Sự ra đời của chữ ký số từ xa giúp người dùng có thể thực hiện được các công việc liên quan đến ký hợp đồng, ký các giấy tờ quan trọng từ xa, không bị giới hạn bởi thời gian hay địa lý. FAST tin rằng giải pháp này sẽ mang đến những thúc đẩy tích cực cho việc chuyển đổi số của doanh nghiệp. Vậy chữ ký số từ xa là gì và vì sao có thể mang lại hiệu quả tích cực như vậy? Cùng FAST tìm hiểu nhé!
1. Chữ ký số từ xa là gì?
Chữ ký số từ xa, còn được gọi là chữ ký số điện tử từ xa, chữ ký số online hoặc chữ ký số không cần Token. Đây là một phương thức xác thực và xác nhận sự chấp nhận hoặc đồng ý trực tuyến thông qua việc sử dụng các công nghệ điện tử. Trong các giao dịch truyền thông thông thường, việc có chữ ký số từ xa cho phép các bên tham gia xác nhận và xác thực danh tính của nhau mà không cần phải gặp mặt hoặc chữ ký trên giấy tờ.
Với phương tiện ký số từ xa này, người dùng không cần phải sử dụng USB token hay SIM nữa, mà thay vào đó có thể thực hiện quá trình ký trực tiếp trên máy tính, điện thoại di động hoặc máy tính bảng của mình.
Giải pháp ký số từ xa đã trở thành lựa chọn phổ biến cho cả tổ chức và cá nhân trong các giao dịch điện tử nhờ vào tính tiện lợi, sự đảm bảo an toàn và giá trị pháp lý tương đương với chữ ký truyền thống. Dưới đây là một số trường hợp phổ biến mà chữ ký số từ xa được áp dụng:
- Ký hoàn thiện các thủ tục hành chính trực tuyến như: Kê khai nộp thuế, thủ tục hải quan điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội trực tuyến, ký hóa đơn điện tử, và nhiều thủ tục khác.
- Ký các văn bản và tài liệu điện tử như hợp đồng lao động và các tài liệu liên quan, hợp đồng điện tử giao dịch với ngân hàng, thỏa thuận khi sử dụng dịch vụ của ngân hàng, và các văn bản khác có tính pháp lý.
>>> Xem thêm: Chữ ký điện tử là gì? Hướng dẫn tạo và sử dụng chữ ký điện tử
2. Nguyên lý hoạt động của chữ ký số từ xa
Nguyên lý hoạt động của chữ ký số từ xa dựa trên việc đáp ứng các tiêu chuẩn châu Âu eIDAS (bộ quy định về định danh số). Theo đó, người dùng chỉ có thể sử dụng chữ ký số trên thiết bị di động khi chứng minh danh tính và được xác thực bởi nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số ủy thác (TSP – Trust Service Provider). Cụ thể, quá trình sử dụng chữ ký số từ xa gồm hai giai đoạn sau:
- Giai đoạn tạo chữ ký số từ xa: Đơn vị TSP sẽ tạo và quản lý từ xa khóa bí mật thay vì lưu trên các thiết bị phần cứng theo sự ủy quyền của người dùng. Đồng thời, đơn vị TSP sẽ cấp cho người dùng chữ ký số từ xa một ID số dựa theo chứng thư số đã được xác thực.
- Giai đoạn kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký: Khi người dùng sử dụng ID và mã PIN cá nhân (OTP hoặc sinh trắc học) để ký số, ứng dụng sẽ gửi thông báo xác minh quyền truy cập chữ ký số. Hệ thống sẽ xác nhận danh tính của người ký và xuất thông tin khóa bí mật cho phép ký số ngay trên thiết bị di động với tốc độ lên đến hàng nghìn TPS/s.
3. Đặc điểm nổi bật của giải pháp ký số từ xa
Số hóa quy trình vận hành doanh nghiệp
Với mô hình ký số từ xa, doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình ký và trình ký. Từ đó, việc thao tác trở nên đơn giản và dễ dàng trên phần mềm quản trị tập trung. Hệ thống cũng hỗ trợ tự động thông báo từ việc phê duyệt và thực hiện ký đến các bên liên quan trong quy trình. Đồng thời, cho phép tùy chỉnh biểu mẫu, chứng từ, và văn bản trên hệ thống để thuận tiện cho việc ký kết.
>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý hợp đồng điện tử Fast e- Contract
Lưu trữ tập trung
Mô hình chữ ký số từ xa cho phép lưu trữ toàn bộ văn bản và hồ sơ theo từng nhóm đối tượng liên quan trên nền tảng đám mây. Điều này giúp các phòng ban quản lý và tìm kiếm tài liệu một cách dễ dàng. Phần mềm cũng có khả năng trích xuất một hoặc nhiều chứng từ một cách thuận tiện, giúp giảm thiểu rủi ro phân tán chứng từ và đảm bảo an toàn thông tin.
Tối ưu hóa vận hành và đẩy nhanh tốc độ chuyển đổi số
Với mô hình ký số từ xa, doanh nghiệp có thể áp dụng ký số từ xa cho đa dạng các loại chứng từ như văn bản nội bộ, hợp đồng lao động… Hệ thống đảm bảo tốc độ, tính linh hoạt và liên tục trên mọi khía cạnh từ quản trị, tài chính, bán hàng đến nhân sự. Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng hệ sinh thái khép kín, giúp hoạt động vững vàng dù làm việc dưới bất kỳ hình thức nào.
Sẵn sàng tích hợp với các hệ thống bên ngoài
Mô hình ký số từ xa HSM của FAST cho phép thực hiện ký số hầu hết các giao dịch điện tử như: Ký hóa đơn điện tử, hồ sơ bệnh án, thanh toán online, mua hàng trực tuyến, internet banking…
Khi kết nối với các phần mềm kế toán/ERP/HRM, chữ ký số từ xa của FAST giúp doanh nghiệp thực hiện các thao tác nhanh chóng và dễ dàng hơn nhờ tính tương thích cao. Đồng thời, doanh nghiệp có thể yên tâm về an toàn và bảo mật dữ liệu khi sử dụng chữ ký số và các nền tảng/phần mềm từ cùng một nhà cung cấp FAST.
4. Lợi ích của việc sử dụng chữ ký số từ xa
Việc sử dụng chữ ký số từ xa mang lại một loạt các ưu điểm quan trọng không chỉ về mặt tiện ích mà còn về mặt bảo mật và hiệu quả chi phí. Dưới đây là một số điểm cụ thể:
- Loại bỏ sự phụ thuộc vào USB token hoặc SIM: Một trong những ưu điểm lớn nhất của việc sử dụng chữ ký số từ xa là không cần phải sử dụng các thiết bị vật lý như USB token hoặc SIM. Điều này không chỉ giảm bớt sự phiền toái cho người dùng mà còn loại bỏ nguy cơ mạo danh khi các thiết bị này bị mất hoặc đánh cắp. Thay vào đó, quá trình xác thực và ký số có thể được thực hiện thông qua các thiết bị di động thông thường với kết nối internet.
- Khả năng ký số từ xa và trên mọi thiết bị di động: Với chữ ký số từ xa, người dùng có thể thực hiện quy trình ký số từ bất kỳ đâu, trên bất kỳ thiết bị di động nào chỉ cần có kết nối internet. Điều này tạo ra sự linh hoạt cao và tiện lợi, cho phép người dùng ký các tài liệu và văn bản một cách dễ dàng ngay cả khi họ không ở trong văn phòng hoặc trên máy tính cá nhân.
- Bảo mật cao với tiêu chuẩn eIDAS: Một trong những yếu tố quan trọng nhất trong việc sử dụng chữ ký số là bảo mật. Với việc áp dụng tiêu chuẩn eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), việc xác thực và ký số chỉ được thực hiện bởi người dùng được ủy quyền. Điều này đảm bảo rằng chỉ những người có quyền truy cập mới có thể thực hiện các thao tác ký số, giảm thiểu rủi ro về lạm dụng hoặc mạo danh.
- Tiết kiệm chi phí: Sử dụng chữ ký số từ xa cũng mang lại lợi ích về mặt chi phí. Bởi vì không cần phải mua các thiết bị vật lý như USB token, tổ chức có thể tiết kiệm được chi phí đầu tư ban đầu và chi phí duy trì. Ngoài ra, việc điện tử hóa các văn bản và tài liệu cũng giúp giảm chi phí in ấn và chuyển phát, tăng tính hiệu quả và tiết kiệm cho doanh nghiệp.
- Tối ưu hóa quy trình làm việc: Cuối cùng, việc sử dụng chữ ký số từ xa cũng giúp tối ưu hóa quy trình làm việc. Điện tử hóa các tài liệu và văn bản không chỉ giúp giảm thiểu thời gian và công sức trong việc trình ký và lưu trữ mà còn tạo điều kiện cho việc tra cứu và quản lý tài liệu dễ dàng hơn. Điều này có thể giúp tăng cường hiệu suất làm việc và giảm thiểu sự cố trong quá trình quản lý tài liệu.
- Nhiều người có thể tham gia ký và phát hành hóa đơn cùng một lúc: Khi sử dụng USB Token, chỉ có 1 người được sử dụng tại cùng 1 thời điểm. Với HSM, nhiều người có thể cùng lúc tham gia ký, phát hành hóa đơn. Dễ dàng phân quyền người dùng, chi tiết cho từng cá nhân, phòng ban và dễ dàng tra cứu lại tài liệu đã ký.
>>> Xem thêm: Chữ ký số cá nhân là gì? Hướng dẫn cách đăng ký và sử dụng
5. Một số hạn chế thường gặp
Ngoài những ưu điểm, việc sử dụng chữ ký số từ xa cũng đối diện với một số hạn chế mà người dùng thường gặp phải:
- Yêu cầu cao về cơ sở hạ tầng và đường truyền mạng ổn định: Để đảm bảo quá trình ký số không bị gián đoạn, việc sử dụng chữ ký số từ xa đòi hỏi một cơ sở hạ tầng và đường truyền mạng ổn định. Nếu mạng internet không ổn định hoặc thiết bị gặp sự cố, quá trình ký số có thể bị gián đoạn, gây ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và bảo mật thông tin.
- Quá trình chứng minh chữ ký số từ xa có thể phức tạp và tốn nhiều thời gian: Việc chứng minh tính hợp lệ của chữ ký số từ xa có thể đòi hỏi quá trình phức tạp và tốn nhiều thời gian. Đặc biệt là trong trường hợp xảy ra sai sót hoặc giả mạo, việc xác minh tính hợp lệ của chữ ký có thể trở nên phức tạp và đòi hỏi sự can thiệp của các chuyên gia hoặc cơ quan chứng thực, dẫn đến tăng thời gian và chi phí cho quá trình này.
Những hạn chế này đòi hỏi sự chú ý và quản lý cẩn thận từ các tổ chức và cá nhân khi triển khai và sử dụng chữ ký số từ xa, để đảm bảo rằng các ứng dụng này được triển khai và vận hành một cách hiệu quả và an toàn nhất có thể.
6. Chữ ký từ xa có an toàn không?
Hình thức ký số từ xa khác USB Token ở chỗ khóa dùng để ký của khách hàng thì không nằm trong Token mà nằm ở tại đơn vị cung cấp dịch vụ. Điều đó luôn khiến chúng ta đặt ra câu hỏi là như thế liệu có an toàn không. Qua thẩm định của Bộ Thông tin và Truyền thông, Ban cơ yếu Chính phủ và Bộ Công An, có thể khẳng định việc, lưu khóa ký tại đơn vị cung cấp dịch vụ hoàn toàn đảm bảo các tiêu chuẩn an toàn cao nhất hiện nay. Chỉ khách hàng là người duy nhất có thể kích hoạt việc ký đối với những văn bản điện tử. Đơn vị cung cấp hoàn toàn không thể truy cập vào khóa ký của khách hàng.
Về pháp lý, chữ ký số đã được thừa nhận trong tất cả các Luật Giao dịch điện tử và trong các Nghị định. Còn về công nghệ, chữ ký số đã được chứng minh, bao gồm đảm bảo ba tính chất rất quan trọng là: Tính chính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ. Do đó, chữ ký số đảm bảo hoàn toàn giá trị pháp lý để thay thế cho chữ ký tươi và con dấu đỏ của cá nhân và doanh nghiệp. Bởi vậy, đối tượng cá nhân hoàn toàn có thể yên tâm sử dụng chữ ký số thay cho chữ ký tươi khi giao dịch trong môi trường Internet.
7. Một số lưu ý khi sử dụng chữ ký số từ xa
Chữ ký số từ xa mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng, giúp đơn giản hóa quy trình ký kết văn bản điện tử, tiết kiệm thời gian và chi phí. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn và hiệu quả khi sử dụng chữ ký số từ xa, bạn cần lưu ý một số điểm sau:
Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín:
Đây là yếu tố quan trọng hàng đầu để đảm bảo tính bảo mật và độ tin cậy của chữ ký số từ xa. Nên chọn nhà cung cấp dịch vụ được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép hoạt động, có hạ tầng công nghệ tiên tiến, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và có uy tín trên thị trường.
Bảo mật khóa cá nhân:
Khóa cá nhân là yếu tố then chốt để tạo chữ ký số từ xa. Do vậy, bạn cần bảo mật khóa cá nhân một cách cẩn thận, tránh tiết lộ cho bất kỳ ai. Nên lưu trữ khóa cá nhân trên thiết bị an toàn, cài đặt phần mềm bảo mật và cập nhật thường xuyên.
Sử dụng thiết bị và phần mềm phù hợp:
Để tối ưu hóa trải nghiệm sử dụng chữ ký số từ xa, việc chọn lựa thiết bị và phần mềm phù hợp, được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ đáng tin cậy, là điều cần thiết. Hãy đảm bảo rằng bạn chọn các sản phẩm chính hãng, có nguồn gốc xác minh và được hỗ trợ cập nhật thường xuyên để bảo vệ an toàn và nâng cao hiệu suất sử dụng. Nếu bạn đang tìm kiếm một lựa chọn phần mềm hiệu quả, không thể bỏ qua FAST. Phần mềm FAST được biết đến với tính năng cập nhật định kỳ và an toàn, hứa hẹn mang lại trải nghiệm tối ưu cho người dùng.
Cẩn thận với các email lừa đảo:
Kẻ gian có thể sử dụng email lừa đảo để đánh cắp thông tin cá nhân và khóa cá nhân của bạn. Do vậy, bạn cần cẩn thận khi mở email lạ, không nhấp vào các đường link khả nghi và không cung cấp thông tin cá nhân cho bất kỳ ai.
Thường xuyên thay đổi mật khẩu:
Nên thay đổi mật khẩu truy cập tài khoản chữ ký số từ xa thường xuyên để tăng cường bảo mật. Mật khẩu nên có độ dài tối thiểu 8 ký tự, bao gồm cả chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt.
Cập nhật thông tin cá nhân:
Cần cập nhật thông tin cá nhân trên tài khoản CKST khi có thay đổi để đảm bảo tính chính xác và an toàn.
Ngoài những lưu ý trên, bạn cũng cần tìm hiểu kỹ hướng dẫn sử dụng của nhà cung cấp dịch vụ để sử dụng chữ ký số từ xa một cách hiệu quả và an toàn.
8. So sánh chữ ký số từ xa với các loại hình ký số khác
Hiện nay, có 4 loại chữ ký số được các đơn vị dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp cho tổ chức và cá nhân là chữ ký số từ xa với USB Token, Smart Card và HSM.
Điểm khác biệt cơ bản của chữ ký số từ xa so với các loại hình ký số thông thường là không cần sử dụng USB Token, ký nhanh, an toàn, có thể ký kết các văn bản và tài liệu điện tử mà không phụ thuộc vào nhà mạng, và có thể thực hiện ở bất cứ đâu ngay trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.
Dưới đây là một số so sánh để giúp bạn hiểu rõ hơn về giải pháp ký số từ xa và dễ dàng quyết định lựa chọn loại hình ký số phù hợp nhất.
| Tiêu chí so sánh | Chữ ký số từ xa | USB Token | Smart Card | HSM |
| Cần thiết bị phần cứng | ❌Không | ✅Có | ✅Có | ✅Có |
| Ký số online | ✅Có | ❌Không | ✅Có | ✅Có |
| Ứng dụng | Mọi doanh nghiệp | Doanh nghiệp vừa và nhỏ | Doanh nghiệp có quy mô nhỏ, thực hiện nghiệp vụ nhỏ, ứng dụng nội bộ. | Doanh nghiệp có quy mô lớn, cấu trúc hạ tầng đạt chuẩn. |
| Tốc độ ký | 2.000 chữ ký/giây | 4 – 5 chữ ký mỗi phút | 1 lượt ký/giây | 1.200 chữ ký/giây |
| Khóa bảo mật | Theo Tiêu chuẩn eIDAS EU.
Nhà cung cấp có nghĩa vụ bảo mật và xác thực. |
Khóa bảo mật được lưu trữ tại Token do người dùng giữ. | Người dùng giữ Khóa bảo mật (qua OTP về sim). | Khóa bảo mật được lưu trữ trong thiết bị HSM do người dùng giữ. |
Từ bảng so sánh có thể thấy chữ ký số từ xa là giải pháp ký số hiện đại nhất hiện nay. Bạn hoàn toàn nên sử dụng bởi nó giúp bạn giải quyết tối ưu nhất bất cập của các loại hình ký số thông thường, giúp:
- Giảm thời gian lưu trữ hồ sơ, đi lại, chờ đợi, tiết kiệm chi phí hành chính.
- Ký số mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị Smartphone, Tablet, PC… chỉ cần có kết nối internet.
- Bảo mật thông tin, an toàn tuyệt đối khi đáp ứng được các tiêu chuẩn an toàn eIDAS và các quy định của pháp luật.
9. Chi phí khi sử dụng dịch vụ chữ ký số từ xa – FAST
Các doanh nghiệp có nhu cầu có thể tham khảo bảng giá các dịch vụ chữ ký số từ xa và chữ ký số token của Công ty Phần mềm FAST.
Bảng giá dịch vụ chữ ký số FAST
| Tên sản phẩm | 01 năm | 02 năm | 03 năm |
| HSM doanh nghiệp | 2.750.000đ | 4.125.000đ | 4.950.000đ |
| Token doanh nghiệp | 1.320.000đ | 1.870.000đ | 1.980.000đ |
| Token cá nhân | 880.000đ | 1.210.000đ | 1.540.000 |
Giá đã bao gồm VAT
Việc ứng dụng ký số từ xa giúp các cá nhân, tổ chức nâng cao hiệu suất làm việc, thúc đẩy sự phát triển kinh tế và tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.