thành công của DN bạn.
Bạn nên có tham vọng là phát triển DN trong khi chia sẻ dữ liệu với nhân viên và các cộng sự. Bạn KHÔNG nên nuôi tham vọng là có nhiều dữ liệu hơn.
Một sai lầm nhận thức phổ biến là dữ liệu lớn cần các phần cứng và phần mềm phức tạp, tốn kém.
Từ phiên bản Excel 2010 trở đi, bạn có thể cài một add-in miễn phí và rất mạnh mẽ có tên gọi là PowerPivot. Trong phiên bản Excel 2013, có một công cụ PowerView cũng rất hữu hiệu. Bạn nên khám phá những công cụ miễn phí này. Những công cụ này có thể xử lý nhiều triệu dòng dữ liệu trên Excel. Tuy nhiên, không mấy ai biết tới tính năng và hiệu quả của những công nghệ mới này. Bạn nên yêu cầu bộ phận IT và những người sử dụng tìm hiểu về những công cụ này.
Thể hiện phân tích một cách đơn giản và trực quan
Tôi đã thấy rất nhiều DN có sở thích tạo ra hàng trăm, hàng ngàn file Excel, Bảng biểu và file Powerpoint phức tạp. Sản phẩm cuối cùng được đưa ra quá phức tạp và rối rắm đến mức ngay cả những chuyên gia cũng khó mà hiểu được những báo cáo đó nói lên điều gì.
Chúng ta không thể cứ quẳng dữ liệu phức tạp và yêu cầu nhân viên hành động. Bạn cần phải cố gắng đơn giản hóa chúng. Cách tốt nhất là biến chúng thành các bảng biểu, hình ảnh trực quan và đơn giản. Bạn có thể thử làm một số thứ như sau:
- Bảng biểu phù hợp. Nếu bạn chọn bảng biểu phù hợp, người dùng sẽ có thể nắm bắt và sử dụng dữ liệu nhanh hơn, đơn giản hơn. Nhờ vậy, bạn có thể đưa ra các quyết định chính xác nhanh hơn và nắm bắt thời cơ tốt hơn
- Tuy nhiên, phần lớn các định dạng bảng biểu được sử dụng theo thói quen hơn là theo suy luận đúng đắn. Bạn nên nhìn lại tất cả các bảng biểu sẵn có và tìm cách đơn giản hóa chúng.
-
Sử dụng Format có điều kiện (Condi-tional Formatting) Sử dụng các format trực quan để thể hiện ý nghĩa sẽ giúp người dùng nắm bắt số liệu hiệu quả hơn nhiều. Bằng cách này, bạn sẽ biến dữ liệu thành dữ liệu biết nói, thường được gọi là thanh dữ liệu (data bar – một thanh nằm trong chính dữ liệu đó).
- Thể hiện dữ liệu theo bản đồ cũng là một cách hay và hiệu quả để nắm bắt và hiểu rõ hơn về tình hình DN bạn. Dưới đây là một báo cáo thông thường và một báo cáo dưới dạng bản đồ – bạn hãy tự cảm nhận sự khác biệt.
Đào tạo và chia sẻ kinh nghiệm tới các lãnh đạo DN
Thông thường, nếu các lãnh đạo DN không hiểu về công nghệ, những nhân viên dưới quyền sẽ trở nên kém hiệu quả hơn. Tôi đã tận mắt chứng kiến ở rất nhiều doanh nghiệp, nơi mà nhân viên thì sử dụng Pivot Table để làm báo cáo, nhưng khi gửi sếp thì họ lại chỉ gửi bản cắt dán thuần túy. Lý do rất đơn giản: các sếp không biết sử dụng Pivot Table.
Nếu sếp của bạn cũng như vậy, đừng nản chí. Bạn hãy gửi sếp các báo cáo “cắt dán” như thường lệ. Ngoài ra, bạn hay gửi báo cáo dưới dạng Pivot Table, vốn linh hoạt và có nhiều tính năng phân tích hơn, và giải thích những lợi ích của Pivot Table cho sếp.
Tôi có thể cam đoan với bạn rằng, sếp sẽ rất thích và đánh giá bạn cao hơn.
Kết luận
Bạn hãy tin vào trí tuệ của mình. Hãy sử dụng công nghệ một cách thông minh. Đưa ra quyết định thông minh dựa trên thông tin bạn có được. Hãy khuyến khích các cộng sự và nhân viên của bạn sử dụng CNTT một cách thông minh. Nếu bạn làm vậy, DN bạn chắc chắn sẽ phát triển tốt hơn – nhờ những hành động và quyết định đúng đắn, hợp lý và thông minh của bạn.
(Nguồn Tin học & đời sống)