Tuỳ biến - Giải pháp xử lý các yêu cầu quản lý đặc thù của doanh nghiệp phân phối

Khi nói về ngành phân phối, chúng ta thường nghĩ theo mô hình như thế này:

Phần mềm cho doanh nghiệp phân phối

Tương đối dễ hiểu. Phía trên cùng là công ty sản xuất (manufacturer), cung cấp hàng hoá cho nhà phân phối & bán buôn (wholesale & distributor), từ đây hàng hoá sẽ tiếp tục được đưa xuống các đại lý cấp 1 rồi cấp 2 (agent), rồi đến tay các nhà bán lẻ (retailer) và cuối cùng là người tiêu dùng (consumer).

Tuỳ theo tính chất ngành nghề, sản phẩm hoặc một số yếu tố khác mà mô hình này trên thực tế có thể khác nhau đôi chút.

Chẳng hạn một công ty sản xuất có thể kiêm luôn chức năng của nhà phân phối, hoặc nhà phân phối & bán buôn có thể đưa sản phẩm trực tiếp đến tay người tiêu dùng mà không cần phải qua cấp đại lý hay bán lẻ, hoặc đại lý có đến 2-3 cấp.

Một số biến thể của hệ thống phân phối

Cũng từ đây, tuỳ vào mô hình của một doanh nghiệp mà sẽ có những nhu cầu và mục đích quản lý khác nhau, sự phức tạp và đa dạng cũng khác nhau. Quản lý một cửa hàng bán lẻ hẳn nhiên đơn giản hơn quản lý một hệ thống phân phối trải khắp nhiều vùng, miền, tỉnh thành.

Đối với một doanh nghiệp phân phối có hệ thống phức tạp và đa dạng, các giải pháp ERP Fast Business và Fast Business Online giúp quản lý toàn diện về các mặt kế toán, tài chính, mua bán tồn kho, tính giá thành, quản lý sản xuất, nhân sự tiền lương… và cung cấp các báo cáo quản trị hữu ích.

Tuy nhiên, trong bài viết này, chúng ta sẽ trao đổi ở phạm vi hẹp hơn. Đó là các chức năng đáp ứng các yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp phân phối mà các giải pháp của FAST đã giải quyết.

Cùng xem các yêu cầu đặc thù này.

Theo thống kê, có 5 quan tâm thường thấy ở một doanh nghiệp phân phối:

Thúc đẩy doanh số thông qua các chương trình chiết khấu, khuyến mãi đa dạng.
Quản lý chặt chẽ doanh số và đội ngũ bán hàng theo từng vùng, khu vực, tỉnh thành.
Theo dõi tồn kho ở các đại lý bên dưới, đảm bảo hạn chế tình trạng thiếu hoặc thừa hàng, hạn chế trả hàng về công ty.
Giao hàng chính xác, đúng nơi, đúng thời gian cam kết.
Các thống kê, báo cáo bán hàng, khuyến mãi… nhằm đánh giá hiệu quả.

Để thoả mãn những quan tâm này, doanh nghiệp cần một hệ thống phần mềm cho doanh nghiệp phân phối có khả năng thay đổi theo những đặc thù đã đưa ra. Đặc thù nằm ở nhiều yếu tố, ví dụ như chương trình chiết khấu khuyến mãi, hệ thống tồn kho, cách quản lý nhân viên theo vùng miền…

Các phần mềm như Fast Business hay Fast Business Online làm thế nào để đáp ứng các đặc thù này?

Câu trả lời chính là tuỳ biến.

Thông thường, phần mềm được thiết kế theo một bộ khung sẵn có bao gồm việc chuẩn hoá các dữ liệu về khách hàng, nhà cung cấp, hàng hoá, các giao dịch nhập xuất, báo cáo tồn kho, doanh thu, công nợ… Theo đó, khi có sự thay đổi đáng kể so với “mô hình chuẩn” mà phần mềm đáp ứng, sẽ dẫn đến việc tuỳ biến cho phù hợp với từng doanh nghiệp.

Nhà cung cấp giải pháp phải đảm bảo nắm bắt được các yêu cầu riêng biệt này và thực hiện các thay đổi trên phần mềm để giải quyết trong thời gian nhanh nhất.

Một trong những yếu tố làm cho việc tuỳ biến theo yêu cầu được thực hiện nhanh hơn nằm ở kinh nghiệm của nhà cung cấp giải pháp đối với ngành nghề đó. Càng làm việc với nhiều doanh nghiệp phân phối có những đặc thù khác nhau, khả năng giải quyết các khác biệt của nhà cung cấp giải pháp cũng được cải thiện hơn rất nhiều. Dần dần, giải pháp chuẩn của nhà cung cấp phần mềm cho doanh nghiệp phân phối cũng ngày càng phong phú, đa dạng và bao trùm nhiều tình huống.

Bên cạnh đó, ta có thể thấy một yếu tố nền tảng giúp cho việc tuỳ chỉnh trở nên hiệu quả hơn.

Bạn có đoán được?

Đó là tư duy luôn coi yêu cầu doanh nghiệp đưa ra như một vấn đề và sử dụng phần mềm như một giải pháp cho vấn đề đó. Tất nhiên không chỉ một mà có thể nhiều hơn các vấn đề phải giải quyết. Nhưng nhìn chung, nhờ tư duy này, việc ứng dụng các tính năng hiện có trên phần mềm sẽ linh động hơn rất nhiều.

Hãy lướt qua một số khu vực mà việc tuỳ biến có thể xảy ra khi FAST làm việc với các doanh nghiệp phân phối thuộc các lĩnh vực khác nhau:

Mục lục

1. Chiết khấu – khuyến mãi (CK-KM)

Giải pháp cho CK-KM có thể nói là phần tương đối “khó xơi” khi làm việc với doanh nghiệp phân phối, vì để thúc đẩy bán hàng, tăng doanh số, nhà phân phối phải chạy nhiều chương trình CK-KM khác nhau liên tục trong năm. Có một số tình huống mà việc thiết lập CK-KM trên phần mềm tương đối phức tạp.

Ví dụ, trong chương trình chiết khấu & khuyến mãi của một doanh nghiệp phân phối sữa có đến 2 chính sách chiếu khấu cùng lúc, là CK từ nhà sản xuất và CK từ chính doanh nghiệp phân phối. Lúc này một đơn bán hàng sẽ phải tính toán chiết khấu dựa trên 2 chính sách nêu trên.

Thậm chí, sự phức tạp còn được đẩy lên cao hơn khi trong mỗi chính sách CK còn có các chương trình nhỏ hơn lồng ghép bên trong.

Không ai giống ai, dù cũng tên gọi Chiết khấu – khuyến mãi, nhưng mỗi doanh nghiệp đều có đặc thù riêng của mình, và ở nhiều mức độ, đơn giản có, phức tạp có. Cũng thông qua đó, FAST đã xây dựng được bộ giải pháp chuẩn xử lý được hầu hết các tình huống CK-KM của doanh nghiệp phân phối.

Cụ thể là:

Xử lý các điều kiện hưởng CK-KM theo nhiều đối tượng như kho hàng, sản phẩm/bộ sản phẩm/nhóm sản phẩm, khách hàng/các nhóm khách hàng, hoặc theo nhân viên.
Xử lý các kiểu tính chiết khấu đa dạng như chiết khấu %, chiết khấu tặng tiền (tặng tiền tổng hoặc tặng tiền tính trên một đơn vị sản phẩm), khuyến mãi tặng hàng.
Xử lý cách xét chiết khấu: theo bậc thang, chiết khấu theo nhiều cấp (trừ dần từ trên xuống), chiết khấu theo bộ.
Xử lý mức độ ưu tiên giữa các chương trình chiết khấu khác nhau mà khách hàng đồng thời được hưởng (nếu có).
Xử lý tính chiết khấu dựa theo giá trị tiền hàng gốc ban đầu hay phải trừ đi các khoản chiết khấu đã được hưởng đồng thời trước đó.
Xử lý giới hạn chiết khấu (gồm giới hạn về số lượng/doanh số hàng bán, số lượng tối đa được đặt, tổng số tiền chiết khấu, tổng số lượng hàng tặng) cho từng chương trình CK-KM và cảnh báo cho người dùng biết khi lập hóa đơn.
Xử lý cập nhật bảng giá, chính sách chiết khấu, giới hạn chiết khấu, hóa đơn theo nhiều đơn vị tính khác nhau cho cùng một mặt hàng;
Lưu trữ đầy đủ, chi tiết kết quả các chương trình chiết khấu, khuyến mãi khách hàng được hưởng nhằm phục vụ cho việc tra soát, thống kê và phân tích khi cần.

Để biết yêu cầu xử lý chiết khấu – khuyến mãi của bạn sẽ được giải quyết thế nào trên phần mềm FAST, hãy gọi cho chúng tôi qua các số điện thoại ở mục liên hệ hoặc chat trực tiếp trên website www.fast.com.vn

2. Hàng hoá & phân phối

Ở mức đơn giản, một doanh nghiệp phân phối sẽ cần quản lý hàng hoá theo lô, hạn sử dụng; Cập nhật số lượng thực tế cho các mặt hàng… Cùng với đó là các báo cáo xuất nhập tồn, báo cáo hàng hoá cận ngày sử dụng hoặc quá hạn…

Phần mềm doanh nghiệp phân phối

Rất bình thường, đúng không?

Khó hơn chút, trong cách quản lý danh mục sản phẩm của môt doanh nghiệp nông dược, ngoài các yếu tố như trên, lại có thể cần chi tiết hơn về cơ chế tác động của sản phẩm đó khi sử dụng, hoặc cách phối hợp giữa sản phẩm này với sản phẩm khác ra sao, hoặc thông tin về sản phẩm tương ứng của đối thủ cạnh tranh.

Một giải pháp chuẩn sẽ phải tuỳ biến đôi chút mới giải quyết được.

Khác biệt có khi nằm ở mô hình phân phối, chẳng hạn như một doanh nghiệp phân phối thuốc có mô hình là nếu ở Sài Gòn thì trình dược viên sẽ lấy đơn hàng từ nhà thuốc gửi cho công ty và công ty sẽ xuất thẳng hàng hoá sang cho nhà thuốc, còn đối với tỉnh thành khác, nếu công ty có kho hàng ở tỉnh nào thì khi xuất hàng sẽ xuất cho kho của tỉnh đó, nhưng nếu không có kho ở tỉnh thì xuất thẳng cho trình dược viên (xem TDV như một kho).

Đấy cũng lại là một bài toán phải giải quyết bằng việc tuỳ biến.

3. Bán hàng và quản lý nhân viên bán hàng

Trong mô hình của doanh nghiệp phân phối, thường áp dụng kiểu quản lý theo vùng miền, tỉnh thành, mỗi vùng sẽ có một quản lý vùng, quản lý khu vực, mỗi tỉnh hoặc huyện cũng vậy, mỗi nhân viên bán hàng cũng chỉ được bán hàng trong phạm vi được chỉ định.

Tuỳ theo từng doanh nghiệp, mà nhân viên có được bán hàng qua khu vực của nhân viên khác hay không, nhưng gần như là không trong phần lớn trường hợp.

Một nhu cầu lúc này đối với phần mềm dành cho doanh nghiệp phân phối là cho phép nhân viên bán hàng chỉ được theo dõi doanh số của mình, không được xem của người khác. Áp dụng tương tự cho quản lý ở tỉnh, huyện hoặc khu vực. Điều này được thực hiện thông qua chức năng phân quyền chi tiết đến từng người dùng.

Lưu ý: Đối với doanh nghiệp phân phối, có một nhu cầu rất lớn là quản lý và nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ bán hàng khi lực lượng này đến tác nghiệp tại các địa điểm của khách hàng. Bao gồm:

Hỗ trợ các bước bán hàng, kiểm tra trưng bày hàng, giới thiệu sản phẩm và khuyến mãi từ công ty.
Hỗ trợ đặt hàng trên các thiết bị di động như máy tính bảng hay điện thoại bằng kết nối 3G.
Cung cấp dữ liệu về lộ trình của đội ngũ bán hàng.
Theo dõi tình hình hoạt động của đối thủ cạnh tranh tại cửa hàng.
…

Đây không còn là đặc thù của từng doanh nghiệp mà là nhu cầu chung của ngành, vì vậy FAST đã thiết kế giải pháp tiêu chuẩn Fast DMS Online để giải quyết nhu cầu này và đó cũng là một mảnh ghép quan trọng giúp hoàn thiện cả trong lẫn ngoài cho hệ thống quản lý doanh nghiệp phân phối, bên cạnh 2 giải pháp ERP quản lý toàn diện “bên trong” doanh nghiệp là Fast Business và Fast Business Online.

Cách xử lý dữ liệu bán hàng cũng có cái để lưu tâm, chẳng hạn nếu là nhân viên bán hàng ở tỉnh, thì dữ liệu bán hàng sẽ được nhập vào phần mềm thông qua tập tin excel mà nhân viên làm, còn với nhân viên ở Sài Gòn thì nhập trực tiếp trên màn hình phần mềm. Có khi, còn phải hỗ trợ kế thừa dữ liệu từ đơn đặt hàng, đơn bán hàng, giao hàng, cho đến lập hoá đơn.

Có doanh nghiệp đòi hỏi việc bán hàng cần hỗ trợ đặt hàng qua tin nhắn SMS và giao diện web trên máy tính bảng và điện thoại di động.

Tất nhiên, các yêu cầu này là hợp lý và có thể thực hiện thông qua tuỳ biến.

4. Báo cáo thống kê

Từ sự đa dạng trong các yếu tố đề cập bên trên, ta dễ dàng thấy sự đa dạng trong các báo cáo thống kê cũng phát sinh tương ứng.

Chẳng hạn:

Báo cáo so sánh doanh số theo khu vực.
Báo cáo so sánh số lượng bán của một vật tư qua các kì.
Báo cáo phân tích doanh số theo vùng.
Phân tích doanh số giữa các vùng qua các kì.
Phân tích doanh số theo tỉnh thành qua các kì.
Phân tích doanh số theo khách hàng qua các kì.
Phân tích doanh số theo mặt hàng qua các kì.
…

Tóm lại, kinh nghiệm làm việc đa dạng của FAST với các doanh nghiệp ngành phân phối đã đem lại cho các chương trình phần mềm của FAST khả năng tuỳ biến nhanh chóng với những đặc thù riêng biệt của từng doanh nghiệp. Việc này được thực hiện qua tư duy nền tảng, luôn tìm kiếm giải pháp cho vấn đề của khách hàng.

Thông quá quá trình này, các giải pháp của FAST ngày càng hoàn thiện và đáp ứng như gần như đầy đủ các đặc thù chỉ riêng doanh nghiệp phân phối mới có.

Các bài toán thuộc dạng kinh điển như chiết khấu – khuyến mãi, mô hình phân phối, báo cáo phân tích, đánh giá và nâng cao hiệu quả bán hàng cũng gần như có sẵn khi doanh nghiệp ứng dụng Fast Business và Fast Business Online (giải pháp ERP quản lý toàn diện doanh nghiệp), kết hợp cùng Fast DMS Online (giải pháp chuyên nghiệp dành cho đội ngũ bán hàng ngoài thị trường).

Một số doanh nghiệp ngành phân phối, trong đó có các công ty phân phối thương mại thuần tuý, có các công ty là sản xuất và phân phối các sản phẩm của mình, sử dụng phần mềm cho doanh nghiệp phân phối dựa trên giải pháp Fast Business và Fast Business Online bạn có thể tham khảo: