Triển khai ERP thần tốc trong vòng 3,5 tháng, bí quyết nào từ người trong cuộc?

Ngày đăng: 2020-07-20 10:57:08 - Ngày cập nhật: 2021-03-08 17:02:12 - Số lần xem: 1735
Điểm: 5/5 (5 phiếu)

Hơn 23 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm và giải pháp quản trị doanh nghiệp, FAST đã triển khai các dự án ERP cho hơn 1.800 doanh nghiệp vừa và lớn trên khắp cả nước. Mới đây, FAST lại tiếp tục triển khai thành công giải pháp ERP Fast Business Online cho một doanh nghiệp phân phối vật liệu xây dựng với thời gian để go-live (chính thức vận hành) chỉ trong vòng 3,5 tháng, giúp khách hàng nâng cao hiệu quả kinh doanh một cách rõ rệt.

Triển khai hệ thống erp thần tốc

Công ty Phần mềm FAST - Công ty hàng đầu về giải pháp ERP cho doanh nghiệp vừa và lớn

Tái cấu trúc, được hỗ trợ bởi hệ thống ERP phù hợp, giá trị cổ phiếu tăng gấp 2 lần 

Ngay từ giai đoạn go-live (chính thức vận hành) ERP, công ty đã có thể sử dụng chương trình cho tất cả các đơn vị mà không cần phải chạy song song với phần mềm hiện tại để đối chiếu. Dữ liệu được tập trung thống nhất và tức thời ngay trên hệ thống ERP Fast Business Online, hỗ trợ hiệu quả các tác nghiệp của các phòng ban và nhất là việc ra quyết định của ban quản trị.

Giải pháp ERP Fast Business Online đáp ứng được 2 yêu cầu trọng điểm mà khách hàng đặt ra: 

1. Đáp ứng yêu cầu của tái cấu trúc và tổ chức lại kinh doanh với mô hình hoàn toàn mới, 
2. Đáp ứng nhu cầu online vượt qua mùa dịch Covy. 

Nhờ ứng dụng ERP nhanh và đúng kế hoạch, go-live từ 1-1-2020, hoạt động theo mô hình tái cấu trúc mới của công ty trở nên kinh doanh hiệu quả hơn, đến tháng 6-2020, giá trị cổ phiếu tăng gần gấp 2 lần so với tháng 12-2019 mặc cho ảnh hưởng hậu dịch COVID-19.

Triển khai erp thần tốc, go-live chỉ sau 3,5 tháng, bí quyết nào từ “người trong cuộc”?

Trên thực tế việc “tái cấu trúc” doanh nghiệp với hệ thống ERP cần tốn khá nhiều thời gian. Theo báo cáo năm 2018 của Panorama Consulting (Công ty tư vấn giải pháp doanh nghiệp) thì thời gian triển khai ERP sẽ vào khoảng 17.4 tháng. Tuy nhiên, dự án triển khai ERP cho doanh nghiệp phân phối vlxd đã được FAST thực hiện trong vòng 9 tháng. Ngày bắt đầu dự án là 17-09-2019, ngày go-live là 01-01-2020, ngày nghiệm thu là 19-06-2020, như vậy chỉ mất khoảng 3,5 tháng để chính thức vận hành (go-live) và thêm 5,5 tháng để nghiệm thu cho 1 dự án ERP lớn 8 đơn vị và 230 người dùng. 

Đây là một thời gian triển khai thực sự ấn tượng. Những người trong cuộc đã nói gì về bí quyết triển khai ERP.

1. Thần chú để triển khai ERP thành công và thần tốc: Key users

Yêu cầu được đặt ra từ Project manager (trưởng dự án) phía bên FAST là khách hàng phải xây dựng đội dự án trong đó bao gồm các Key users (người dùng nòng cốt) để có thể hỗ trợ cho các các users còn lại. Các nhân viên tư vấn của FAST làm việc trực tiếp với các Key users và việc đào tạo, hướng dẫn lại cho các users còn lại sẽ do chính các key users của khách hàng phụ trách. Cách thức triển khai này giúp có đội ngũ đông đảo những người đào tạo, hỗ trợ am hiểu đúng quy trình, nghiệp vụ thực tế, đồng thời nắm rõ chương trình ứng dụng, đảm bảo đào tạo và hỗ trợ không chỉ giai đoạn đầu mà còn đảm bảo mọi việc thông suốt trong thời gian vận hành tiếp theo.

Bí quyết triển khai erp thần tốc

2. “Chỉ còn đường tiến, không còn đường lùi”, tinh thần tập trung hết vào dự án

Để thay đổi hoàn toàn mô hình kinh doanh cũ với dữ liệu chạy bị phân tán, sau đó phải tổng hợp lại, khách hàng quyết tâm tái cấu trúc, loại bỏ hoàn toàn hệ thống phần mềm cũ, không được chạy song song. Toàn đội dự án đều giữ vững tinh thần, ghi nhớ khẩu hiệu “không còn đường lùi” và bắt buộc phải xây dựng lại mô hình kinh doanh mới trên hệ thống ERP Fast Business Online.

Khoảng thời gian chuẩn bị cho go-live và giai đoạn đầu của go-live đội dự án của cả 2 bên phải tăng ca liên tục, tinh thần luôn phải tập trung hết vào dự án. Ngày đầu năm mới (1-1-2020) cũng chính là thời điểm bắt đầu nhập liệu chính thức, các thành viên tạm gác các công việc cá nhân để trực go-live dự án. 

Đặc biệt, về phía khách hàng - trưởng dự án là một Phó TGĐ, cũng tập trung hết sức cho dự án, chứ không chỉ có mặt ở cuộc họp khởi động dự án và sau đó thỉnh thoảng mới hỏi xem dự án đang tiến triển như thế nào. Mọi vướng mắc bên dưới không giải quyết được, được email cho Trưởng dự án của khách hàng - đều có biện pháp gỡ để giải quyết ổn thỏa kịp thời, giúp cho dự án không bị dừng, chờ đợi trong vô vọng của bên dưới.

Sự đồng lòng, cùng chung sức “nằm gai” của đội dự án cả 2 phía đã giúp gặt hái thành quả, “nếm mật” ngọt, được lãnh đạo 2 phía khen ngợi và đánh giá cao.

3. Chi tiết nhỏ quyết định thành công lớn

Chỉ tính đến giai đoạn đầu Go-live, dự án đã có hơn 300 yêu cầu chỉnh sửa để phù hợp với nhu cầu đặc thù của nghiệp. Đội lập trình, kiểm thử (tester) và triển khai đã phải làm việc ngày đêm để có thể nhận được cái gật đầu của khách hàng về các yêu cầu đã đặt ra, và hơn hết là sự thành công của dự án. 

Vướng mắc nhất của dự án lại nằm ở việc nhỏ nhặt nhất là đường hoa văn trên viền in của hóa đơn điện tử - khách hàng yêu cầu phải làm cho được. Không xem thường bất kỳ chi tiết nhỏ nào, đội lập trình chỉnh sửa tìm tòi để giải quyết được yêu cầu này của khách hàng. Đây cũng chính là một trong những yếu tố giúp dự án thành công.

Giới thiệu đội triển khai dự án 

Đội triển khai ERP thần tốc

Ths. Nguyễn Thanh Tân (trưởng dự án) (thứ 2 từ phải sang): Anh vừa nhận bằng Thạc sĩ của trường Đại học Kinh tế TPHCM với luận văn về triển khai ERP. Hơn 14 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực triển khai ERP, anh hiện đang là một trong những trưởng phòng tư vấn ứng dụng tại FAST. Các ngành nghề chuyên triển khai như: Dịch vụ, thương mại, xây lắp, sản xuất… Các dự án tiêu biểu: VISSAN, VIFON, MESSER Việt Nam, Chế Biến Gỗ Đức Thành, Thời trang Hạ Vàng…

Nguyễn Duy Phương (thành viên dự án) (thứ 2 từ trái sang): Đã có 4 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực triển khai ERP cho các ngành nghề về Nhà hàng, May mặc, vận chuyển, sản xuất. Các dự án tiêu biểu: Xí Nghiệp May Quân Khu 7, Namsung Shipping, EPE Packaging.

Nguyễn Ngọc Tâm (bìa trái) và Phạm Minh Long (bìa phải): Các thành viên còn lại của đội dự án. Đã triển khai cho các ngành nghề trong lĩnh vực sản xuất và phân phối.

Thông tin dự án triển khai ERP “thần tốc”

  • Giải pháp ERP triển khai: Fast Business Online (FBO)
  • Lĩnh vực: Phân phối vật liệu xây dựng.
  • Các phân hệ triển khai: Kế toán, mua hàng, bán hàng, tồn kho, tổng hợp BCTC
  • Ngày bắt đầu triển khai dự án: 17-09-2019
  • Ngày nhập liệu chính thức: 01-01-2020
  • Ngày nghiệm thu: 19-06-2020
  • Đơn vị triển khai: 6 chi nhánh, 1 VP Công ty, 1 Công ty con
  • Số người sử dụng: 230

>>> Xem thêm: Giới thiệu về giải pháp phần mềm ERP Fast Business Online

Fast Business Online

[Đăng ký demo sản phẩm ERP/Tư vấn ERP]

>>> Xem thêm: Phần mềm ERP

HồngNTM/FMK

Bài liên quan