Viễn Phổ: Ngoài sản phẩm tốt cần có dịch vụ chu đáo

Ngày đăng: 2016-08-31 15:06:39 - Ngày cập nhật: 2017-05-31 14:01:41 - Số lần xem: 1933
Điểm: 5/5 (1 phiếu)

Chủ đề: phần mềm kế toán, ứng dụng phần mềm kế toán

Công ty TNHH Viễn Phổ là một trong những công ty hàng đầu chuyên cung cấp dòng máy in kỹ thuật số siêu tốc, là nhà phân phối độc quyền máy in RISO của Nhật. Thành lập từ năm 2001 đến nay, Viễn Phổ đã có trên 1000 khách hàng tin dùng và đã có các chi nhánh, showroom tại Hà Nội, Đà Nẵng.

Từ ngày thành lập, Viễn Phổ từng sử dụng một phần mềm kế toán để phục vụ cho công việc. Phần mềm này đáp ứng được các yêu cầu của Viễn Phổ, tuy nhiên dịch vụ chăm sóc khách hàng vào thời gian sau không được tốt, vì vậy Viễn Phổ đã tính đến việc ngưng sử dụng và chuyển sang gói phần mềm khác.

Đó là vào năm 2005, thời gian này có không ít đối tác đến để giới thiệu phần mềm. Theo anh Lai, kế toán trưởng Công ty Viễn Phổ, thì Công ty cũng từng cài đặt, chạy thử vài phần mềm, song nhìn chung chúng hơi ít chức năng và có vài điểm bất tiện. Cùng thời điểm, công ty biết đến phần mềm FAST qua mạng và qua một số nhân viên vốn được đào tạo sử dụng phần mềm kế toán FAST trong trường. Đồng thời, sau khi chạy thử phần mềm, nhận định ban đầu về khả năng đáp ứng đạt yêu cầu hơn các gói phần mềm khác, Viễn Phổ đã quyết định chọn phần mềm kế toán Fast Accounting 2006.

Sau một thời gian sử dụng, anh Lai cho biết phần mềm này ít lỗi hơn phần mềm trước đây. Tiện dụng, thao tác nhanh, có thể tùy biến đổi mã và xuất ra Excel đa dạng hơn. Anh chia sẻ thêm: “Một trong những tính năng mà tôi thích nhất là phần quản lý công nợ theo hạn thanh toán, quản lý công nợ khách hàng và chức năng sắp xếp và xem dữ liệu nhanh -  tính năng mà nhiều phần mềm khác không thực hiện được trên chính nó mà phải xuất sang Excel. Đồng thời, các thông tin, dữ liệu được quản lý chặt và luôn sẵn có, nhờ vậy có thể đưa ra quyết định nhanh chóng khi cần.

Công ty Viễn Phổ
Anh Lê Lai, kế toán trưởng Công ty Viẽn Phổ

Do đặc thù của ngành nghề, Viễn Phổ phải thực hiện các bút toán phức tạp, và phải lên một số báo cáo theo đặc thù. Những yêu cầu này FAST đã thực hiện tốt, nhờ vậy trong những năm qua công việc của bộ phận kế toán gặp suôn sẻ và thuận lợi.

Sự phát triển của công ty luôn đi đôi với lượng khách hàng ngày càng tăng. Với hơn 1000 khách hàng trên cả nước, Viễn Phổ cần một phần mềm để quản lý khách hàng tốt hơn. Cuối năm 2009, Viễn phổ đã quyết định đầu tư thêm phân hệ quản trị quan hệ khách hàng của FAST. Anh Lai cho biết: “Việc quản lý khách hàng, nếu dùng các phần mềm Excel hay Word thì không đáp ứng đủ, nhiều thông tin bị rơi rớt. Nhân viên mới vào làm có thể sẽ không biết được những thông tin giao dịch với khách hàng trước kia như thế nào, khách hàng thuộc nhóm nào, cũng như những người để liên hệ... Những thông tin chi tiết về khách hàng rất quan trọng, bởi đó là những nguồn dữ liệu đáng tin cậy, có cơ sở nhất. Song ở vị trí công việc của những người quản lý thông tin khách hàng, đôi khi họ cảm thấy không cần thiết, khi rời vị trí đương nhiệm họ không chuyển giao lại phần này. Tuy nhiên, ở góc độ của một nhân viên mới, đây là thông tin giúp họ dễ dàng nắm bắt rõ mối quan hệ với đối tác. Và ở cấp độ cao hơn thì đây là những thông tin chiến lược, giúp ích rất nhiều cho nhà quản trị trong việc ra quyết định. Trong phần quản lý khách hàng của FAST, có đầy đủ những khung thông tin để người quản lý khách hàng điền vào, nhờ vậy việc theo dõi trở nên dễ dàng, tiện lợi hơn.”

Về phần mềm, anh Lai góp ý thêm: “Nếu phần mềm kế toán Fast Accounting 2006 thiết kế để có thể xuất toàn bộ dữ liệu ra Excel theo hàng ngang sẽ giúp cho nhà quản lý theo dõi tốt hơn. Chẳng hạn mỗi hàng ngang (các record) này sẽ ghi lại những thông tin bao gồm: tên công ty, tên mặt hàng, số lượng, báo cáo doanh thu, các tài khoản nợ, tài khoản có, báo cáo giá vốn... Có bảng chi tiết này, mọi báo cáo theo từng yêu cầu đều được thực hiện. Hiện FAST có thể thiết kế các báo cáo theo từng yêu cầu, nhưng liệu có thể thiết kế cho tất cả các yêu cầu không, khi mỗi người có mỗi mong muốn tạo ra các báo cáo khác nhau theo từng mục đích và ý tưởng? Việc xuất dữ liệu của từng record ra Excel sẽ giúp rất nhiều cho nhà quản lý, từ việc theo dõi chéo, quản lý công việc của từng nhân viên, tạo ra các báo cáo theo yêu cầu, theo dõi chi tiết các thông tin cần thiết của từng record. Phần mềm trước mạnh hơn FAST ở tính năng này.”

Khi hỏi quan điểm của anh để giúp công tác chăm sóc khách hàng trở nên tốt hơn, anh Lai chia sẻ: “Công tác chăm sóc khách hàng thực sự rất quan trọng, trước đây Viễn Phổ từng ngưng sử dụng một phần mềm kế toán cũng vì nguyên nhân này, bởi thực sự phần mềm trước cũng đáp ứng được hầu hết các yêu cầu của công ty. Theo tôi, điều cần thiết nhất đó là sự nhiệt tình trong công việc. Có thể nhân viên mới đó kinh nghiệm không nhiều bằng những người đi trước, khi tới chăm sóc, sửa lỗi cho khách hàng họ không giải quyết tốt hơn, nhanh hơn, hay thậm chí phải nhờ sự hỗ trợ từ đồng nghiệp. Khi đó về phía công ty, công việc có thể sẽ bị giải quyết chậm trễ, tuy nhiên nếu nhân viên đó thực sự đã gắng hết sức bằng chính sự nhiệt tình, và khả năng của họ cũng chỉ ở mức ấy thì tôi cũng sẽ thông cảm cho họ. Bên FAST, nhìn chung phần mềm đáp ứng được các yêu cầu, việc bảo hành và chăm sóc khách hàng hiện tại cũng rất tốt. Nếu tiếp tục duy trì và phát triển các dịch vụ thì sẽ còn tốt hơn nữa.”

LâmNV
Công ty FAST, 28-06-2010

Bài liên quan