Thiếu nhận thức từ phía người sử dụng
Giá trị thực sự của Business Intelligence (BI) là phân tích và nắm bắt thông tin doanh nghiệp một cách hiệu quả hơn. Chính vì vậy, mỗi nhân viên, mỗi mắt xích, mỗi quy trình trong doanh nghiệp đều cần phải được phân tích để tìm kiếm những cơ hội cải thiện việc mổ xẻ, tìm kiếm dữ liệu và đưa ra quyết định.
Để làm được điều này, chúng ta phải làm cho quy trình sử dụng thông tin đơn giản hơn, dễ hiểu hơn, bắt mắt hơn, hiệu năng hơn, súc tích hơn và dễ nắm bắt hơn, thay vì chỉ đưa ra danh sách các thao tác cần thiết.
Một khi DN đáp ứng được điều này, những người sử dụng sẽ sẵn sàng học hỏi và điều chỉnh cách làm việc để khai thác tối đa các tính năng BI.
Thiết kế dữ liệu tồi
Một thiết kế Cơ sở dữ liệu (CSDL) tồi thường là kết quả của việc phát triển ứng dụng riêng lẻ.
CSDL dành cho các hệ thống trọng yếu của doanh nghiệp đã được vận hành trong một thời gian dài và không thể thay đổi trong giây lát. Chính vì vậy, thông thường các DN sẽ chọn giải pháp đơn giản hơn là chấp nhận các hạn chế của hệ thống và tiếp tục công việc.
Tuy nhiên, giải pháp thông minh là nhìn nhận một dự án BI như một cơ hội để hợp nhất kiến trúc CSDL trên toàn bộ DN, bởi vì BI sẽ ứng dụng đến dữ liệu của hầu hết nếu không muốn nói là tất cả các ứng dụng trong DN.
Chính vì vậy, bạn nên nghĩ đến tất cả các phương án có thể để tạo ra một hệ thống kho dữ liệu (data reposi-tory) hợp nhất, logic, chuẩn hóa, được văn bản hóa cẩn thận và được tích hợp xuyên suốt các ứng dụng khác nhau.
Để làm được điều này, bạn sẽ cẩn thận một số công việc cụ thể như lên kế hoạch, xử lý lô (batch processing), đơn giản hóa cấu trúc dữ liệu, tạo ra các bảng biểu, xây dựng máy chủ riêng cho công tác báo cáo với cấu trúc dữ liệu tối ưu, v.v…
Những công việc này không chỉ hữu hiệu khi triển khai BI, mà còn vô cùng quan trọng nếu nhìn từ khía cạnh EAI (Enterprise Application Intergration – Tích hợp ứng dụng doanh nghiệp) cũng như xây dựng các quy trình chuẩn để tái sử dụng sau này.
Không khai thác hết các báo cáo sẵn có
Đây là một vấn đề rất hay gặp phải, vì trên thực tế, việc sử dụng báo cáo tỷ lệ nghịch với số lượng báo cáo sẵn có.
Nhiều báo cáo chưa chắc đã đồng nghĩa với việc DN có nhiều thông tin và có thể đưa ra những quyết định chính xác hơn.
Để giải quyết vấn đề này, và để đảm bảo các báo cáo truyền thống sẽ trở nên hiệu quả hơn, DN cần phải phân tích thật kỹ xem từng người sử dụng cần những thông tin gì và dưới hình thức gì. Việc sao chép các báo cáo từ trước đây sẽ không giúp DN khai thác thông tin hiệu quả hơn bởi vì thực chất là không có tính năng mới nào được đưa vào sử dụng. DN cần phải tìm hiểu chính xác người sử dụng muốn gì để làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Quá nhiều tính năng khiến người sử dụng choáng ngợp
Người sử dụng chỉ cảm thấy hài lòng khi hiệu quả công việc của họ gia tăng. Ngược lại, họ sẽ bối rối và choáng ngợp khi phải đối mặt với quá nhiều tính năng.
Chính vì vậy, DN cần phải giới hạn các tính năng tới từng nhóm người dùng. Giới hạn tính năng nghe có vẻ đi ngược lại mục đích BI, nhưng ở đây, chúng có nghĩa là lọc bớt vì chỉ cung cấp những tính năng thực sự cần thiết đến người sử dụng.
Nếu không, DN sẽ bắt người sử dụng phải thử tất cả tính năng sẳn có và tự xác định tính năng nào là cần thiết. Không ai có thời gian và tâm trí để làm việc này.
Thói quen sử dụng các báo cáo truyền thông
DN cần phải xem xét lại việc tận dụng các báo cáo truyền thống – bắt đầu từ các báo cáo dành cho lãnh đạo.
Phần lớn các báo cáo này được xây dựng khi DN mới ứng dụng IT, khi mọi người đều nghĩ rằng thông tin sẽ chỉ được cập nhật định kỳ, dữ liệu DN sẽ như nhiều hòn đảo nhỏ tùy thuộc vào số lượng ứng dụng, và việc xử lý dữ liệu sẽ rất cần nhiều thời gian (tính theo ngày hoặc tuần).
Giờ đây, với sức mạnh của CNTT, mọi thứ đã thay đổi, nhưng các báo cáo thì vẫn giữ nguyên format cũ. Sự thay đổi tư duy về các báo cáo truyền thống sẽ luôn giúp cho DN khai thác thông tin hiệu quả hơn.
Truy xuất báo cáo chậm do khối lượng dữ liệu lớn
Nếu người sử dụng phải mất nhiều thời gian và công sức để xuất một báo cáo, tất nhiên họ sẽ hạn chế khai thác, kể cả khi báo cáo chứa đựng nhiều thông tin quan trọng. Để giải quyết vấn đến này, DN có thể:
- Giảm bớt nội dung trong báo cáo để tăng tốc độ, hoặc
- Lưu dữ liệu báo cáo định kỳ trên một server riêng biệt. Tối ưu hóa server này để nó cho phép người dùng đọc chứ không lập trình trên dữ liệu (khác với dữ liệu OLTP).
- Tạo ra một khối dữ liệu (cube) riêng biệt cho mỗi ứng dụng hoặc mỗi bộ phận để đơn giản hóa việc xử lý SQL và các kết nối môi trường chạy (runtime joins).
Nhà cung cấp / IT cần nhiều thời gian để phản hồi các yêu cầu sửa báo cáo
Tại sao nhà cung cấp / IT thường phản hồi chậm đối với các yêu cầu chỉnh sửa/ bổ sung báo cáo?
Bởi vì vậy thay đổi báo cáo cần nhiều thao tác kỹ thuật. Họ cần phải thay đổi các truy vấn, các thủ tục lưu trữ (stored proce-dures), xử lý theo lô (batch processing), giao diện người dùng UI (nếu thông tin yêu cầu chưa có trong hệ thống), giao diện viết báo cáo, v.v…
Những công việc này rất tốn thời gian. Ngoài ra, từ khía cạnh nhà phát triển giải pháp, họ đã hoàn tất dự án khi báo cáo triển khai cuối cùng đã được gửi đi và được DN chấp thuận.
Chính vì vậy, các yêu cầu chỉnh sửa / bổ sung báo cáo thường bị coi là “làm phiền” thay vì là cơ hội thực sự để nâng cao hiệu suất sử dụng thông tin. Ngoài ra, còn có một lý do tế nhị là “chiến tranh lạnh” thường diễn ra giữa phòng IT và các phòng ban khác.
Dù nguyên nhân là gì chăng nữa, giải pháp cho vấn đề này cũng vô cùng đơn giản. Bộ phận IT/nhà cung cấp cần phải thay đổi nhận thức và hiểu rằng, nếu người dùng yêu cầu thêm tính năng/chỉnh sửa báo cáo, đấy là một dấu hiệu vô cùng khả quan.
Điều này đồng nghĩa với việc dữ liệu ngày càng trở nên quan trọng đối với người sử dụng.
Nếu chúng ta tận dụng tối đa những yêu cầu này, chúng ta sẽ phát huy giải pháp nhanh hơn và thông tin cũng sẽ có giá trị hơn với DN.
Chúng ta cần phải hiểu rằng, kể cả những ứng dụng do DN tự phát triển cũng có nhiều phiên bản.
Phiên bản sau thường được phát triển dựa trên những mong muốn / yêu cầu không có trong phiên bản đầu tiên. Do vậy, DN cần phải có những quy trình, nguồn lực và ngân sách để liên tục đáp ứng các nhu cầu phát sinh của người sử dụng.
Khai thác thông tin một cách thụ động
Nếu thông tin không theo kịp tần suất cần để ra quyết định, người dùng đầu cuối sẽ dần dần mất thói quen tra cứu thông tin.
Vì vậy, DN có thể làm ngược lại là cung cấp thông tin định kỳ ngay trước khi người dùng cần tra cứu. Kể cả nếu người dùng không có thói quen tra cứu thông tin, sự có mặt của báo cáo/thông tin đảm bảo sẽ gây sự chú ý của họ.
Và ngoài ra, nếu họ nắm thông tin mà không làm gì, thì trong trường hợp này họ sẽ là những người phải giải trình/chịu trách nhiệm.
Nguồn Tin học & đời sống